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<h1 class="page-header ph550 row column">E-Mail Accounts verwenden</h1><div class="clear"> </div><div class="component">
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<article class="content-page helpdeskarticle-page row column offset-bottom2 "><div class="content"><div class="text text-container offset-bottom2"><span class="wiki-text"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts werden an verschiedenen Stellen im System verwendet: </span><ul><li>Versenden von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. (einzeln oder in Stapelverarbeitung)</li><li>Versenden von Korrespondenzen (aus Adresse)</li><li>Holen von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s in das zentrale Ticketsystem (Kundenanfragen)</li><li>Beantworten von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im zentralen Ticketsystem (Kundensupport)</li><li>Sicherung und Archivierung der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s von Mitarbeiter-Accounts</li></ul><h3 id="versenden-von-dokumenten--grundeinstellung-und-einfache-l-sung-">Versenden von Dokumenten (Grundeinstellung und einfache Lösung)</h3> <span class="wiki-text">Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken: </span> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Dokumente können per Drucker, Fax, <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:</span> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Standardmäßig werden alle <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s mit der Standard <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Einstellung versendet, die hier einzurichten ist: </span> <span class="wiki-text">Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span></span> <span class="wiki-text">Dort kann eingestellt werden, dass der Webserver entweder </span><ul><li>mit der von PHP mitgelieferten Funktion mail()</li><li>oder mit dem angegeben SMTP Account versendet</li></ul><h3 id="versenden-von-e-mails">Versenden von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s</h3><h3 id="versenden-von-tickets-im-ticketsystem">Versenden von Tickets im Ticketsystem</h3> <span class="wiki-text">siehe Beschreibung "Ticket-System"</span><h3 id="e-mail-account-neu-anlegen"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account neu anlegen</h3> <span class="wiki-text">Beim Versenden von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s kann in Xentral gewählt werden, ob mit der eigenen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse (Benutzer) oder der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse der Firma <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s versendet werden sollen. Im Ticketsystem wird automatisch die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse als ausgehende verwendet, auf welche die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> eingegangen ist. </span> <span class="wiki-text">Hinweis: Meist genügt es, hierfür nur einen SMTP Account anzugeben, da es viele <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>-Server zulassen auch mit anderen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen der gleichen Domain (über einen Zugang) <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s zu versenden. Erlaubt dies der Server nicht, muss ein extra SMTP Account für jede ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse angelegt werden, unter:</span>
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<hr /><h3 id="e-mail-account-einstellungen"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account Einstellungen</h3>
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<h4 id="einstellungen-imap">Einstellungen IMAP</h4> <span class="wiki-text">Anleitung folgt. </span>
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<h4 id="einstellungen-smtp--optional-">Einstellungen SMTP (Optional)</h4> <span class="wiki-text">Anleitung folgt. </span>
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<hr /><h4 id="ticketsystem">Ticketsystem</h4>
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<ul><li>Auswahl → deaktiviert: für diesen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account wird kein Xentral Ticket-System verwendet; Ticket System aktivieren: diese <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse wird im Ticketsystem verwendet.</li><li>Standard-Projekte: Standard-Projekt, dem die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s zugewiesen werden sollen.</li><li>Standard-Warteschlange: <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden automatisch der Warteschlange zugeordnet.</li><li>Ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse: Immer die eingehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse als ausgehende verwenden</li><li><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s auf Server löschen: <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden unwiderruflich nach Empfang vom Server gelöscht. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, werden die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s nicht durch Xentral gelöscht.</li></ul>
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<hr /><h4 id="e-mail-archiv"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Archiv</h4>
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<ul><li><strong>Auswahl</strong> → deaktiviert: ; Archivierung aktivieren: ;</li><li><strong><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s löschen</strong> → Nach Anzahl Tage → Wert 0 oder leer bedeutet nie löschen; <strong>Hinweis</strong>: Die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s entweder nie löschen, oder vorher für die Archivierung an ein Postfach weiterleiten, so dass die gesetzliche Archivierung vollständig im Webmail Postfach parallel vorgenommen wurde.</li></ul> <span class="wiki-text">Hinweis: Bitte beachten Sie, wenn Sie Nachrichten im <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Archiv löschen, diese nur in Xentral gelöscht werden. Die Nachrichten bleiben weiterhin im <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account bestehen. </span>
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<hr /><h4 id="mitarbeiter">Mitarbeiter</h4>
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<ul><li><strong>Mitarbeiter</strong> → hier kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, der diesem Mail Account zugeordnet ist</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" style="cursor: pointer;" /></span>
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<hr /><h4 id="autoresponder">Autoresponder</h4> <span class="wiki-text">Für <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen kann ein Autoresponder eingeschaltet werden. Der Autoresponder kann z.B. genutzt werden, um Kunden eine Rückmeldung zur Anfrage über ein Kontaktformular auf der Webseite zu geben. Sofern dies über den online Shop geschieht, kann auch der Autoresponder vom Shop verwendet werden. Diese <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen können in Xentral im Ticketsystem zentral in einen Pool abgeholt werden. Je nach <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse kann der Autoresponder aktiviert werden. Praxistip: Sie sollten den Autoresponder auf "nur eine <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> pro Tag" einstellen, um zu verhindern, dass andere Autoresponder auf Ihre Mail antwortet.</span>
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<ul><li><strong>Auto-Responder</strong> → der Autoresponder kann hier aktiviert werden</li><li><strong>nur eine Mail pro Tag</strong> → idealerweise hier auf "nur einmal pro Tag einstellen, dann geht an diese Adresse auch nur eine Mail raus, auch bei erneuter Antwort</li><li><strong>Betreff</strong> → Betreff der Autoresponder Mail</li><li><strong>Text</strong> → Text der Autoresponder Mail</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_autoresponder.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_autoresponder.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_autoresponder.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Folgende Variablen können im Autoresponder Text verwendet werden:</span>
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<ul><li>{TICKET} = Ticketnummer (in Betreff und Text)</li><li>{BETREFF} = Betreff der eingehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span></li></ul>
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<hr /><h4 id="eigene-signatur">Eigene Signatur</h4> <span class="wiki-text">Eigene Signaturen können für jede Mail Adresse oder auch für ein Projekt eingestellt werden. Ist in diesen beiden Bereichen keine Signatur eingestellt, so wird die zentrale Signatur aus den Grundeinstellungen gezogen. Hier können auch Footer mit Bild und HTML Elementen eingefügt werden.</span>
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<ul><li><strong>aktivieren</strong> → die eigene Signatur kann hier aktiviert werden (Info: die Signatur kann auch im Projekt bei den Logistikeinstellungen für ein Projekt aktiviert werden (Logistikeinstellungen ganz unten))</li><li><strong>Signatur</strong> → Textfeld, um die eigene Signatur einzustellen</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_signatur.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_signatur.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_signatur.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text"><strong>Info</strong>: Signaturen sollten zentral oder über die Mail Adresse festgelegt werden. (Eine Signatur direkt in der Geschäftsbriefvorlage (z.B. Text Vorlage beim Absenden einer Rechnung) ist zwar möglich. Allerdings muss dann jeweils die einzelne Vorlage bei Änderungen bearbeitet werden und die Formatierungsmöglichkeiten für die Signatur sind hier nur im Textformat möglich)</span> <span class="wiki-text">In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden. </span>
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<hr /><h3 id="mit-verschiedenen-ausgehenden-e-mailadressen-arbeiten">Mit verschiedenen ausgehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adressen arbeiten</h3> <span class="wiki-text">und mit jeder beliebigen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse versenden darf. </span> <span class="wiki-text">D.h. ich melde mich mit dem SMTP Account muster.max@domain.de an und kann mit meier@domain.deoder sogar meier@anderedomain.de <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s versenden. Sobald ich einen gültigen SMTP Account habe geht das z.T. </span> <span class="wiki-text">Es gibt aber auch die SMTP Server bei der ich genau für jede <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> mit der ich schicken möchte einen eigenen SMTP Account benötige.Dann muss man in Xentral für jede potentiell ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse einen SMTP Account hinterlegen. </span> <span class="wiki-text">Das macht man unter Administration / <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts. Pro Account muss man dann die SMTP Daten angeben und die Option Extra SMTP Account verwenden.Xentral nutzt dann beim Versenden automatisch die korrekten SMTP Accounts. </span>
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<h3 id="gesendete-e-mails-im-gesendet-ordner-anzeigen">Gesendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im Gesendet Ordner anzeigen</h3> <span class="wiki-text">Über Xentral versendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s können im "Versendet" Ordner des <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Programms angezeigt werden.Hierzu im jeweiligen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account den Ordner einstellen: </span>
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<ul><li>IMAP Gesendet Ordner</li><li>Haken setzen: "aktiv"</li></ul> <span class="wiki-text">Administration → Einstellungen → <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts → <img alt=":wawision:icon_edit.png?20" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/icon_edit.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/icon_edit.png" style="cursor: pointer;" width="20" /></span> <span class="wiki-text"><img alt=":entwickler:administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/entwickler/administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/entwickler/administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" style="cursor: pointer;" /></span></div></div></article>
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