Export für die Buchhaltung

Xentral bietet die folgenden Schnittstellen für den Export von Buchhaltungsdaten:


Auf dieser Seite wird der Export zu DATEV beschrieben, der in Deutschland quasi den Industriestandard setzt.

Besonders relevant ist dieses Modul, wenn Buchhaltungsdaten exportiert werden sollen
 


Überblick

Es können für externe Buchhaltungsprogramme verschiedene Dateien exportiert werden:
Übersicht über die Exportmöglichkeiten:


Export für Datev

Für den Export zu Datev muss folgendes erledigt werden:

1. Beraternummer und Mandantennummer in Xentral angeben (wird in die Datei geschrieben und von Datev ausgewertet)
2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen
 

1. Berater Nummer / Mandanten Nummer


Für den neuen Datev Export (ab 2018) kann eine Berater- und Mandantennummer vergeben werden. Die Vergabe kann auch auf Projektebene stattfinden. Im angefügten Beispiel ist die Berater- und Mandantennummer global systemweit zu betrachten. Unter "Einstellungen" ist über den Button "+ Neuen Eintrag anlegen" ein neuer Eintrag anzulegen:



Anschließend öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die notwendigen Informationen eingetragen werden können.

Anschließend ist die Eingabe zu speichern.
 

Beispiel für die Anzeige in Datev (Stand 02/2018):






Länge von Nummernkreisen anpassen

Es ist auch möglich 6-stellige Sachkonten zu buchen oder mit 7-stelligen Kreditoren- bzw. Debitorennummern zu arbeiten. Hierzu können in den Grundeinstellungen oder pro Projekt die Kunden- und Lieferanten-Nummernkreise entsprechend umgestellt werden.




Die Datev-Konten können dann beim Export eingestellt werden, sodass Datev diese Info im Dateiheader mitbekommt (Buchhaltung → Finanzbuchhaltung Export → Einstellungen).




Ansonsten können die Datev-Konten direkt 6-stellig gepflegt werden in Xentral (Administration → Einstellungen → Kontenrahmen).



Zu beachten ist, dass Konten beim Export nicht automatisch mit dem Steuerfeld mit einem Schlüssel vorkontiert werden.
Der Steuerschlüssel wird in Xentral immer direkt vor die Kontierung eingetragen.

Hier besteht folgende Möglichkeit:
1. den Steuerschlüssel vorne mit dazunehmen /dazutippen
2. im Kontenrahmen die wichtigsten Verbindlichkeits Konten mit Steuerschlüssel zusätzlich anlegen und textuell bezeichnen (anbei ein Beispiel)
image


Verbindlichkeiten:
Bei der Kontierung der Verbindlichkeiten ist der Steuerschlüssel mit anzugeben (siehe rotes Feld). Das Feld für den Steuersatz wandelt sich nicht nicht für Datev in den Steuerschlüssel um.



Anbei ein Beispiel für die Kontierung:
image

Beim Datev Export (CSV) kommt die Verbinldihckeit dann in 2 Splittbuchungen mit.

Unten bei Unternehmen Online erhält man dann hier bei dem Verbindlichkeiten Export in der XML jeweils die Kontierungen:
einmal mit Steuerschlüssel, einmal ohne

image


 

2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen

Unter dem Reiter "Export" im Bereich "Einstellungen" können die benötigten Einstellungen für den Export getätigt werden.



Rechnungen/Gutschriften:Verbindlichkeiten:Datev:Zahlweisen/Steuersätze: 


Datev Unternehmen Online

Mit Datev Unternehmen Online können Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten als PDF-Beleg an die Buchhaltung übergeben werden.
Bei den Rechnungen werden die Belege verwendet, die von Xentral erzeugt wurden. Bei den Verbindlichkeiten werden die verwendet, die beim Modul Verbindlichkeiten hochgeladen wurden. Für die Einstellung DATEV Unternehmen Online muss die Vorkontierung der Verbindlichkeiten (im Reiter Vorkontierung) vollständig abgeschlossen sein, bevor die Übertragung stattfinden kann. Im Reiter Vorkontierung ist es ebenfalls möglich Konten zu splitten. Ein Sachkonto/Gegenkonto (Feld „Sachkonto“ im Verbindlichkeiten-Beleg, erster Tab) anzugeben, reicht hierfür nicht aus.

Es können alle Belege dieser Art exportiert werden, die sich in Xentral befinden, außer diese befinden sind noch im Entwurfsmodus. Xentral bietet eine erweiterte Exportmöglichkeit für Datev Unternehmen Online an. Damit können Belege der Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) als ZIP-Datei exportieren werden.


Die ZIP-Dateien können mit dem Datev-Belegtransfer an das Datev-Rechenzentrum übertragen werden. (Die Software Belegtransfer kann von Datev kostenlos heruntergeladen werden)


Hinweis: Es werden ausschließlich vorkontierte Buchungen in DATEV akzeptiert. Um zu prüfen, ob sämtliche Verbindlichkeiten über eine Vorkontierung besitzen, kann der Filter "fehlende Kontierung" in den Verbindlichkeiten aktiviert werden.
 

Datev Format (ab 2018)

Der Import der Buchhaltungsdaten nach Datev erfolgt im "Datev-Format". Bevor die .csv Datei importieren wird, sollten folgende Einstellungen in Xentral für die Erstellung der Export Datei getätigt worden sein:


Stapelverarbeitung aufrufen

Die Xentral Datei ist zu exportieren und in einem neuen Ordner auf dem Desktop/Schreibtisch zu speichern. Anschließend ist in Datev die Buchhaltung zu öffnen und die Datei zu importieren:
Datei importieren: Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung
  1. Bestand
  2. Importieren
  3. Stapelverarbeitung


 


Pfad zur Datei auswählen

Es erscheint ein neues Fenster, in dem die Datei ausgewählt werden kann:
  1. Datev-Format anwählen
  2. Importieren klicken (es öffnet sich ein weiteres Fenster)



Icon für Ordnerauswahl:
  1. Icon anklicken (um Ordner und Datei auszuwählen; es öffnet sich ein weiteres Fenster)


Ordner auswählen:
  1.  Wählen Sie den Ordner aus, indem sich die Xentral Datei befindet (Ordner anklicken + OK klicken)



Datei auswählen:
  1. Wählen Sie nun die richtige Datei aus (anklicken → sofern Sie in Ihrem Ordner nur eine Datei haben, wird nur diese angezeigt; siehe Beispiel) und klicken Sie "Importieren"



Anschließend ist auf "verarbeiten" zu klicken.



ACHTUNG FESTSCHREIBUNG: Die Datei wird nun verarbeitet. Wenn kein Fehlerprotokoll vorhanden ist, werden die Daten sofort in Datev festgeschreiben. Ist ein Fehler z.B. eine Buchung mit 0 EUR in der Liste vorhanden, so wird ein Fehlerprotokoll erstellt und die Daten können im Buchungslauf noch editiert werden.


Formateinstellungen für Datev-ASCII Import

Hinweis: Der ASCII Import ist ab 2018 in Datev nicht mehr unterstüzt und wird durch das Datev-Format vollständig abgelöst. Die Xentral Datei kann über den ASCII Import eingespielt werden. Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

Formatvorlage anlegen und Einstellungen speichernFormatvorlage je nach Datentyp an der richtigen Stelle anlegen (Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften) oder Stammdaten (Debitoren/Kreditorenbeschriftungen).

1. Neues Format anlegen
  1. Für Rechnungen ein Format im Bereich der Bewegungsdaten
  2. Für Adressbeschriftungen ein Format im Bereich der Stammdaten

1. Neues Format in den Bewegungsdaten anlegen: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel


2. Neues Format in den Stammdaten anlegen: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

2. Einstellungen
Die Einstellungen sind wie im Bild dargestellt vorzunehmen. Zu beachten ist hierbei besonders die erste Datenzeile. Ist diese keine Beschriftungszeile, erfolgt der Import bereits ab Zeile 1. Andernfalls wird sonst evtl. die erste Buchung als Beschriftung verwendet und weggeschnitten. Dies sollte nochmals beim Import in der Vorschau geprüft werden.

3. Feldauswahl
Je nach Typ die Feldauswahl festlegen.
  1. Für Rechnungen die Feldauswahl
  2. Für Adressbeschriftungen die Feldauswahl
1. Feldauswahl in den Bewegungsdaten: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel


2.Feldauswahl in den Stammdaten: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

4. Feldformatierungen
Feldformatierungen prüfen und die Vorlage speichern. Anbei das Beispiel für die Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften):



GoBD Festschreibekennzeichen (nur bis 2018 für den Datev ASCII Import)

Für den Export kann das Festschreibekennzeichen mit übernommen werden. Die ASCII Datei kann dann direkt in Datev eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Zu beachten sind die Hinweise in Datev: das Festschreibekennzeichen wird in Datev zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert.





Einstellung der Exportkonten

Die Einstellung der Exportkonten sind direkt über den Reiter "Export" im Bereich "Einstellungen" vorzunehmen.



 


Export Rechnungen / Gutschriften

Export der Dokumente Rechnungen und Gutschriften und den dazugehörigen Erlöskonten:


Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Kd-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto
  9. Währung
  10. Lieferdatum
  11. Summe Einkaufspreis
  12. Währung (EK)

Export Datei Beispiel
"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"



Export Verbindlichkeiten


Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Lieferanten-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto
  9. Währung
Hinweis: Wird beim Erstellen einer Verbindlichkeit kein Rechnungs- und Eingangsdatum eingetragen, so werden die Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt.

Export Datei
"datum";"betrag";"konto/lieferantennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"


Achtung:



Export Buchhaltung Konten


Die Sortierung erfolgt nach Konten absteigend.

Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Kd-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto

Export Datei

"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"


Hinweis: Neben dem Export Button wird das zuletzt verwendete Export-Datum angezeigt:

Vor dem Export kann auch noch ein Geschäftskonto ausgewählt werden, für das exportiert werden soll:


 

Buchhaltung Kunden/Lieferanten

Export aller Adressdaten (Debitoren/Kreditoren). Liefert die Kunden-/Lieferantenbeschriftungen nach Konten der Debitoren und Kreditoren:


Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Kd-Nr/ Lieferanten-Nr
  2. Name
  3. Straße + Hausnummer
  4. Postleitzahl
  5. Ort
  6. Ust-ID
  7. Zahlungsziel in Tagen
  8. Kontonummer
  9. Bankleitzahl
  10. IBAN
  11. BIC
  12. Bank/Kreditinstitut

Export Datei
"Kundennummer bzw. Lieferantennummer";"Kundenname";"Strasse";"PLZ","Ort";"USTID";"Zahlungsziel in Tage";"Konto";"BLZ";"IBAN";"BIC";"Bank"