Erweiterte Freigabe
Mit der App Erweitere Freigabe können Sie Regeln dafür definieren, bis zu welchem Maximalbetrag bestimmte Belege in Xentral von Ihren Mitarbeitern freigegeben werden dürfen und an wen die Freigabe weitergegeben werden muss, wenn der Betrag überschritten wird. Die App kann den Prozess einer Freigabe, die man an eine höhere Stelle weiterleiten muss, beschleunigen und vereinfachen. Das Modul Erweiterte Freigabe ist ein Sondermodul und im AppStore erhältlich.Belege
In der Belegübersicht sehen Sie alle Belege, für die eine erweiterte (mehrstufige) Freigabe angefordert wurde.
Das heißt, bei allen hier aufgeführten Belegen hat ein Mitarbeiter zwar den Freigabe-Knopf gedrückt, benötigt aber für die tatsächliche Freigabe noch eine Bestätigung eines anderen Benutzers, damit der Beleg diese tatsächlich erhält. Der Benutzer, der die Freigabe anklickt, sieht dann diese Meldung und kann die Freigabe mit einem Klick anfordern:
Über den grauen Pfeil rechts können dann andere Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung eine angefragte Freigabe bestätigen.
Zur besseren Übersichtlichkeit werden hier nur die Belege gezeigt, die aktuell noch auf eine Freigabebestätigung warten. Wurden die Belege dann vom dazu berechtigten Mitarbeiter freigegeben, wird ein Eintrag im Reiter 'Protokoll' erzeugt und der Beleg taucht nicht mehr in diesem Bereich auf.
Zuständigkeiten
Damit die App genutzt werden kann, stellt man im Bereich Zuständigkeiten ein, für welche Mitarbeiter ein Limit bei der Freigabe von bestimmten Belegen gelten soll. Zur Verfügung stehen die Belege Angebot, Auftrag, Bestellung, Gutschrift und Rechnung.
Die Limitierung des Freigaberechts erfolgt auf Basis einer Obergrenze des Gesamtbetrags des Belegs, bis zu dem der Mitarbeiter freigeben darf. Im Beispiel unten ist zu sehen, dass der Mitarbeiter Peter Praktikant nur Angebote bis zu einem maximalen Gesamtbetrag von 400€ freigeben darf. Übersteigt ein Angebot diesen Wert, so muss die Freigabe des Angebots von Sabine Sachbearbeiterin bestätigt werden. Ein weiteres Beispiel zeigt, dass Sabine Sachbearbeiterin Aufträge nur bis zu einem Betrag von 7000€ freigeben darf. Bei Aufträgen über eine höhere Summe bedarf es der Freigabe durch Adam Abteilungsleiter.
Über "+ Neuer Eintrag" können neue Freigaberegeln angelegt werden.
- Belegart → Beleg, für den die Regel gelten soll
- Art Anforderder → Festlegen, ob diese Regel für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) gelten soll
- Anforderer → Benutzer oder Gruppe, für den das Limit gilt
- Limit → Schwelle des Gesamtbetrags des Belegs, ab dem die Freigabe mehrstufig (vom 'Freigeber') bestätigt werden muss
- Art Freigeber → Festlegen, ob in dieser Regel nur ein einzelner Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) die angefragten Freigaben bestätigen darf
- Freigeber → Benutzer oder Gruppe, der dem Anforderer die Anfrage einer Freigabe bestätigen darf
- E-Mail → Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Freigeber automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Anforder eine Freigabe anfragt, die eine Bestätigung erfordert
Gruppen als Anforderer und Freigeber
Sollen in einer Regel gleich mehrere Mitarbeiter als Anforderer oder Freigeber hinterlegt werden, so können Sie diese Benutzer in eine dafür angelegte Gruppe hinzufügen und die Gruppe als 'Anforderer' oder 'Freigeber' in der Freigaberegel einstellen.
Praxistipp:
Benutzer, die nicht explizit in Freigaberegeln enthalten sind, können weiterhin jeden Beleg freigeben, sofern Sie in den Benutzereinstellungen das entsprechende Recht besitzen. Wurde die Sachbearbeiterin also als einzige Freigeberin für den Praktikanten eingestellt, so kann der Abteilungsleiter (der keiner Einschränkung unterliegt) auch bei jeder Gelegenheit den Beleg noch freigeben.
Protokoll
Wurde eine angefragte Freigabe vom eingestellten Freigeber oder auch von einem anderen berechtigten Mitarbeiter bestätigt, so wird ein Eintrag im Bereich Protokoll angelegt.
So lässt sich jederzeit nachprüfen, welche Freigaben von welchen Benutzern angefragt wurden und wer die Freigabe erteilt hat.
Aufgeführt sind neben der Belegart und der Belegnummern auch die Limits, die hierbei für die Anforderer gegolten hatten.