Mahnwesen verwenden

Mit dem Mahnwesen arbeiten

Die Weitergabe von offenen Rechnungen an das Mahnwesen erfolgt automatisch bei:

Vorkasse-Zahlungsweisen nach einer definierbaren Bezahlfrist, und beinachträglichen Zahlungsweisen nach dem Erreichen des Zahlungsziels.

Eine unbezahlte Rechnung durchläuft nacheinander verschiedene Mahnstufen. Die Voraussetzungen für das Vorrücken einer Rechnung in die nächste Mahnstufe sind:

Der Ablauf der vordefinierten Zeit seit der letzten Mahnung/Zahlungserinnerung
Die Mahnung/Zahlungserinnerung der vorhergehenden Stufe wurde verschickt (bei aktiviertem Mailversand), bzw. gedruckt

Der Ausdruck bzw. Versand der verschiedenen Mahndokumente per E-Mail erfolgt automatisch nach dem Betätigen des Buttons "Mahnwesen starten" in der Ansicht "Buchhaltung → Mahnwesen". Durch das Starten des Mahnwesens werden die Mahndokumente für alle im Reiter "fällige" aufgelisteten Rechnungen, ihrer Mahnstufe entsprechend, gedruckt oder per Mail versendet.

E-Mail Versand und Ausdruck → Die Mahndokumente werden je nach Einstellung per E-Mail oder an einen Drucker gesendet. Hat ein Kunde keine E-Mail Adresse in der Rechnung (diese ist Grundlage für den Mail Versand) hinterlegt, so erfolgt automatisch ein Ausdruck am Drucker.
Abweichende Rechnungsadresse → Beachten Sie, dass bei abweichender Rechnungsadresse die E-Mail Adresse hier hinterlegt sein muss, damit im Rechnungsdokument eine E-Mail Adresse gezogen wird. Die Stammdatenadresse ist in diesem Fall nicht ausreichend. Es muss auch eine E-Mail Adresse bei der abweichenden Rechnungsadresse gepflegt sein.
E-Mail Ausgang monitoren → Der E-Mail Ausgangslog liefert die E-Mail Ausgänge in der Logistik, automatischen Prozessen und auch vom Mahnwesen aus. Hier könne die zuletzt versendeten Mahnungen gemonitort werden. Hier kann eine copy@xxx.xx E-Mail Adresse hinterlegt werden, so dass der Versand der E-Mail aus Xentral geprüft werden kann.

Funktionen im Mahnwesen

Die Übersicht im Mahnwesen enthält folgende Reiter:

fällige → Alle Rechnungen die sich in einer der Mahnstufen befinden und für die beim nächsten Klick auf "Mahnwesen starten" ein Mahndokument gedruckt oder versendet wird.
Zahlungserinnerungen → Alle Rechnungen in der Stufe "Zahlungserinnerung"
Mahnungen → Alle Rechnungen in den Stufen Mahnung 1 bis Mahnung 3
Inkasso → Alle Rechnungen in der Stufe "Inkasso"
Gesperrt → Alle Rechnungen die manuell für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen gesperrt wurden
Forderungsverluste → Alle Rechnungen die manuell als Forderungsverluste markiert wurden

Bevor ein Mahnlauf gestartet wird, kann im Auswahlfeld "Drucker" festgelegt werden, auf welchem Drucker die Mahndokumente ausgedruckt werden, für die der Mailversand nicht aktiviert wurde.

Die Rechnungskopie und das eigentlich Mahndokument (Zahlungserinnerung oder Mahnung) werden per E-Mail versendet. Der Mahnprozess kann für die einzelnen Rechnungen jederzeit durch den Benutzer beeinflusst oder gestoppt werden. Dies geschieht über die im folgenden vorgestellten Symbole in der Listenansicht.

Folgende Aktionen stehen für die einzelnen Rechnungen im Mahnwesen zur Verfügung:

Rechnung bearbeiten → Sprung in die Editier-Ansicht der Rechnung

PDF der aktuellen Mahnstufe → Ansicht des Mahndokuments als PDF

PDF der Rechnung → Ansicht der Rechnung als PDF

Stornierung der Rechnung → Weiterführen als Gutschrift/Stornorechnung

Differenzbetrag (Betrag in Spalte "Fehlt") als Skonto verbuchen

Betrag als Forderungsverlust verbuchen

Rechnung für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen sperren (Rechnung wird in Reiter "Gesperrt" verschoben)

In der Rechnung wird immer der Status des Dokumentes angezeigt, das bereits versendet wurde.D.h. wurde eine Mahnung 1 im Mahnwesen erzeugt und versendet, wird in der Rechnung "Mahnung 1" angezeigt. Ist die "Mahnung 1" noch nicht versendet, steht die Rechnung noch auf Zahlungserinnerung, obwohl diese bereits im Mahnwesen unter "Fällige" für die nächste Mahnstufe gelistet ist.

Mahnwesen neu berechnen

Das Mahnwesen wird bei Klick auf den Button neu berechnet. Dieser Berechnung kann auch über den Prozesstarter mahnwesencheck in den Hintergrund verlegt werden.

OPOS Liste

In der Offenen Posten Liste werden im Mahnwesen alle offenen/teilbezahlten Rechnungen unabhängig von der Mahnstufe angezeigt:

Rechnungen, die noch nicht fällig sind, werden ohne Mahnstufe angezeigt
Rechnungen, die fällig sind werden mit der jeweiligen Mahnstufe angezeigt

Spalteninformation:

Rechnung → Rechnungsnr.
vom → Datum an dem die Rechnung ausgetellt wurde
Rechnung Fälligkeit → Datum an dem die Rechnung ursprünglich fällig war
KD-Nr. → Kundennummer
Name → Name des Kunden
Betrag → Betrag der Rechnung
Ist → Betrag der bereits beglichen worden ist
Fehlt → Betrag der noch offen ist
Skonto → Höhe des Skontos
Projekt → Zugehörigkeit des Projekts
Zahlweise → Art der Zahlung
Status → Mahnstufe, z.B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung
versendet am → Datum, an dem das letzte Mal ein Mandokument versendet wurde
nächste Mahnung → Fälligkeit der nächsten Mahnstufe (diese Rechnung ist "wieder fällig am" oder "das nächste Mal fällig am")

Mit den Filter Optionen kann folgendes gefiltert werden:

ohne Forderungsverlust
ohne Inkasso
ohne gesperrt

Einstellungen Mahnwesen

Im Reiter "Einstellungen" können die Mahnfristen für die einzelnen Mahnstufen und die Texte für die verschiedenen Mahn-Dokumente definiert werden.

Die Mahnfristen werden im Reiter "Einstellungen" festgelegt. Es gibt in Xentral 5 verschiedene Mahnstufen:

Zahlungserinnerung
Mahnung 1
Mahnung 2
Mahnung 3
Inkasso

Für jede Mahnstufe kann definiert werden:

Tage seit letzter Stufe → Legt fest, nach wie vielen Tagen sie aktiviert wird, nachdem die vorherige Mahnstufe eingetreten ist
Mailversand → Legt fest, ob beim Anstoßen des Mahnwesens eine E-Mail mit dem Mahndokument an den Schuldner versendet wird (E-Mail Adresse muss beim Kundendatensatz vorhanden sein). Ist diese Option nicht aktiviert wird das Mahndokument beim Starten des Mahnwesens ausgedruckt
Mahngebühr → Ab der Stufe "Mahnung 1" kann jeweils eine Mahngebühr festgelegt werden, die Mahngebühren der Mahnstufen summieren sich nicht auf. Es ist also für jede Mahnstufe die jeweilige Gesamtgebühr anzugeben. Mahngebühren werden ohne Besteuerung angezeigt. Die Gebühr von z.B. 5 EUR wird dann auch als 5 EUR auf der Mahnung ausgewiesen (anzugeben als Variable, wenn die Gebühr auf dem Dokument ausgewiesen werden soll → siehe Mahntexte Beispiele).

Mahnstufe (Mahndokumente)

Zahlungerinnerung → Fälligkeit ist fest. Das ist immer das berechnete Zahlungsziel (z.B. bei Rechnung 14 Tage ist die Fälligkeit für die Zahlungserinnerung am Tag 15)
Zahlungerinnerung bei Vorkasse und Rechnung zahlbar sofort → Fälligkeit wird in Tagen angegeben bei Rechnung zahlbar "sofort" (entspricht "0" Tage) oder Vorkasse-Zahlungsweisen, die nicht automatisch auf bezahlt gesetzt werden
Zahlungerinnerung bei Lastschrift (+Einzugsdatum) → Fälligkeit der Zahlungsweise "Lastschrift (oder "verhält sich wie Lastschrift"); aufgerechnet wird das Einzugsdatum in der Rechnung. Bei Einzugsdauer von X Bankarbeitstagen kann z.B. dieser Wert eingestellt werden, dann tauchen die Lastschriften in der Regel nicht im Mahnwesen auf (nur wenn sie vergessen wurden einzuziehen oder wenn der Einzug nicht funktioniert hat oder es eine Rückbuchung gab)
Mahnung 1 → Fälligkeit wird in Tagen angegeben
Mahnung 2 → Fälligkeit wird in Tagen angegeben
Mahnung 3 → Fälligkeit wird in Tagen angegeben
Inkasso → Fälligkeit wird in Tagen angegeben

Vorkasse Erinnerung (E-Mail Erinnerung)

Skonto E-Mail an Buchhaltung → E-Mail Erinnerung an die Buchhaltung (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen)
Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag) → Tage nach dem die Vorkasse E-Mail als Erinnerung an den Kunden gesendet werden soll (Auftrag)
E-Mail für Storno an Buchhaltung → E-Mail die an die Buchhaltung versendet wird (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen), so dass zu lange offene Vorkasse Aufträge storniert werden können
Zahlungsmail Betrag-Schwelle → EUR Betrag ab dem die Zahlungsmail noch versendet werden soll an den Kunden (Auftrag) (Einstellung für die E-Mail Funktion siehe unten)

Sonstige Einstellungen

Skonto im Zahlungseingang überziehen erlauben → Anzahl der Tage, um die die automatische Erkennung im Zahlungseingang noch greifen soll (Skontozeitraum im Zahlungseingang zusätzlich um x Tage verlängern)
Bearbeiter + Vertrieb anzeigen → Bearbeiter und Vertreib in der Infobox auf dem Mahndokument anzeigen
Versand Mahnungen über E-Mail-Account → Einstellung für die E-Mail Adresse, von der aus die Mahnungen versendet werden (Versionsinfo: ab 19.3)

Mahnwesen Prozesstarter Einstellungen

Der Prozesstarter kann für das Mahnwesen auch auf "periode → 1 Minute" eingestellt werden, sodass die Mahnwesenberechnung via Button über den hintergrundgelagerten Prozess abgearbeitet wird und jederzeit aufgerufen werden kann. Parallel werden die Zeiten des Prozesstarters festgelegt, so dass der Prozesstarter nicht minütlich das Mahnwesen neu berechnet, sondern nur zu den fest angegebenen Zeiten und per manuellem Klickaufruf.

Aktivierung und Datumsfelder steuern die Berechnung zu festen Uhrzeiten
Der Mahnwesen Prozesstarter muss auf jede Minute eingestellt werden
Ohne Einstellung der Uhrzeit wird der Prozess nur bei Klick auf den "Mahnwesen berechnen" Button in der Mahnübersicht angestoßen
Der Prozess wird hierbei in den Hintergrund verlegt und läuft je nach Menge der Rechnungen im Mahnwesen im Hintergrund durch
Mit Zeitangabe läuft der Prozess zu den Uhrzeiten im Hintergrund durch, kann aber auch vorne mit dem Button angestoßen werden

Voraussetzung: Der Prozesstarter Mahnwesen muss auf die Periode 1 eingestellt sein, also jede Minute laufen.

Zahlungserinnerung bei Vorkasse-Aufträgen aktivieren

Auch bei Aufträgen mit Zahlungsart Vorkasse kann nach einer bestimmten Anzahl an Tagen eine Zahlungserinnerung automatisch an den Kunden verschickt werden, falls die Zahlung nicht eingegangen ist. Dafür sind muss in den Projekteinstellungen (Stammdaten → Projekt → Einstellungen) der Haken "Zahlungsmail" aktiviert werden.

In den Einstellungen kann festlegen werden, nach wievielen Tagen die Zahlungserinnerung verschickt werden soll.

Damit die Zahlungserinnerung verschickt wird, muss im Auftrag die Zahlungsweise Vorkasse eingestellt sein. Außerdem muss der Auftrag um mindestens soviele Tage zurückliegen, wie im Mahnwesen eingestellt ist, dass die erste Zahlungserinnerung versendet wird. Außerdem muss die E-Mail-Adresse des Kunden muss in den Stammdaten gespeichert oder im Auftrag hinterlegt werden.

Mahntexte

Unter Einstellungen → Mahntexte befindet sich eine Übersicht über Variablen, die in den Mahndokumenten verwendet werden können. Für jede Mahnstufe können eigene Texte definiert werden, die dann im jeweiligen Mahn-Dokument verwendet werden.

In den Mahntexten können folgende Variablen verwendet werden. Die Variablen werden dann im Mahn-Dokument durch die entsprechende Information ersetzt:

{DATUM} = Ende der neu gegebenen Frist (Datum)
{TAGE} = Anzahl Tage in aktueller Mahnfrist (Tage)
{SOLL} = Soll Betrag (EUR)
{IST} = Ist Betrag (EUR){OFFEN} = Betrag Soll - Ist (EUR)
{SUMME} = Betrag Soll - Ist + Mahngebühr (EUR)
{WAEHRUNG} = Währung
{MAHNGEBUEHR} = Mahngebühr (EUR)
{OFFENMITMAHNGEBUEHR} = Mahngebühr + Offener Betrag
{RECHNUNG} = Rechnungsnummer
{DATUMRECHNUNG} = Datum der Rechnung
{MAHNDATUM} = Datum der letzte Zahlungserinnerung bzw. Mahnung (= das Datum, an dem zuletzt die nächste Mahnstufe umgestellt wurde (betrifft immer die aktuellste)
{DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} = Datum der ursprünglichen geforderten Bezahlung (Rechnungsdatum + Tage Zahlungsziel) der Rechnung (Datum)
{DATUMZAHLUNGSERINNERUNGFAELLIG} = Datum bis wann die Zahlungserinnerung fällig war
{DATUMZAHLUNGSERINNERUNG} = Datum der Zahlungserinnerung
{DATUMMAHNUNG1} = Datum der Mahnung 1
{DATUMMAHNUNG2} = Datum der Mahnung 2
{DATUMMAHNUNG3} = Datum der Mahnung 3

Mahntexte in Geschäftsbriefvorlagen

Die Mahntexte sind selbst sind in den Geschäftsbriefvorlagen zu finden und dort konfigurierbar.

Dadurch können Mahntexte für verschiedene Projekte und Sprachen angelegt werden.

Beispieltexte Mahnwesen

Achtung: Die folgenden Texte dienen als Beispieltexte zur Veranschaulichung der Variablen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro / Rechtsberater ab, ob diese den rechtlichen Ansprüchen genügen oder anzupassen sind. Die Texte sind Mustertexte, erstellt vor einigen Jahren, hier hat sich evtl. einiges geändert. Als Test für die Variablen können sie auf jeden Fall genutzt werden.

Mahnung1:

Sehr geehrte Damen und Herren,

sicher haben Sie unsere Zahlungserinnerung übersehen. Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben nochmals eine Aufstellung der offenen Positionen.

Sollten Sie die Zahlung noch nicht vorgenommen haben, bitten wir Sie, den Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser Konto zu überweisen, um weitere Mahnschreiben und Gebühren zu vermeiden. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.

Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mahnung 2:

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnung und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.

Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben erneut eine Aufstellung der offenen Positionen.Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mahnung 3:

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnungen und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.

Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben eine letzte Aufstellung der offenen Positionen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Sollte der Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} noch nicht auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Bitte kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns dies vermeiden: xxxxxxxxx

Beispieltext Mahngebühren

Beispiel 1:

Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:
Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}
Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}
zzgl. Mahngebühr: {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}
Gesammtsumme: {OFFENMITMAHNGEBUEHR}{WAEHRUNG}

Beispiel 2:

Die Mahngebühr beträgt {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} zuzüglich offener Rechnungsbetrag von {OFFEN} EUR zu zahlen {SUMME} {WAEHRUNG}

Beispiel 3:

Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.

Beispiel 4:

Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:
Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}
Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}
zzgl. Mahngebühr:{MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}