Online-Shop-Anbindung: Einstellungen

In diesem Artikel wird die Anbindung von Online Shops und Marktplätzen (z.B. Amazon, Shopware, Shopify) an Xentral beschrieben. In jedem Shopimporter gibt es allgemeine und importer-spezifische Einstellungen, die hier näher erläutert werden.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Shopschnittstellen auch alle Features beherrschen. Eine Übersicht darüber, welche Schnittstellen welche Features bieten finden Sie in Xentral unter Administration → Online Shops → Shopfunktionen.
 

Schnittstelle anlegen

Um einen neuen Shop anzulegen, können Sie unter Administration → Online Shops → NEU einen neuen Importer anlegen. Je nachdem welches Shopsystem Sie anbinden wollen, können Sie das entsprechende Modul auswählen.



Im Anschluss gelangen Sie in die angelegte Schnittstelle und können Ihre Zugangsdaten eintragen und speichern.


Schnittstelle


Allgemeine Einstellungen


Der Import Modus legt fest, ob die Aufträge aus dem Shop manuell (per Knopfdruck) oder automatisch importiert werden sollen.Zudem sind weitere Einstellungen möglich:



Einstellungen für Shop oder Marktplatz

Diese Einstellungen sind je Shop-Schnittstelle unterschiedlich und beinhalten unter anderem die Felder für die Zugangsdaten, die Sie eintragen müssen um die Verbindung zwischen Xentral und Shop herzustellen, das können z.B. eine API URL, ein Admin-Benutzername und ein API Key (Passwort). Pro Schnittstelle sind allerdings andere Daten notwendig.

Unten finden Sie shopspezifische Einstellungen. Nähere Informationen finden Sie in den Artikeln zu der jeweiligen Schnittstellen.


Aktionen

Rechts finden Sie Buttons für verschieden Aktionen, die Sie in der Shopschnittstelle durchführen können.

Verbindung prüfen
Xentral überprüft, ob mit den eingetragenen Zugangsdaten eine Verbindung zum Shop erfolgreich hergestellt werden konnte. Bei einer erfolgreichen Verbindung wird "success" angezeigt. Falls im Shop mehrere Subshops existieren, werden die Subshops und deren IDs aufgelistet.

Eine graue Meldung bedeutet, dass die Verbindung erfolgreich ist. Sollte die Verbindung nicht klappen, wird eine rote Fehlermeldung angezeigt. In diesem Fall sind wahrscheinlich die Zugangsdaten falsch und müssen noch einmal überprüft werden.Unter Umständen müssen Aufträge im Shop vorhanden sein, damit der Test der Verbindung erfolgreich ist, da diese Funktion einen Dummy-Request für die Auftragsabholung schickt, um zu prüfen, ob einen Antwort vom Shop kommt. Gegebenenfalls können Sie dafür im Shop einen Testauftrag anlegen. Ab Version 19.3 wird ein anderer Request gesendet, sodass die Verbindungsprüfung auch ohne vorhandene Aufträge klappt.

Aufträge abholen
Holt alle Aufträge vom Shop ab, die zu den Einstellugnen passen (gemäß Auftragsstatus, Nummer, etc.). Der Button muss nur beim Manuellen Importmodus betätigt werden.

Hinweis:Außerdem ist darauf zu achten, dass sich die Statusmeldungen für „Bestellung offen“, „Bestellung in Bearbeitung“ und „Bestellung fertig“ eindeutig sind. Es darf nicht der selbe Status an mehreren Stellen verwendet werden.



Shopimport Zwischentabelle
Springt zur Zwischentabelle der Aufträge vom Shop. Die Zwischentabelle wird nur im Manuellen Importmodus befüllt und wenn die Option 'Aufträge in Zwischentabelle' aktiviert ist.

Artikelliste abholen
Gleicht die Artikel im Shop mit denen in Xentral ab. Fehlende Artikel werden angelegt, bereits vorhandene werden aktualisiert (im Moment verfügbar für Magento, Shopify und Shopware).

Abgeglichen werden Name, Nummer, Artikelbeschreibung und Standardpreis des Artikels.
Damit die Artikelliste abgeholt werden kann, wird der Prozessstarter Artikelimport benötigt.


Alle Einstellungen im Überblick

Einstellungen zum Auftragsimport

Die Einstellungen in den Optionen regeln die Art der Übertragung und Synchronisation zwischen Xentral und Shop. Bitte beachten Sie, dass nicht jede Shopschnittstelle auch jede Funktion unterstützt. Welche Shopschnittstellen welchen Funktionsumfang abdecken, entnehmen Sie bitte den Artikeln zu den einzelnen Schnittstellen.



Einstellungen zum Artikel Import und Export


Einstellungen zu den Rabatten


Einstellungen zu den Positionen im Auftrag


Einstellungen zum Adressen Import


Kommunikations-Einstellungen

Wenn Sie Ihren Shop-Anbieter wechseln können Sie hier auch das Modul im Shopimporter umstellen oder aktualsieren. Dazu gehört z.B. auch ein Wechsel von einem externen Importer auf einen neuen internen Importer.

Alle allgemeinen Einstellungen sowie alle Verknüpfungen zu Artikeln, Kategorien, Fremdnummern, Versand- und Zahlungsmappings sowie Subshops bleiben dann bestehen, es wird aber eine neue API angesprochen.

Wichtig: Alle shopspezifischen Einstellungen gehen hierdurch verloren! Die Zugangsdaten müssen neu eingetragen und gespeichert werden.

Weiterführende Informationen zu den Einstelloptionen

Multiprojekt Shop (Sonderfunktion)

Diese Option wird nur benötigt, wenn im Shop Artikel aus verschiedenen Projekten angeboten werden.Beispiel: In einem Shop werden einige Artikel angeboten die einen anderen Logistikprozess erfordern oder bei denen direkt nach der Bestellung eine spezielle Kundenprüfung (z.B. Handelsregisterauszug anfordern) notwendig ist.Diese Artikel können auf diese Weise gemeinsam gekauft werden. Nach dem Abholen der Aufträge nach Xentral werden jedoch verschiedene Prozesse angestoßen (z.B. andere E-Mail Vorlagen, Kundenprüfung ist erforderlich, anderen Logistikprozess, anderen Rechnungsversand, anderes Briefpapier etc.)


Vorab als bezahlt markieren

Diese Funktion markiert Aufträge mit besonderen Bezahlarten (spezielle Bezahlarten über Zahlungsanbieter, Geldinstitute) als "vorab bezahlt". Die Ampel wird für diese Bezahlarten immer auf grün gestellt  . Die Ampel mit dem Bezahlt-Icon schaltet also nicht auf orange    (Aufträge ohne Zahlung (bei Vorab Bezahlarten) sind normalerweise immer orange, da eine manuelle Zahlungsfreigabe oder die Verknüpfung der Zahlung mit dem Auftrag über den Kontoauszug erforderlich ist).


Auftragsstatus rückmelden

Diese Option meldet z.B. den Status Sendung "ausgeliefert" an den Shop zurück.Die Trackingnummer und andere Stati werden je nach Shop ebenfalls rückgemeldet.So ist im Shop-Backend ersichtlich, welche Aufträge aktuell sind und welche schon importiert oder abgearbeitet wurden.


Manuelle Adressübertragung

Diese Funktion erlaubt das manuelle Übertragen von Adressdaten in den Shop.Die Manuelle Adressübertragung zeigt in Adresse (Stammdaten → Adressen →      einen Button an (Voraussetzung: die Adresse hat das gleiche Projekt wie der Shop), der - wenn man ihn betätigt - die Adresse im Shop anlegt. Automatisch wird aber nichts übertragen. Die manuelle Übertragung zeigt auch das Passwort an, was die Kundennummer ist.


Freitext aus Shopschnittstelle

Durch folgende Einstellung ist es Ihnen möglich den Freitext (Kommentarfeld im Shop) entweder in den Freitext oder in die interne Bemerkung des Auftrags zu übernehmen.Stellen Sie hierzu die Einstellung auf:

Praxistipp: in der Logistik kann in den versandprozessen am Packtisch diese Info zusätzlich als rote Box angezeigt werden. Diese Information muss am Packtisch bestätigt werden. Die Einstellungen sind in den Systemeinstellungen (zentrale Einstellungen zu finden).


Gesamtbetrag festsetzen und Maximale Differenz zur berechneten Summe

Diese Einstellung legt fest, dass beim Auftragsimport immer der Gesamtbetrag, den der Shop übermittelt hat, festgeschrieben und verwendet werden soll.Xentral rechnet den Gesamtbetrag dann nicht mehr neu aus den Preisen der einzelnen Positionen aus, sondern verwendet den Gesamtbetrag aus dem Shop.Das kann z.B. hilfreich sein, wenn der Shop mit weniger Nachkommastellen als Xentral rechnet und so durch die Mehrwertsteuer Rundungsfehler (meistens genau 1 Cent) entstehen. Ebenso werden in manchen Ländern Beträge auf 0,05 Währungseinheiten gerundet, sodass Xentral in diesem Fall eine Abweichung vom tatsächlichen Gesamtpreise erkennen würde.

Direkt darunter können Sie im Feld Maximale Differenz zur berechneten Summe festlegen, wie hoch die Differenz zwischen Auftrag im Shop und in Xentral maximal sein darf, damit Xentral die Gesamtsumme aus dem Shop übernimmt und nicht neu ausrechnet (und den Auftrag ggf. aufhält, wenn eine Differenz erkannt wurde).


Artikel für Porto, Nachnahmegebühr und Rabatt

Um Versandkosten (Porto), Nachnahmegebühren und Rabatte in den Positionen Ihrer vom Shop importierten Aufträge darzustellen, können Sie jeweils einen Artikel im Artikelstamm von Xentral anlegen und in der Schnittstelle verknüpfen.


Porto

Der hier hinterlegte Artikel wird verwendet, um Porto/Versandkosten im Auftrag als eigenen Position darzustellen.



Nachnahmegebühr

Ist die Option 'Nachnahmegebühr als extra Position' in der Schnittstelle aktiviert, wird die Nachnahmegebühr als eigene Position im Auftrag eingefügt, zusätzlich zum normalen Portoartikel. Die vollständigen Versandkosten des Kunden setzen sich also aus diesen zwei Positionen zusammen: Nachnahmegebühr + Porto.

Rabatt

An folgender Stelle können Sie eine Rabattartikel einpflegen auf den die Rabatte Ihres Shops übertragen werden.

Im Eingabefeld darunter können Sie festlegen, wie der Rabatt (im buchhalterischen Sinn eine Gutschrift) besteuert werden soll. Sollten Sie den Steuersatz aus dem Artikelstamm übernehmen wollen, dann lassen Sie das Feld leer.

Voraussetzung hierfür ist, dass der Artikel im Artikelstamm mit der Einstellung 'Artikel ist Rabatt' versehen ist und das %-Feld leer gelassen wird:

Extra Verkaufspreise

Es gibt auch die Möglichkeit in den Shopeinstellungen eine Preisgruppe anzugeben, für die deren Verkaufspreis in den Shop übertragen werden soll.

Sobald der Verkaufspreis auf diese Gruppe angelegt wird, überträgt Xentral diese Verkaufspreis in den Shop und nicht z.B. den Standardverkaufspreise.

Modus für die Einrichtungsphase oder Shopumstellungen



Artikeleinstellungen für den Online-Shop

Weitere Einstellungen für den Import und Export von Artikeln zwischen Shop und Xentral sind direkt im jeweiligen Artikel zu finden. Diese Einstellungsoptionen finden Sie hier.


Import von Aufträgen aus Online Shops

Die Anleitung für den Import von Aufträgen aus dem Online Shop finden Sie hier.


Synchronisation der Lagerzahlen

Lagerzahlen Übertragung erlauben

Um den Lagerbestand Ihrer Artikel automatisch an den Shop Rückmelden, muss die Lagerzahlen Übertragung erlauben aktiviert sein. Die Lagerzahl wird z.B. auch neu gemeldet, wenn ein Auftrag mit einem Artikel angelegt wird. Dieser Artikel wird dann vom Bestand, der gekauft werden kann, weggerechnet.

Die automatische Meldung der Lagerzahlen an den Shop erfolgt, wenn der Prozessstarter Lagerzahlen aktiv ist und ausgeführt wird.

Damit die Übertragung der Lagerzahlen möglichst wenige Ressourcen beansprucht, wird sie nicht jedes mal für alle Artikel durchgeführt. Nur Artikel, die seit ihrer letzten Synchronisation eingelagert, ausgelagert oder in einen Auftrag eingefügt werden, werden neu synchronisiert, wenn der Prozessstarter durchläuft.
Zur Sicherheit werden zusätzlich alle 12 Stunden die Lagerbestände aller Artikel noch einmal synchronisiert.

Mit der Einstellung Lager Grundlage wird definiert, wie sich der "Bestand" der an den Shop zurückgemeldet werden soll zusammensetzen soll:

Lagerkorrektur überschreiben

Wird diese Option aktiviert, so kann man den Lagerkorrekturwert global für alle Artikel in diesem Shop einstellen. Der Lagerkorrekturwert muss dann nicht mehr pro Artikel im Artikelstamm gepflegt werden. Der eingestellte Lagerkorrekturwert im Artikelstamm des Artikels wird von diesem Wert überschrieben.


Vorraussetzungen für den Lagerzahlensync


Manuell übertragen:
Wenn man die Lagerzahl eines einzelnen Artikels übertragen will, geht man unter Artikel → Online-Shop Optionen und drückt den Button "Export"

Automatisch übertragen:
Wenn es automnatisch gehen soll, muss der Prozessstarter "lagerzahlen"aktiviert sein (ideal 5 oder 10 Minuten).
Dann wird zyklisch der Wert im Shop angepasst bei Lagerdifferenzen zwischen Xentral und dem Shop.

Information zum Prozessstarter:
https://www.wawision.de/helpdesk/prozessstarter#nav-prozessstarter--lagerzahlen-shop-synchronisationZeitpunkt des Lagerzahlensyncs:
https://www.wawision.de/akademie-faq/prozessstarter-hd-wie-wird-die-systemmeldung-fur-den-abgleich-der-lagerzahlen-mit-dem-shop-ausgelost-und-was-ist-das-systemmeldung-auto-update-lagerlampen

Hinweis zum Lagersync:
Durch Betätigung des folgenden Buttons können Sie die zuletzt gespeicherten Bestanddswerte löschen. Im Anschluss holt der Cronjob "lagerzahlen" erneut alle neuen Bestände ab und meldet diese an den Shop zurück.

Artikel zum Shop exportieren/aktualisieren

Die Artikel Übertragung exportiert Artikel mitsamt den gepflegten Daten an den Shop. Exportiert werden u.a. die Online Shop Texte, Standardpreis, Gewichte, Abverkauf usw.

Für den automatischen Export von Artikeln zu einem Online-Shop gibt es den Prozessstarter Artikel Übertragen. Dieser überträgt alle zum Shop verknüpften Artikel nach und nach im Hintergrund, wenn der Export in der Schnittstellen über den Bereich "Artikel Übertragung" angestoßen wurde.Wurde ein Artikel verändert, können im Artikelstamm unter Details → Online Shop Optionen auch direkt per Knopfdruck in den Shop exportiert werden.Sollen nur die Lagerzahlen der Artikel übertragen werden, da alle anderen Artikeldaten im Shop gepflegt werden, sollte die Option "Artikel Übertragung erlauben" nicht gesetzt werden, sondern nur die Option "Lagerzahlen Übertragen erlauben".


Artikelbilder übertragen

Manche Shop-Schnitstellen ermöglichen einen Export von Artikelbildern von Xentral zum Shop, wenn diese in Xentral im Artikelstamm unter Dateien mit dem Stichwort Standard Artikelbild (Shopbild) angelegt wurden. Nur Bilder mit diesem Stichwort wrden an den Shop exportiert.

Beim Artikelexport in den Shop werden die Bilder dann mitexportiert, sofern die Schnittstelle den Bilderexport unterstützt.Bilderreihenfolge für Export ändern

Im Artikelstamm können Sie anhand der Sortierung festlegen, in welcher Reihenfolge die Artikelbilder im Shop gezeigt werden sollen.Bitte beachten Sie, dass nicht alle Shop-APIs die Reihenfolge beachten, obwohl von Xentral immer übergeben wird. Übernommen wird die Reihenfolge z.B. von Shopware. Das erste Bild in der Reihenfolge dient dort als Vorschau-Bild.

Import von Artikeln aus dem Shop nach Xentral

Einige Shopschnittstellen erlauben einen Import der Artikel aus dem Shop zu Xentral über die Aktion "Artikelliste abholen". Shopartikel, die bereits in Xentral vorhanden waren, werden aktualisiert, fehlende Artikel werden angelegt. Die Artikel werden nach dem Klick auf die Aktion nach und nach vom Prozessstarter Artikelimport abgeholt.



Einen einzelnen Artikel können Sie in den Stammdaten des Artikels unter Details → Online Shop Optionen importieren, um ihn zu aktualisieren, wenn Daten im Shop geändert wurden.

Damit der richtige Artikel aus dem Shop zugeordnet wird, muss die Fremdnummer bereits verknüpft sein.


Zahlungsweisen Mapping

Im Tab "Zahlweisen" können Sie die aus dem Shop übergebenen Parameter für die unterschiedlichen Zahlungsweisen auf die in Xentral angelegten Zahlungsweisen mappen. Dafür muss unter Einstellungen die Option Zahlungweisen-Mapping verwenden aktiviert sein.

Damit unbekannte Zahlungsweisen aus Online-Shops auf bekannte Zahlungsweisen in Xentral verknüpft werden können, werden die vom Shop übergebenen Parameter automatisch als leerer Eintrag in der Mapping-Tabelle angelegt.




Einstellungen

Pro Zahlungsweise können Einstellungen vorgenommen werden, wie Aufträge mit dieser Zahlungsweise zu behandeln sind.


Versandarten Mapping

Im Tab "Versandarten" können Sie die aus dem Shop übergebenen Parameter für die unterschiedlichen Versandarten auf die in Xentral angelegten Versandarten mappen. Dafür muss unter Einstellungen die Option Versandarten-Mapping verwenden aktiviert sein.

Damit unbekannte Versandarten aus Online-Shops auf bekannte Versandarten in Xentral verknüpft werden können, werden die vom Shop übergebenen Parameter automatisch als leerer Eintrag in der Mapping-Tabelle angelegt.

Einstellungen

Pro Versandart können Einstellungen vorgenommen werden, wie Aufträge mit dieser Versandart zu behandeln sind.


Die textuelle Beschriftung der Versandart für die Software-Oberfläche und die Beschriftung auf den Dokumenten (abgedruckter Text auf Rechnung, Auftrag, etc.) erfolgt über das Mapping in den Versandarten (Administration → Einstellungen → Versandarten).

Dort wird der Typ (= Feldbezeichnung in Xentral, z.B. "selbstabholer") auf die textuelle Beschreibung wie z.B. "Selbstabholer" oder "Hofverkauf" verknüpft.Nähere Informationen zur Einstellung der Versandarten finden Sie hier.


Freifelder Mapping

Im Tab "Freifelder" können Sie für einige Shopschnittstellen (z.B. Shopware) können Sie Freifelder in Xentral mit Freifeldern im Shop mappen, um sie für beim Export zu übertragen bzw. zu aktualisieren.


Freifeldname aus dem Shop herausfinden

Im Beispiel Shopware findet man die Freitextverwaltung unter Einstellungen im Hauptmenü:



Dabei ist der Spaltenname wichtig für Xentral (attr1, attr2, etc.)


Freifelder eintragen

In der Shopschnittstelle unter Freifelder-Mapping können Sie dann die Freifelder zuweisen:

Subshop Mapping

Falls ein Shop mit Subshops angebunden wurde, können Sie im Tab Subshop können Sie die verschieden Subshops ihres Online-Shops mappen. Subshops werden z.B. für die Trennung nach Sprache oder Domain (z.B. meinshop.de und meinshop.com) verwendet.

So könnte ein Mapping beispielsweise aussehen:

Gruppen Mapping

In Onlineshops, die Kundengruppen übergeben, kann ein Gruppenmapping eingestellt werden. Um festzustellen, ob der Shopimporter die Information der Kundengruppe übermittelt, kann man im Warenkorb eines importierten Auftrags nachsehen.

Die Gruppen im Shop können auch Gruppen in Xentral gemappt werden. Die Mechanik funktioniert dabei anhand von Rollen. Die Rollen können wiefolgt verwendet werden:
 
Import (Shop zu Xentral)Export (Xentral zu Shop)
KundeBeim Bestellimport werden Adressen, wenn sie in der entsprechenden Shopgruppe sind, als Kunden bei der Xentralgruppe hinzugefügt. Die Option Neukunden zuweisen fügt alle über den Shop neu angelegten Adressen als Kunden bei der Xentralgruppe hinzu.—
MitgliedBeim Bestellimport werden Adressen, wenn sie in der entsprechenden Shopgruppe sind, als Mitglieder bei der Xentralgruppe hinzugefügt. Die Option Neukunden zuweisen fügt alle über den Shop neu angelegten Adressen als Mitglieder bei der Xentralgruppe hinzu.—
Artikel—Legt fest, welche Artikelpreise in den Shop übertragen werden sollen und in welcher Preisgruppe sie im Shop landen.


So könnte das Mapping beispielhaft aussehen:In diesem Fall wird jeder Kunde, der neu angelegt wird, automatisch als 'Kunde der Gruppe Neue Kunden' angelegt. Sofern der Kunde im Shop Mitglied der Gruppe KR33 ist, wird der Kunde zudem als 'Mitglied der Gruppe Gute Kunden' aufgenommen.Das dritte Mapping sorgt bei einem Artikelexport dafür, dass Staffelpreise der 'Preisgruppe für Großhändler' als Preise für die Shopgruppe 'H' übertragen werden. Dadurch lässt sich steuern, welche Preisgruppen in den Shop übertragen werden und wo sie landen sollen.
 

Shopfunktionen: Featurematrix für Shopschnittstellen

Administration → Online Shops / Marktplätze → Shopfunktionen

Die Übersicht Shopfunktionen gibt eine Übersicht aller Shopschnittstellen von Xentral. Dort kann man nachsehen, welche Features ein bestimmter Shopimporter unterstützt.Beispiel: In der sechsten Spalte der ersten Zeile können Sie anhand der Symbole erkennen, dass der Shopware-Importer von Xentral sowohl einen Import (Shopware → Xentral) als auch einen Export (Xentral → Shopware) der Artikelbezeichnungen ermöglicht.

Unten werden in der Legende die Symbole erklärt.