Preisanfrage
In der Übersicht können Preisanfragen an den Lieferanten für den benötigten Artikel gestellt werden. Zudem bietet der Reiter eine Übersicht, über alle vergangenen Preisanfragen des Artikels.

 


Neue Preisanfrage erstellen

Über "+NEU" kann eine neue Preisanfrage erstellt werden.

  • Lieferant → Lieferant bei dem der Preis nachgefragt werden soll
  • Datum → Datum der Preisanfrage
  • Interne Bezeichnung → Interne Bezeichnung der Preisanfrage
  • Projekt → Zuweisung eines Projekts zur Preisanfrage
  • Status → Status der Preisanfrage, wird automatisch von Xentral eingefügt und kann nicht geändert werden
  • Schreibschutz → Aktivierung des Schreibschutzes
     
  • Freitext → Text der unter der Auflistung der Artikel erschient
  • Kopftext → Text der über der Auflistung der Artikel erscheint
     
  • Typ → Hier wird angegeben, ob es sich bei der Adresse um eine Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma) handelt.
  • Name → Name der Person oder der Firma
  • Titel → Erscheint vor dem Namen im Adressblock auf dem Briefpapier (z.B. Dr.)
  • Ansprechpartner → Ist die Adresse eine Firmenadresse, kann hier die zuständige Ansprechperson hinterlegt werden 
  • Abteilung → Abteilung des Ansprechpartners (z.B. Verwaltung)
  • Unterabteilung → Unterabteilung des Ansprechpartners
  • Adresszusatz → Adresszusatz des Ansprechpartners
  • Straße → Straße der Adresse
  • PLZ/Ort → Postleitzahl und Ort der Adresse
  • Bundeststaat → Bundesstaat der Adresse
  • Land → Land der Adresse
  • Telefon → Telefonnummer der Adresse
  • Telefax → Telefax der Adresse
  • E-Mail → E-Mail der Adresse
  • Anschreiben → Anschreiben der Adresse (Sehr geehrte Frau Dr. Müller). Das Anschreiben wird automatisch bei der Erstellung einer Email übernommen
 

Die Preisanfrage kann nach der Freigabe über den gewohnten „Dokument versenden“ Button per Mail an den Lieferanten verschickt oder manuell archiviert werden.



Hinweis: Für die Aktion „Als Bestellung weiterführen“ braucht der Benutzer den Rechteblock „Auftragzubestellung“, sonst sieht der Mitarbeiter diese Option nicht.


 

Positionen

Unter diesem Reiter können die einzelnen Artikel hinterlegt werden, für die eine Preisanfrage erfolgen soll. Hierbei besteht die Möglichkeit Spezialfelder sowie Artikel manuell zu suchen bzw. anzulegen.
 

 

Positionen zusammenfassen

Wurde unter "Details" bei Preisanfrage die Option "Artikel-Nr. gruppieren" ausgewählt, dann werden Positionen auf dem Beleg zusammengefasst, die der selbe Artikel sind und gleichzeitig direkt von der Reihenfolge aufeinander folgen.

 

Hierbei ist zu beachten, dass:
  • Die Positionsnummer erhöht sich nicht
  • Die Artikelnummer wird nur bei der ersten Position angezeigt
  • Die Artikelbeschreibung wird nur bei der ersten Position angezeigt



Dateien

Unter diesem Reiter können der Preisanfrage weitere Dateien angehängt werden. Über den Unterreiter "neue Datei anlegen" kann diese Datei per Drag & Drop oder per Suchfunktion eingefügt werden.

 


Preisanfrage Massenversand

Unter diesem Reiter können Preisanfrage gleichzeitig an mehrere Lieferanten versendet werden. Hierbei wird an jeden Lieferanten eine eigene E-Mail erstellt.

Um die Preisanfrage an mehrere Lieferanten zu versenden, sind die gewünschten Lieferanten auszuwählen.



Über die Stapelverarbeitung kann dann die Aktion "per Mail versenden" ausgewählt werden. Anschließend öffnet sich der abschicken Dialog. Beim Absenden gehen die Mails einzeln an die ausgewählten Lieferanten heraus.


Wichtiger Hinweis:

  • der Mailversand ist im Systemlog ersichtlich. Ebenso wenn Sie als Kopieempfänger in den Systemeinstellungen eingetragen sind. Hier ist ersichtlich, dass jede Mail einzeln versendet wird. Es empfiehlt sich als Kopieempfänger eingetragen zu sein.
  • Beim Massenversand sollte ebenso sichergestellt werden, dass im Anschreiben keine individuellen Variablen oder persönliche Anrede eingegeben wird. Denn die Mail geht an mehrere Lieferanten.

Sonderfunktionen

Preisanfrage zu Bestellung weiterführen

Preisanfragen können in eine verbindliche Bestellung weitergeführt und beim Lieferanten ausgelöst werden. Voraussetzungen hierfür ist das Modul "Auftrag zu Bestellung".


 
Nachdem gespeichert wurde, kann eingestellt werden, ob Freifelder und Artikelbeschreibungen übernommen werden sollen. Zudem kann hier die Option "Bestellung als PDF als Anhang bei Aufträgen anhängen" ausgewählt werden.



„Bestellung(en) erzeugen“ führt anschließend direkt weiter zur Bestellung.

Preisanfrage im Minidetail des Auftrags

Es gibt die Option, die zu einer Bestellung verknüpften Preisanfrage in der Minidetail-Ansicht des Auftrags anzuzeigen.

Hierbei ist eine Verknüfung zwischen Preisanfrage, Bestellung und Auftrag notwendig. Damit dies möglich ist, sind folgende Schritte notwendig:

  • Aus der Preisanfrage eine Bestellung anlegen
  • Preisanfrage zu einer Bestellung weitergeführen

Die Bestellung muss gespeichert und freigegeben werden. Anschließend ist diese Preisanfrage im Minidetail der Bestellung ersichtlich. Dies ist in der Bestellübersicht unter „Einkauf → Bestellung“ zu sehen.
 


Anschließend kann der vorhandene Auftrag der zuvor angelegten Bestellung zugeordet werden. In der Übersicht der Bestellung kann die entsprechende Bestellung über das Stift-Icon ausgewählt werden. Daraufhin kann im Protokoll über den Button „mit Auftrag verbinden“, die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft werden.
 


Wurde die Preisanfrage mit Bestellung und die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft, ist diese Verbindung im Minidetails in der Auftragsübersicht ersichtlich.