RMA & Retouren

Xentral bietet ein RMA-Modul (Verwaltung → RMA Lieferungen) sowie ein Retourenmodul (Lager → Retoure).


RMA Modul

Angenommene RMA Artikel können direkt in der Adresse eingesehen werden:

Stammdaten → Adresse → → Artikel → RMA

RMA: Kleine Paketannahme

Wareneingang in einem Schritt: Annahme + Distribution

Wareneingang → Paketannahme → Über die Paketannahme können Kunden-Rücksendungen zu Aufträgen angenommen werden.Voraussetzung ist, dass ein Artikel zurückgenommen wird, der zuvor über einen Auftrag/Lieferschein an den Kunden versendet wurde.

Schritt 1 und 2: Kunde und Artikel


Diese Schritte sind bei jedem Wareneingang identisch, gleichgültig, ob es sich um Artikel eines Kunden oder Warenlieferungen eines Lieferanten handelt.
Schritt 1 und 2 sind identisch mit der kleinen Warenannahme. Die Beschreibung finden Sie hier.

Zusätzliche Abbildung zu Schritt 2 (Kundenrücknahme):

Schritt 3: RMA Grund angeben

Retourenartikel werden nicht direkt eingelagert, sondern mit einem "Retourengrund" der Kundenadresse zugeordnet.

Mögliche Retourengründe sind:

RMA: Große Paketannahme

Die Bearbeitung von Rückläufern mit dem "großen Wareneingang" erfolgt im Prinzip wie oben beschrieben, allerdings aufgeteilt in die zwei Schritte "Annahme" und "Distribution".


RMA Weiterbearbeitung

Unter Verwaltung → RMA Lieferung wurden für jede Paketannahme einer Retoure Einträge angelegt.


Hierbei können Sie zwischen verschiedenen Optionen für die RMA-Sendungen wählen:


Gutschrift zu ausgewählten Artikeln erzeugen

Mit dieser Option gelangt man nach dem markieren der entsprechenden Artikel für die Gutschrift in folgendem Popup:


Interner Kommentar und Freitext beziehen sich auf die zu erstellende Gutschrift.

RMA direkt einlagern

Es gibt auch die Möglichkeit Artikel einer RMA Lieferung im Popup oben direkt einzulagern.
Mit dem "Ausführen" Button unten wird eine Gutschrift erstellt und wenn man die Option angehakt hat, die Artikel im entsprechenden Regal eingelagert.
 

Neue Paketmarke drucken


Das Paket konnte nicht zugestellt werden, die Verpackung ist unbeschädigt. In diesem Fall kann direkt eine neue Paketmarke gedruckt werden:

Lager → Lieferschein → Adresse suchen (Kundennummer) → → →

Paketmarke druckenTrackingnummer Scannen (eingeben + speichern)

Hinweis: Die Anbindung zur Paketmarkensoftware muss aktiv sein

Die Trackingnummer wird direkt im Protokoll des Lieferscheins gespeichert.

Storno + Artikel einlagern


Macht der Kunde vom 14-tägigen Rückgaberecht Gebrauch oder wird die Ware (oder ein Teil der Ware) zurückgenommen, so müssen folgende Schritte durchgeführt werden:


Defekten Artikel austauschen

Defekte Artikel können auf zwei Arten ausgetauscht werden:


Kostenlose Lieferung erstellen

Die einfachste Möglichkeit ist die Erstellung einer kostenlosen Lieferung (ohne Rechnung).

Die Ursprüngliche Rechnung + Lieferschein wird nicht storniert.


Neuen Auftrag erstellen

Eine andere Möglichkeit ist die Stornierung des alten Auftrags + Rechnung + Lieferschein.Ein komplett neuer Auftrag wird erstellt:
Die ursprünglichen Dokumente werden storniert:


Reparatur

Nach der Reparatur den Artikel wieder einlagern (z.B. Gesonderte Artikelnummer, Lagerartikel).
Einen "Kostenlosen Auftrag" (s.o.) mit dieser neuen Artikelnummer erstellen.

Hinweis: Separate Artikelnummern z.B. "100001 RMA Artikel" (-> Haken "Lagerartikel" gesetzt) können für Rückläufer verwendet werden. Je Auftrag kann die Beschreibung umgeändert werden. Auf diese Weise ist es auch möglich zusätzlich versendetes Material des Kunden mit zu erfassen. Dieser Artikel kollidiert nie mit der Originalen Artikelnummer. Es kann auch nicht versehentlich ein neuer Artikel versendet werden.


Retouren Modul

Mit dem neuen RMA-Modul ist es Ihnen möglich aus den Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) eine Retoure zu erstellen.Im Vergleich zum bisherigen RMA-Modul muss so noch kein primärer Wareneingang erfolgen, um einen Retouren-Eintrag im System erzeugen zu können. Damit kann dem Kunden vorab ein Transportlabel/Retourenschein für den Rückversand übermittelt werden.

Anlage einer Retoure

Über das Aktionsmenü der Belege kann dann eine Retoure erzeugt werden.

Im Anschluss kann in folgendem Zwischendialog entschieden werden, welche Artikel retourniert werden und aus welchem Grund.Für die Auswahl der Gründe und die darauf folgende Aktion können, wie im nächsten Abschnitt beschrieben, Vorlagen definiert werden, die dann in dem DropDown-Menü auswählbar sind.Nach dem Sie den Button "Retoure erzeugen" gedrückt haben, gelangen Sie zu einem Retourenentwurf, der freigegeben und an den Kunden verschickt werden kann. Außerdem können Sie über den tab "Paketmarke" ein Versandlabel für eine Ersatzlieferung erstellen.


RMA Vorlagen

Die möglichen Gründe können dabei unter Administration --> Appstore als Vorlage in der App "RMA-Vorlagen" definiert und mit der gewünschten Aktion hinterlegt werden. Dabei können dann zunächst Kategorien definiert werden zu denen die möglichen Gründe hinzugefügt werden können.