Gutscheinverwaltung (Voucher)

Mit dem Zusatzmodul Gutscheine können Gutscheine zentral gesteuert und verwaltet werden. Dieses bietet folgende Möglichkeiten

Erstellung von Gutscheinen (manuell oder automatisch)
Überblick über alle verkauften Gutscheine und deren spezifische Einstellungen
Betrachtung des aktuellen Restguthabens und der Gültigkeit von Gutscheinen

Technische Features

Wenn von Shop und Importer unterstützt können Gutscheine über den Prozessstarter shopexport_voucher zwischen Xentral und dem Shop synchronisiert werden
Wenn von Shop und Importer unterstützt werden Gutscheincodes beim Auftragsimport übernommen
Wenn ein Verteter für einen Gutschein eingestellt ist werden Bestellungen aus Onlineshops die in Aufträgen resultieren mit dem eingestellten Verteter als Vertriebe erstellt

Anlage von Gutscheinen

Gutscheine können entweder manuell oder automatisch über eine Vorlage erstellt werden.

Manuelle Erstellung

Über den Button „+ Neuer Eintrag“ gelangt man in die Anlagemaske,

In der die folgenden Angaben vorzunehmen sind:

Datum: Ausstellungsdatum des Gutscheins
Code: Angabe des Gutscheincodes
Artikel: Gutscheinartikel (muss vorher in den Stammdaten angelegt werden)
Gültig von: Festlegung des Start-Datums für die Gültigkeit
Gültig bis: Festlegung des End-Datums für die Gültigkeit
Kunde: Angabe des Kunden, auf den die Ausstellung erfolgt ist
Wert: Angabe des wertmäßigen Betrags
Währung: Angabe der Währung
Steuer: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
Checkbox: „nur Käufer darf den Gutschein einlösen“

Nach dem Abschluss mit dem Button „Speichern“ wird der Gutschein erzeugt und der Übersicht hinzugefügt.

Automatische Erstellung

Für die automatische Erstellung von Gutscheinen gilt es die folgenden Einrichtungsschritte zu beachten:

Anlage der Gutschein-Artikels unter Stammdaten ⇒ Artikel
Erstellung der Gutschein-Vorlage unter Administration ⇒ AppStore ⇒ Gutscheine ⇒ Vorlagen
Verkauf des Gutscheinartikels per Auftrag oder POS

Anlage des Gutschein-Artikels

Der Artikel dient als wesentliche Referenz bei der Vorlage, um die automatsche Gutscheinerstellung zu ermöglichen. Ebenso wird er auch für die manuelle Gutscheinerstellung und auch bei der Einlösung benötigt. Hierbei gilt es insbesondere diese Unterscheidungsmerkmale bei der Anlage zu beachten:

Wertmäßiger Betrag des Gutscheins
Währung des Gutscheins
Gültigkeit des Gutscheins
Steuerliche Behandlung des Gutscheins

Sofern eines dieser Merkmale unterschiedlich ausgeprägt ist, bei sonst gleichartigen Merkmalen, ist ein neuer Gutschein-Artikel anzulegen. Ein Beispiel-Artikel kann folgendermaßen aussehen:

Achtung: Gutscheine werden als normale Artikel in Rabattberechnungen mit einbezogen.Daher sollte bei Gutscheinartikeln die Rabattsperre gesetzt werden wenn die Einberechnung von Gruppenrabatten verhindert werden soll.

Sollte beim Verkauf des Gutscheins ein anderes Erlöskonto als in den Standardeinstellungen hinterlegt für den Buchhaltungsexport gewünscht sein, muss dieses im Artikel eingegeben werden, siehe Beispiel:

Erstellung der Gutschein-Vorlage

Über den Button „+ Neuer Eintrag“ gelangt man in die Maske für die Vorlagenerstellung, in welcher diese Einstellungen vorzunehmen sind.

Artikel: Artikel aus den Stammdaten bei dem die Vorlage angewendet wird
Code-Vorlage: Auswahl in welcher Form der Code erstellt werden soll (Numerisch 10 Stellen oder Alpha-Numerisch 10 Stellen)
Steuerkonfiguration: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
Gültig: Festlegung der Gültigkeit (unbegrenzt, aktuelles Jahr [1] [2] [3], 3 [4] Monate, 1 [5] [6] Jahre)
Code Anzeigen im Dokument: Code soll auf den Belegen mit abgebildet werden

Nach dem Abschluss mit dem Button „Speichern“ wird die Gutschein-Vorlage erzeugt und der Vorlagen-Übersicht hinzugefügt.

Verkauf von Gutscheinen

Der Verkauf von Gutscheinen kann sowohl über einen Auftrag als auch die POS erfolgen. Beim Auftrag wird der Gutschein-Artikel als Position hinzugefügt und freigegeben.

Beim Verkauf über die POS wird der Gutschein-Artikel dem Warenkob hinzugefügt und der Verkauf abgewickelt.

Auf Basis der Rechnungen, die im Rahmen des Autoversands oder der Weiterführung (bei Auftrag) bzw. des Verkaufsvorgangs (bei POS) erstellt werden, werden die Gutscheine automatisch mit der zugrundliegenden Informationen aus der Gutschein-Vorlage erzeugt und der Übersicht hinzugefügt. Die Rechnung wird bei dieser Form der Gutschein-Erstellung mit als Referenz angegeben.

Gemäß unserem vorangegangenen Beispiel ist der aufgeführte Gutschein-Code auch auf den Rechnungsbelegen vorhanden.

Einlösung von Gutscheinen

Die Einlösung von Gutscheinen ist sowohl über einen Auftrag als auch die POS möglich. Dabei gilt es zu beachten, dass zuerst alle Warenpositionen erfasst sein müssen, bevor der Gutschein selbst als Position hinzugefügt wird. Dieses Vorgehen ist von Bedeutung, da auf Grundlage der vorher erfassten Positionen die Berechnung erfolgt, in welcher Höhe der Gutscheinwert belastet wird.

Im Auftrag gelangt man über den Button "Gutschein" in eine Maske für die Auswahl des Gutscheins, worüber dieser als Position hinzugefügt wird.

In der POS kann dieser ebenso über den Button Gutschein als Position hinzugefügt werden. Dabei ist zunächst der Gutscheincode einzugeben, woraufhin der Gutschein dem Warenkorb beigefügt wird.

Sobald die Freigabe (bei Aufrag) erteilt bzw. der Verkaufsvorgang (bei POS) abgeschlossen wird, werden die Beträge mit dem aktuellen Gutscheinwert verechnet.

Sofern ein Restbetrag verbleibt, wird dieser nun in der Gutscheinübersicht ausgewiesen (Code im Beispiel: 5802882560), ist dieser komplett in Anspruch genommen worden entfällt dieser aus der Übersicht und kann zukünftig nicht mehr verwendet werden (Code im Beispiel: 1829568110).