Zahlungen
Offen
In der Übersicht sind alle offenen Lastschriften aufgelistet. Diese können nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. Außerdem ist es möglich im Bereich "Aktion" direkt hier eine neue Überweisung anzulegen sowie Gutschriften und Verbindlichkeiten zu laden.Filter
- nur offen → zeigt ausschließlich die Verbindlichkeiten und Gutschriften an, die noch offen sind und noch keinem Zahlungskonto zugeordnet wurden. Dieser Filter sollte standardmäßig gesetzt werden
- nur Fehlgeschlagene → zeigt ausschließlich die Verbindlichkeiten und Gutschriften an, die fehlgeschlagen sind
- nur Ausgeführte → zeigt ausschließlich bereits ausgeführte Verbindlichkeiten und Gutschriften an
- nur Verbindlichkeiten → zeigt ausschließlich Verbindlichkeiten an
- nur Gutschriften → zeigt ausschließlich Gutschriften an
- Skonto-Datum verwenden → Verwendet das Skonto-Datum zur Sortierung
Neue Überweisung
Über den Button "Neue Überweisung" kann eine Überweisung direkt hier neu angelegt werden.
In der Eingabemaske können die Notwendigen Informationen hinterlegt werden. Über den Edit-Button bei bestehenden Überweisungen erscheint ebenfalls diese Maske, wobei die Informationen dann noch einmal angepasst werden können, z.B. wenn für diese eine Überweisung eine andere IBAN verwendet werden soll, als die, die in den Stammdaten hinterlegt ist.
Stapelverarbeitung
Im ersten Schritt werden die Überweisungen händisch angehakt oder über den Haken "alle markieren" ausgewählt. Dann ist das Konto auszuwählen zu welchem die Überweisung zugeordnet werden soll. Als letztes ist die Auswahl mit dem Button "Zahlungen zuordnen und freigeben" abzuschließen.
Konten
neben dem Tab "offen" erscheinen alle angelegten Konten, die für den Zahlungsverkehr freigegeben wurden. In unseren Bsp. sind dies "Bankkonto CSV (Beispiel:Deutsche Bank)", "Barkasse", "Konto: AmazonPay (API)". Hier werden die Überweisungen angezeigt, die diesem Konto zugeordnet wurden.Filter
Auch hier ist es möglich über Filter nach bestimmten Kriterien zu filtern.
- nur Fehlgeschlagene → zeigt ausschließlich die Verbindlichkeiten und Gutschriften an, die fehlgeschlagen sind
- nur Ausgeführte → zeigt ausschließlich bereits ausgeführte Verbindlichkeiten und Gutschriften an
- nur Verbindlichkeiten → zeigt ausschließlich Verbindlichkeiten an
- nur Gutschriften → zeigt ausschließlich Gutschriften an
- Skonto-Datum verwenden → Verwendet das Skonto-Datum zur Sortierung
Transaktionsmonitor
Hier liegt eine Auflistung aller ausgeführten Zahlungen für dieses Konto
Stapelverarbeitung
Überweisungen können entweder händisch einzeln angehakt oder über "alle markieren" ausgewählt werden. Mit dem Button "Zahlung ausführen" werden die ausgewählten Überweisungen dann überwiesen.
SEPA Sammelüberweisung
Dieser Tab wird nicht mehr verwendet. Alle Aktionen erfolgen nun über die Konten Tabs.
Lastschriften
offene Rechnungen
In diesem Tab werden alle offenen Rechnungen aufgelistet. Es kann danach gefiltert werden, dass nur Rechnungen angezeigt werden, die in mindestens 10 Tagen fällig sind. Im Bereich Übersicht wird die Gesamtsumme dargestellt. Mit der Stapelverarbeitung kann ein Konto und optional ein Präfix vor dem Buchungstext ausgewählt werden, um dann eine Sammellastschrift anzulegen.
offene Gutschriften
In diesem Tab werden alle offenen Gutschriften aufgelistet. Im Bereich Übersicht wird die Gesamtsumme dargestellt.Abgebuchte Rechnungen
Wurden Rechnungen verbucht, erscheinen diese in diesem Tab. Die Rechnungen können hier noch einmal bearbeitet oder als PDF ausgegeben werden.
Zahlungsavis
Mit einem Zahlungsavis werden ausstehende Rechnungen angekündigt. In diesem Tab liegt eine Auflistung aller bestehenden Avis. Das Avis Dokument ist via PDF Icon abrufbar. Über die Stapelverarbeitung können die Avis über einen Prozessstarter versendet oder gedruckt und versendet werden.Wenn es einen Lastschrifteinzug für einen Kunden mit mehreren Rechnungen gleichzeitig in einem Sepa Sammellauf gibt, werden die Rechnungen zu einer Summe zusammengefasst und anstelle der Rechnungsnummern wird dann die Nummer der Avis mit in den Überweisungstext verwendet. Z.B. bei 10 Rechnungen als Sammeleinzug sind zu viele Zeichen im Buchungstext, wenn jede Rechnung einzeln mit Nummer aufgelistet wird. Die Zuordnung kann dann über die Avis erfolgen.
Zahlungsavis per Prozessstarter versenden
Zahlungsavise können gesammelt in großer Menge versendet werden. Zu versendende Avise können in der Übersicht ausgewählt und dann als Alternative zum Druck zu einer internen Liste hinzugefügt werden, von der aus diese der Prozessstarter "zahlungsavis_mailausgang" verschickt. Für die Mail wird die Geschäftsbriefvorlage "LastschriftenZahlungsavis" verwendet. Wenn die Geschäftsbriefvorlage nicht vorhanden ist, oder Text bzw. Betreff leer sind, dann wird keine Mail versendet.
SEPA Sammellastschriften
In diesem Tab liegt eine Übersicht über alle SEPA Sammellastschriften. Diese können hier mit dem "x" entfernt oder über den Pfeil heruntergeladen werden. Durch das entfernen werden die einzelnen Rechnungen wieder in den Bereich der offenen Lastschriften verschoben, falls bspw. Änderungen an den Bankdaten des Kundens vorgenommen werden sollen, bevor die XML Datei erzeugt wird. Sind in einem Lastschrift Lauf Erstlastschriften und Folgelastschriften vorhanden, werden hier zwei Dateien für die Bank angelegt.Hinweis: Beim 'Präfix vor Buchungstext' ist darauf zu achten, dass der ausgewählte Text nicht zu lang ist. Ansonsten könnte die Banksoftware die Rechnungsnummer in 2 Zeilen trennen, was zur Folge hat, dass im xentral Zahlungseingang die Rechnungsnummer nicht mehr automatisch erkannt werden kann. Die Rechnungsnummer muss zusammenhängend in der Zahlungszeile beim Zahlungsimport vorhanden sein. Wird kein RPäfix eingegeben, setzt sich der Buchungstext aus der Rechnungsnummer, der Kundennummer sowie des vollständigen Kundennamens zusammen.
In der Minidetail Ansicht können zudem weitere Details eingesehen werden und die Buchungsübersicht kann hier ausgedruckt werden. Kunden mit mehreren Rechnungen werden als Avis zusammengefasst und in einer Buchung angezeigt. Der Einzug via XML erfolgt dann auch in einer Sammelbuchung für diesen Kunden und wird später auf dem Bankkonto auch so verbucht. Die Aufsplittung der Einzelbuchungen kann dann im Zahlungseingang mit der Splitfunktion erfolgen.
Einstellungen
In dem Reiter Einsetllungen kann festgelegt werden mit wie vielen Tagen das Skonto überzogen werden darf. Standardmäßig ist hier 0 eingestellt.Einstellung des Einzugsdatums
Das Einzugsdatum wird in der Rechnung eingestellt. Ist kein Datum ausgewählt, wird die Lastschrift automatisch für den nächsten Einzug vorgeschlagen (Haken für den Einzug gesetzt). Die Einstellung befindet sich direkt in der Rechnung Buchhaltung → Rechnungen → Edit
Rechnungsbetrag nochmals einziehen
Um einen Rechnungsbetrag noch einmal einzuziehen ist in eine Rechnung zu klicken und dort den Schreibschutz zu entfernen. Danach ist der Button "nochmals einziehen" auszuwählen. Die Rechnung wird nun nochmals in den Lastschriftenlauf (Liste aller fälligen) aufgenommen.Rechnung mit Gutschrift verrechnen
Gutschriften können mit Rechnungen gemeinsam verrechnet werden. Hierzu muss der Rechnungsbetrag größer als der Gutschriftsbetrag sein. Andernfalls wäre es eine Rücküberweisung. Der Gutschriftsbetrag wird vom Rechnungsbetrag abgezogen. Folgende Rechnung soll als Lastschrift eingezogen werden:Zu dieser Rechnung wurde eine Gutschrift erstellt (Rechnung weiterführen als Gutschrift, Zahlungsweise "Lastschrift"). Diese Gutschrift erscheint bei den "Offene Gutschriften":
Bei der Erstellung der XML-Datei wird die Gutschrift mit der Rechnung verrechnet, sofern die Gutschrift einen Betrag kleiner / gleich der Rechnung hat: