Auftrag


In der Auftragsübersicht erhalten Sie immer eine schnelle und vollständige Übersicht über alle Ihre Aufträge.

Die Auftragsampel informiert Sie in Echtzeit über den Status des einzelnen Auftrags, so können Sie z.B. schnell erkennen, ob der Kunde den Auftrag bezahlt hat oder ob genügend Ware für die Auslieferung auf Lager ist.Ist ein Auftrag abgeschlossen, erhalten Sie zusätzliche Informationen über die Minidetails.In den Minidetails können Sie schnell auf die zum Auftrag dazugehörige Rechnung zugreifen oder den Lieferschein einsehen.

Zusätzlich erhalten Sie in den Minidetails Informationen wie zum Beispiel:


Auftragsübersicht

Unter Verkauf → Auftrag erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Aufträge und ihren Status.
Die Auftragsampeln und Informationen zur Auftragsübersicht sind hier beschrieben.


Die Übersicht können Sie über die Filter oben nach verschieden Kriterien filtern.



Massenbearbeitung für Aufträge

Direkt in der Übersicht können Sie mit den Checkboxen links mehrere Aufträge markieren und eine von folgenden Optionen wählen:

Auftrag - Einzelansicht

Wenn Sie auf einen Auftrag in der Übersicht klicken können sie den einzelnen Auftrag bearbeiten.

Auftrag freigeben

Um dem Auftrag eine Auftragsnummer zu vergeben, geben Sie den Beleg mit dem "Freigabe" Button oben frei:


Dadurch erhält der Auftrag eine Nummer aus dem Nummernkreis und kann nur noch storniert werden, nicht mehr gelöscht wie beim Entwurf.


Entwurfsdatum übernehmen

Darüber hinaus gibt es im Freigabe-Fenster einen Haken der pro Benutzer gespeichert wird, um das Entwurfsdatum als Auftragsdatum zu übernehmen.


Hinweis: Dieser Haken taucht auch in der Freigabe für Angebot, Bestellung und Lieferschein auf.


Auftrag abschicken

Im rechten Aktions-Menü gibt es die "Abschicken" Option, mit dem Sie die Auftragsbestätigung an den Kunden schicken können.

Hier stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Es gibt auch die Möglichkeit durch Checkboxen, mehrere Versendeoptionen auszuwählen (z.B. Drucken + E-Mail).
Ebenfalls gibt es die Möglichkeit eine Checkbox anzuhaken, um den Auftrag nicht nur als PDF sondern zudem als CSV-Datei im Anhang zu versenden.



Diese CSV-Datei kann dann von der Gegenstelle importiert und weiter verarbeitet werden. Voraussetzung ist hier das Modul "Belege Importer" bei der Gegenstelle.

Wird oben beim Versenden eine leere Mailadresse angezeigt "< >", so ist das ein Hinweis darauf, dass in den Stammdaten in der Adresse die Haupt-E-Mail Adresse nicht gepflegt ist. Über das Dropdown können die Ansprechpartner stattdessen angewählt werden.
 

Deckblatt mitverschicken

Im Auftrag kann unter "Dateien" ein eigenes Deckblatt definiert werden.
Dieses wird dann wenn man den "Sammel-PDF" Haken aktiviert als erstes im PDF angezeigt.
Wenn der Sammel-PDF Haken nicht gesetzt ist, wird das Deckblatt nicht mitgeschickt.


Hinweis: Das Deckblatt kann auch in den Geschäftsbriefvorlagen pro Beleg-Typ festgelegt werden.


Erklärung der Felder

Details

Auftrag Aktion


Auftrag stornieren

Ein Auftrag kann über das "X" Icon inder Auftragsübersicht oder das "Aktionsmenü" storniert werden. Zusätzlich kanndie Funktion "Auftrtag stornieren mit E-Mail an den Kunden" aktiviert werden. In diesem Fall wird dann eine Stornoinformation an die hinterlegte Stammdatenadresse (falls Abweichend im Auftrag) gesendet. Die Funktion wird nicht angezeigt, sofern der Kunde keine Mail Adresse hinterlegt hat. Hier gelangt man vom Storno ohne Zwischenklick direkt weiter.

Aufträge im Entwurfsmodus ohne Belegnummer können mit der Stornofunktion gelöscht werden. Belege mit fortlaufender Nummer erhalten den Status "storniert", können aber nicht mehr gelöscht werden.Die Stornomailfunktion kann pro Projekt aktiviert werden (Projekteinstellungen). Voraussetzung ist ebenfalls eine Geschäftsbriefvorlage, die an den Kunden per Mail versendet werden kann:


Stornierung des Auftrags:

Die Stornierung erfolgt über das "X" Icon oder das Aktionsmenü im Beleg.



Stornierung des Auftrags mit oder ohne E-Mail an den Kunden: Storno-Option bei aktivierter Storno E-Mail.


Storno E-Mail Funktion aktivieren: Projekteinstellung, um die Storno E-Mail zu aktivieren.


Storno E-Mail Vorlage: Die Vorlage zu der Stornomail können Sie über die Administration -> Grundeinstellungen -> Textvorlagen vorgeben.

Auftrag kopieren
Auftrag abschicken
als Bestellung weiterführen
als Produktion weiterführen
als Lieferschein weiterführen
als Rechnung weiterführen
als Proformarechnung weiterführen
als abgeschlossen markieren
Teillieferung erstellen

Ein Auftrag kann in mehrere Teillieferungen gesplittet werden.


Info: Der Portoartikel wird ebenfalls zur Auswahl angegeben. Sofern dieser nur einmal vorhanden ist und im Projekt der Portocheck aktiv ist, wird die Ampel im Teilauftrag ohne Portoartikel orange angezeigt. Die Portoprüfung kann im Projekt (Logistikeinstellungen) abgeschaltet werden (Stammdaten → Projekte → Projekt bearbeiten → Einstellungen → Logistik).
 

Autoversand
Artikel einlagern
Artikel auslagern
Lieferkette erzeugen
Als Retoure weiterführen
Export als CSV
alle Artikel reservieren
als Projekt weiterführen
PDF öffnen

 

Auftrag


Allgemein


Abweichende Lieferadresse

Abweichende Lieferadresse → Haken setzen aktiviert die Felder für die abweichende Lieferadresse. Lieferadresse eingeben oder aus dem Stammdaten ziehen und speichern klicken. Bei Eingabe einer Lieferadresse in den Stammdaten die als "Standard Lieferadresse" markiert wurde, wird diese automatisch ins Feld übertragen.
Buttons:
Hinweis: Folgende Felder werden für die Paketmarke verwendet (i.d.R. sind bei Paketdienstleistern nur 3 Felder für die Adressdaten vorgesehen): Name, Ansprechpartner, Adresszusatz, Straße+Hnr, Plz/Ort, Land. Sind Abteilung und Unterabteilung für die Zustellung relevant, sollte der Lieferschein mit einer Versandtasche von Außen auf das Paket aufgebracht werden oder die Lieferadresse entsprechend mit Kürzeln ausreichend in den paketmarkenrelevanten Feldern ergänzt werden. Darüber hinaus kann im Popup für "Lieferadresse / Ansprechpartner einfügen" eine neue Filter-Option, womit sich alle eingepflegten Lieferadressen über alle Adressen hinweg betrachten lassen (funktioniert dann auch für Ansprechpartner):


Stammdaten


Hinweis: Diese Adressdaten werden ebenfalls verwendet für die Rechnungsadresse (es sei denn "abweichende Rechnungsadresse" in der Kundenadresse aktiviert) und als Lieferadresse (wenn Lieferadresse gleich Rechnungsadresse. Hier die Felder für die Paketmarke ebenfalls beachten!)Ändern der Daten für diesen Auftrag: Unabhängig von den Stammdaten können die Daten für jeden Auftrag einzeln umgeändert und gespeichert werden. Die Änderung im Auftrag führt nicht automatisch zu einer Änderung in den Stammdaten. Sie können aber z.B. die Stammdaten verändern und mit "übernehmen" die Adresse/Änderungen aus den Stammdaten holen.


Info für Angebots- und Auftragserfassung

Info für Angebots- und Auftragserfassung → In diesem Feld werden eingetragene Informationen aus der Adresse gezogen. Z.B. "Diesen Kunden bitte nur Donnerstags beliefern".

Freitext

Freitext → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nach der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung im Freitext mit einem blauen Sternchen gekennzeichnet.

Kopftext

Kopftext → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird vor der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt.

 

Auftrag


Rechnung


Hinweis zu den Zahlungskonditionen: Beim Anlegen eines Auftrags wird automatisch der Standard gezogen (in den Firmeneinstellungen kann z.B. 14 Tage Rechnung oder Vorkasse als Standard definiert werden). Ansonsten wird die beim Kunden hinterlegte Zahlungsweise oder die Zahlungsweise von Shop (bei Import Schnittstellen) gezogen. Sofern hier gepflegte Daten vorhanden sind.Ändern der Zahlungsweise für diesen Auftrag: Die Zahlungsweise kann für diesen Auftrag auch manuell umgestellt werden.


Versandzentrum Optionen


Interne Bemerkung

Interne Bemerkung → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nur intern gespeichert. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung in der internen Bemerkung mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.


UST-Prüfung


(Steuerbefreiung in der EU)


Teilauftrag anlegen

In einem Auftrag gibt es auch die Möglichkeit einen Teilauftrag anzulegen.
Dafür gehen Sie auf das Aktionsmenü → Teillieferung erstellen


Dadurch wird der Auftrag aufgesplittet. In der nächsten Übersicht kann man wählen, welche Artikel in die neuen Teilauftrag übernommen werden sollen:


Danach auf den Button "Teillieferung erzeugen" klicken um den neuen Auftrag zu erstellen.
Hinweis: Im Originalauftrag sowie im Teilauftrag finden Sie oben einen Link zu den zugehörigen Aufträgen.


Über die Mini-Details des Hauptauftrags kann auch die ursprüngliche Menge der Positionen nachvollzogen werden:

 

Positionen

Positionen einfügen

In den Positionen werden die Artikel zum Auftrag hinzugebucht.Artikel im blauen Feld entweder als Nummer oder Text eingeben. Die Suche filtert hier dann automatisch über "Auto Complete" und grenzt immer weiter ein, je mehr Zeichen getippt werden. Je besser die Artikelnamen und/oder Nummern vergeben sind, umso schneller und besser kann hier gefiltert werden.

Positionen bearbeiten

Mit einem Klick auf den Edit-Button können Sie die Optionen nochmal bearbeiten und im Popup den Namen, Preis, Steuer, etc. noch anpassen.

Zusätzlich können in AN, AB, RE und GS auch noch Positionen ausgeblendet werden, welche über keinen Preis verfügen.


Massenbearbeitung der Positionen

Einzelne Positionen können markiert und ausgewählt werden und via Massenbearbeitung bearbeitet werden, bspw. zum Löschen oder um massenhaft Aufträge zu Lieferscheinen weiterzuführen.

Berechnung des Deckungsbeitrags

Die Berechnung erfolgt sowohl auf Ebene der einzelnen Artikelpositionen des Auftrags als auch in Summe für den gesamten Auftrag. Dies gilt auch für Stücklisten, wie folgendes Beispiel zeigt.


Der Deckungsbeitrag wird bei direkten Änderungen in Echtzeit zu den Belegpositionen berechnet.


Stücklisten

Der Deckungsbeitrag bei Stückliste wird dynamisch aus dem Verkaufspreis des Hauptartikels und den Einkaufspreisen der Unterartikel berechnet.


Artikel manuell suchen / neu anlegen

Ist ein Artikel nicht auffindbar, kann er auch manuell über den Button "Artikel manuell suchen / neu anlegen" gesucht werden oder direkt im Artikelstamm neu angelegt werden.Hier können Sie nun auch nach Preise, die speziell für diesen Kunden angelegt wurden filtern:


Artikelbaum
Neben der Artikelliste ganz unten rechts finden Sie auch den Artikelbaum mit allen Artikelkategorien. Mit einem Klick auf eine Artikelkategorie wird die Liste nach dieser Kategorie gefiltert.

Es können auch Artikel nach einem Freifeld (in diesem Beispiel "Eigenschaften") zu filtern.

Spezialfeld einfügen

Ebenso wie im Angebot können Spezialfelder eingefügt werden (siehe auch Beschreibung Angebot).

Verleih

Mit dem Modul "Verleih" und dem Modul "Kommissions-/Konsignationslager" können alle Artikel, die sich aktuell im Verleih befinden, in einer Liste eingesehen werden. Das Modul dient als Ergänzung zum "Kommissions-/Konsignationslager" Modul.

Mit den zusätzlichen Angaben des Verleihzeitraums und eines Bemerkungsfelds in der Auftragsposition, sieht man im Modul "Kommissions-/Konsignationslager" schnell, welche Artikel sich noch beim Kunden befinden bzw. welche Artikel überfällig sind.
 

Verleih-Datum im Auftrag angeben

Sobald ein Kommissionslager für den Auftrag ausgewählt ist, kann beim Editieren einer Auftrags-Position der Verleih-Zeitraum, sowie eine Bemerkung dazu hinterlegt werden.
 



Wird der Auftrag nun über den Logistikprozess bearbeitet, landet der Auftrag und seine Artikel im ausgewählten Kommissionslager. Unter Administration => AppStore => Kommissions-/Konsignationslager => Artikel können Sie die Verleihdaten wieder einsehen.
 

Artikel Tab im Kommissions-/Konsignationslager Modul

Dort sehen Sie alle Artikel und deren Verleih-Daten aus den Auftrags-Positionen.
 


 

Filter

 

Artikel weiter bearbeiten

Mit dem gekrümmten Pfeil springt man in die Oberfläche um aus dieser Position eine Rechnung zu machen oder diese Position wieder einzulagern.
 

Artikel umlagern

Mit dem Minus Symbol können Sie die Position aus dem Kommissionslager umlagern.
Dabei springen Sie in die Umlagern-Maske mit ausgefülltem Artikel und Menge aus dem Kommissionslager.
 



Mit dem "Weiter" Button gelangen Sie in das Zwischenlager und können von dort den Artikel weiter verteilen.
 

Verleih editieren

Mit dem Edit Icon in der Zeile können Sie die Verleih-Daten nochmal editieren.
 

 

Verleih-Artikel im Versandzentrum

Wenn ein Lieferschein mit einem Logistikprozess über das Versandzentrum abgearbeitet wird, dann werden zur besseren Zuordnung auch die Verleihdaten angezeigt.
 

 

Vorschau

Die Vorschau zeigt die Ansicht des Dokumentes als PDF.Hier sind auch Druckfunktion und andere Funktionen (Browser Vorschaufunktionen) vorhanden. Allerdings sollte das Dokument hier nur zur internen Verwendung ausgedruckt werden. Den Ausdruck für Ihren Kunden sollten Sie über die Aktion "Abschicken" oder einen automatischen Kommissionierprozess erledigen. Denn auf diese Weise erhalten Sie auch einen Protokolleintrag, wann das Dokument auf welche weise versendet wurde. Ebenso erhalten Sie nur so die beste Druckqualität.

Protokoll

Das Protokoll bietet eine Komplettübersicht zu diesem Auftrag:

Direkte Verlinkungen
Protokoll (nur über die Funktion "Abschicken"!)
Versand Informationen: 

Barcodescannen

Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System folgenden Haken setzen:


Danach erscheint ein neues Tab "Barcodescannen" im Auftrag:


Hier kann man mit die Barcodes der Artikel einem nach dem anderen Scannen um diese zu den Positionen hinzuzufügen. Es werden hierfür die normale Artikel-Nr. als auch die EAN akzeptiert.

Zusätzlich noch ein Mengenfeld:

Hinweis: Default Menge ist 1, wenn man das Mengen-Feld leer lässt.

Auftragsampeln ausblenden

Es können auch einzelne Auftragsampeln ausgeblendet werden.
Die Einstellungen finden sich unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System


Hinweis: Trotz ausgeblendeter Ampeln werden die Prüfungen dahinter für den Auto-Versand ausgewertet.
Bsp: Die Ampel für die Lagerprüfung ist ausgeblendet, aber es ist nicht genügend Ware vorhanden für den Auftrag → Die Option für den Auto-Versand würde nicht funktionieren bis genügend Ware vorhanden ist.

Artikelbilder in Auftrag einblenden

Artikelbilder können global in alle Auftragsdokumente eingeblendet werden. Die Einstellung findet sich bei den Systemeinstellungen.

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System