Mit Artikel arbeiten

Artikel neu anlegen

Mit der Aktion "NEU" kann ein neuer Artikel angelegt werden. Ein neu angelegter Artikel muss mindestens mit den folgenden Informationen befüllt werden:In den Stammdaten des Artikels können weitere Einstellungen vorgenommen werden:




Artikelnummern

Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. In den Artikelnummern dürfen keine Leerzeichen verwendet werden, denn Leerzeichen stellen immer das Ende der Artikelnummer dar und werden von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere Xentral interne Prozesse, z.B. Packtischprozesse benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner oder Mobile Devices. Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Binde- oder Unterstriche ersetzt werden.

Können die Artikelnummern auf fremden Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der Xentral Artikelnummer hinterlegt werden.
 

Artikel löschen

Einzelne Artikel können in der Artikelübersicht mit X gelöscht werden. Mit der Stapelverarbeitung und an der Übersicht können auch mehrere Artikel gleichzeitig gelöscht werden.




Artikel, die in keinen Belegen verknüpft sind, können vollständig gelöscht werden. Hierbei wird auch der Lagerbestand komplett zurückgesetzt. Waren Artikel bereits in Belegen verknüpft (Aufträge, Rechnungen, Bestellungen, etc.), können die Artikel nur noch deaktiviert werden. Eine komplette Löschung ist dann nicht mehr möglich.
 

Artikel deaktivieren

Artikel können mit dem Haken "Sperre aktiv" deaktiviert werden. Inaktive bzw. "gesperrte" Artikel sind in der Artikelübersicht nicht mehr sichtbar und können in Belegen nicht mehr verwendet werden. Diese Artikel werden im Hintergrund "versteckt". Mit dem Haken "gesperrte" sind sie in der Übersicht wieder einblendbar.

Der Hinweistext wird beim Einfügen eines Artikels z.B. in einen Auftrag direkt oben als Infobox angezeigt:



Hinweis: Soll eine bestehende Artikelnummer für einen neuen Artikel vergeben werden, so setzen Sie in der Artikelbeschriftung z.B. -1 hinter die Artikelnummer. Anschließend können Sie speichern und den Artikel deaktivieren. Anschließend kann die ursprüngliche Artikelnummer wieder vergeben werden. Artikelnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.


Artikeltypen

In Xentral gibt es verschiedene Artikeltypen, mit denen gearbeitet werden kann. Die häufigsten Artikeltypen sind:In den Sonstigen Einstellungen können weiterführende Einstellungen getätigt werden. 

Lagerartikel

Lagerartikel sind alle Artikel, für die ein Lagerbestand geführt wird, also alle Artikel die in ein Lager oder Lagerreal gelegt oder entnommen werden können.


Dienstleistungsartikel

Dienstleistungsartikel sind z.B. Stundensätze, Maschinenstunden, oder Arbeiten die für den Kunden getätigt werden. Diese werden nicht als Lagerartikel eingestellt, können aber stattdessen als "Dienstleistungsartikel" markiert werden.

Der Verkaufspreis wird z.B. für eine Stunde festgelegt, es könnten auch Staffelpreise für mehrere Stunden angelegt werden. In Belegen können die Artikel dann auch in Mengen < 1 eingebucht werden, z.B. 0,5 Stunden.



Produktionsartikel

Produktionsartikel sind Artikel, die in der Produktion verwendet werden, die also in den Produktionsbeleg übernommen werden sollen, wenn ein Auftrag zur Produktion weitergeführt wird.
Zu produzierende Artikel sind immer auch eine "Stückliste". Artikel, die in die Produktion eines anderen Artikels eingehen, sind nur "Produktionsartikel".

Physische Produktionsartikel, die bestandsgeführt werden sollen, sind ebenfalls Lagerartikel.



 

Portoartikel

Ein Portoartikel (oder Versandkostenartikel) dient dazu, Portokosten oder Versandgebühren als eigene Position in den Belegen darzustellen. So können Versandkosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden und Versandkosten aus Online Shop-Aufträgen können in Xentral mit einen solchen Portoartikel dargestellt werden.


Rabattartikel

Ein Rabattartikel wird genutzt, um Rabatte auf den gesamten Auftrags- oder Rechnungswert zu gewähren und diesen im Beleg als eigene Position darzustellen, z.B. "Aktionsrabatt 10%". Im Beleg ist die Rabattartikel-Position dann mit einem entsprechenden negativen Betrag versehen, der den Gesamtbetrag mindert.




Auch ein "Aufschlag" kann als Rabattartikel dargestellt werden. Hierzu wird die Einstellung "Artikel ist Rabatt" gesetzt und mit einem Minuszeichen vor der Rabattzahl ein "negativer" Rabatt von z.B. -5% erteilt, der im Beleg z.B. als "5%"-Aufschlag erscheint.
 

Sonstige Einstellungen

Es gilt zu beachten, dass für den Buchhaltungsexport bei Artikeln mit individuellen Steuersätzen die benötigten Konten angegeben werden. Das geht entweder in jedem Artikel mit eigenem Steuersatz oder auch übergreifend in der Artikelkategorie, sofern diese Artikel alle auf einer Kategorie liegen. Ansonsten wird der Standard Steuersatz für den Export gezogen, das wäre in Deutschland z.B. "Inland 19%".
 

 

Artikel Übersicht

In der Artikelübersicht sehen Sie alle angelegten Artikel in Spalten. Die Anzahl der angezeigten Artikel pro Seite kann im Dropdown oben links festgelegt werden.

Desweiteren sehen Sie einige Filter, um die angezeigten Artikel einzugrenzen, z.B. nur Lagerartikel, nur Stücklisten etc. In den Systemeinstellungen können weitere Spalten in die Artikeltabelle eingeblendet werden, wie z.B. VK netto, EK netto, verfügbarer Lagerbestand und vieles mehr.
 

Artikel kopieren

Artikel können kopiert werden, indem in der Übersicht das Kopieren-Symbol geklickt wird.

Es wird dann ein neuer Artikel angelegt, der auch eine neue Artikelnummer bekommt, aber alle anderen Einstellungen aus dem kopierten Artikel übernimmt. Einen Artikel zu kopieren ist sinnvoll, wenn man einen ähnlichen Artikel nochmal anlegen will und sich Arbeit spart, indem man hinterher nur geringfügige Änderungen an den Einstellungen des Artikels pflegen will.


Großer Filter

Wenn das Suchfeld für eine komplizierte Suche nicht ausreicht, kann neben dem Suchfeld rechts oben der große Filter ausgeklappt werden, bei dem mehrere Sucheigenschaften auf einmal ausgewählt werden können.


Massenbearbeitung von Artikel

Mit den Checkboxen vor jedem Artikel in der Artikel-Übersicht können schnell mehrere verschiedene Artikel auswählen, die dann in einer Massenbearbeitung gleichzeitg und zeitsparend angepasst werden können.



Danach öffnet sich ein Dialogfenster, in dem ausgewählt werden welche Daten der zu bearbeitenden Artikel gleich angepasst werden sollen.



Wenn Sie die gewünschten Werte ausgewählt haben, die verändert werden sollen, gelangen Sie in die Maske um diese zu ändern. Pro Spalte und Zeile können die Daten der einzelnen Artikel verändert werden. In diesem Beispiel werden für drei verschiedene Artikel die Daten Verkaufspreis, Einkaufspreis und Hersteller bearbeitet.

Weil beim Bearbeiten des Einkaufspreises (EK) immer auch der Lieferant, zu dem dieser EK gehört und die Bezeichnung bzw. Bestellnummer beim Lieferanten mit angegeben werden müssen, zeigt Xentral diese Spalten automatisch mit an und ermöglich auch hierfür ein Editieren in der Massenbearbeitung.

Werte, die nicht verändert werden sollen, können einfach so gelassen werden. Um noch zeitsparender zu agieren, können ganze Spalten mit einer Checkbox angehakt werden. Wenn dann im Selectfeld unten die Option "Werte mit Markierung aus Zeile 1 für alle Artikel übernehmen" ausgewählt und ausgeführt wird, dann erhalten alle Artikel den Wert aus der ersten Zeile (also dem obersten Artikel). Das ist dann nützlich, wenn für viele Artikel der gleiche Wert in einer Spalte gepflegt werden soll.



In diesem Beispiel sollen alle drei Artikel den Verkaufspreis 3,50 bekommen. Der Wert muss also nur im ersten Artikel eingetragen werden und kann dann für alle weiteren Artikel übernommen werden, indem die Spalte "Verkaufspreis" angehakt wird und die Option "Werte mit Markierung aus Zeile 1 für alle Artikel übernehmen" ausgeführt wird.

Hinweis: Manche Felder können über die Massenbearbeitung editiert, jedoch nicht geleert bzw. gelöscht werden. Wird ein Feld in der Massenbearbeitung leer gelassen, belässt Xentral den bisherigen Eintrag im Feld. Manche Textfelder können praktischerweise durch ein "-" ersetzt werden, wenn sie nicht für Belege o.Ä. gebraucht werden.

 

Zusätzliche Einstellungen

Hersteller

Lager / Abmessungen

Unter Lager/Abmessungen können spezifische Angaben für diesen Artikel in Bezug auf Lager (z.B. Mindestlagermenge, Mindestbestellmenge) und Abmessungen (z.B. Gewicht) definiert werden.
Abbildung siehe oben.
Hinweis: Falls es sich beim Artikel um den Hauptartikel einer Just-in-time-Stückliste handelt, kann in den Systemeinstellungen mit der Option "Gewicht Stückliste" eingestellt werden, ob nur das Gewicht des Hauptartikels übernommen werden soll, oder ob das Gewicht aller Unterpositionen der Stückliste zu dem des Hauptartikels addiert werden soll.
 

Varianten

In den Variantenoptionen kann festgelegt werden, ob der Artikel ein Variantenartikel ist.

Matrixprodukt

Artikeleigenschaften einem Matrixartikel zuweisen

Dem neu erstellten Matrix-„Vaterartikel“ (im Beispiel: „T-Shirt einfarbig, 100% Baumwolle“ mit der Artikelnummer „1000024“) können seine gewünschten Eigenschaften zugewiesen werden (z.B. Farbe und Größe).


Um die Matrix zu erstellen im Tab „Matrixprodukt“ folgenden Punkt anwählen:

 

 

Sie erhalten folgende Auswahlmöglichkeiten:

 

 

Achtung nur für spezielle Individualartikel: Folgende Funktion nur verwenden, wenn die Eigenschaft und Optionen individuell nur für diesen einen „Vaterartikel“ gelten sollen und nicht im Bereich der App „Matrixprodukt“ als Eigenschaftenvorlage abrufbar sein sollen → eignet sich nur für Sonderfälle

 

Als Ergebnis wird die Eigenschaft „Farbe“ mit den Optionen horizontal angeordnet und als Zeilenmatrix dargestellt:


 

Die vertikale Eigenschaft „Größe“ wird im Anschluss zur Vervollständigung der Matrix hinzugefügt werden, die Positionierung (horizontal, Vertikal) ist nicht mehr auswählbar:

 

Es entsteht eine Matrix (als Vorschau) mit den vertikal neu angeordneten Eigenschaftsoptionen (Größeneigenschaften von XS-XL):



 

Gibt es in Xentral bereits Varianten, so können diese mit dem Icon „Bearbeiten“ eingefügt werden. Sofern noch keine „Kind-Artikel“ vorliegen können im nächsten Schritt die Matrixartikelvarianten erzeugt werden.

 

Varianten erzeugen

Für die Erzeugung der Artikel die neu anzulegenden Varianten anwählen (einzeln oder über die Spalten-, Zeilen- oder Feldauswahl). Im Beispiel wird über „alle Artikel auswählen“ das komplette Matrixfeld angehakt. Über den Button „Fehlende Artikel erzeugen“ öffnet sich im Anschluss die Artikelnummern-Einstellung:


 

Einstellungen für die Vergabe der neu zu erzeugenden Artikelnummern:

 

Option auswählen + speichern → Achtung, mit „speichern“ werden die Artikel im Artikelstamm angelegt und erzeugt. Die Erzeugung nicht abbrechen:


 

Ergebnis der fertig erzeugten Variantenartikel („Kind-Artikel“):


 

Die Artikel sind im Artikelstamm folgendermassen angelegt worden: Stammdaten → Artikel: Ergebnis der fertig erzeugten Variantenartikel („Kind-Artikel“). Der „Vater-Artikel“ ist im Beispiel der erste Artikel, alle weiteren „Kind-Artikel“ sind als Varianten markiert. Die zukünftige Bearbeitung der Einstellungen über die „Massenbearbeitung“ ist über den „Vater-Artikel“ möglichl:


Beispiel: Artikelnummern erzeugen

Artikelnummern aus Nummernkreis von Hauptkategorie verwenden → Artikelkategorie des „Vaterartikels“ fortlaufend erzeugen (z.B. 120004, 120005)


 

Artikelnummer aus Optionen an Hauptnummer anfügen → Originale Artikelnummer kombiniert mit Optionen (z.B. 1000027-XS-ROT)

 

Artikelnummern von Hauptartikel mit Suffix Trennzeichen: (-) Anzahl Stellen: (3) Nächste Nummer (001) → kombinierte Artikelnummern mit Trennzeichen erzeugen (z.B. 1000024-002)

 

Optionen an Artikelbezeichnung der Unterartikel hängen → Ergänzung der Artikelbeschreibung (z.B. „Originalartikelbezeichnung Größe: XS Farbe: Rot“) → Kombination zu einer der oberen drei Auswahlmöglichkeiten anwählbar

 

 

„Vater-Artikel“:

 

„Kind-Artikel“:


 

Editieren von Matrix-Optionen und Matrix-Gruppen

Matrix-Optionen können über das „edit“ Icon bearbeitet werden. Änderung der Artikelverknüpfung und der Spalten- und Zeilen-Option.

 

Achtung: Komplette Option und deren erzeugte Artikel aus dem Matrixprodukt löschen → die Artikel bleiben weiter bestehen als Variante des Hauptprodukts, sie werden aber/nur aus der Matrixprodukt-Übersicht gelöscht.

 

Massenbearbeitung der Matrixartikel

Zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Artikelvarianten (Stapel-Änderung von Einkaufs-, Verkaufspreisen, Herstellerinformation, EAN- und Zolltarifnummer, etc.) werden die „Kind-Artikel“ in der Matrix ausgewählt und über den Button „Massenbearbeitung“ in die Bearbeitungsauswahl geladen:

 

 

 

Bearbeitung der zuvor ausgewählten Felder über die Stapelverarbeitung einzeln oder Spaltenweise:

 

 

Werte für alle Felder aus Zeile 1 laden: Für das automatische Laden aller Einträge aus der Spaltenmarkierung, setzen Sie über der ersten Zeile für die betreffende Spalte den Haken (Auswahl) und wählen ganz unten folgende Funktion:

 

 

Ergebnis der geänderten und neu hinzugekommenen Werte aus dem vorherigen Beispiel:


Expertenmodus für die Optionen

Über den Expertenmodus gelangen Sie direkt zur Matrix-App, um die Eigenschaften und Optionen zu bearbeiten:


Mehrdimensionale Matrix

Gibt es zu einem Artikel mehr als zwei Eingenschaften, reichen die vertikale und horizontale Achse nicht mehr aus. Fürjede weitere Eigenschaft wird die vertikale Achse um um die hinzukommende Eigenschaft und deren Optionen dupliziert. Im nachfolgenden Beispiel ist dies anhand eines „Ringes mit Steinfarbe, Edelmetallart und Oberflächenbehandlung“ dargestellt:

 

Zu den bestehenden Eigenschaften werden für das Ringsortiment die drei neuen Eigenschaften im Modul Matrixprodukt angelegt.


Mehrdimensionalen Matrixartikel erstellen

Ein neuer Artikel wird erstellt. Artikelbezeichnung „ Ring mit Stein“, Artikelnummer „7000074“:

Im Tab „Matrixprodukt“ über „Neue Gruppe“ die Grundeigenschaft als horizontale erste Zeilenmatrix hinzufügen:

 

 

Es entsteht der erste Teil der Artikelmatrix:

 

Über den Button „Neue Gruppe“ wird die zweite Eingenschaft „Oberfläche“ hinzugefügt:


 

Es entsteht der zweite Teil der Artikelmatrix:


 

Über den Button „Neue Gruppe“ wird nun die dritte Eingenschaft „Material“ hinzugefügt:


 

Es entsteht der dritte Teil der Artikelmatrix. Für die dritte Dimension wird die. bestehende Matrix n-fach kopiert und vorneweg die neuen Optionen für das „Material“ blöckeweise aufgespannt. Im folgenden Bild sind die ersten beiden Material-Optionen „333 Gold“ und „585 Rotgold“ aufgezeigt, die weiteren Optionen „585 Weissgold“ und „835 Silber“ folgen nach unten:



 
 

Mehrdimensionale Matrix-Varianten erzeugen

Aus der Dreidimensionalen Matrix können nun die „Kind-Artikel“ erzeugt werden:

 

 

Für die Erzeugung der Variantenartikel werden folgende Nummernkreisoptionen und Beschreibungsoptionen gewählt:

Achtung: „Speichern“ erzeugt die Variantenartikel, diese kann einige Zeit dauern, das Tab nicht schliessen bis die Erzeugung vollständig durchgelaufen ist. Es werden 168 Artikel erzeugt und im Artikelstamm angelegt:


 

Die Erzeugten Variantenartikel:

 

 

 

Die Erzeugten Variantenartikel im Artikelstamm:


Standard-Import von Matrixprodukten

Den Standard-Import von Matrixprodukten mit einer Importvorlage finden Sie hier: Import von Matrixprodukten.


Kundenfreigabe


Texte

Es können im Artikelstamm an mehreren Stellen zu verschiedenen Zwecken Artikeltexte angelegt werden.

Hinweis-Text

Im Hinweis-Text können artikelspezifische Hinweise hinterlegt werden.



Der Hinweis wird beim Einfügen eines Artikels z.B. in einen Auftrag direkt oben als Infobox angezeigt.




Texte und Beschreibungen

Im Reiter Texte & Beschreibungen können Artikeltexte für den Verkauf angelegt werden, wie z.B. Artikelbeschreibungen in anderen Sprachen oder Beschreibungen speziell für Online Shops.

Beschreibung

Unter Beschreibung können hier der Artikelname, ein Kurztext und eine Artikelbeschreibung hinzugefügt werden. Der linke Teil mit der deutschen Sprache wurde im ersten Tab "Artikel" bereits definiert und kann hier nicht verändert werden.

Online-Shop Texte

Online-Shop Texte sind Artikelbeschreibungen, die speziell für den Export des Artikels zum Online Shop gedacht sind. Wird ein Artikel von Xentral zum Shop exportiert, wird dieser Text als Artikelbeschreibung im Online Shop verwendet.


Katalog

Bei Auswahl des Katalogartikels können hier Felder per API abgeholt und einfache PDF erzeugen werden, welche die Katalogartikeltexte untereinander darstellt. 
Die Texte aus den PDF kann ein Grafiker dann in einen vollwertigen Online-Katalog überführen.




Katalogartikel → Festlegen, dass Artkiel ein Katalogartikel ist
Bezeichnung (DE) → (Abweichende) Bezeichnung des Katalogartikels
Katalogtext (DE) → Katalogtext für den Artikel, der im PDF angezeigt werden soll

Bezeichnung (EN) → Bezeichnung des Katalogartikels in Englisch
Katalogtext (EN) → Katalogtext für den Artikel in Englisch

 

Parameter und Freifelder

Im Bereich "Parameter und Freifelder" sehen Sie alle 40 Freifelder des Artikels. Die Attribute, für die die Freifelder verwendet werden sollen, werden in den Grundeinstellungen eingestellt.
Im Artikel werden dann die Werte dieses Artikels pro Attribut eingetragen.

Im Reiter "Freifelder" können die Übersetzungen jedes Werts in andere Sprachen ergänzt werden.


Online-Shop Optionen

Ein Artikel kann mit beliebig vielen Online Shops verknüpft werden. Diese Verknüpfung ist notwendig, damit der Artikel in diesen Shop exportiert werden kann, oder von diesem Shop nochmals importiert werden kann, um den Artikel nach etwaigen Änderungen im Shop zu aktualisieren. Desweiteren ermöglicht die Verknüpfung genaue Einstellungen des Artikels pro Shop.

Mit dem Button "Neuer Eintrag" können mehr Shops hinzugefügt werden.


 


Pseudo Lagerzahl Regelwerk

Über ein Zusatzmodul können komplexere Regeln für die Übermittlung von Pseudo-Lagerzahlen an Onlineshops oder Marktplätze angewendet werden. Details dazu finden Sie im Artikel Regelwerk für Pseudo-Lagerzahl.


Spezialeinstellungen pro Shop

Ein Artikel kann sich in verschiedenen Shops auch unterschiedlich verhalten. Wird eine Shopverknüpfung editiert, kann die Option "Einstellungen aus Artikel" entfernt werden, was dem Benutzer erlaubt, einige Einstellungen abweichend speziell für diesen Shop vorzunehmen.

So kann z.B. eingestellt werden, dass der Artikel in einem der Shops mit einer Pseudo-Lagerzahl anzuzeigen ist, oder die Synchronisation der Lagerzahlen kann pro Shop einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.


 

Finanzbuchhaltung

In diesem Reiter kann der Export Kontenrahmen festgelegt werden. U.a können hier Steuersätze für Erlöse und Aufwendungen hinterlegt werden.
 


Export Kontenrahmen

Erlöse:
Aufwendungen: 

Verknüpfungen

Im Tab "Verknüpfungen" können Verlinkungen innerhalb von Xentral zu dem Artikel erstellt werden. In der Übersicht sind alle für diesen Artikel angelegten Links zu sehen.

Einträge mit einem roten Stern haben eine interne Notiz bzw. Bemerkung. Externe Links können direkt mit einem Klick in einem neuen Tab geöffnet werden. Für lokale Links muss der Weg über den "Pfad kopieren" Button gegangen werden, da das direkte Öffnen von lokalen Links in Browsern gesperrt ist.
 

Verknüpfung anlegen

Mit den Button "+ Neuer Eintrag" wird eine neue Verknüpfung angelegt.



Dateien (Dokumente, Bilder und Artikelbilder hinterlegen)

In diesem Reiter können Dateien, wie z.B. Dokumente, Bilder und Artikelbilder, hinterlegt werden. 
Informationen zu Artikelbildern, der Anzeige in der Artikelliste und der Dateiarten finden Sie unter Artikel Dateien & Artikelbilder.


Freifelder

In diesem Reiter können fehlende Spracheinträge nachgeladen werden.


 

Eigenschaften

Im Reiter Eigenschaten können für den Artikel Eigenschaften mit einer Ausprägung und einem dazugehörigem Wert definiert werden. Das ist nützlich, wenn Informationen gepflegt werden sollen, die es nicht als Standardfeld in Xentral gibt.



Die Eigenschaften können direkt im Artikel selbst angelegt oder über den Standardimport hereingeladen werden. Artikeleigenschaften werden u.a. von externen Apps von Xentral ausgewertet. Außerdem ist es möglich die Eigenschaften an manche Shops zu übertragen.

Alle Eigenschaften eines Artikel stehen in der Tabelle. Eine weitere Eigenschaft kann mit "+ Neue Eigenschaft" angelegt werden. Dabei wird auch direkt der Wert sowie die optional eine Einheit (z.B. cm, kg, Stück) vergeben.



Mit der App "Artikel Eigenschaften Übersetzung" gibt es die Möglichkeit, die Eigenschaften direkt zu übersetzen.

Im großen Filter in der Artikelübersicht gibt es zudem die Möglichkeit nach bis zu 3 Eigenschaften gleichzeitig zu filtern:


Artikelbaum

Im Reiter Artikelbaum erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Artikelkategorien und in welchen Kategorien bzw. Unterkategorien der Artikel enthalten ist.



Bearbeitung aktivieren → In diesem Modus kann der Haken gesetzt werden, um den Artikel in eine bestimmte Kategorie zu legen


Rohstoffe

Unter diesem Reiter können Rohstoffe einem Artikel hinzugefügt werden. Der Reiter Rohstoffe erscheint nur, wenn zuvor unter dem Reiter 'Details' Rohstoffliste angekreuzt wurde. Die Rohstoffliste dient als extra Information für einen Artikel. In der Regel werden für Rezepte, Produkte etc. Stücklisten angelegt. Vor allem dann wenn die Artikel aus der Stückliste oder dem Rezept selbst bestellt oder diese ein- und auslagert werden.



Über 'neue Position anlegen' können neue Rohstoffe hinzugefügt werden.



Geht es um fertige Güter bei denen man ein extra "Inhaltsbeschreibung" braucht, kann die Rohstoffliste verwendet werden. Aktuell wird diese nicht im Standard verwendet sondern nur für kundenspezifischen Apps. Z.B. bei Legierungen.


Arbeitsanweisung

Arbeitsanweisungen werden nur in Verbindung mit dem Produktionsmodul benötigt. Für Stücklistenartikel die in der Produktion aus mehreren Ausgangsmaterialien produziert bzw. montiert werden müssen, kann man im Artikel Arbeitsanweisungen definieren.



Hier können für einzelne Montage- bzw. Fertigungsschritte die Beschreibung der Arbeitsinhalte und Bilder bzw. Montageanleitungen hinterlegt werden. Zudem können für jeden Schritt Vorgabezeiten definiert werden, auf die sich die Mitarbeiter der Produktion einbuchen können.

Über '+Neuen Schritt hinzufügen' kann ein neuer Arbeitsschritt erstellt werden.



Näheres zum Erfassen von Fertigungszeiten finden Sie hier im Handuch für das Produktionsmodul.


Funktionsprotokoll

Unter diesem Reiter könne Funktionsprotokolle angelegt werden. Funktionsprotokolle werden nur in Verbindung mit dem Produktionsmodul benötigt.

Über "+neuen Schritt hinzufügen" können neue Funktionsschritte hinzugefügt werden.


Einkauf

Unter diesem Reiter besteht die Möglichkeit im Artikel die Einkaufspreise zu definieren. An dieser Stelle können Einkaufspreise für den jeweiligen Lieferanten (Pflichtfeld) festgelegt werden. Zudem kann auf Basis des Preises einer Verpackungseinheit der Einzelpreis berechnet werden.

 

Verpackungseinheiten VPE

Beim Einfügen eines Artikels in eine Bestellung (Einfügen einer Position) zieht sich das System die hinterlegte VPE:



Auf dem Bestellformular wird die VPE angezeigt:


D.h. die 100 Stck. werden automatisch beim einfügen eines Artikels in das Mengenfeld eingetragen. Alternativ können auch Staffelpreise angelegt werden (VPE ist dann immer 1)z.B. 1, 10, 100 etc.


Eintragen eines Einkaufspreises mit VPE im Artikel:

Hier können Einkaufspreise mit VPE für einen Artikel eingetragen werden.


 


VPE mit kostenlosem Artikel

Bsp.: Ein Kunde kauft 20 Artikel und erhält einen Artikel zusätzlich geschenkt. Um hier einen korrekten Lagerabzug zu erhalten, ist ein neuer Artikel als Setartikel (Just-in-Time Stückliste) anzulegen und diesem 21-mal dem Artikel hinzuzufügen. Für den Setartikel kann dann ein Verkaufspreis vergeben werden.

Kalkulation

Im Bereich Kalkulation gibt es die Möglichkeit für einen Artikel eine Kalkulation anzulegen und diesen errechneten Betrag als kalkulierten EK-Preis zu übernehmen.




Dabei ist es möglich verschiedene anfallende Kosten anzulegen, z.B. Kosten die einmalig enstehen, ein bestimmtes Los, Stückkosten und den Einkauf entstehen.



Falls es sich um einen Produktionsartikel handelt, können die EK-Kosten der Rohstoffe über den Button "EK laden" in der Fertigware als Kosten in die Kalkulation übernommen werden. Dadurch ist es auch möglich für Produktionsartikel den Deckungsbeitrag zu errechnen und als kalkulierten EK-Preis zu übernehmen.



Des Weiteren können weitere Kosten, wie bspw. Produktionskosten für ein bestimmtes Los mit in die Kalkulation übernommen werden.



Der Kalkulierte EK-Preis errechnet sich aus den angelegten Kosten und kann für die Deckungsbeitrag-Berechnung in den Artikel übernommen werden.

Falls ein Währungskurs angegeben wurde, wird z.B. der Dollarpreis in Euro umgerechnet. Danach kann der Preis für eine bestimmte Stückzahl errechnet und übernommen werden.



Im Menü in der Tabelle rechts können die Einträge mit den Buttons editiert, archiviert oder ganz gelöscht werden.

Archivierte Kalkulationen werden nur noch mit dem Filter "Archivierte Kosten anzeigen" in der Tabelle angezeigt. Gelöschte Kalkulationen verschwinden aus dem System und werden nicht mehr für Berechnungen herangezogen.

Dieser errechnete Preis kann dann als kalkulierter Preis für die Berechnung des Deckungsbeitrags (DB) in den Aufträgen genommen werden.

Einstellungen

In diesen Einstellungen können Einkaufspreise beim Abschließen der Bestellung  in die Kalkulation übernommen und der Mittelwert mit dem kalkulierten EK Preis automatisch nach FIFO Prinzip der letzten Eingänge neu berechnet werden.

Einkaufspreis beim Abschließen der Bestellung in Kalkulation übernehmen

Sobald eine Bestellung im Aktionsmenü auf "abgeschlossen" gestellt wird, werden die EKs der Bestell-Positionen im jeweiligen Artikel in der Kalkulation vermerkt.

Kalkulierter EK Preis automatisch nach FIFO Prinzip der letzten Eingänge den Mittelwert neu berechnen

Diese Option wertet aus, wie viel Ware dieses Artikels im Lager ist und berücksichtigt dabei nur die letzten Bestellmengen bis die Bestellmengen addiert den Lagerbestand ergeben.

Z.B. 150 auf Lager
Bestellung 1 01.08.2018 100
Bestellung 2 02.08.2018 200
Bestellung 3 03.08.2018 100

Mit der Option werden die Preise von Bestellung 3 mit Gewichtung 2/3 + diePreise von Bestellung 2 mit Gewichtung 1/3 errechnet.

Ohne diese Option würde auch Bestellung 1 mit gewertet und die Gewichtungern 1/4, 1/2 und 1/4 lauten.


Preisentwicklung

Im Tab Preisentwicklung werden Einträge für manuell durchgeführte Kalkulationen, welche mit Speichern bestätigt wurden und automatische Übernahme von Werten, abhängig von den vorgenommenen Einstellungen in die Historie übernommen.


Verkauf


Unter diesem Reiter können Verkaufspreise festgelegt werden.

 

Kundenpreis

In Xentral ist es möglich, kundenspezifische Preise pro Artikel zu definieren. Außerdem ist es möglich eine kundenspezifische Artikelnummer für diesen Preis zu pflegen. Diese Nummer wird nur gezogen, wenn der Preis ein Kundenpreis ist.



Weitere Informationen finden Sie bei Gruppen/Preisgruppen.

 

Empfohlener Verkaufspreis

Hier werden vom System zwei Preise vorgeschlagen, diese errechnen sich auf Basis der Standardmarge die in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Steuer/ Währung) hinterlegt ist.



Einmal wird hier eine normale Aufschlagsrechnung durchgeführt. Der Verkaufspreis errechnet sich aus Einkaufspreis * (1 + Standardmarge / 100)

Bsp: EK = 10€ Standardmarge = 50% → VK = 10 * (1 + 50/100) = 15€

Der zweite Preis ist eine Aufschlagsrechnung bezogen auf den Verkaufspreis. Der Verkaufspreis errechnet sich dann aus Einkaufspreis / (100 - Standardmarge) * 100Bsp: EK und Standardmarge bleiben wie im Bsp. oben. → VK = 10 / (100 - 50) * 100 = 20€




Gruppe Verkaufspreis

Für Artikel kann auch ein besonderer Preis für eine Gruppe angelegt werden.Hat ein Artikel keinen besonderen Preis, so wird der Rabatt der Preisgruppe gezogen (Ausnahme: der Artikel erlaubt keine Rabatte). Ein besonderer Kundenpreis wird immer bevorzugt, solange er unter dem Standardpreis liegt. Daher empfiehlt es sich grundsätzlich, den höchsten Verkaufspreis stets als Standardpreis einzustellen.



Hinweis: Die Artikelnummer wird für Gruppenpreise auch auf dem Beleg dargestellt.

 

Günstigster Verkaufspreis

Ist der Standardpreis günstiger als ein Kunden- bzw. Gruppenpreis und die teureren Preise sollen für die Adressen genommen werden, darf unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System folgende Option nicht gesetzt sein:




Statistik

In diesem Reiter liegt eine Übersicht, in welchen Belegen der Artikel in welchen Mengen und welchem zeitlichem Horizont Verwendung fand.



Lager

In diesem Reiter können Artikel manuell ein- und ausgelagert werden.



Bei einem Klick auf das rote Minussymbol bspw. wird zunächst gefragt, wie viele Artikel ausgelagert werden sollen, bevor der nächste Dialog dazu auffordert, einen Auslagerungsgrund anzugeben. Da häufig bei Mustersendungen manuelle Lagerbuchungen erzeugt werden, wird dieser Grund dabei vorgeschlagen. Auf dieselbe Weise können aber auch manuelle Einbuchungen vorgenommen oder Artikel auf einen anderen Lagerplatz verlagert werden.


Lagerbestand

Lagerbestand: 22 | Reserviert: 0 | Offene Aufträge: 74 | Verkaufte: 74 | Berechneter Bestand: -52 | Verkaufbare: 0


Technische Info:

Verkaufte: verkaufte = $auftraege + $reserviert_im_versand;-> auftraege: Aufträge, die freigegeben sind und aktive Ampeln haben-> reserviert_im_versand: alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen

$this->app->DB->Select("SELECT SUM(menge) FROM lager_reserviert WHERE artikel='$artikel' AND objekt='lieferschein'");Brechneter Bestand:$berechneter = $summe - $auftraege - $reserviert_im_versand;

Summe:summe = SELECT SUM(lpi.menge) FROM lager_platz_inhalt lpi LEFT JOIN lager_platz lp ON lp.id=lpi.lager_platzWHERE lpi.artikel='$artikel' AND lp.sperrlager!=1

Verkaufbare:lagernd - blockierte menge

Blockierte Menge:blockierte menge kann man einstellen das ist entweder:-> offen = alle freigegeben Aufträge
oder
-> reserviert = Anzahl aller reservierten Positionen durch Auftrag / also wirklich die reservierten → wenn im Projekt nicht automatisch reserviert (Einstellung im Projekt) oder ein großer Auftrag nicht reserviert wird, blockiert er die Zahl nicht.

Bei verkaufbare kann der "lagerkorrekturwert" eingestellt werden (zuvor einstellen): mit plus oder minus → der korrigierte Lagerwert ist dann auch schon auf verkaufbare angewendet

Lagerplatz Bewegungen

An dieser Stelle werden sämtliche Bewegungen der Lagerartikel ersichtlich, d.h. sowohl wenn diese aufgrund eines Auftrags das Lager verlassen haben, als auch wenn diese infolge einer manuellen Anpassung ausgebucht worden sind, sodass hier bspw. auch einzusehen ist, wie viele Muster eines Artikels versendet wurden.


 

Verfügbarkeit

In diesem Reiter kann die Verfügbarkeite des Artikels eingesehen werden.


 

In Stückliste

Dieser Reiter zeigt alle Stücklisten, in denen der Artikel enthalten ist sowie die Menge.


 


Etikett

Unter diesem Reiter können Etiketten für den Artikel erstellt und ausgedruckt werden.


Etiketten Layouts können unter Administration → Einstellungen → Etiketten → Neu eingestellt werden
Wie ein Etikettendrucker eingerichtet wird finden Sie hier.

Über "+ Etikett neu" können neue Etiketten angelegt werden.


Es stehen verschiedene Arten von Artikeln zur Auswahl:




Etikett mit Bild drucken



 

Bestellungen

Unter diesem Reiter kann eine Übersicht über alle Bestellungen mit diesem Artikel eingesehen werden. Dieser Reiter steht nur zur Verfügung, wenn vorher ein Einkaufspreis hinterlegt wurde.




 

Belege

Unter diesem Reiter kann eine Übersicht mit allen Belegen, in denen der Artikel vorkommt, eingesehen werden. Es kann zwischen "offenen" und "abgeschlossenen" Belegen gefiltert werden. 



Zertifikate

Unter diesem Reiter können Zertifikate für einen Artikel eingesehen und neu angelegt werden.

Über den Button "neues Zertifikat" kann ein neues Zertifikat erstellt werden.

 


Artikel: Module / Sonderfunktionen

Mindesthaltbarkeit + Charge

Dieser Bereich bietet eine Übersicht über alle Chargen und MHDs, die zu diesem Artikel in welcher Menge auf welchen Lagerplätzen liegen. Um diesen Reiter angezeigt zu bekommen, muss zuvor in den Details die Chargenverwaltung aktiviert und Mindesthaltbarkeitsdatum aktiviert worden sein.



Fremdnummern

Unter diesem Reiter können alle Fremdnummern für diesen Artikel eingesehen werden.

Sobald Artikel aus Fremdsystemen (z.B. Online-Shop) mit einer abweichenden Artikelnummer in Xentral gelangen, z.B. über den Stammdaten-Import oder Auftragsimport aus dem Shop, können diese Artikel über eine Fremdnummer dem richtigen Artikel aus Xentral zugeordnet werden.

Wird ein Artikel aus einem Fremdsystem (z.B. Online-Shop) in Xentral importiert, wird zunächst in den Fremdnummern nach dem Artikel gesucht, um diesen zu matchen. Sollte die Nummern nicht als Fremdnummer im System vorhanden sein, wird in den normalen Artikelnummern von Xentral gesucht. Wird das System auch dort nicht fündig, wird in den Herstellernummern der Artikel und zuletzt noch in den EANs gesucht, um den Artikel noch zu matchen.

Ein Import der Fremdnummern ist auch über den Stammdaten Import möglich. Das eignet sich vor allem, wenn bei vielen Artikeln gleichzeitig Fremdnummern anlegt werden.

 

Barcodescanner für Fremdnummern

Über den Haken im Kästchen "Barcodescanner" können auch via Scanner die Fremdnummern hinterlegt werden.



Damit wird diese Fremdnummer auch in der POS, dem Versandzentrum, beim Einfügen in Belege und in der App Artikel QuickScan mit einem Scanner (oder Eingabe + Enter Taste) erkannt.


Besondere Verwendung von Artikeln

Dummyartikel/Artikel als Vorlage

Es wird ein Artikel angelegt, der immer wieder verwendbar ist. Z.B. "Stundensatz". Diesen Artikel (z.B. "100004") kann dann im Dokument über die Suche ausgewählt  (z.B. im Auftrag) und dann dort auch individuell nachbearbeitet werden:


Gutscheine als Artikel anlegen

Ein Gutschein kann auch fest als Artikel angelegt werden.

Wenn der Gutschein zusätzlich zu einem Artikel in den Auftrag eingefügt wird, wird dieser negativ dargestellt und somit in der Gesamtsumme abgezogen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auf diese Weise bei Gutscheinen die 19% mit berechnet werden (standard Steuersatz). Alternativ können die Gutscheine auch auf "ermässigt" gesetzt werden.(Beachten Sie den Buchhaltungsexport für gemischte Steuersätz in einer Rechnung)

Artikelbilder in Belegen

Artikelbilder können global in alle Auftragsdokumente eingeblendet werden. Die Einstellung findet sich bei den Systemeinstellungen.