Proformarechnung

Die Verwendung dieses Moduls ermöglicht das Arbeiten mit Proformarechnungen.

Proformarechnung aus einem Auftrag erstellen

Eine Proformarechnung wird direkt aus einem Auftrag erstellt. Klicken Sie hierzu in einen erstellten Auftrag.

Um den Auftrag als Proformarechnung zu versenden, setzen Sie den Haken "Proformarechnung". Anschließend die Änderung speichern. Der Auftrag erhält nun die Beschriftung "Proformarechnung". Sollten Sie hier ein anderes Wort als Beschriftung benötigen, kann dies in den Systemeinstellungen zentral abgeändert werden (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System).

Die Proformarechnung kann in der Vorschau betrachtet werden.

Eine Rechnung wird im nächsten Schritt erstellt, sobald der Kunde z.B. über Vorkasse bezahlt hat. Die Rechnungsstellung erfolgt dann in einem neuen Nummernkreis entweder:

über die Xentral Stapelverarbeitung (den Autoversand, Auftrag abschließen, etc.)
oder manuell über "weiterführen als Rechnung"

Erweiterte Proformarechnung

https://youtu.be/mGeiUVyWYkg

Unabhängige Proformarechnung neu erstellen

Nachdem Sie unter "Buchhaltung → Proformarechnung" in das entsprechende Modul navigiert sind, klicken Sie hierzu auf "NEU", um ein neues Dokument zu erzeugen. Wählen Sie dann Ihren Kunden aus und fügen Sie anschließend alle Positionen hinzu, die Sie in die Proformarechnung aufnehmen möchten. Unter Vorschau können Sie sich ansehen, wie Ihr Dokument aussehen wird, bevor Sie es freigeben und über das Aktionsfeld abschicken können. Bedenken Sie allerdings, dass keine Verknüpfung zu anderen Dokumenten wie Lieferscheinen besteht, wenn Sie sich für diese Vorgehensweise entscheiden. Sie haben aber auch die Möglichkeit aus einem bzw. mehreren Lieferscheinen eine Proformarechnung zu erstellen:

Lieferscheine in Proformarechnung überführen

Klicken Sie zunächst auf "Buchhaltung → Proformarechnung" und navigieren Sie dann in den Reiter "Lieferscheine laden", wodurch Sie folgende Oberfläche aufrufen:

In dieser Liste werden Ihnen alle Lieferscheine mit dem Status "freigegeben" oder "versendet" angezeigt. Über das Suchfeld im rechten oberen Bereich können Sie allerdings auch nach den Lieferscheinen eines bestimmten Kunden oder Projekts suchen. Außerdem können Sie auch auf den geschwungenen Pfeil im rechten Menübereich klicken, um sich den Lieferschein nochmals anzusehen. Markieren Sie nun alle Lieferscheine, zu der Sie eine gemeinsame Proformarechnung erstellen möchten und klicken Sie auf den Button "Aus Auswahl neue Proformarechnung erstellen":

Dadurch werden Sie auf obige Eingabemaske weitergeleitet, die Sie bereits aus der Auftragserfassung kennen. Sie können hier Ihre Proformarechnung mit einem Kunden verknüpfen und ggf. die Empfängerdaten anpassen. Auf diese Weise können Sie z.B. auch eine Proformarechnung über die Sendungen verschiedener Filialen an eine Zentrale senden. Daraufhin navigieren Sie in die Positionsübersicht: Hier sehen Sie dann, dass sämtliche Position aus den gewählten Lieferscheinen übernommen worden sind.

Außerdem können Sie hier auch weitere Positionen hinzufügen, was Sie daran erkennen, dass in diesen Fällen keine Lieferscheinnummer ausgewiesen wird. Anschließend können Sie sich das versandfertige Dokument ansehen, indem Sie auf die Vorschau klicken.

Alternative Bezeichnung für verwenden

Sie haben auch die Möglichkeit, bspw. einen "Lieferschein mit Preisen" oder ein anderes Dokument mit beliebiger Beschriftung zu erstellen, für welches dann eine Nummer aus dem Nummernkreis der Proformarechnung verwendet wird. Gehen Sie dafür zunächst in die Systemeinstellungen, d.h. "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System" und scrollen runter, bis Sie den Bereich "Einstellungen Artikel, Optionen" sehen. Dort finden Sie eine Box mit dem Titel "Beschriftung Abweichend Proformarechnung", in die Sie eine beliebige Bezeichnung eintragen können, in unserem Fall "Lieferschein mit Preisen".

Screenshot, sobald umgesetzt.

Damit Ihr Dokument mit der neuen Bezeichnung gekennzeichnet wird, müssen Sie nur noch darauf achten, dass Sie in der Proformarechnung den Haken setzen, der Ihr Dokument mit der neuen Bezeichnung betitelt:

Screenshot, sobald umgesetzt.

Nun können Sie entweder wie oben dargestellt verschiedene Lieferscheine in eine Proformarechnung überführen oder alternativ eine neue "Proformarechnung" erzeugen.

Variablen für Proformarechnung

Anzahl der Teile {ANZAHLTEILE}
Nettogewicht in Summe {NETTOGEWICHT}
Lieferbedingung {LIEFERBEDINGUNG}

Unterschiede zur einfachen Proformarechnung

Gegenstand	Proformarechnung	Erweiterte Proformarechnung
Erstellungsgrundlage	1 Auftragsbestätigung (AB) Pflicht	1 - n Lieferscheine, aber auch freie Erstellung möglich
Nummernkreis	Nummer der AB	Eigenständiger Nummernkreis
Belegtext	Text der AB	Eigenständige Textvorlagen definierbar
Abweichende Bezeichnung	Proformarechnung = Abweichende Bezeichnung der AB	Abweichende Bezeichnung möglich

Option inklusive Zollinformationen

Wenn Sie oben genannte Option wählen, können Sie in der Proformarechnung zusätzliche Informationen, wie die Zolltarifnummer, das Herkunftsland und das Gewicht pro Positionen einblenden.

Die Informationen erscheinen dann, wie folgt, auf dem Rechnungsbeleg.

Man kann unter Adresse → Details → Zahlungskondition/ Besteuerung eine zusätzliche Zollinformation pro Adresse hinterlegen.
Diese Information kann mit der Variable {VERZOLLUNGINFORMATION} in der Proformarechnung ausgegeben werden:

Verzollungsadresse

Es gibt in der Proformarechnung eine neue Adresse (Verzollungsadresse), diese kann über den Button "Adresse aus Stammdaten" gefüllt werden.

Mit den Variablen {VERZOLLUNGNAME}, {VERZOLLUNGSTRASSE}, {VERZOLLUNGPLZ}, {VERZOLLUNGORT} und {VERZOLLUNGLAND} können die einzelnen Adressdaten im Beleg ausgegeben werden. Hierfür würde sich eins der neuen Freifelder, dass man in den Firmendaten aktivieren und an einen beliebigen Platz auf dem Beleg platzieren kann, eignen. Dies könnte z.B. so aussehen:

Mit den IF-Bedingungen, kann man erreichen das die Felder nur angezeigt werden, wenn eine Verzollungsadresse vorhanden ist. Auf dem Beleg könnte das ganze dann so aussehen:

Angebot zu Proformarechnung weiterführen

Es ist möglich mit dem Angebote und Aufträge in eine Proformarechnung zu überführen. Die Option dazu gibt es im Beleg jeweils im Aktionsmenü.

Nur Lagerartikel übernehmen

In den Firmendaten Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System befindet sich eine Option, mit der festgelegt werden kann, ob im Autoversand automatisch erstellte Proformarechnungen nur die Lagerartikel oder auch Nicht-Lagerartikel aus dem Auftrag übernehmen sollen.

Wird z.B. mit JIT-Stücklisten gearbeitet, ist es wichtig, auch diese mit in die Proformarechnung zu übernehmen, wenn im Kopfartikel der JIT-Stückliste (die kein Lagerartikel ist), der Verkaufspreis gepflegt ist.
Werden hingegen nur Einzelartikel versendet, kann es sinnvoll sein, nicht-materielle Artikel nicht in der Proformarechnung anzuzeigen, wenn diese z.B. beim Export für den Zoll mit in das Paket gelegt wird oder auf dem Paket angebracht wird.