Serviceauftrag
Mit dem Modul Serviceauftrag können Sie Serviceanfragen, wie z.B. Reparaturen in Xentral erfassen und den betroffenen Artikel entweder wieder einlagern oder dem Kunden wieder zusenden. Im Modul Serviceauftrag können Sie dazu die Materialien und/oder Arbeitsaufwand für diese Serviceleistung buchen, sowie die Zeiten der Mitarbeiter dokumentieren.
Administration => AppStore => Serviceauftrag
Serviceaufträge werden separat als Termine im Kalender ausgewiesen. Über den Haken rechts können die Serviceaufträge ein- oder ausgeblendet werden.
Serviceauftrag Übersicht
Unter Administration => AppStore => Serviceauftrag werden alle angelegten Serviceaufträge angezeigt.
Filter
Im Filter-Bereich können Sie nach dem Status des Serviceauftrag filtern.
Die verschiedenen Status können Sie unter dem Tab "Einstellungen" anlegen.
Einstellungen
Im Tab Einstellungen können Sie verschiedene Optionen für den Serviceauftrag wählen.
Übersicht
Sie können verschiedene Status definieren, die dann im Serviceauftrag selber markiert werden können und auch in der Übersicht als Filter dienen.Einstellungen
- Nächste Serviceauftragsnummer: Der Nummernkreis für Serviceauftrags-Belege
- Dateien zum Angebot übernehmen: Beim Weiterführen eines Serviceauftrags zu einem Angebot werden die Dateien aus dem Serviceauftrag zum Angebot übernommen (Option vorausgewählt)
- Dateien zum Auftrag übernehmen: Beim Weiterführen eines Serviceauftrags zu einem Auftrag werden die Dateien aus dem Serviceauftrag zum Auftrag übernommen (Option vorausgewählt)
- Dateien zum Lieferschein übernehmen: Beim Weiterführen eines Serviceauftrags zu einem Lieferschein werden die Dateien aus dem Serviceauftrag zum Lieferschein übernommen (Option vorausgewählt)
- Dateien zur Rechnung übernehmen: Beim Weiterführen eines Serviceauftrags zu einer Rechnung werden die Dateien aus dem Serviceauftrag zur Rechnung übernommen (Option vorausgewählt)
- Erweiterte Controlling-Funktionen: In der Artikeltabelle eines Serviceauftrags werden zusätzliche Spalten angezeigt um zu sehen in wie vielen Belegen der Artikel vorhanden ist, sowie die Lagermenge.
- VK Preise auf Serviceauftrag Beleg einblenden: Blendet folgende zusätzliche Spalten im Serviceauftrag ein: Mehrwertsteuer, Einzelpreis, Gesamtpreis
- Etikett für Wareneingang: Wenn ein Serviceauftrag aus dem Wareneingang erstellt wird, kann man hier ein spezielles Etikett einstellen, dass dabei gedruckt werden soll
- Etikettendrucker: Der Etikettendrucker, der für das Serviceauftrags-Etiketten verwendet werden soll
- Tätigkeit Vorbelegung: Wenn über den "Start Zeiterfassung" Button Zeiten auf einen Serviceauftrag gebucht werden, dann wird das Feld "Tätigkeit" gleich vor ausgefüllt mit dem Wert hier.
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Serviceauftrag anzulegen:
Serviceauftrag über den Wareneingang anlegen
Über Wareneingang => Paket Annahme können sie eine Sendung des Kunden annehmen.
Wichtig dabei ist den Haken für "Serviceauftrag anlegen" zu aktivieren.
Hinweis: Der Text in der Fehlerbeschreibung wird übernommen als Notiz für den erstellten Serviceauftrag.
Serviceauftrag über das Modul anlegen
Über Administration => AppStore => Serviceauftrag => NEU können Sie einen neuen Serviceauftrag anlegen.Erklärung der Felder im Serviceauftrag
Details
Hier können Sie diverse Informationen zum Kunden und dem Serviceauftrag eingeben
Aktionen
Bei den Aktionen können Sie diverse Funktionen im Serviceauftrag ausführen.
- Start Zeiterfassung: Beginnt die Zeiterfassung auf diesen Serviceauftrag. Button ändert sich nach Klick auf "Stop Zeiterfassung". Ein Klick darauf erfasst die Zeit auf diesen Kunden
- Zeiterfassung: Öffnet Popup um Zeit manuell einzutragen
- Artikel: Möglichkeit einen Artikel zum Serviceauftrag hinzuzufügen
- Etiketten drucken: Druckt ein Artikeletikett für alle Artikel, die als "Wareneingang" im Serviceauftrag eingebucht wurden.
- Status: Hier können Sie den Status des Serviceauftrags ändern. Diese Status werden in den Einstellungen in der Serviceauftrag-Übersicht erstellt.
Artikeltabelle
Aktion wählen
Hier können Sie aus der Artikeltabelle die Artikel wählen und dann eine der folgenden Aktionen im Dropdown ausführen:
- Rechnung erstellen: Erstellt eine Rechnung aus dem Serviceauftrag
- Rücklieferung an den Kunden (Lieferschein): Erstellt einen Lieferschein an den Kunden aus dem Serviceauftrag
- Weitergeben für Reparatur an Lieferanten erstellen (Lieferschein): Erstellt einen Lieferschein an den Lieferanten aus dem Serviceauftrag
- Kostenvoranschlag erstellen: Erstellt ein Angebot an den Kunden aus dem Serviceauftrag
- Abholauftrag erstellen: Erstellt einen Auftrag an den Kunden aus dem Serviceauftrag
- Artikel auslagern: Lagert Artikel aus dem Lager aus (auch Stücklisten)
- Artikel auslagern: Artikel über den Serviceauftrag auszulagern
Akkordeon Menü auf der rechten Seite
- Zeiterfassung: Übersicht der gebuchten Zeiten
- Foto hinzufügen: Ein Foto kann zum Serviceauftrag hinzugefügt werden. Auf mobilen Geräten springt hier die Kamera an
- Dateien: Alle Dateien des Serviceauftrags werden hier angezeigt
- Belege: Belege, die über den Serviceauftrag erstellt wurden, werden hier angezeigt
- Logbuch: Logbucheinträge werden hier angezeigt
- Serviceauftrag PDF: Vorschau des PDFs des Serviceauftrags
Logbuch
Im Logbuch können Sie die Arbeitsschritte festhalten, die für die Serviceleistung angefallen sind.
Um einen neuen Eintrag zu erstellen klicken Sie auf den "Neuer Eintrag" Button.
Abweichende Adressen
Im Tab "Abweichende Adressen" können Sie für den Serviceauftrag eine abweichende Rechnungs- und eine abweichende Lieferadresse definieren.
Dateien
Im Tab "Dateien" können Sie Bilder, PDFs, etc. zum Serviceauftrag hinterlegen.
Beim Überführen eines Serviceauftrags in eine Rechnung öffnet sich ein Dialogfenster, welches die Option "Dateien aus Serviceauftrag als Anhang in Rechnung übernehmen" anbietet. Wenn Sie hier den Haken wählen, werden die Dateien, die zum Serviceauftrag gehören, in den Anhang der zugehörigen Rechnung übernommen und sind von dort ebenfalls einsehbar.
Zeiterfassung
Hier werden alle auf dem Serviceauftrag gebuchte Zeiten aufgelistet.
Seriennummern werden im Serviceauftrag beim manuellen Hinzufügen eines Seriennummern-Artikels berücksichtigt bzw. abgefragt .
Beim Überführen der Seriennummern aus dem Serviceauftrag in einen Lieferschein oder eine Rechnung über das Aktions-Menü werden die Seriennummern weiter übergeben.