ABO-System verwenden

Das in Xentral integrierte ABO-System ermöglicht es Ihnen regelmäßige Leistungen automatisiert bei Ihren Kunden abzurechnen.

Das Abosystem senkt den Aufwand der regelmäßigen Abrechnung für Serviceverträge, Vermietungen, Dienstleistungsverhältnisse, Abonnements und ähnliches auf ein Minimum.

Näheres hierzu in unserem Youtube Video.

Neues Abo anlegen

Stammdaten → Adressen →

→ Abos → "Neue Position einfügen"Abos werden direkt in der Adresse im Tab "Abos" neu angelegt.Hier fügen Sie Artikel ein, die der Kunde bei Ihnen gebucht hat. Zusätzlich zu wiederkehrenden Gebühren können auch einmalige Artikel (z.B. Waren) mit abgerechnet werden.

Für jeden neuen Artikel kann eingestellt werden, ab wann dieser berechnet werden soll.Fügen Sie einen neuen Artikel über "Neue Position einfügen" ein:

Artikel über die Suche suchen
Startdatum einfügen (standardmäßig ist hier das Datum von heute eingestellt)
Menge eingeben (wie oft wird der Artikel gebucht)
Aboart auswählen ("Abo" = wiederkehrend, "Einmalig" = einmalige Abrechnung)
"anlegen" (fügt dem Kunden diese Position in die Aboliste ein)

Übersicht der Aboartikel für einen Kunden

Einstellungen für die Abrechnung

Für den Abrechnungsartikel können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Allgemein

Artikel: zeigt den Original-Artikel, ist immer fest eingefügt
Bezeichnung: kann bei Bedarf umgeändert werden
Beschreibung: kann bei Bedarf umgeändert werden
Menge: Menge
Preis (netto): Nettopreis pro Stck.
Abrechnungszeitraum: Monatspreis, Preis für x Monate, Jahrespreis, einmalig
Automatisch anlegen als Auftrag / Rechnung: Bei der Abrechnung wird ein Auftrag angelegt oder direkt eine Rechnung
Sie können an dieser Stelle entscheiden, ob die Artikelbeschreibung aus den Artikelstammdaten ignoriert werden soll oder zusätzlich abgedruckt werden soll.

Wiederholende Zahlung Einstellungen

Startdatum: Zeitpunkt, ab dem die Berechnung startet
Zahlzyklus: Zahl in Monaten oder Jahren (hängt vom eingestellten Abrechnungszeitraum ab, s.o.)
Enddatum: Das Enddatum bestimmt nur das Ende des Zykluses. Es wird nicht Taggenau abgerechnet, es wird nur geprüft ob das Enddatum erreicht ist oder nicht. Ist es nicht erreicht wird der Zyklus vollständig abgerechnet, erst nach Ablauf des Enddatums verschwindet der Artikel im Abo. Sollten Sie vor dem Zyklus enden wollen, müssten Sie die Differenz manuell nach dem Erstellen der Rechnung abziehen bzw. eine Gutschrift anlegen.

Abo-Gruppen verwenden

Mit Abo-Gruppen können Sie in den Aborechnungen Artikel zu sogenannten Abo-Gruppen zusammenfassen. Diese erscheinen dann gruppiert auf der Rechnung, bzw. Sie können auch pro Abo-Gruppe eine einzelne Rechnung erstellen lassen.

Hinweis: Damit Abo-Gruppen ausgewertet werden, muss unter Buchhaltung → Abolauf → Einstellungen folgender Haken gesetzt sein:

Übersicht

Unter Adresse → Abo → Gruppen sehen Sie eine Übersicht aller angelegten Gruppen:

Abo- Gruppe erstellen

Mit dem Button 'Neuen Eintrag anlegen' können Sie die neue Abo-Gruppe erstellen:

Bezeichnung: Name der Gruppe (dies erscheint auf der Rechnung)
Beschreibung: Beschreibung der Gruppe (dies erscheint auf der Rechnung)
Abweichender Ansprechpartner: → Wird für das Ansprechpartner-Feld in der Rechnung übernommen
Ziel-Projekt: Die erstellte Rechnung läuft auf dieses Projekt
Reihenfolge: Wenn mehrere Gruppen in einer Rechnung vorkommen, kann die Reihenfolge der Gruppen damit angepasst werden (ab Version 18.3)
Gruppensumme: Nach jeder Auflistung der Artikel einer Gruppe, wird eine Gruppensumme auf dem Beleg ausgegeben
Rechnung: Auswahl wie die Gruppe in die Rechnung kommen soll:

Gemeinsame Rechnung: Die Gruppen werden untereinander in einer gemeinsamen Rechnung gelistet
Eigene Rechnung: Für jede Gruppe wird eine eigene Rechnung erstellt
Sammelrechnung: Mehrere Gruppen können zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Nach der Auswahl im Dropdown erhalten Sie ein Suchfeld für eine Sammelrechnung, die unter Adresse → Abo → Sammelrechnung angelegt wurde

Abo-Gruppen einem Abo-Artikel zuweisen

Nach dem Erstellen einer Abo Gruppe können Sie unter Adresse → Abo → Artikel die Gruppe im Artikel angeben:

Abo-Gruppen in Belegen

Unter Buchhaltung → Abolauf kann man die Belege für den Abolauf erstellen.
Hier werden die Gruppen hinten in Klammern angezeigt:

Auf der erstellten Rechnung werden die Gruppen dann so dargestellt:

Abo Sammelrechnungen

Der zusätzliche Tab unter Adresse → Abo → Sammelrechnung dient dazu um einzelne Abo-Gruppen zu einer Sammelrechnung zusammen zu führen.

Übersicht

Sammelrechnung hinzufügen

Mit dem Button 'Neuen Eintrag anlegen' können Sie eine neue Sammelrechnung für die Abo-Gruppen erstellen.

Bezeichnung: → Name der Sammelrechnung - wird nur gebraucht zur Auswahl in den Abo-Gruppen
Abweichende Rechnungsadresse: → Wird als Rechnungsadresse in der erstellen Abo Rechnung genommen
Projekt: → Optional, bestimmt das Rechnungs-Projekt der Sammelrechnung

Auswahl der Sammelrechnung in den Abo-Gruppen

Sobald unter Adresse → Abo → Gruppen: Rechnung Dropdown 'Sammelrechnung' ausgewählt wurde, erhalten Sie ein zusätzliches Feld um die vorher erstellte Abo Sammelrechnung auszuwählen.

Abrechnung über das Abosystem

Buchhaltung → Abolauf

Übersicht der fälligen Beträge

Über den Abolauf können Rechnungen oder Aufträge automatisch erstellt werden. Die "Übersicht" zeigt die abzurechnenden Kunden und Artikel mit den Abrechnungszeiträumen an.

Gebuchte Abos

Der Tab "gebuchte Abos" bietet eine allgemeine Übersicht über alle aktuellen Abos.

Hier kann durchsucht werden nach:

Kunde
Kundennummer
Bezeichnung
Nummer
Datum
Preis
Menge
Art
Zahlperiode
Dokument

Es kann zudem direkt über die Tabelle den Datumsbereich nach einem Zeitraum "von x bis y" gefiltert werden.

Vorschau der Rechnungspositionen

Die Vorschau der Positionen, die für den Kunden berechnet werden wird über "Details" in der letzten Spalte aufgerufen. Diese Übersicht zeigt die Zeiträume und die Positionen, die für den Kunden eingetragen wurden und aktuell berechnet werden sollen.

Abrechnung starten

Die abzurechnenden Kunden können in der ersten Spalte gesammelt an- oder abgewählt werden.Nur für angewählte Kunden wird eine Abrechnung erstellt.

Abrechnungsart auswählen
Folgende Abrechnungsarten stehen im Tab "Rechnungen" zur Verfügung:

Rechnungen generieren - kein Versand der Rechnung: Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "freigegeben". Die Rechnung muss noch manuell über das System versendet werden.
Rechnungen generieren - Rechnung per Mail versenden (wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Eine E-Mail wird versendet, sofern der Kunde eine E-Mail Adresse hinterlegt hat.
Rechnungen generieren - Alle Rechnungen drucken (auch wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Die Rechnung wird an dem Drucker ausgedruckt, der ausgewählt wurde.Rechnungen generieren - Rechnungen drucken + Mail Versand (wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Die Rechnung wird per E-Mail versendet, sofern bei den Kundendaten eine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Ansonsten wird die Rechnung an dem Drucker ausgedruckt, der ausgewählt wurde.

Die Abrechnungsart ist analog zu betrachten für das Tab "Aufträge".

Drucker auswählen

Bei Abrechnungsarten, die eine Druckeranbindung benötigen muss mindestens ein Drucker an Xentral angebunden sein.Sind mehrere Drucker angebunden, kann der gewünschte Drucker für den Abrechnungslauf ausgewählt werden.

Weitere Einstellungen, Datumsbereich

Abrechnung wurde im letzten Monat vergessen

Falls die Abrechnung im letzten Monat vergessen wurde, die Artikel aber nicht für zwei Abrechnungszeiträume summiert auf der Rechnung stehen dürfen, gibt es hier die Möglichkeit, den vergessenen Monat nochmals abzurechnen.

Haken setzten
Datum auswählen (= Datum, an dem die Abrechnung erledigt werden sollte z.B. ein paar Tage zurück am Ende des letzten Monats)
speichern

Anschließend müssen im Tab "Rechnungen" oder "Aufträge" (je nach dem, welches Dokument erstellt werden soll) die gewünschten Kunden ausgewählt werden.

Abrechnung starten (s.o.)
Bei Einstellungen den Haken wieder entfernen, das Datum löschen und speichern

Wichtig: Die Einstellungen unbedingt wieder komplett zurücksetzen und speichern!

Abrechnung mit Leistungsdatum erstellen

Abos im Leistungszeitraum anstelle vor dem Leistungszeitraum abrechnen → berechnet einen Monat später; Rechnung bzw. Auftrag wird in dem Intervall bzw. Monat erstellt in dem das Abo gebucht ist (z.B. Abrechnung im Juni für Leistungszeitraum Mai). Somit muss das Datum für die Abrechnung nicht mehr jeden Monat manuell gesetzt werden. Der Abolauf wird somit im Standard um einen Monat/Intervall verschoben.

Info: Sollte der Abrechnungszeitraum vergessen worden sein oder doch manuell einmal geändert werden, kann mit den Datumseinstellungen der zeitraum auch trotzdem weiterhin speziell temporär verschoben werden.

Einstellung der Zahlungsweise für den Kunden

Die Zahlungsweise für den Kunden wird in der Adresse eingestellt.Stammdaten → Adressen →

→ Details → Zahlungskonditionen

Rabatte im Abolauf

Abrechnen mit EUR Rabatten

In die Abrechnung können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rabatte eingefügt werden.

Artikel mit negativem Verkaufspreis anlegen
Artikel dem Abo eines Kunden hinzufügen
Abrechnung: "Einmalig" bzw. Monatspreis, wenn eine mehrmalige Abrechnung gewünscht wird
Achten Sie darauf, bei Aboabrechnungen nicht mit prozentualen Preisnachlässen, sondern fixen Beträgen zu arbeiten

Der Betrag wird in der Abrechnung, für die er voreingestellt ist mit abgezogen:

Rabatte in Prozent hinzufügen

Es ist möglich Rabatte auch in Prozent hinzuzufügen.

Wenn Sie das Edit-Icon im Kunden → Abo klicken, können Sie für diese Abo-Position einen Rabatt hinzufügen:

Dieser Rabatt wird auch in der Spalte angezeigt:

Rückwirkende Abrechnung

Rechnen Sie Ihre Abos immer erst im Nachhinein ab, d.h. möchten Sie am Anfang des Monats Leistungen aus dem Vormonat abrechnen, so können Sie sich folgendermaßen behelfen:

Haken setzen
Datum: Das Datum muss im Vormonat des abzurechnenden Monats liegen. Möchten Sie z.B. am 01.06.2016 den Zeitraum vom 01.05.16 - 31.05.16 abrechnen, sollten Sie in das Feld den 31.04.16 auswählen.

Abos mit zukünftigem Startzeitpunkt

Möchten Sie Ihre Abos bereits anlegen, bevor diese starten und daher für die Abrechnung zu berücksichtigen sind, z.B. weil Sie gerade auf Xentral umsteigen oder Ihre Abos bereits eintragen:XentralNavigieren Sie in der entsprechenden Adresse zu dem Abo und klicken Sie auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten:

Aktivieren Sie in diesem Spezialfall den Haken für den Expertenmodus
Wählen Sie als Datum "Abgerechnet bis" den letzten Tag des Monats, der in der Abrechnung nicht mehr berücksichtigt werden soll