Zeiterfassung mit Xentral


Arten der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in Xentral kann auf verschiedene Arten und Weisen verwendet werden: 

Stechuhr

Über Mein Bereich  → Stechuhr können die Arbeitszeiten per Stechuhr gebucht werden.



Mit der Stechuhr wird die Arbeitszeit um einen Tag herum gebucht. D.h. Kommen, Gehen und Pause Start und Pause Stop. Zudem kann in der Stechuhr Urlaub und Krankheit gepflegt werden. Die Stechuhr kann auch kombiniert mit den nachfolgenden Zeiterfassungen verwendet werden. Damit können die Zeiten tagsüber auf Kunden, Projekte, Produktionen etc. gebucht werden.

Die Mitarbeiterzeiterfassung mit Stechuhr ermöglicht eine Buchung auch mit Zeitvorgaben. Geeignet ist diese auch als Zeiterfassung für die Lohnabrechnung sowie ein Verbuchen von Arbeitsschritten in der Produktion.
Die Stechuhr kann mit oder ohne Stechkarte genutzt werden und bietet eine detaillierte Stundenerfassung mit Übersicht pro Mitarbeiter.

Praxistipp: Die Stechuhr kann mit den Stempelkarten (QR-Code-Karte + QR-Scanner + Tablet) verwendet werden oder über die Software-Oberfläche (vom PC/Laptop aus, mit dem normalen Login).

Stechuhr verwenden


Zeiterfassung mit SOLL-Vorgabe buchen

Als reiner Dienstleister soll aber oft nicht klassisch, wie ein produzierendes Gewerbe, über eine Stechuhr Zeiten gebucht werden. Daher kann in dem Fall das klassische Zeiterfassunsgformular von Xentral genutzt und dort Zeiten von Hand lückenlos auf Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Freizeitausgleich gebucht werden.

Um zu sehen wieviel Stunden noch gebucht werden müssen bzw. wieviel Urlaub bereits genommen worden ist gibt es eine App Zeiterfassung Sollstunden. Für jeden Mitarbeiter können für jeden Monat Sollstunden bzw. Überstundentoleranzen eingestellt werden.



Folgendes Szenario kann auch sinnvoll sein, z.B. die Stechuhr nur für die Stundenabrechnung/Steuerberater zu gebrauchen. Die reguläre Zeiterfassung wird zusätzlich verwendet, um bei Kunden abzurechnen und die Stunden in Dokumente zu überführen. 

Zeiterfassung Stundenübersicht


Zeiten ohne SOLL-Vorgabe buchen (Standard)

Hat die Firma auch keine SOLL Vorgaben können die Zeiten einfach über die Zeiterfassung gebucht werden. Über den Reiter "Zeiterfassung buchen" erscheint eine Wochenansicht in die direkt auf die zu buchende Uhrzeit geklickt werden kann. Es öffnet sich ein neues Dialogfeld, in der Details sowie die Dauer eingetragen werden können. Über "Neue Zeit buchen" öffnet sich das Dialogfeld ebenfalls. Über "Eigene Zeiterfassung Übersicht" können die gebuchten Stunden eingesehen und bearbeitet werden.



Das Buchen auf Kunden, Aufträge, Projekte etc. ermöglicht eine Abrechnung der Zeiten für einen Kunden oder ein Projekt. Hier kann aus den Zeiten ein Auftrag/Rechnung über den Stundensatz erstellt werden.
Generell: In der Standard Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter selbstständig seine Stunden eintragen. Dies ist besonders geeignet für Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten oder wenn die Zeiten bei Kunden abgerechnet werden.



Einstellungen Zeiterfassung

Es können zum einen systemweite Einstellungen für die Zeiterfassung vorgenommen und zum anderen kann über eine Vorlagen App für mehr Übersicht gesorgt werden.


Systemeinstellungen

Es besteht nun die Möglichkeit einige Einstellungen individuell zu variieren. Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System können diese unter dem Bereich "Zeiterfassung" getätigt werden.



Im Beispiel oben bedeutet das: Der Mitarbeiter kann höchstens 3 Tage alte Zeitbuchungen nachtragen.

Hinweis: Um einen Benutzer von dieser Regel auszunehmen, kann diesem im Rechteblock "Zeiterfassung" das Recht "bearbeiten erlauben" gegeben werden.


App "Zeiterfassung Vorlagen"

Wenn verschiedene Tätigkeiten über festgelegte Bezeichnungen abgebildet werden sollen, kann das in der Zeiterfassung integriert werden. Unter Administration → AppStore "Zeiterfassung Vorlage", kann die App aufgerufen und eine neue Vorlage erzeugt werden. Über "+NEU" kann in das Feld "Beschreibung" die gewünschte Bezeichnung eingetragen werden.

Wenn Mitarbeiter künftig nun Zeiten buchen, werden durch einen Klick auf das Lupensymbol neben dem Beschreibungsfeld alle vorhandenen Vorlagen eingeblendet und können daraufhin ausgewählt werden.



Abrechnung von Zeiten mit Datum ohne Zeitangabe

Bei der Abrechnung von Zeiten auch die Option "markierte Zeiten mit Datum in Rechnung oder Auftrag überführen" ausgewählt werden, wodurch dann zwar das Datum auf das Dokument abgedruckt wird, nicht jedoch die Zeiten.


Erfassung von Zeiten

Mitarbeiter können in Xentral ihre Arbeits- und Pausezeiten unter 'Mein Bereich → Zeiterfassung' registrieren. Für die Zeiterfassung sind folgeden drei Reiter relevant:

 

Zeiterfassung buchen

Kalenderansicht

In diesem Tab können Zeiten direkt in den Kalender eingetragen werden. Darüber hinaus wird hier auch das Buchen von negativen Zeiten unterbunden.



Mit einem Klick in den Kalender öffnet sich ein neues Fenster. Der Tag und die Uhrzeit der Stelle auf die im Kalender geklickt wurde, ist bei der Zeitbuchung vorausgewählt, kann aber beliebig verändert werden.
Um einen bereits eingestellten Termin zu bearbeiten ist auf diesen zu Klicken. Das gleiche Fenster, welches bei der Erstellung erscheint, öffnet sich und der Termin kann angepasst werden.
Des Weiteren kann die Länge eines Termins über das "=" Symbol schnell geändert werden. Hierzu ist auf das Symbol zu klicken und die Maus gedrückt zu halten, während der Balken des Termins in der Länge angepasst werden kann.
Durch Drag&Drop lassen sich gebuchte Zeiten einfach verschieben.

In der Übersicht rechts können weitere Einstellungen und Aktionen getätigt werden.

 

Formular

Unter dem Reiter "Zeiterfassung buchen" kann im Formular die Arbeitszeit eingetragen werden.


 
Die Angabe des Datums und der Zeitspanne sind, ebenso wie eine Kurzbeschreibung, Pflicht. Optional kann eine ausführliche Beschreibung der Tätigkeit und der Ausführungsort ergänzt werden. Für die Bestimmung des Ortes können auch die GPS Daten eines Endgeräts herangezogen werden, sofern diese Funktion unterstützt wird und freigegeben ist. Das Buchen von negativen Zeiten ist nicht möglich.
 

Buchen von Zeiten auf Auftragspositionen
Das Buchen von Zeit auf Auftragspositionen ist für Artikel möglich, die als "Dienstleistung" markiert sind. Andere Artikel werden in der Zeiterfassung nicht vorgeschlagen. In der Zeiterfassung wird das Feld "Auftragsposition" verwendet.

Besonderheit abgeschlossene Projekte
Es kann nicht auf bereits abgeschlossene Projekte gebucht werden. Abgeschlossene Projekte erscheinen deshalb nicht im Dropdown-Menü im Projektfeld.


Übersicht
Im Bereich "Übersicht" besteht die Möglichkeit das Datum auf vergangene Tage/Wochen zu stellen, um einen Überblick über die dort gearbeitete Studenanzahl zu bekommen. Mit dem zurück/vorwärts Buttons kann tageweise nach vorne/hinten gesprungen werden. Mit dem Datumsfeld kann gleich ein genaues Datum ausgewählt werden.



Dadurch ist es komfortabler möglich vergangene Zeiten nachzutragen.

 

Eigene Zeiterfassung Übersicht

Unter dem Reiter "Eigene Zeiterfassung Übersicht" befindet sich eine Auflistung der gebuchten Zeiten.



Hierbei kann über den Filter der Zeitraum eingegrenzt werden.
 


Übersicht über erfasste Zeiten

Über "Verwaltung → Zeitkonten" gibt es drei unterschiedliche Übersichten über erfasste Zeiten.


Zeitkonto Kunde

Unter dem Reiter 'Zeitkonto Kunden' befindet sich eine Liste aller Kunden, auf die Zeiten zum Abrechnen gebucht wurden.


Zeitkonto Mitarbeiter

Unter dem Reiter "Zeitkonto Mitarbeiter" werden alle durch Mitarbeiter erfasste Zeiten aufgelistet.


Zeitkonto Kalenderansicht

Unter dem Reiter "Zeitkonto Kalenderansicht" werden alle gebuchten Zeiten im Kalender ersichtlich.



Abrechnung von erfassten Zeiten bei Kunden

Über die Ansicht "Verwaltung → Zeitkonten" kann im Reiter "Zeitkonto Kunden" die Abrechnung gebuchter Zeiten angestoßen werden.

Hierzu ist auf das Editier-Symbol (Stift) eines Kunden in der Liste zu klicken, um die Detailansicht mit einer Auflistung der auf diesen Kunden gebuchten Zeiten zu öffnen. In dieser Ansicht kann die Rechnungsstellung über die entsprechende Schaltfläche am Ende der Seite angestoßen werden. Zeitbuchungen können in dieser Übersicht als abgerechnet oder nicht abgerechnet markiert werden.



Im nächsten Schritt muss den Zeiten noch einen Artikel zugewiesen werden - das kann z.B. ein Stundensatz sein, der auf dem Beleg für die Zeiten erscheinen soll. Es kann für jede einzelne Zeit, die abgerechnet werden soll, ein eigener Stundensatz definiert werden:



Es kann weiterhin ein allgemeiner Artikel unten angeben werden, der auch verwendet wird solange das Feld "Abweichender Artikel" nicht gefüllt wird. Es ist auch eine Kombination möglich, dass unten ein Stundensatz angegeben wird und z.B. aus 10 Zeiten nur 2 individuell belegt werden - beim Rest wird der allgemeine Artikel gezogen.