Backup und Systemumzug

Features

Im Backup-Modul können regelmäßig Sicherungen des Gesamtsystems vorgenommen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob ein System in der Xentral Cloud, auf einem Root- oder Shared-Server oder On Premises gehostet wird. Sie finden das Modul unter Administration → Backup. Nachdem ein Backup erstellt und heruntergeladen wird kann dieses auch auf einem anderen System wieder eingespielt werden. So ist der Umzug eines Systems von einem Server auf den anderen möglich.

Folgende Funktionen sind verfügbar:

Sicherung des Backups und Speicherung auf dem Server
Download des Backups auf einen lokalen Computer
Upload des Backups auf einen entfernten Server
Einspielen eines zuvor erstellten Backups

Empfehlungen und Hinweise

Vergleich zu früheren Versionen des Backup-Moduls

Im Gegensatz zu früheren Versionen des Backup-Moduls ist noch genau eine Form des Backups verfügbar, die bislang als System-Backup bekannt war. Diese Backupform sichert die Datenbank mit allen Dokumenten-, Bild- und PDF-Dateien. So wird sichergestellt, dass für jede einzelne Datensicherung alle Dateiverknüpfungen gültig sind und auch bei mehrfacher Rücksicherung im System keine Inkonsistenzen entstehen können.
Durch die Form der Sicherung als Gesamtsicherung kann die Backup-Datei unter Umständen größer werden. Daher läuft der Sicherungsprozess im Hintergrund. Aus diesem Grund ist es notwendig, den Prozessstarter (backup) im System zu aktivieren. Während des Sicherungsprozesses werden die verschiedenen Schritte der Datensicherung im Browser angezeigt.

Hinweis: Um innerhalb eines Backups einen konsistenten Datenbestand zu erhalten werden zu Beginn der Backup-Erstellung alle laufenden Prozessstarter abgeschaltet. Es werden also keine Abfragen über Schnittstellen, keine Lagerbestandsupdates oder Auftragseingänge bearbietet.

Empfehlungen

Empfehlung zur Datensicherheit (1): Bitte sichern Sie regelmäßig Ihren Datenbestand durch ein Systembackup.
Empfehlung zur Datensicherheit (2): Bitte laden Sie regelmäßig gesicherte Backups von ihrem Server herunter und sichern diesen Datenbestand auf physisch gesicherten Speichermedien (z.B. auf externen Festplatten in einem feuerfestem Tresor oder Bankschließfach).
Empfehlung zur Datensicherheit (3): Bitte prüfen Sie das Backup regelmäßig, in dem Sie ein erstelltes Archiv herunterladen und entpacken. Im Archiv finden Sie die Inhalte der Xentral-Datenbank und einen Ordner userdata mit vielen Verzeichnissen (nur im Systembackup). Bitte prüfen Sie, ob dort alle Daten vorhanden sind.

Empfehlung zur Datenschutz: Ein Backup enthält sämtliche - auch sensitive - Daten Ihres Systems, d.h. neben buchhalterischen Daten auch z.B. Personal-, Kunden-, und Accountdaten. Bitte stellen Sie sicher, dass die gesicherten Backup-Dateien an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der nur berechtigten Personen den Zugrifff erlaubt. Dazu gehören insbesondere potentiell öffentliche Server, Datenspeicherdienste ohne ADV oder im Büro zugängliche IT-Hardware wie externe Festoplatten oder offen zugängliche Netzwerkspeichergeräte (sog. RAID-Systeme).

Datensicherung (Erstellen des Backup)

Ein Backup wird durch Klick auf den Button + NEU erstellt.
Hinweis: Während der Sicherung darf nicht (auch nicht von anderen Nutzern) am System gearbeitet werden.

Zunächst können SIe ihr Backup benennen. Es ist nicht notwendig hier Datums- und Zeitinformationen einzugeben, diese werden dem Backup automatisch hinzugefügt.

Anschließend wird das Backup im Hintergrund erstellt. Ein Backup zu erstellen kann u.U. eine längere Zeit in Anspruch nehmen.
Durch die Anzeige auf der Seite sehen Sie die einzelnen Stadien des Backups:

Download (Lokale Sicherung eines Backup)

Ein erstelltes Backup wird zunächst auf dem Server gespeichert und kann von dort wieder eingespielt werden. Es kann jedoch zu Sicherungszwecken auch auf einen lokalen Rechner heruntergeladen werden.
Dazu wird in der Übersicht des Backup-Moduls auf den Download-Button geklickt.

Datei Speichern... wählen und die Datei herunterladen.
Bildbeispiel: Firefox auf Mac OS.

Die Datei ist im Doanloadbereich des Browsers oder im Doanload-Ordner des Rechners zu finden.
Bildbeispiel: Firefox auf Mac OS.

Upload / Entferntes Einspielen eines Backups

Über den Tab Importer kann eine lokale Backup-Datei auf einen entfernten Server geladen werden. Dabei besteht keine Größenbeschränkung für einen Import und auch sehr große Dateien können problemlos hochgeladen werden sofern auf dem Server genügend Speicheerplatz für die Speicherung bereitsteht. Erst nach dem Upload ist das Einspielen der Datei möglich.

Beim Upload sollte folgendes beachtet werden:

Die Datei muss vom Typ .zip (ZIP-Archiv) sein und die erwartete Dateistruktur enhalten.
Die hochgeladene Datei sollte im System noch nicht existieren, ansonsten ist die Speicherung nicht möglich.
Expertentip: Optional könnte für jedes Backup eine Meta Datei angehängt werden. Hierbei ist folgendes zu beachten: wenn der Datei-Name "mein-letztes-backup.zip" heißt, sollte auch die Meta-Datei "mein-letztes-backup.meta" heißen. Falls, eine Meta-Datei verfügbar ist, werden zusätzliche Checks nach der erfolgreichen Wiederherstellung ausgeführt. So könnten entsprechende Meldungen angezeigt werden, wenn z.B. der IST-Stand einer Tabelle Abweichungen gegenüber dem SOLL-Stand aufweist.

Der Upload wird im Tab Importer durch Auswahl der hochzuladenden Datei gestartet.
Anschließend kann dder Upload abgebrochen oder durch Klick auf Hochladen gestartet werden.

Der Fortschritt des Uploads wird fortlaufend angezeigt. Nach dem Upload wechselt das System selbstständig auf die Übersichtssseite.

Datenrücksicherung (Wiedereinspielung des Backup)

Die Datenrücksicherung ist durch Klick auf den rückwärtigen Pfeil möglich.
Hinweis: Während der Rücksicherung darf nicht (auch nicht von anderen Nutzern) am System gearbeitet werden.

Im Folgenden werden Sie durch die Anzeige des laufenden Prozesses im Hintergrund durch regelmäßige Status-Updates informatiert.

Nach dem erfolgreichen Einspielen eines Backups werden die abgeschalteten Prozesse wieder inittiert, dazu gehören auch Prozessstarter. Sollte unmittelbar nach dem Einspielen ein Prozessstarter Änderungen am System vornehmen kann es zu abweichungen in der Vergleichsroutine kommen. In diesem Fall würde durch eine oder mehrere Meldungen in der folgenden Form angezeigt werden welche Daten betroffen sind (im folgenden Fall ein Update durch einen Abruf von Zahldaten bei einem Zahlungsanbieter, der regelmäßig durchgeführt wird):

In der Regel sind diese Meldungen unkritisch da sie sich durch die laufenden Prozesse im System erklären lassen.