Bestellung

Neue Bestellung anlegen

Der genaue Ablauf einer Bestellung wird hier erklärt: Einkauf mit Bestellungen und Bestellvorschlägen

Bestellung: Erklärung der Felder

Bezahlung per → Zahlungsweise mit der die Verbindlichkeit später bezahlt werden soll
Bearbeiter → Benutzer, der diese Bestellung bearbeitet bzw. als ihr Bearbeiter eingetragen wurde
Lieferbedingung → Bedingung für die Lieferung z.B. Mindestbestellwert von 100€
Bestellbestätigung → Dadurch wird ein Text eingefügt, der den Lieferanten auffordert die Bestellung zu bestätigen. Ansonsten verfällt diese. Der Text ist übersetzbar (Administration → Einstellungen → Übersetzungen) durch die Variable: dokument_bestellung_bestaetigung
Keine Artikelnummern → Artikelnummern werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
Keine Preise anzeigen → Preise werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
Eigene Artikelnummer in erste Spalte → Setzt Xentral anstelle der Lieferantennummern in die erste Spalte (Kann in den Systemeinstellungen als Standard gesetzt werden: "Bestellung: Eigene Artikelnummer erste Spalte")
Lange Artikelnummern → Artikelnummern die besonders lang sind
Kein Briefpapier → Das global angelegte Briefpapier wird nicht für den Bestellbeleg verwendet
Artikeltexte ausblenden → Die Artikelbeschreibung in allen Belegpositionen wird in allen Belegen ausgeblendet

Aktionsmenü:

Bestellung stornieren → Die Bestellung wird stoniert
Bestellung kopieren → Die Bestellung wird kopiert
Bestellung abschicken → Die Bestellung wird abgeschickt
Bestellung freigeben → Die Bestellung wird freigegeben
als Verbindlichkeit weiterführen → Die Bestellung wird als Verbindlichkeit weitergeführt
als Produktion weiterführen → Die Bestellung wird als Produktion weitergeführt
Export als CSV → Die Bestellung wird als CSV Datei exportiert. Besonderheit: Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert
PDF öffnen → Bestellung wird als PDF geöffnet

Export als CSV

Erhalt der Bestellungs-Positionen als CSV:
Besonderheit: Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert

Info: der Belegexport ist für die Belege gleich/ähnlich. Es kann also sein, dass Spalten mit ausgegeben werden, die bei der Bestellung keine Relevanz haben.
Beispiel: beleg_lieferdatum ist nur relevant auf Kundenseite (z.B. Auftrag)

Einkaufspreise direkt aus der Bestellung im Artikel ändern

Es ist möglich direkt aus der Bestellung den Einkaufspreis des Artikels dauerhaft zu ändern. Dazu gibt es im Mini-Detail und im Protokoll-Tab der Bestellung hinter jedem Artikel das Edit-Icon:

Durch einen Klick auf das Edit-Icon erscheint ein Pop-up:

Wenn der Haken "In Stammdaten anpassen" markiert ist, wird der Preis auch im Artikel in den Stammdaten angepasst und nicht nur in der einzelnen Bestellung.

Sollte die Bestellmenge mit der im Einkaufspreis hinterlegten Menge abweichen, so wird gefragt, ob ein Einkaufspreis für die neue Menge erstellt werden soll oder ob der Einkaufspreis mit der nächst niedrigen Menge angepasst werden soll.

Wenn bereits ein anderer Preis ab der gleichen Menge besteht, wird dieser bei der oben beschriebenen Anpassung auf inaktiv (Gültig bis) gesetzt und der neue Preis wird in den Stammdaten aktiv.

Übersicht aller Bestellungen

In der Übersicht werden alle Bestellungen angezeigt. Im Unterreiter "in Bearbeitung" befinden sich alle Bestellungen, die noch im Entwurfsmodus sind.

Filter

Offene → Bestellungen, die noch nicht abgeschlossen sind
Nicht bestätigt → Bestellungen ohne bestätigtes Lieferdatum
Lieferung fehlt → Bestellungen bei denen die Lieferung fehlt
versendet → Bestellungen, die abgeschickt wurden
stornierte → Bestellungen, die storniert wurden
Lieferdatum überschritten → Bestellungen bei denen das Lieferdatum überschritten worden ist
ohne Verbindlichkeiten → Bestellungen die keine Verbindlichkeiten haben

Filter: Lieferdatum überschritten
Dieser Filter wird angesprochen durch 4 mögliche Felder (Prio abwärts):

Bestätigtes Lieferdatum der Bestellung
Wunschlieferdatum der Bestellung
Höchstes bestätigtes Lieferdatum aller Positionen
Höchstes Wunschlieferdatum der Positionen

Die ersten zwei Punkte beziehen sich auf diese Felder in der Bestellung selber:

Die letzten zwei Punkte beziehen sich auf die Felder in dem Reiter Positionen bei der Editierung einer Position

Beispiel:
Der Liefertermin wird als überschritten angezeigt, wenn:

der Wunschliefertermin in der Vergangenheit liegt
das bestätigte Lieferdatum in der Vergangenheit liegt
der Wunschliefertermin in der Zukunft liegt, aber das bestätigte Datum auf gestern

Der Liefertermin wird nicht als überschritten angezeigt, wenn:

der Wunschliefertermin für gestern eingetragen ist, in allen Positionen aber das Lieferdatum auf morgen eingetragen ist.

Stapelbearbeitung von Bestellungen

Es ist möglich durch eine Massenbearbeitung mehrere Bestellungen auf einmal zu bearbeiten.

per Mail versenden → Versendet die ausgewählten Bestellungen per Mail an die hinterlegte E-Mail
als freigegeben markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'freigegeben'. Funktioniert nur mit abgeschlossenen Bestellungen
als versendet markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'versendet'
als abgeschlossen markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'abgeschlossen'
Sammel-PDF → Druckt ein Sammel-PDF der ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker
drucken → Druckt alle ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker

Offene Positionen

Im Tab "Offene Positionen" finden Sie alle bestellten und noch nicht gelieferten Positionen inkl. bestätigtem Lieferdatum bzw. bestätigtem Liefertermin auf Positionsebene:

Einzelne Bestellung

Über das Edit-Icon können Bestelldaten einer bestimmten Bestellung angepasst sowie Positionen hinzugefügt werden.

Protokoll

Wie in jedem Beleg sind auch in der Bestellung viele Informationen auf einen Blick im Protokoll ersichtlich. Ebenfalls befindet sich hier noch einmal das Aktionsmenü.
Rechts ist ein Überblick, wie viele Einheiten des Artikels bereits geliefert wurden, bei wievielen die Lieferung noch aussteht und wieviele sich bereits im Lager befinden.

Hinweis bei zu langen Bestellnummern

Sind Bestellnummern zu lang, ist es möglich, dass diese sich mit anderen Spalten im Beleg überschneiden.

Es ist möglich die Option "Lange Artikelnummern" auszuwählen, dann erhält die Artikelnummer eine ganze Zeile in der Positions-Tabelle auf dem Beleg.

Bestellung automatisch abschließen

Es gibt die Option "Bestellung abschließen" (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System). Mit dieser werden die Bestellungen abgeschlossen sobald alle Artikel geliefert sind.

Außerdem gibt es den Prozessstarter Bestellung abschließen, der Bestellungen ebenfalls automatisch schließt.

Alternative Beschriftung für eine Bestellung

Es ist möglich für eine Bestellung eine alternative Beschriftung in den Systemeinstellungen anzugeben.

Dadurch kann in den Bestellung-Details der Haken dafür aktviert werden, um auf dem Beleg die Beschriftung auszutauschen.

Bestellung Lieferdatum

Das Bestelldokument kann mit einem Wunschlieferdatum als Hinweis für den Lieferanten, entweder für das ganze Dokument oder pro Position, versehen werden. Die Belegsprache bestimmt, ob eine Übersetzung gezogen wird. Für jede Bestellung kann ein Lieferdatum angegeben werden:

Wunschliefertermin für die komplette Bestellung
zusätzlich kann pro Position ein abweichendes Datum angegeben werden (ohne Datumsangabe wird nichts angedruckt)

Wunschliefertermin für die gesamte Bestellung:

Info: die Texte können in den Dokumentenvorlagen geändert oder um IF Blöcke ergänzt werden.
Wird kein Lieferdatum angegeben, so wird das Wort "Sofort" angedruckt. Dies kann über die Übersetzungsvariable "dokument_lieferdatum_sofort" geändert werden. Zu beachten ist, dass es eine globale Variable für alle Belege ist und dann ggf. auch auf Aufträgen etc. geändert wird.

Wunschliefertermin für die einzelne Position:

Hinweis bei einem speziellen Lieferanten

Wenn bei einem bestimmten Lieferanten beim Einfügen der Bestellungs-Positionen immer ein Hinweis als Popup eingeblent werden soll, ist das mit dem Feld "Lieferant Hinweis-Text" in der Lieferanten-Adresse im Zahlungskonditionen/Besteuerung Tab möglich.

Sobald ein Artikel, der diesen Lieferanten als Standardlieferant in den Einkaufspreisen hinterlegt hat, wird das Popup angezeigt: