Belege Importer

Die App Belege Importer erlaubt es Ihnen, alte Belege (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) per CSV zu Xentral zu importieren. Die App Belege Importer arbeitet mit einem Prozessstarter. Damit der Import klappt, muss der Prozessstarter ausgeführt werden.

Allgemeines

Unter Administration → AppStore → Belege Importer finden Sie eine Anwendung, mithilfe der Sie unterschiedliche Dokumente in Xentral hochladen können:

Angebote
Aufträge
Lieferscheine
Rechnungen
Gutschriften
Preisanfragen
Bestellungen
Produktionen
Proformarechnungen
Adressen (Dafür ist aber die "Import/Export Zentrale" auch geeignet)

Wenn Sie die App aufrufen, gelangen Sie in die folgende Startansicht:

Im oberen Bereich "Datei importieren" können Sie:

auswählen, welche Datei Sie hochladen möchten (1)
auswählen, welche Belegart Sie hochladen möchten (2)
festlegen, welchen Status Ihr Beleg erhalten soll (3)
über den Button den Upload Ihrer Dokumente veranlassen (4)
den Zwischenspeicher leeren, falls Sie Ihre Belege doch nicht mehr hochladen möchten bzw. Änderungen daran vornehmen möchten (5)
Falls der Prozessstarter nicht aktiv sein sollte, erscheint dies in einer Info-Box (6)

Der Import läuft in zwei Schritten. Zunächst werden alle Daten in einer Zwischentabelle gespeichert. Diese Daten können im Anschluss noch einmal geprüft werden, wobei Abweichungen in z.b. der Adresse rot dargestellt werden. Um die Daten entgültig ins System zu schreiben muss man den Button "Import starten" drücken:

Formate

Im Reiter "Formate" finden Sie eine Aufstellung über alle importierbaren Felder mit einer Kurzbeschreibung. Die exakten Feldnamen müssen in der ersten Zeile Ihrer Datei auch als Spaltenüberschriften enthalten sein, wobei für jede Position des Belegs eine neue Zeile benötigt wird.
Im Folgenden werden die Pflichtangaben nochmal kurz erklärt:

beleg_belegnr: Die Belegnummer, für Spezialverhalten, siehe NEW
beleg_kundennummer: Kundennumer, mit der Ihr Beleg verknüpft wird
artikel_nummer: Artikelnummer der Position
artikel_bezeichnung: Bezeichnung der Position
artikel_menge: Mengenangabe der Position
artikel_preis: Preis dieser Position

Beachten Sie bitte, dass beim Import keinesfalls Änderungen an Stammdaten vorgenommen werden, d.h. weder an den Stammdaten der Artikel noch der Adressen. Entsprechend werden Ihnen Abweichungen von den Stammdaten in rot angezeigt, sodass Sie diese wahlweise korrigieren können oder beibehalten, wobei dann eine Übernahme ausschließlich für die importierten Belege gilt. Haben Sie einmal Ihre Datei hochgeladen, können Sie sich in der Übersicht ansehen, ob alles so erkannt und zugeordnet wird, wie Sie sich das vorgestellt hatten, bevor Sie anschließend auf den Button "Belege jetzt importieren" klicken.

Schlüsselworte

Der Belegimporter unterstützt zusätzlich zwei Schlüsselworte für dynamische Belegnummern.

NEW

Das Schlüsselwort NEW erzeugt bei jedem Vorkommen eine neue fortlaufende Belegnummer basierend auf der Art des Imports. WICHTIG: Nachdem eine Zeile mit NEW vorkommt, sollte für die restliche Datei keine Zeilen mit statischer Belegnummer mehr folgen. In sehr ungünstigen Fällen könnte es sonst dazu führen, dass Artikel auf den falschen Beleg gebucht werden. Wenn der Status 'angelegt' gesetzt ist, wird jede Belegnummer die nicht PARENT ist als NEW betrachtet. Die hierbei vergebenen (ENTWURF_X_) Belegnummern sind jedoch nur temporär und dienen der Zuordnung der einzelnen Artikel. Beim tatsächlichen Import werden die Belegnummern anschließend verworfen.

PARENT

Das Schlüsselwort PARENT übernimmt die Belegnummer aus der vorherigen Zeile. Dadurch ist es möglich Artikel zu Belegen zu gruppieren, selbst wenn diese noch keine Belegnummer haben. Sollte die erste Zeile der CSV Datei die Belegnummer PARENT haben, wird sie als NEW betrachtet und eine neue Belegnummer wird erstellt.

Beispiel:

beleg_belegnr;beleg_kundennummer;artikel_bezeichnung;artikel_nummer;artikel_preis;artikel_menge

123;999;Artikel 1; 101; 1; 1
124;999;Artikel 2; 102; 1; 1
PARENT;999;Artikel 3; 103; 1; 1
125;999;Artikel 4; 104; 1; 1
NEW;999;Artikel 5; 105; 1; 1
NEW;999;Artikel 6; 106; 1; 1
PARENT;999;Artikel 7; 107; 1; 1
PARENT;999;Artikel 8; 108; 1; 1
NEW;999;Artikel 9; 109; 1; 1
PARENT;999;Artikel 10; 110; 1; 1

Erzeugt folgende Struktur:

123
   -Artikel 1
124
  -Artikel 2
  -Artikel 3
125
  -Artikel 4
30001
  -Artikel 5
30002
  -Artikel 6
  -Artikel 7
  -Artikel 8
30003
  -Artikel 9
  -Artikel 10