Übertragungen (EDI / XML / CSV / PDF)
Das Übertragen-Modul ist ein generisches Modul zum Austausch von Bewegungsdaten. Dabei werden ausgehende* Daten von Xentral zum Zielsystem geschickt oder zum Abruf bereitgestellt. Eingehende* Daten werden abgeholt, eingelesen und weiterverarbeitet.
* Die Richtung dieser Beschreibung bezieht sich auf die Perspektive von Xentral, also des ERPs.

Richtungen

Ausgehend → Ausgehende Daten werden z.B. im FTP-Verzechnis abgespeichert um von dort abgeholt zu werden
Eingehend → Eingehende Daten werden von außen in den Ordner kopiert und regelmäßig durch Xentral eingelesen und interpretiert bzw. z.B. zu Aufträgen umgewandelt

Features

Im der Standardversion des Moduls stehen bereits vielfältige Möglichkeiten zur Anbindung z.B. an Versand- oder Fulfillment-Dienstleister zur Verfügung. Dabei werden typischerweise Aufträge an den Fulfiller gesendet und Versandinformationen zu Xentral zurückgespielt. Das System kann aber auch z.B. zur Übertragung von Lagerbestandsdaten (Lagerzahlen), zur Artikelübertragung oder zur Bereitstellung von Dokumenten wie Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen als PDF verwenden.

Die folgenden technischen Übertragungsarten (Typ) stehen im Standard zur Verfügung:

FTP
FTPS (Benutzername und Passwort, keine Zertifikate)
SFTP
E-Mail
Lokale Speicherung auf Server
API

Folgende Übertragungsformate stehen im Standard zur Verfügung:

XML
PDF
XML mit integriertem PDF (Base64-encodiert)
XML und PDF in separaten Dateien
CSV (Comma Separated Values, vereinfachtes Excel-Fomat)
API

Mit Hilfe zusätzlicher Transfer-Module lassen sich weitere Schnittstellen und Übertragungsformate konfigurieren:

AmazonMfn (Amazon MFN - Merchant Fulfillment Network)
AmazonVendor (Amazon Vendoren)
App4Sales (Offline Auftragserfassung für Aussendienst-Mitarbeiter)
Brickfox (Portal zur Anbindung multipler Dienste)
DS (DS Logistics)
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI (Sport 2000)
GobNavConnect (Microsoft Navision in Kooperation mit GOB)
Netstock
OpenTrans (XML-Format)
Pixi (Descartes Pixi WMS)
Smarty (Template-Generator für beliebige Textformate)

Monitor

Der Monitor listet alle erfolgreichen und fehlerhaften Übertragungen des Moduls als filter- und durchsuchbare Liste. Dabei kann in der Filterung nach Fehlern oder nach Nachrichtenarten (z.B. Lagerbestand, Tracking, Artikel, Auftrag, Bestellung) unterschieden werden. Außerdem ist über die Liste der Account und damit die Gegenstelle filterbar.

Warte auf Freigabe

Sofern Daten per Konfiguration in zwei Schritten bearbeitet werden sollen, z.B. weil in der Einführungsphase einer Schnittstelle diese auf Manuelle Freigabe erforderlich gesetzt wurde, erscheinen die zu übertragenden Nachrichten in diesem Tab und können hier freigegeben werden.

Accounts

Unter diesem Reiter sind alle angelegten Accounts aufgelistet.

Einrichtung

Auf Basis eines API-Accounts (siehe unten) können beliebig viele Accounts für die Übertragung mit einem Gegenüber definiert werden. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die Übertragungen auf mehrere Acccounts zu verteilen, z.B. um diese besser testen und monitoren zu können, aber auch wenn verschiedene Intervalle zu verwenden sind.
Ein Account kann dabei aus- und eingehende Nachrichten konfigurieren. In komplexeren Umgebungen kann es sinnvoll sein, diesen in zwei oder mehr Accounts aufzuteilen.

API-Account

Vor der Einrichtung eines oder mehrerer Accounts ist eine API anzulegen. Auch wenn diese in vielen Fällen keine URL oder Zugangsdaten für das Transfermodul benötigt, ist diese notwendig, um die Gegenstelle zu definieren. Es ist ratsam pro Gegenstelle mindestens einen API-Account anzulegen und in Bezug auf Nachrichtenart und -richtung nur einmal zu verwenden.

Die Verwaltung der API-Accounts ist nicht Teil des Transfer-Moduls und kann im Bereich Administration → API-Account vorgenommen werden.

Hier wird zunächst ein neuer API-Account angelegt oder ein bestehender editert.

Am Beispiel des XML-Accounts wird ersichtlich, das dieser bei der Verwendung für das Modul Übertragungen im Grunde nur anlegt und aktiviert werden muss, weitere Einstellungen sind im Regelfall nicht notwendig.

Neuer Account anlegen

Über den Button "+Neu" kann eine neue Übertragung angelegt werden.

Einstellungen

aktiv → Auswahl, wenn die Übertragung genutzt wird. Bei Nichtauswahl, wird diese deaktiviert
Bezeichnung → Name der Übertragung, welche frei vergeben werden kann

Kommunikation

API → Auswahl eines API-Accounts
Übertragungsfomat → Das Übertragungsformat bezeichnet das Format des Dateiinhaltes. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Textdateien die strukturierte Daten (wie CSV oder XML) enthalten, um auch auf der Gegenseite einfach ausgelesen und interpretiert werden zu können. Im Zweifel und bei vorhandener Flexibilität auf der Gegenseite sind in xentral immer die Standardformate zu wählen: (XML (Xentral-Standardformat), PDF (nicht strukturierte Daten z.B. zu Sicherungszwecken oder für Belegbasierte Weiterverarbeitung), XML mit integriertem PDF (Base64-encodiert), XML und PDF in separaten Dateien, CSV (Xentral-Standardformat, Comma Separated Values, vereinfachtes Excel-Fomat), API. Mit Hilfe zusätzlicher Transfer-Module lassen sich weitere Schnittstellen und Übertragungsformate konfigurieren: AmazonMfn (Amazon MFN Merchant Fulfillment Network), AmazonVendor (Amazon Vendoren), App4Sales (Offline Auftragserfassung für Aussendienst-Mitarbeiter), Brickfox (Portal zur Anbindung multipler Dienste), DS (DS Logistics), EDI (Electronic Data Interchange), EDI (Sport 2000), Gob NavConnect, Netstock, OpenTrans (XML-Format), Pixi (Descartes Pixi WMS), Smarty (Template-Generator für beliebige Textformate). Die Beschreibung der Formate und weitergehende Hinweise finden sich in den jeweiligen Modulen. Bitte zunächt das Übertragungsformat eines Accounts umstellen und dann im Modul die Hilfeseite aufrufen.
Typ → Die folgenden technischen Übertragungsarten (Typ) stehen im Standard zur Verfügung: FTP, FTPS (Benutzername und Passwort, keine Zertifikate), SFTP, E-Mail, Lokale Speicherung auf Server, API
Codierung (Senden) → Auswahl in welcher Codierung die Übertragung gesendet werden soll (UTF-8, ISO-8859-1, ISO-8859-15, Windows-1252, CP1256)
Server → Angabe des Servers wo die Übertragung hingehen soll
Port → Port am Empfängerserver der angesprochen wird
SSL → Angabe, ob die Übertragung mit SSL verschlüsselt werden soll
Username → der User der in xentral eingeloggt, wird durch xentral vorausgefüllt. Dieser lässt sich allerdings händisch ändern
Passwort → Passwort in xentral des entsprechenden Users
OAuth Client ID → Client-ID vom Dienst, bei dem die API eingerichtet ist
OAuth Client Secret → Client Secret vom Dienst, bei dem die API eingerichtet ist
OAuth URL → URL zu der die Berechtigung der Nutzung der Daten vom Dienst zurück an xentral geschickt werden soll
Speicherort (Ausgang) → Ausgang der Belege von xentral (Optional wenn xentral von Fullfilment-Dienstleistern genutzt wird Ausgabe der "Sonstigen Aktionen" Lagerzahlen und Trackingnummern für Slave-xentral bzw. ERP von Kunden)
Dateiname Prefix → Alle Dateinamen mit diesem Prefix werden ignoriert
Antwort-Speicherort (Eingang) → Eingang für Aufträge, Lager, Tracking, Artikel etc.
Antwort-Dateiname Prefix → Alle Antwort-Dateiennamen mit diesem Prefix werden ignoriert
Löschen von Server nach Download → Diese Dateien werden nach dem Download vom Server gelöscht

Belege versenden

Belegart → Verfügbare Belege für die Übertragung sind: Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Angebot, Lieferschein, Bestellung, Retoure, Verbindlichkeit, Wareneingang QS-Report. Alternativ (z.B. wenn nur die Übertragung von lagerbestanswerten gewünscht ist kann "keine Belege" gewählt werden.
Belegstatus → Angabe ob der Status angelegt, freigegeben, versendet oder abgeschlossen ist
Projekt → zuordnung der Übertragung zu einem Projekt
Adresse → Adresse zu der der Beleg gesendet werden soll
Gruppe → Angabe zu welcher Gruppe die Adresse gehört
Manuelle Freigabe erforderlich → Angabe, dass Belege zuerst manuel freigegeben werden
Start ab ID → RechnungsID auswählen, ab der die Übertragung beginnen soll
Start ab Datum → Datum ab dem die Übertragung starten soll
Labels → Auswahl von selbstdefinierten Labels, die der Übertragung zugeordnet werden. In der Übersicht kann dann nach diesen Labels gefiltert werden, wobei zu beachten ist, dass wenn mehrere Labels vergeben werden, beim Filtern auch nach allen gefiltert werden muss, damit dies in der Übersicht erscheint.
Briefpapier im XML → Auswahl, dass das Briefpapier Base64encodiert in XML gespeichert wird
Maximale gleichzeitige Übertragungen → Anzahl der Belege, die der Prozessstarter gleichzeitig überträgt
Jeder Beleg in einer eigenen XML → Auswahl, dass jeder Beleg in einer eigenen XML gespeichert wird
XML-Zusatz → Angabe des XML-Zusatzes
Tracking Mail → Angabe, dass eine Tracking-Mail versendet wird
Rechnung Mail → Angabe, dass die Rechnungs E-Mail automatisch versendet wird, wenn die Trackingnummer vom Fulfiller zurückgemeldet wird. Bei mehreren Trackingnummern erfolgt der Versand der Rechnungs E-Mail nur einmal. Die Voraussetzungen hierfür sind, dass der Haken im Übertragungen Modul für "Rechnung Mail" gesetzt ist, die Rechnung mit den Kunden E-Mail Adressen und Kundennamen bereits vorhanden ist und dass der Rechnungsbetrag größer als 0 ist
Rechnung anlegen → Auswahl, dass wenn der Lieferschien bzw. die Trackingnummer zurückgemeldet wird und die passende Rechnung noch fehlt, wird automatisch eine Rechnung angelegt
Datei im Anhang übertragen → Auswahl, dass die Datei im Anhang übertragen wird
Anhang übertragen als → Auswahl wie der Anhang übertragen werden soll (als eigene Datei oder Base64-Codiert im Beleg)

Belege empfangen

Aufträge/ Angebote empfangen → Angabe, dass Aufträge bzw. Angebote empfangen werden sollen
Kundennummer aus Fremdsystem übernehmen → Angabe, dass die Kundennummer aus dem Fremdsystem übernommen werden soll
Bestellungen empfangen → Angabe, dass Bestellungen empfangen werden sollen
Produktion statt Bestellung anlegen → Angabe, dass eine Produktion anstatt eine Bestellung angelegt werden soll
Eigene Adresse → Auswahl der eigenen Adresse. Diese muss zuvor unter Stammdaten → Adressen angelegt worden sein
Lagerzahlen empfangen → Auswahl, dass die Lagerzahlen empfangen werden sollen
Lagerplatz in Dateieingang ignorieren → Angabe, dass der Lagerplatz im Dateieingang ignoriert werden soll
Lager → Lagerplatz für Rückmeldungen ohne Lagerplatzangabe
Tracking empfangen → Angabe, dass ein Tracking empfangen werden soll
Automatische Rückmeldung → Unabhängig von Lieferscheinen und Trackingnummern wird nach X Tagen spätestens ein Auftrag final abgeschlossen und eventuell an Shops und Marktplätze zurückgemeldet. Es werden nur Aufträge beachtet, die max. vor 14 Tagen per Übertragungenmodul versendet wurden
Artikel empfangen Nicht gefundene Artikel → Angabe, dass wenn Artikel empfangen aber diese nicht gefunden werden, im Übertragen Monitor ein Fehler angezeigt wird
Lieferantennummer auch durchsuchen → Angabe, dass Lieferantennummern ebenfalls durchsucht werden sollen
Bestellung immer auf Leiferant buchen → Angabe, dass eine Bestellung immer auf den Lieferanten gebucht wird

Artikel anlegen

Fehlende Artikel anlegen → Angabe, dass fehlende Artikel aus Auftragspositionen automatisch angelegt werden sollen
Fehlende Artikel als Lagerartikel markieren → Angabe, dass fehlende Artikel als Lagerartikel markiert werden sollen

Artikel empfangen

Artikel empfangen (neue Artikel) → Angabe, dass Artikeldaten beim empfangen beachten werden
Artikel updaten → Angabe, dass bei Abweichungen von Artikeldaten zu den Stammdaten die abweichenden Informationen überschrieben werden sollen

Lagerzahlen

Lagerzahlen von xentral zu Fremdsystem → Angabe, dass die Lagerzahlen von xentral zum Fremdsystem übergeben werden sollen
Lager → Auswahl des Lagers
Lagerplatz → Auswahl des Lagerplatzes
"Verkaufbare" Menge senden → Angabe, dass die verkaufbare (vorhandene - reservierte Menge) Menge gesendet werden soll
Übertragung um → Angabe der Uhrzeit, wann die Übertragung stattfinden soll

Verkaufsreport

Verkaufsreport senden → Angabe, dass ein Verkaufsreport gesendet werden soll
Zeitbereich → Auswahl, ob der Verkaufsreport täglich, wöchentlich oder monatlich gesendet werden soll

sonstige Aktionen

Tracking von xentral zu Fremdsystem → Angabe, dass ein Tracking von xentral zum Fremdsystem stattfinden soll
Artikel übertragen → Mit diesem Button können Artikel auf das Fremdsystem übertragen werden
automatisch neue Artikel übertrage → Angabe, dass neue Artikel automatisch auf das Fremdsystem übertragen werden

Events

In diesem Tab kann "ArtikelCreate" und "ArtikelEdit" ausgewählt werden, dies bewirkt, dass

Nicht freigegeben

In diesem Tab liegt eine Auflistung aller zu übertragenden Dateien, die manuell freigegeben werden müssen. Dies funktioniert, indem die entsprechenden Übertragungen ausgewählt und dann über den Button "freigeben" freigegeben werden.

Zu Übertragen

In diesem Tab können die Belege, die übertragen werden sollen, ausgewählt und anschließend mit dem Button "Auftrag zum Übertragen hinzufügen" in die Liste hinzugefügt werden. Bei der nächsten Übertragung werden diese Belege hinzugefügt und wandern in den Tab "Übertragen". Die Abarbeitung der hier gesammelten Dokumente erfolgt via Prozessstarter und ist pro Durchlauf auf eine Anzahl limitiert (Limitierung bei den Einstellungen zur Schnittstelle). Belege können über den Button "Requests löschen" wieder aus der Liste entfert werden.

Übertragen

In diesem Tab liegt eine Auflistung aller Belege, die bereits übertragen wurden. Der Liste kann u. a. das Datum und die Uhrzeit der Übertragung entnommen werden. Die Dateien können auf dem Server gelöscht werden. Die Übertragungshistorie wird zusätzlich abgespeichert und protokolliert.

Dateien

In diesem Tab befinden sich die übertragenen XML Dateien. Auch wenn die Dateien auf dem Server gelöscht werden, wird die Historie hier angezeigt.

Tracking

Wurde unter dem Tab "Details" die Trackingoption ausgewählt, erscheinen hier alle Trackingdaten aufgelistet. Es werden also alle zurückgemeldeten Trackingnummern angezeigt. Übertragene Dokumente ohne Tracking Nummern können im Tab "Übertragen" eingesehen werden.

Lagerzahlen

Wurde unter dem Tab "Details" die Lagerzahlenoption ausgewählt, erscheinen hier alle zurückgemeldeten Lagerzahlen aufgelistet.

Fehler

Wurde unter dem Tab "Details" die Option "Artikel empfangen Nicht gefundene Artikel" ausgewählt, so erscheinen alle Fehler aufgelistet in dem Tab "Fehler". Dies entspricht also einem Fehlerprotokoll aller nicht verarbeiteten Daten. Kann eine Tracking Nummer nicht dem passenden Dokument zugeordnet werden, so wird hier im Fehlerprotokoll ein Eintrag erzeugt. Gibt es zu einem Dokument nach wie vor keine Tracking Nummer, so kann im Fehlerprotokoll nachgeprüft werden, ob es hier evtl. eine falsche Rückmeldung gab. Gibt es keine Einträge, so wurde die Trackingnummer auch nicht zurück gemeldet.

Verkaufsreport

Wurde unter dem Tab "Details" die Option " Verkaufsreport senden" ausgewählt, erscheinen alle erstellten Verkaufsreports aufgelistet in dem Tab "Verkaufsreport".

Beispielhafte Anwendungsfälle

Anwendungsfall: Anbindung an Fulfillment-Dienstleister

Die Anbindung an einen Fulfillment Dienstleister ermöglicht u.a. die Übertragung von XML-Strukturen oder CSV-Dateien an einen Fulfiller und im Anschluss daran das Einlesen der vom Fulfiller zurückgemeldeten Daten wie z.B. Trackingnummern, Lagerbestände, Mindesthaltbarkeitsdaten etc. Die Schnittstelle ermöglicht ebenso ein Einlesen von neuen Kundenaufträgen z.B. aus einer externen Software/Auftragsplattform (z.B. EBISS).
Generell ist es möglich Daten als Datei auf einem Server abzulegen. Diese Daten werden dann vom Fulfiller abgeholt und weiterverarbeitet. Der Fulfiller meldet im Anschluss z.B. 1x täglich (nachts) die Trackingnummern, aktualisierte Lagerbestände und z.B. auch MHDs an den Server zurück. Diese Daten werden über einen Cronjob von Xentral eingelesen und im System aktualisiert. Eine Rückmeldung an Shops zur Bestandsaktualisierung oder der Trackingnummer an den Shop, als gleichzeitigen Trigger für eine Rechnungs-E-Mail, sind parallel möglich.

Die Weiterverarbeitung der Daten und das Ablegen der Rückmeldungs-Datei für Xentral mit den notwendigen Feldern wird meist durch den Fulfiller definiert und erstellt.
Im folgenden Ablaufschema ist die Interaktion zwischen Xentral, einem Onlineshop / Marktplatz und einem Versanddienstleister / Fulfiller im Grundsatz dargestellt.

Anwendungsfall: Anbindung einer externen Plattform

Die Schnittstelle ermöglicht ebenso ein Einlesen von neuen Kundenaufträgen z.B. aus einer externen Software/Auftragsplattform (z.B. e.biss oder App4Sales).
Dabei werden benötigte Stammdaten (Arttikel oder Kundennamen) in beiden Systemen synchronisiert. Die Auftragserfassung kann z.B. auch offline erfolgen.

Dokumente aus Xentral übertragen (Ausgang)

Einstellungen der ausgehenden XML oder CSV Daten.
Um die Übertragung einer XML- oder CSV Datei von Xentral nach außen zu ermöglichen, muss zuerst unter Admin → Einstellungen → Prozessstarter der Cronjob "api_uebertragungen" angelegt und aktiviert werden.

Im nächsten Schritt muss ein API_Account angelegt werden. Dazu ist unter Einstellungen → API Account über "+NEU" ein neuer Account anzulegen, der wie folgt auszufgefüllt werden kann (wichtig hierbei ist, dass der Haken bei aktiv gesetzt ist):

Im nächsten Schritt kann im Appstore unter Übertragungen (EDI/XML/CSV/PDF) eine neue Übertragung eingerichtet werden. Im folgenden Beispiel soll eine XML-Übertragung für Rechnungen via Email angelegt werden.

Unter API kann der eingerichtete Account hinterlegt werden. Unter XML-Zusatz kann die ausgehende XML-Datei um kundenspezifische Zusatzspezifikationen erweitert werden. Unter "Start ab ID" kann die RechnungsID gewählt werden, ab der die Übertragung beginnen soll. Um zu testen, ob die Übertragung erfolgreich eingerichtet wurde, kann der Prozessstarter und die Übertragung aktiviert sowie die letzte Rechnungs-ID und den dazugehörigen Status eingetragen und abgespeichert werden. Nach Ablauf des eingestellten Intervalls sollte eine Email mit der XML-Datei zugestellt werden.

Anbindung an einen Fulfillment Dienstleister

Es wird ein Online-Shop betrieben, der bereits an Xentral angebunden ist. Nun soll der gesamten Versandprozess über einen Fulfillment-Dienstleister abgewickelt werden. Der Dienstleister erhält von Xentral die Informationen des Lieferscheins und meldet eine Trackingnummer und den Lagerabzug zurück. Um diese Rückmeldung zu erhalten, muss eine Übertragung eingerichtet werden. Es gibt vier Möglichkeiten die Daten an den Dienstleister zu schicken:

FTP
FTPS (nur mit Benutzername + Passwort, nicht bei der Nutzung von Zertifikaten)
E-Mail
Lokales Verzeichnis auf Server von Xentral

Zudem gibt es die folgenden Übertragungsformate, die im DropDown ausgewählt werden können:

Die Daten können über das Modul neben einer XML-Datei auch als CSV-Datei übertragen werden.

Unter „+Neu“ kann nun eine Übertragung zum Fulfillment Dienstleister angelegt werden. Dort kann auch die Art bzw. der Typ der Übertragung und das Datenformat festgelegt werden.

Im Bereich Kommunikation kann dann der FTP-Account mit den Ein- und Ausgangsordnern hinterlegt und entschieden werden, ob die von der zurückmeldenden Stelle abgelegten Dateien (bspw. Tracking) nach dem Download vom Server gelöscht werden sollen. Im Bereich Belege Versenden können alle Einstellungen für ausgehende Dateien vorgenommen werden. Im Ausgang muss die Belegart, der Status und/oder eine BelegID oder ein Datum angegeben werden, ab dem die Übertragung stattfinden soll. Zudem kann festlegt werden, welche Email-Benachrichtigungen an die Adresse versendet werden sollen.

Sollen Dateien mit an den Fulfillment-Dienstleister übertragen werden (PDF-Datei vom Lieferschein bzw. weitere Anhänge) muss zudem folgende Option aktiviert sein: "Datei Anhang übertragen" (Reiter Accounts).

Im Bereich "Belege empfangen" kann festgelegt werden, welche Belege vom System empfangen werden sollen. Zudem ist es in diesem Bereich auch möglich Lagerzahlen von Fremdsystemen zu empfangen und diese auf ein bestimmtes Lager in Xentral zu mappen. Außerdem kann hier das Empfangen von Tracking-Nachrichten als Antwort auf den übermittelten Lieferschein und von Artikel aus Fremdsystemen aktiviert werden.

Im Bereich Lagerzahlen kann die Übertragung der Lagerzahlen zu einem Fremdsystem konfiguriert werden. Wenn hier kein Lager oder Regal ausgewählt wurde, kann der komplette Bestand des Systems an das Fremdsystem übertragen werden. Sollte eine Angabe bei Lager oder Lagerplatz vorhanden sein, wird die Übertragung dementsprechend eingeschränkt. Außerdem können verschiedene Zeitpunkte definiert werden, an denen die Übertragung stattfinden soll.

Hinweis: Der API Account für das Feld "API" wird unter Administration → Einstellungen → API Account angelegt.

Um die Rückmeldung des Fulfillment-Dienstleisters vom FTP-Server abzuholen, muss über Admin → Einstellungen → Prozessstarter ein neuer Cronjob angelegt werden. Dieser holt die zurückgemeldeten Lieferungen in einem definierten Zeitintervall ab und spielt diese in Xentral ein. Nähere Informationen zur Einrichtung des Cronjobs befindet sich hier.
Werden die Lieferungen erfolgreich zurückgemeldet, so füllt sich die Liste der Übertragungen.