Mahnwesen verwenden
 

YouTube-Video: https://www.youtube.com/watch?v=dxHXq4Ugg58
 

Mit dem Mahnwesen arbeiten

Die Weitergabe von offenen Rechnungen an das Mahnwesen erfolgt automatisch bei:

Vorkasse-Zahlungsweisen nach einer definierbaren Bezahlfrist, und beinachträglichen Zahlungsweisen nach dem Erreichen des Zahlungsziels.

Eine unbezahlte Rechnung durchläuft nacheinander verschiedene Mahnstufen. Die Voraussetzungen für das Vorrücken einer Rechnung in die nächste Mahnstufe sind:Der Ausdruck bzw. Versand der verschiedenen Mahndokumente per E-Mail erfolgt automatisch nach dem Betätigen des Buttons "Mahnwesen starten" in der Ansicht "Buchhaltung → Mahnwesen". Durch das Starten des Mahnwesens werden die Mahndokumente für alle im Reiter "fällige" aufgelisteten Rechnungen, ihrer Mahnstufe entsprechend, gedruckt oder per Mail versendet.


Funktionen im Mahnwesen

Die Übersicht im Mahnwesen enthält folgende Reiter:


 
Bevor ein Mahnlauf gestartet wird, kann im Auswahlfeld "Drucker" festgelegt werden, auf welchem Drucker die Mahndokumente ausgedruckt werden, für die der Mailversand nicht aktiviert wurde.




Die Rechnungskopie und das eigentlich Mahndokument (Zahlungserinnerung oder Mahnung) werden per E-Mail versendet. Der Mahnprozess kann für die einzelnen Rechnungen jederzeit durch den Benutzer beeinflusst, oder gestoppt werden. Dies geschieht über die im folgenden vorgestellten Symbole in der Listenansicht.






Folgende Aktionen stehen für die einzelnen Rechnungen im Mahnwesen zur Verfügung:

Rechnung bearbeiten: Sprung in die Editier-Ansicht der Rechnung
PDF der aktuellen Mahnstufe: Ansicht des Mahndokuments als PDF
PDF der Rechnung: Ansicht der Rechnung als PDF
Stornierung der Rechnung: Weiterführen als Gutschrift/Stornorechnung
Differenzbetrag (Betrag in Spalte "Fehlt") als Skonto verbuchen
Betrag als Forderungsverlust verbuchen
Rechnung für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen sperren (Rechnung wird in Reiter "Gesperrt" verschoben)


In der Rechnung wird immer der Status des Dokumentes angezeigt, das bereits versendet wurde.D.h. wurde eine Mahnung 1 im Mahnwesen erzeugt und versendet, wird in der Rechnung "Mahnung 1" angezeigt.Ist die "Mahnung 1" noch nicht versendet, steht die Rechnung noch auf Zahlungserinnerung, obwohl diese bereits im Mahnwesen unter "Fällige" für die nächste Mahnstufe gelistet ist.


Mahnwesen neu berechnen

Das Mahnwesen wird bei Klick auf den Button neu berechnet. Dieser Berechnung kann auch über den Prozesstarter mahnwesencheck in den Hintergrund verlegt werden.



  

OPOS Liste

In der Offenen Posten Liste werden im Mahnwesen alle offenen/teilbezahlten Rechnungen unabhängig von der Mahnstufe angezeigt:

Spalteninformation:
Mit den Filter Optionen können Sie Folgendes filtern:


Einstellungen Mahnwesen

Im Reiter "Einstellungen" können die Mahnfristen für die einzelnen Mahnstufen, und die Texte für die verschiedenen Mahn-Dokumente definiert werden.
 

Mahnwesen Einstellungen

Die Mahnfristen werden im Reiter "Einstellungen" festgelegt. Es gibt in Xentral 5 verschiedene Mahnstufen:
Für jede Mahnstufe kann definiert werden:





Mahnstufe (Mahndokumente)

Vorkasse Erinnerung (E-Mail Erinnerung)
Sonstige Einstellungen

Skonto im Zahlungseingang überziehen erlauben → Anzahl der Tage, um die die automatische Erkennung im Zahlungseingang noch greifen soll (Skontozeitraum im Zahlungseingang zusätzlich um x Tage verlängern)Bearbeiter + Vertrieb anzeigen → Bearbeiter und Vertreib in der Infobox auf dem Mahndokument anzeigenVersand Mahnungen über E-Mail-Account → Einstellung für die E-Mail Adresse, von der aus die Mahnungen versendet werden (Versionsinfo: ab 19.3)


Mahnwesen Prozesstarter Einstellungen

Der Prozesstarter kann für das Mahnwesen auch auf "periode → 1 Minute" eingestellt werden, so dass die MAhnwesenberechnung via Button über den hintergrundgelagerten Prozess abgearbeitet wird und jederzeit aufgerufen werden kann. Parallel werden die Zeiten des Prozesstarters festgelegt, so dass der Prozesstarter nicht minütlich das Mahnwesen neu berechnet sondern nur zu den fest angegebenen Zeiten und per manuellem Klickaufruf.
Voraussetzung: Der Prozesstarter Mahnwesen muss auf die Periode 1 eingestellt sein, also jede Minute laufen.



Zahlungserinnerung bei Vorkasse-Aufträgen aktivieren

Auch bei Aufträgen mit Zahlungart Vorkasse kann nach einer bestimmten Anzahl an Tagen eine Zahlungserinnerung automatisch an den Kunden verschickt werden, falls die Zahlung nicht eingegangen ist. Dafür sind folgenden Einstellungen nötig:

 

 


Mahntexte

Unter Einstellungen → Mahntexte finden Sie eine Übersicht über Variablen, die Sie in den Mahndokumenten verwenden können. Für jede Mahnstufe können eigene Texte definiert werden, die dann im jeweiligen Mahn-Dokument verwendet werden.




In den Mahntexten können folgende Variablen verwendet werden. Die Variablen werden dann im Mahn-Dokument durch die entsprechende Information ersetzt:
Mahntexte in Geschäftsbriefvorlagen

Die Mahntexte sind selbst sind in den Geschäftsbriefvorlagen zu finden und dort konfigurierbar.




Dadurch können Sie nun Mahntexte für verschiedene Projekte und Sprachen anlegen.


Beispieltexte Mahnwesen

Achtung: Die folgenden Texte dienen als Beispieltexte zur Veranschaulichung der Variablen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro / Rechtsberater ab, ob diese den rechtlichen Ansprüchen genügen oder anzupassen sind. Die Texte sind Mustertexte, erstellt vor einigen Jahren, hier hat sich evtl. Einiges geändert. Als Test für die Variablen können sie auf jeden Fall genutzt werden.

Mahnung1:

Sehr geehrte Damen und Herren,

sicher haben Sie unsere Zahlungserinnerung übersehen. Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben nochmals eine Aufstellung der offenen Positionen.

Sollten Sie die Zahlung noch nicht vorgenommen haben, bitten wir Sie, den Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser Konto zu überweisen, um weitere Mahnschreiben und Gebühren zu vermeiden. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.

Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mahnung 2:

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnung und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.

Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben erneut eine Aufstellung der offenen Positionen.Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mahnung 3:

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnungen und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.

Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben eine letzte Aufstellung der offenen Positionen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Sollte der Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} noch nicht auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Bitte kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns dies vermeiden: xxxxxxxxx


Beispieltext MahngebührenUnsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:
Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}
Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}
zzgl. Mahngebühr: {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}
Gesammtsumme: {OFFENMITMAHNGEBUEHR}{WAEHRUNG}
 Die Mahngebühr beträgt {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} zuzüglich offener Rechnungsbetrag von {OFFEN} EUR zu zahlen {SUMME} {WAEHRUNG}
 Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.
 Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:
Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}
Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}
zzgl. Mahngebühr:{MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}