Wiedervorlagen verwenden

Mit Wiedervorlagen können Sie Aufgaben planen und sich an diese nach einer bestimmten Frist erinnern lassen. Diese Funktion kann insbesondere im Bereich Marketing und Vertrieb sehr hilfreich sein, ist jedoch auf viele verschiedene Bereiche übertragbar. Sie können Wiedervorlagen einem Kunden, einem verantwortlichen Mitarbeiter oder auch einem Projekt zuordnen, um so einen besseren Überblick zu haben.

Sie können jederzeit in der Statusleiste rechts oben sehen, wie viele fällige Wiedervorlagen Ihnen zugewiesen sind (linke Zahl) und wie viele insgesamt fällig sind (rechte Zahl).
 

Wiedervorlagen anlegen / bearbeiten

Mit einem Klick auf den "+ NEU" Button können Sie eine Wiedervorlage anlegen. Im geöffneten Popup Fenster können Sie im oberen Bereich die aktuelle Stage auswählen bzw. sehen, auf der linken Hälfte die grundlegenden Informationen einer Wiedervorlage pflegen und auf der rechten Hälfte Zusatzinformationen eintragen.

Stages

Am oberen Rand des Popup Fensters stehen alle Stages des ausgewählten Boards (Reiter "Übersicht" Tab "Boards") zur Auswahl. So können Sie beim Erstellen oder Bearbeiten die Wiedervorlage von Stage zu Stage schicken, in dem Sie auf die nächste oder vorherige Stage klicken. Es können auch mehrere Stages auf einmal gewählt werden.

Grundlegende Informationen

Auf der linken Hälfte des Popup Fensters können Sie grundlegende Informationen zu Ihrer Wiedervorlage in folgende Felder eintragen:

Möchten Sie nicht alle Adressen aus Xentral beim Verantwortlichen und dem Bearbeiter zur Auswahl haben, können Sie unter "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System" den Haken "Wiedervorlage - nur Mitarbeiter wählbar" aktivieren. Somit werden nur Adressen mit der Rolle Mitarbeiter in der Auswahl angezeigt.

 

Tab Verlauf

Im Verlauf sehen Sie den zeitlichen Ablauf wann welche Aktion bei einer Wiedervorlage passiert ist. Unter anderem Systeminformationen wie z.B. die Neuanlage der Wiedervorlage oder das Verschieben in eine andere Stage. Zusätzlich können Sie aber auch eigene Notizen hinterlegen mit Anzeige des Mitarbeiters der die Notiz verfasst hat, bearbeiten und löschen. Bleiben Sie in der Pipeline Übersicht für ein paar Sekunden mit der Maus über einer Wiedervorlage, wird Ihnen der Verlauf in einem Popup Fenster angezeigt. So müssen Sie nicht jedes Mal in die Wiedervorlage klicken um den letzten Stand des Verlaufs zu sehen.

Tab Aufgaben

Neben der Wiedervorlage selbst, benötigen Sie vielleicht zusätzliche Aufgaben die für diese Wiedervorlage erledigt werden müssen. In diesem Fall können Sie mehrere Aufgaben anlegen und an verschiedene Mitarbeiter verteilen. Die erstellten Aufgaben werden ebenfalls im Aufgaben Modul von Xentral angezeigt. In der Tabelle sehen Sie alle Aufgaben die zu dieser Wiedervorlage gehören. Sie können sie über das Menü auf offen / abgeschlossen setzen, bearbeiten und löschen. Über den Button "Neue Aufgabe" können Sie eine neue Aufgabe die zu dieser Wiedervorlage gehört anlegen. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

 

Tab Freifelder

Zuvor angelegte Freifelder (Reiter "Einstellungen" Tab "Freifelder") können mit zusätzlichen Informationen befüllt werden, die sonst keinen Platz in den Feldern der Wiedervorlage finden würden. Der Inhalt aus diesen Feldern wird bei aktiver Einstellung in der Pipeline sowie in den weiteren Tabellen der Wiedervorlagen als Zusatzspalte angezeigt.

 

Tab Zusatzfelder Adresstabelle

Zuvor festgelegte Zusatzfelder aus der Adresstabelle (Reiter "Einstellungen" Tab "Allgemein") können in dieser Ansicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen ebenfalls in der Adresse selbst im ausgewählten Feld überschrieben werden. Zum Beispiel steht in der Wiedervorlage im Zusatzfeld Telefon die Telefonnummer 1234567 aus der Adresse. Wird diese auf 1234560 geändert, wird in der Adresse selbst die Telefonnummer geändert. Der Inhalt aus diesen Feldern wird bei aktiver Einstellung in der Pipeline sowie in den weiteren Tabellen der Wiedervorlagen als Zusatzspalte angezeigt.
 

Reiter Übersicht

Im Reiter "Übersicht" stehen Ihnen verschiedene Tabs zur Verfügung mit denen Sie auf unterschiedliche Weise die Wiedervorlagen verwalten und verwenden können. Am rechten Ende der Tableiste können Sie ein Board (Reiter "Einstellungen" Tab "Boards") auswählen. Dadurch sehen Sie nur die Wiedervorlagen die diesem Board zugewiesen sind. Außerdem können Sie einen Mitarbeiter (Bearbeiter in der Wiedervorlage) auswählen um nur dessen Wiedervorlagen zu sehen, oder die Wiedervorlagen aller Mitarbeiter anzeigen lassen.

Tab Dashboard

 

Tab Pipelines

In der Pipelines Ansicht sehen Sie auf einen Blick in welcher Stage sich die offenen Wiedervorlagen befinden.
Anhand eingeblendeter Symbole können Sie den Status ablesen:Über die Filter können Sie die Ansicht einschränken:Die in der Wiedervorlage vergebene Farbe wird am linken Rand jeder Wiedervorlage angezeigt. Außerdem können in der Pipelines Ansicht Zusatzfelder aus der Kundenadresse (Reiter "Einstellungen" im Tab "Allgemein") und Freifelder (Reiter "Einstellungen" im Tab "Freifelder") angezeigt werden, sofern diese Einstellungen aktiviert wurden. Stages können in dieser Ansicht auch ausgeblendet werden (Reiter "Einstellungen" im Tab "Stages").


Bleiben Sie mit der Maus über einer Wiedervorlage für ein paar Sekunden, erscheint ein Popup in der Sie Details der Wiedervorlage zu sehen bekommen, wie z.B. das Fälligkeitsdatum und den gesamten Notizverlauf. Mit einem Klick auf eine Wiedervorlage kann diese bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine Wiedervorlage und halten Sie dabei die Maustaste gedrückt, kann diese Wiedervorlage in eine andere Stage verschoben werden. Während des Vorgangs haben Sie am unteren Bildschirmrand die Möglichkeit die Wiedervorlage in den Papierkorb (Löschen der Wiedervorlage), zu den Gewinnern, oder den Verlierern zu ziehen. Wird eine Wiedervorlage zu den Gewinnern oder Verlierern geschoben, öffnet sich ein Dialogfenster in das eine Notiz eingetragen werden kann und dem Verlauf hinzugefügt wird. Danach wird die Wiedervorlage als abgeschlossen markiert.
 

Tab Liste

In der Listenansicht können Sie durch die unterschiedlich farblichen Zeilen den aktuellen Status der offenen Wiedervorlagen unterscheiden:
Außerdem sehen Sie in der Tabelle:
Über die Filter können Sie die Ansicht einschränken:

 

Tab Eingangsdatum

In dieser Übersicht sehen Sie die Wiedervorlagen nach Erstellungsdatum je Kalenderwoche gruppiert. Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. Ist die Wiedervorlage bereits abgeschlossen, wird sie durchgestrichen dargestellt. Sie können die Tabelle in den Suchfeldern durchsuchen um das Ergebnis einzuschränken.

In der Tabelle sehen Sie: 

Tab Abschlussdatum

In dieser Übersicht sehen Sie die offenen Wiedervorlagen nach Abschlussdatum je Kalenderwoche gruppiert. Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. Sie können die Tabelle in den Suchfeldern durchsuchen um das Ergebnis einzuschränken.

In der Tabelle sehen Sie: 

Tab Wins/Losses

In dieser Übersicht sehen Sie alle gewonnenen und verlorenen Wiedervorlagen nach Kalenderwoche gruppiert. Gewonnene Wiedervorlagen haben eine grün hinterlegte Zeile, wohingegen verlorene Wiedervorlagen rot hinterlegt sind. Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. Sie können die Tabelle in den Suchfeldern durchsuchen um das Ergebnis einzuschränken.

In der Tabelle sehen Sie: 

Tab Kalender

In dieser Übersicht bekommen Sie alle Wiedervorlagen mit einem gesetzten Abschlussdatum in einem Kalender angezeigt. Die Wiedervorlage wird im Kalender am festgelegten Abschlussdatum angezeigt. Mit einem Klick auf eine Wiedervorlage kann diese bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine Wiedervorlage und halten Sie dabei die Maustaste gedrückt, kann diese Wiedervorlage auf einen anderen Tag verschoben werden, wodurch sich auch das Abschlussdatum ändert.
Über jeder Wiedervorlage werden graue Punkte und ein farblicher Punkt dargestellt. Jeder Punkt steht für eine Stage und der farblich markierte Punkt für die aktuelle Stage in der sich die Wiedervorlage befindet. Die farbliche Markierung des Punktes hängt von Ihrer vergebenen Farbe beim Anlegen der Stage ab, das heißt Sie können zum Beispiel jeder Stage eine andere Farbe geben um auf einen Blick zu sehen, um welche Stage es sich handelt.
Am linken Rand jeder Wiedervorlage wird die in der Wiedervorlage vergebene Farbe angezeigt.
Der angezeigte Mitarbeiter ist der Bearbeiter der Wiedervorlage.
Wiedervorlagen mit der Markierung eines Warndreiecks mit Ausrufezeichen sind Wiedervorlagen bei denen der Haken Prio gesetzt wurde.
 

Reiter Einstellungen

Tab Allgemein

Bereich Zusatzfelder Adresstabelle

Aus der Adresstabelle können bis zu 10 Spalten in die Anzeige der Wiedervorlagen übernommen werden. Diese Spalten werden im Reiter Übersicht in folgenden Tabs angezeigt:
Folgende Werte können aus der Adresse ausgewählt werden:

Bereich Dashboard

 

Tab Boards

Mit einem Board können verschiedene Bereiche wie z.B. Abteilungen voneinander getrennt betrachtet werden. Zum Beispiel kann es ein Board für die Abteilung Marketing und ein weiteres Board für die Abteilung Vertrieb geben. So kann jede Abteilung unabhänig voneinander nur die Wiedervorlagen ihres Boards sehen. Im Reiter "Übersicht" erfolgt die Auswahl des jeweiligen Boards. Stages werden im Tab Stages einem Board zugewiesen.
In der Tabelle sehen Sie alle erstellten Boards die Sie über die Suche filtern und über die Menüspalte jederzeit bearbeiten und löschen können. Über den Button "+ Neuer Eintrag" legen Sie ein neues Board an.
Folgende Felder stehen zur Auswahl:


Tab Stages

Anhand von Stages sehen Sie in welcher Phase oder welchem Fortschritt sich eine Wiedervorlage befindet. Über die Suche können Sie das Ergebnis der Tabelle filtern und mit der Menüspalte die Stages bearbeiten und löschen.
In der Tabelle sehen Sie:Über den Button "+ Neuer Eintrag" legen Sie eine neue Stage an. Folgende Felder stehen zur Auswahl:Über den Button "Standard laden" können Sie die von Xentral vorgefertigten Stages laden. Diese gehören zum Board Standard und werden in der Pipeline angezeigt. Folgende Stages sind im Standard enthalten: 

Tab Freifelder

Falls Ihnen die vorhandenen Felder in der Wiedervorlage nicht ausreichen, können Sie Freifelder definieren um zusätzliche Informationen zu speichern. Diese Zusatzfelder können als Pflichtfelder in Stages markiert werden, oder auch erst ab einer bestimmten Stage verfügbar sein. Ist ein Freifeld als Pflichtfeld markiert, kann die Wiedervorlage solange nicht in die nächste Stage geschoben werden, bis das Freifeld gefüllt ist. Über die Suche können Sie das Ergebnis der Tabelle filtern und mit der Menüspalte die Freifelder bearbeiten und löschen.
In der Tabelle sehen Sie:Über den Button "+ Neuer Eintrag" können Sie ein neues Freifeld anlegen. Folgende Felder stehen zur Auswahl: 

Tab Aufgaben Vorlagen

 

Weitere Möglichkeiten

Wiedervorlagen in Adressen

Wiedervorlagen können auch direkt in den Adressen verwaltet werden. Dazu muss eine Adresse unter „Stammdaten → Adressen“ editiert, und der Reiter „CRM“ (Customer-Relationship-Management) geöffnet werden. Wenn unter „Kategorien“ der Haken bei „Wiedervorlage“ gesetzt wird, werden hier alle Wiedervorlagen gelistet, die mit dieser Kunden-Adresse verknüpft sind. In dieser Übersicht, können Sie die Wiedervorlagen mit den wichtigsten Informationen bearbeiten oder die Wiedervorlage löschen.

 

Wiedervorlagen in Projekten

Unter "Stammdaten → Projekte" können Sie in einem Projekt im Reiter "Dashboard" das Feld "Wiedervorlagen" aufklappen, um so alle Wiedervorlagen die diesem Projekt zugeordnet sind zu sehen.
 

Wiedervorlagen in Angeboten

Bearbeiten Sie ein Angebot, steht Ihnen der Reiter "Wiedervorlage" zur Verfügung. In diesem Reiter stehen Ihnen die wichtigsten Informationen einer Wiedervorlage zum Anlegen zur Verfügung.

Soll bei Freigabe eines Angebotes automatisch eine Wiedervorlage angelegt werden, können Sie über "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System" mit der Option "Angebot Tage Wiedervorlage" die Anzahl an Tagen eintragen die das Fälligkeitsdatum der Wiedervorlage bestimmt. Das bedeutet, das Datum an dem das Angebot freigegeben wurde + die Anzahl Tage ist das Fälligkeitsdatum. Die Zahl muss größer 0 sein, da sonst kein Angebot automatisch erstellt wird.

Wird aus einem Angebot heraus automatisch eine Wiedervorlage erstellt, können Sie über "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System" mit der Option "Angebot Stage Wiedervorlage" die Stage auswählen mit der die Wiedervorlage angelegt werden soll.