Adressen anlegen

Das Adressenmodul in Xentral ist die zentrale Stelle für Kundendatenpflege. Alle Kontaktdaten, Lieferadressen, Ansprechpartner, Belege, das CRM und vieles mehr können an dieser Stelle gepflegt und eingesehen werden.

Auch automatische Prozesse greifen auf die Stammdaten zu und ersparen Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Wenn Adressstammdaten genau und umfangreich gepflegt werden, arbeiten andere Module von Xentral im Nachhinein noch zeitsparender.

Adressen neu anlegen

Eine neue Adresse wird über "NEU" angelegt. Dabei muss mindestens der Adresstyp vergeben werden und der Name.

Typ → Typ der Adresse (Frau, Herr oder Firma). An dieser Einstellung wird später unter anderem erkannt, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson handelt
Name → Name der Adresse

Sobald eine Adresse abgespeichert wird, weist eine Meldung darauf hin, dass der Adresse noch eine Rolle zugewiesen werden sollte.

Kunde → Die Adresse ist ein Kunde und erhält eine Kundennummer (Debitorennummer)
Lieferant → Die Adresse ist ein Lieferant und erhält eine Lieferantennummer (Kreditorennummer)
Mitarbeiter → Die Adresse ist ein Mitarbeiter und erhält eine Mitarbeiternummer. Adressen mit der Rolle Mitarbeiter können später eigene Benutzer-Accounts für Xentral bekommen
Lead → Die Adresse ist ein Lead (potenzieller Neukunde) und wird in den Stammdaten als solcher markiert

Eine Adresse kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen. So kann eine Kunde z.B. gleichzeitig ein Lieferant sein.

Rollen beziehen sich auf Projekte oder Gruppen. Über die Rollen wird die Kundennummer, Lieferantennummer oder Mitarbeiternummer vergeben. Über Projekte und Gruppen ist später eine genauere Zuordnung möglich (siehe Abschnitt Rollen).

Auch die eigene Firma kann als Adresse angelegt werden, z.B. mit einer Lieferantennummer. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn man Bestellvorschläge auch für die eigene Produktion nutzen möchte oder die eigene Firma in anderen Modulen (z.B. Reisekosten Modul) auswählen möchte.

Je nachdem welche Rolle eine Adresse erhalten hat, erscheinen im Adressstamm Buttons, um z.B. direkt ein Angebot (bei Kunden) oder eine Bestellung (bei Lieferanten) an diese Adresse anzulegen.

Details

Unter Details können Adressdaten, die Zahlungskonditionen, die Bankverbindung, Versandoptionen für Dokumente und sonstige Daten für eine Adresse eingetragen werden.

Stammdaten

In den Stammdaten werden die grundlegenden Informationen einer Adresse erfasst, wie z.B. Name, Anschrift, etc.

Typ → Hier wird angegeben, ob es sich bei der Adresse um eine Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma) handelt. Dies ist für die Anzeige der Besteuerung im Beleg relevant
Name → Name der Person oder der Firma
Titel → Erscheint vor dem Namen im Adressblock auf dem Briefpapier (z.B. Dr.)
Ansprechpartner → Ist die Adresse eine Firmenadresse, kann hier die zuständige Ansprechperson hinterlegt werden
Abteilung → Abteilung des Ansprechpartners (z.B. Verwaltung)
Unterabteilung → Unterabteilung des Ansprechpartners
Adresszusatz → Adresszusatz des Ansprechpartners
Straße → Straße der Adresse
PLZ/Ort → Postleitzahl und Ort der Adresse
Bundeststaat → Bundesstaat der Adresse
Land → Land der Adresse
Lieferbedingung → Lieferbedingungen der Adresse. Lieferbedingungen können in der App "Lieferbedingungen" angelegt werden
GLN → Global Location Number. Dient zur Identifizierung von Handelspartnern. Diese Nummer wird nur im Zusammenhang mit einer EDI Schnittstelle benötigt und kann sonst leer gelassen werden
Abw. Rechnungsadresse → Wenn ausgewählt, wird beim Erstellen einer Rechnung auf diesen Kunden direkt diese abweichende Rechnungsadresse gezogen

Kontaktdaten

In den Kontaktdaten können alle Kontaktwege der Adresse hinterlegt werden. (z.B. Telefon, Email, Skype)

Telefon → Telefonnummer der Adresse
Telefax → Telefax der Adresse
Anschreiben → Anschreiben der Adresse (Sehr geehrte Frau Dr. Müller). Das Anschreiben wird automatisch bei der Erstellung einer Email übernommen
E-Mail → E-Mail der Adresse. Diese E-Mail-Adresse wird im Standard als Empfänger für Belege verwendet. Unter "Dokumente Versandoptionen" könenn abweichende Empfänger-Adressen pro Belegart hinterlegt werden
Mobil → Mobile Telefonnummer der Adresse
Internetseite → Internetseite der Adresse
Weitere Kontaktinfos → Weitere Kontaktmöglichkeiten, wie z.B. Skype, soziale Netzwerke können über diesen Button angelegt werden und sind dann im Adressstamm sichtbar

Zuordnung

Unter Zuordnung kann die Adresse u.a. fest einem Vertriebsmitarbeiter der eigenen Firma sowie einem Projekt zugeordnet werden.

Vertrieb → Zuständiger Vertriebsmitarbeiter für diese Adresse. Wird das Provisionsmodul verwendet, erhält der hier eingestellte Mitarbeiter im Standard die Provisionen für Verkäufe an diesen Kunden
Innendienst → Zuständiger Innendienstmitarbeiter der Adresse. Wird in Belegen an diese Adresse standardmäßig als "Bearbeiter" eingetragen
Hauptprojekt → Hauptprojekt der Adresse. Werden zum Beispiel separate Projekte für Einzel- und Großkunden verwendet, kann die Adresse hier einem der beiden Projekte zugeordnet werden. Belege dieser Adresse erhalten im Standard immer das hier eingestellt Projekt
Herkunftskanal → Wenn die Adresse direkt durch einen Shop-Auftragsimport angelegt wurde, wird in diesem Feld der Shop hinterlegt. Dadurch weiß man, aus welchem Shop diese Adresse angelegt wurde.

Einstellungen

Unter Einstellungen können diverse Sperren für die Adresse festgelegt, wie z.B. für Lieferungen oder Folgebestätigungen, sowie die Sprache für die Belege eingestellt werden.

Liefersperre → Aktivierung einer Liefersperre für diese Adresse
Datum → Datum ab dem die Liefersperre gilt
Liefersperre Grund → Grund für die Liefersperre kann hier textuell eingetragen werden
Sprache für Belege → Sprache in der die Belege an diese Adresse erstellt werden
Kundenfreigabe → Hat eine Adresse eine Kundenfreigabe aktiviert, wird die Ampel "Kundenfreigabe" im Auftrag erst grün, wenn die Freigabe manuell bestätigt wurde
Folgebestätigungsperre → Sperre, dass eine Folgebestätigung an den Kunden geschickt wird. Die Folgebestätigung ist eine E-Mail, die über einen Prozessstarter an den Kunden geschickt werden kann, wenn offene Aufträge vorhanden sind und die Ware noch nicht an den Kunden geschickt wurde.
Trackingmailsperre → Die Geschäftsbriefvorlage für die Trackingmail wird nicht an diesen Kunden verschickt, selbst wenn die Trackingnummer bestätigt ist und im Projekt der "Trackingmail" Haken aktiviert ist
Marketingsperre → Ist die Marketingsperre aktiv, bekommt der Kunde keine Serienbriefe
Lead → Potentieller Neukunde. Markierung als Lead-Kunde um zu signalisieren, dass diese Adresse noch kein wirklicher, jedoch ein potentieller Kunde ist. Es wird in dem Fall keine Kundennummer zugewiesen und es können keine Aufträge für diesen erfasst sowie versendet werden

Hinweis: Soll ein Angebot oder Auftrag an einen Lead erstellt werden, benötigt dieser eine Kundennummer. Zu diesem Zweck könnte die Adresse z.B. vorrübergehend auf ein eigenes Projekt "LEADS" gebucht werden.

Abweichende Rechnungsadresse

Eine Abweichende Rechnungsadresse ist für den Fall, dass die Rechnungsadresse nicht der Firmenadresse oder Privatanschrift entspricht.

Typ → Hier wird angegeben, ob es sich bei der Adresse um eine Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma) handelt. Dies ist für die Anzeige der Besteuerung im Beleg relevant.
Name → Name der Person oder der Firma (enstpricht Zeile 1 im Adressblock des Briefpapiers)
Titel → Erscheint vor dem Namen im Adressblock auf dem Briefpapier (z.B. Dr.)
Ansprechpartner → Ist die Adresse eine Firmenadresse, kann hier die zuständige Ansprechperson hinterlegt werden (entspricht Zeile 2 im Adressblock des Briefpapiers)
Abteilung → Abteilung des Ansprechpartners (z.B. Verwaltung). (entspricht Zeile 3 im Adressblock des Briefpapiers)
Unterabteilung → Unterabteilung des Ansprechpartners (z.B. Buchhaltung). (entspricht Zeile 4 im Adressblock des Briefpapiers)
Adresszusatz → Adresszusatz des Ansprechpartners. (entspricht Zeile 5 im Adressblock des Briefpapiers)
Straße → Straße der Adresse
PLZ/Ort → Postleitzahl und Ort der Adresse
Bundeststaat → Bundesstaat der Adresse
Land → Land der Adresse
GLN → Global Location Number. Dient zur Identifizierung von Handelspartnern. Diese Nummer wird nur im Zusammenhang mit einer EDI Schnittstelle benötigt und kann sonst leer gelassen werden
Telefon → Telefonnummer der Adresse
Telefax → Telefax der Adresse
Anschreiben → Anschreiben der Adresse (Sehr geehrte Frau Dr. Müller). Das Anschreiben wird automatisch bei der Erstellung einer Email übernommen
E-Mail → E-Mail der Adresse

Sonstiges

Info für Auftragserfassung

Beim Anlegen von Angebot und Auftrag wird diese Information angezeigt.

Sonstiges

Hier können zusätzliche Informationen, die für diese Adresse relevant sind, eingetragen werden.

Adresse in Zwischenspeicher

Mit der Funktion kann die ausgewählte Adresse in den Zwischenspeicher geladen werden. Anschließend kann diese einfach in andere Dokumente kopiert werden.

Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System kann ausgewählt werden, welche Adressdaten in den Zwischenspeicher geladen werden und welche Reihenfolge diese haben sollen.

Zahlungskonditionen / Besteuerung

In diesem Reiter können für eine Kunden- oder Lieferantenadresse die jeweilige Standard-Zahlungsweise mit Skonto und Zahlungsziel sowie die Umsatzsteuer-ID hinterlegt werden. Zudem kann an dieser Stelle definiert werden, welche Belege bei dieser Adresse im Rahmen des Autoversands erstellt werden sollen.

Zahlungskonditionen des Kunden für Rechnungen

Hier können Zahlungskonditionen des Kunden für Rechnungen, wie z.B. die Zahlungsweise und Zahlungsziel, festgelegt werden.

Zahlungskonditionen festschreiben → Mit dieser Option werden immer die hier eingestellten Zahlungskonditionen für den Kunden verwendet, nicht die aus einer Gruppe oder Preisgruppe (auch wenn der Kunde zu einer Gruppe gehört)
Zahlungsweise → Auswahl der Standard-Zahlungsweise für diesen Kunden, z.B. Rechnung, Kreditkarte, Vorkasse
Zahlungsziel (bei Rechnungen) → Festlegung des Zahlungsziels bei Rechnungen in Tagen
Zahlungsziel Skonto (bei Rechnungen) → Festlegung des Zahlungsziels von Skonto bei Rechnungen in Tagen
Skonto (bei Rechnung) → Höhe des Skontos bei Rechnungen in Prozent
Lieferantennummer bei Kunde → Eigene Lieferantennummer (Kreditorennummer) bei diesem Kunden
Zahlungsweise Abo → Standard-Zahlungsweise dieses Kunden bei Abonnements
Belege im Auto-Versand erstellen → Einstellung, welche Belege im Rahmen des Autoversands erstellt und ggf. versendet bzw. gedruckt werden
Kommissions-/Konsignationslager → Kommissions- oder Konsignationslager für Warenversand an diesen Kunden

Zahlungskonditionen beim Lieferant bei Bestellungen

Hier können Zahlungskonditionen beim Lieferant bei Bestellung, wie z.B. die Zahlungsweise und Zahlungsziel, festgelegt werden.

Zahlungsweise → Auswahl der Zahlungsweise, z.B. Rechnung, Kreditkarte, Vorkasse
Zahlungsziel (in Tagen) → Festlegung des Zahlungsziels in Tagen
Zahlungsziel Skonto (in Tagen) → Festlegung des Zahlungsziels von Skonto in Tagen
Skonto → Höhe des Skontos in Prozent
Lieferart → Frei zu befüllendes Feld für Informationen zur Lieferart
Kundennummer bei Lieferant → Eigene Kundennummer (Debitorennummer) bei diesem Lieferanten
Besteuerung Verbindlichkeiten → Angabe, ob die Besteuerung der Verbindlichkeiten für das Inland, eine EU-Lieferung oder einen Import erfolgt
Lieferant Hinweis-Text → Hinweistext wird beim Einfügen des Artikels in einen Kundenbeleg als Hinweis angezeigt, wenn im Artikel der Lieferant als Standard-Lieferant gewählt ist.

Steuer/ Währung/ Zoll

In diesem Bereich können steuerrelevante Informationen der Adresse sowie die Standardwährung und Zollinformationen festgelegt werden.

USt-ID → Vollständige Umsatzsteuer-ID der Adresse inkl. Länderkürzel, wird bei EU-Lieferungen benötigt um festzustellen, ob Adresse von der Umsatzsteuer befreit ist
Steuernummer → Steuernummer der Adresse
Besteuerung → Angabe ob Besteuerung für Inland, EU-Lieferung/ Lieferschwelle, Export oder Steuerfrei Inland
Standard Währung → Festlegung der Standardwährung für diese Adresse
Lieferschwelle nicht anwenden → Eventuell im Modul Lieferschwelle angelegte Regeln zur Lieferschwelle werden für diese Adresse nicht angewendet
Anzeige Steuer auf Belege → Festlegung, ob die Steuer auf Belegen in Brutto, Netto oder Automatisch angegeben wird
Zollinformationen → Angabe von Informationen bezgl. des Zolls

Kunde/ Lieferant

In diesem Bereich können Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiternummern sowie abweichende Debitoren- und Kreditoren Nummern hinterlegt werden.

Kunden Nr. → Kundennummer des Kunden. Adressen mit der Rolle Kunde erhalten vom System automatisch eine Kundennummer (Kreditorennummer)
Lieferanten Nr. → Lieferantennummer des Kunden. Adressen mit der Rolle Lieferant erhalten vom System automatisch eine Lieferantennummer (Debitorennummer)
Mitarbeiter Nr. → Mitarbeiternummer des Kunden. Adressen mit der Rolle Mitarbeiter erhalten vom System automatisch eine Mitarbeiternummer
Abw. Debitoren- bzw. Kreditoren Nummer → Falls die Debitoren- bzw. Kreditorennummer in der Finanzbuchhaltung von den Kundennummern und Lieferantennummern in Xentral abweichen soll, kann sie hier separat gepflegt werden

Bankverbindung

Im Reiter Bankverbindung werden die benötigten Informationen für das Bankkonto der Adresse hinterlegt werden, wie z.B. Inhaber, IBAN, etc.

Inhaber → Inhaber des Bankkontos. Falls das Feld nicht ausgefüllt ist, wird automatisch der Name/Firmenname als Inhaber gezogen
BIC → BIC des Bankkontos
Mandatsreferenz → Mandatsreferenz des SEPA Mandats der Adresse. Diese wurde beim Anlegen des SEPA Mandats im Bankkonto bereits vergeben und muss von dort übernommen werden
Mandatsreferenzdatum → Datum der Erteilung des SEPA Mandats
Bank → Name der Bank
IBAN → IBAN des Bankkontos
Lastschrift Art → Angabe ob es sich um eine einmalige oder wiederholende Lastschrift handelt, bzw. ob es eine Erst- oder eine Folgelastschrift ist
Mandatsreferenz Änderung → Auswahl, wenn sich die Mandatsreferenz ändert. Dadurch wird im SEPA Format eine andere XML Datei erstellt
Firmen-SEPA → Es wird ein anderes SEPA Mandat speziell für Firmen erzeugt
Bemerkungen → Angaben für zusätzliche Bemerkungen

Paypal

In diesem Bereich können die Paypal-Daten der Adresse hinterlegt werden.

Inhaber → Inhaber des Accounts
Währung → Währung in der überwiesen werden soll
Paypal-Account → PayPal-Benutzername (E-Mail-Adresse des Accounts)

Dokumente Versandoptionen

Hier können für die Adresse bestimmte Optionen für den Dokumentenversand eingestellt werden.

Allgemeine Versandoptionen

In diesem Bereich kann festgelegt werden, ob Rechnungen immer auch in Papier erstellt werden. Zudem kann hier die Anzahl der Ausdrucke der Rechnung festgelegt werden.

Immer Papier Rechnung → Wird z.B. im Abolauf ausgewertet. Es wird dann neben der Rechnung per E-Mail auch immer eine Rechnung auf Papier ausgedruckt
Anzahl Ausdrucke Rechnung → Anzahl der Ausdrucke beim Versand. Dies wird im Versandzentrum (Logistikprozess LS + auslagern + scannen) und im Multiorderpicking (extra Modul) ausgewertet.

E-Mail Empfänger

Es gibt die Möglichkeit für jede Belegart eine eigene E-Mail Adresse anzugegeben, an die der jeweilige Beleg verschickt werden soll.
Zusätzlich wird die Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht nur bei manuell neu erstellten Rechnungs-Belegen verwendet, sondern auch wenn eine Rechnung aus einem Auftrag heraus erstellt wird (Aktion 'Auftrag als Rechnung weiterführen').
Beim Erstellen des Belegs wird die E-Mail Adresse direkt in den Stammdaten des Belegs überschrieben.

Hinweis: In diesen Feldern kann nur jeweils nur eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Es ist keine Angabe mehrerer Adressen durch Trennung mit Komma möglich.

E-Mail Kopie Empfänger

Hier kann man E-Mail Empfänger einstellen, die eine gewisse Belegart als Kopie zusätzlich zu der normalen E-Mail Adresse des Kunden erhalten sollen.

Fax Kopie Empfänger

In diesem Bereich kann festgelegt werde, ob bei Aufträgen die Versandoption 'Fax' automatisch vorausgewählt werden soll.

AB per Fax bevorzugt → Beim Abschicken von Aufträgen wird automatisch die Versandoption 'Fax' vorausgewählt.

Sonstige Daten

In diesem Reiter können weitere Einstellungen wie z.B. Porto, Provision, Geodaten, etc. hinterlegt werden.

Vertrieb/ Innendienst

In diesem Bereich kann die Provision für den Vertrieb festgelegt werden, wenn Rechnungen an diese Adresse erstellt und bezahlt wurden.

Provision → Provision in Prozent für den Vertrieb

Porto/Versandart

In diesem Bereich kann die Versandart festgelegt werden sowie der Betrag, ab dem eine Lieferung portofrei geliefert wird.

Porto frei aktiv → Versand ist Portofrei ab einem bestimmten Umsatz (netto)
Versandart → Auswahl der Versandart, wie z.B. DHL, DPD, etc.
Keine Altersprüfung notwendig → Auswahl, dass keine Alterprüfung für diese Adresse notwendig ist

Porto bei Lieferant

In diesem Bereich kann festgelegt werden, ab welchem Betrag kein Porto bei einem Lieferanten zu zahlen ist.

Porto frei aktiv → Versand ist Portofrei ab einem bestimmten Umsatz beim Lieferanten (netto)

Sonstiges

In diesem Bereich kann der Geburtstag der Adresse festgelegt werden, ob diese Information im Kalender angezeigt und ob eine Karte gesendet werden soll.

Geburtstag → Geburtstag der Adresse
Im Kalender anzeigen → Option, dass der Geburtstag im Kalender angezeigt werden soll
Geburtstagskarte → Option, dass eine Geburtstagskarte gesendet werden soll

Finanzbuchhaltung

In diesem Bereich kann das Verrechnungskonto der Reisekosten sowie das Kreditlimit festgelegt werden.

Reisekosten → Angabe des Verrechnungskontos für die Reisekosten
Kredit Limit → Höhe des Kredit Limits in €. Das Kredit Limit dient im Auftrag als zusätzliche Abfrage für das Auftrags-Ampelsystem. Wenn der Gesamtbetrag des Auftrags das hinterlegte Kredit Limit überschreitet, schaltet sich die entsprechende Ampel auf rot und es ist kein Autoversand mehr möglich

Personalwesen

In diesem Bereich kann die Arbeitszeit pro Woche in Stunden hinterlegt werden. Diese Einstellung ist nur für Adressen mit der Rolle "Mitarbeiter" relevant.

Arbeitszeit pro Woche → Arbeitszeit pro Woche in Stunden

Freifelder

In diesem Bereich können die Freifelder der Adresse befüllt werden. Die Attribute, für die die Freifelder stehen sollen, können in den Firmendaten selbst definiert werden und pro Adresse können Werte gepflegt werden.

Geodaten

In diesem Bereich können die Breiten- sowie Längegrade der Adresse hinterlegt werden.

Breitengrad → Dieses Feld wird automatisch über einen Prozessstarter in Verbindung mit OpenStreetMap gefüllt
Längengrad → Dieses Feld wird automatisch über einen Prozessstarter in Verbindung mit OpenStreetMap gefüllt

Kennung

In diesem Bereich kann eine eindeutige Kennung für vereinfachte Imports für die Zeiterfassung, Artikel-Imports, etc. vergeben werden.

Eindeutige Kennung → Frei wählbare Kennung aus Großbuchstaben, die statt der Kundennummer oder dem Namen der Adresse verwendet werden kann, um auf die Adresse zu buchen (z.B. in der Zeiterfassung)

Logbuch

Im Logbuch können frei zu pflegende Texte hinterlegt werden, die von externen Programmen ausgewertet werden können, wenn die Adresse über die Xentral API angesprochen wird.

Einträge → Dieses Feld wird nur von extern angebundenen Tools genutzt. Hier kann kein Text gespeichert werden. Es wird nur ein Text lesend angezeigt, wenn das Feld von Außen über die API angesprochen wird.

Dateien

In diesem Reiter können verschiedene adressspezifische Dateien, wie z.B. Anlieferrichtlinien des Kunden oder Service-Level-Agreements mit Lieferanten, hinterlegt werden. Wird dieser als Typ "Anhang" hinzufügen, können diese im Abschicken-Dialog als Anhang mit versenden werden.

Dateien hier einfügen → Die Dateien können per "Drag & Drop" hinzugefügt werden
Datei → Die Datei kann über 'Datei auswählen' hinzugefügt werden
Titel → Titel der Datei
Beschreibung → Beschreibung der Datei
Stichwort → Dropdownmenü über die man der Datei Stichworte wie z.B. Deckblatt, Anhang, etc. zuweisen kann

CRM / Korrespondenzen

Neben dem zentralen Ticketsystem gibt es innerhalb des Adressstammes ebenso die Möglichkeit direkt Kontakt mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Adressen aufzunehmen. Dabei zeigt die linke Menüleiste die verfügbaren CRM-Funktionen, nach welchen gefiltert werden kann.

Durch das Plus-Zeichen kann die jeweilige Funktion ausgewählt werden. Z.B. kann wie folgt eine E-Mail versendet werden:

Ebenso können Wiedervorlagen angelegt werden, um sich selbst bzw. einen Mitarbeiter an eine wichtige Aktion in Zusammenhang mit dem Kunden zu erinnern.

Zudem ist es möglich den Inhalt von Telefonaten, Notizen und Briefen an dieser Stelle festzuhalten und die bisherigen Tickets und Belege des Kunden einzusehen. Dadurch hat man alle Informationen zum Kunden sofort im Blick.

Tickets im CRM

Der komplette Ticketverlauf (Mails des Kunden und Antworten) wird auch im CRM Bereich dargestellt. Damit die Antworten des Kunden dort zu sehen sind, müssen diese an die zentrale Mailadresse der eigenen Firma gesendet werden.

CRM durchsuchen

Es ist möglich alle Texte der CRM-Inhalte mit der Suche zu filtern. Ebenso können die Betreffs der einzelnen CRM-Bereiche, sowie der interne Kommentar aus den Tickets im Suchfeld durchsucht werden.

Stichwörter / Tags im CRM

Es ist möglich in den meisten Korrespondenzen Stichwörter in Tag-Form anzugeben, wie z.B. bei Telefonate, die über die Suche im CRM wiederzufinden sind:

Dateien in CRM

Dateien können zu einer Korrespondenz mit dem Button "Durchsuchen..." oder mit dem Button "Dateien" hinzugefügt werden.

Variablen im Bereich CRM

Ermöglicht die Verwendung von Adress-Variablen in E-Mails (CRM). Verfügbar sind u.a. die folgenden Kontaktdaten:

Anschreiben → {ANSCHREIBEN} {TITEL} {NAME}
Kundennummer → {KUNDENNUMMER}
Telefon → {TELEFON}
Fax → {TELEFAX}
Mobil → {MOBIL}
E-Mail → {EMAIL}
Web → {INTERNETSEITE}

Informationen zur Anschrift:

Abteilung → {ABTEILUNG}
Unterabteilung → {UNTERABTEILUNG}
Adresszusatz → {ADRESSZUSATZ}
Strasse / HNr. → {STRASSE} {HAUSNUMMER}
PLZ / Ort → {PLZ} {ORT}
Bundesland → {BUNDESSTAAT}
Land → {LAND}

Freifelder der Adresse:

Adresse Freifeld 1 → {FREIFELD1}
Adresse Freifeld 2 → {FREIFELD2}
...
Adresse Freifeld n → {FREIFELDn}

Ausgabebeispiel

Rollen

In diesem Reiter können einer Adresse verschiedene Rollen zugewiesen werden: Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Mitglied.
Eine Rolle kann sich auf ein Projekt oder eine Gruppe beziehen.

Rolle → Rolle der Adresse. Auswahl zwischen Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Mitglied
von → Auswahl zwischen Projekt oder Gruppe. Wird das Feld rechts neben dran leer gelassen, bezieht sich die Rolle auf alle bestehenden Projekte bzw. Gruppen

Benutzer-Rechtevergabe

Mit Hilfe von Rollen können die Benutzerrechte gesteuert werden. Ist einem Mitarbeiter nur ein bestimmtes Projekt zugeordnet, sind z.B. die Artikel anderer Projekte in der Artikelübersicht ausgeblendet.

Diese Funktion wird z.B. verwendet wenn...

es mehrere Niederlassungen gibt (getrennte Nummernkreise und Artikelstamm etc.)
bestimmte Abteilungen für bestimmte Projekte zuständig sind
bestimmte Stammdaten nicht mit anderen Projekten/Bereichen vermischt werden sollen (z.B. mehrere Shops, Produktion, POS, etc.)

Weiterführende Informationen zur Benutzervergabe sind hier zu finden.
Soll ein Benutzer auch Daten (also z.B. Artikel, Adressen, Lager etc.) sehen können, die keinem Projekt zugewiesen sind, braucht er die Rolle auf ALLE Projekte.

Gruppen

Im Reiter "Gruppen" kann die Adresse zu Gruppen und Preisgruppen hinzugefügt werden, indem die Checkbox an jeder Gruppe gesetzt wird, zu der die Adresse gehören soll.
Gruppen können im Modul Gruppen angelegt werden.

Ansprechpartner

Unter dem Reiter Ansprechpartner sind alle bestehenden Ansprechpartner der Adresse einsehbar. Zudem kann hier ein neuer Ansprechpartner angelegt werden.

Aktionen

In diesem Bereich können neue Ansprechpartner angelegt werden.

Typ → Hier wird angegeben, ob es sich bei dem Ansprechpartner um eine Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma) handelt. Dies ist für die Anzeige der Besteuerung im Beleg relevant
Name → Name der Person oder der Firma
Titel → Erscheint vor dem Namen im Adressblock auf dem Briefpapier (z.B. Dr.)
Abteilung → Abteilung des Ansprechpartners (z.B. Verwaltung)
Unterabteilung → Unterabteilung des Ansprechpartners
Adresszusatz → Adresszusatz des Ansprechpartners
Straße → Straße des Ansprechpartners
PLZ/Ort → Postleitzahl und Ort des Ansprechpartners
Bundeststaat → Bundesstaat des Ansprechpartners
Land → Land des Ansprechpartners
Telefon → Telefonnummer des Ansprechpartners
Telefax → Telefax des Ansprechpartners
Mobil → Mobile Telefonnummer des Ansprechpartners
Anschreiben → Anschreiben des Ansprechpartners (Sehr geehrte Frau Dr. Müller). Das Anschreiben wird automatisch bei der Erstellung einer Email übernommen
E-Mail → E-Mail des Ansprechpartners
Zuständig bzw. Position → Zuständigkeit bzw. Position des Ansprechpartners

Lieferadressen

In diesem Reiter können mehrere Lieferadressen und eine Standardlieferadresse hinterlegt werden. Die Standardlieferadresse wird dann bei diesem Kunden automatisch gezogen.

Alle anderen Lieferadressen können über 'Neuen Eintrag anlegen' eingefügt werden (sollte eine Lieferung nicht an diese Standardlieferadresse gehen)

Im Auftrag kann dies dann folgendermaßen ausgewählt werden:

Direkt im Auftrag finden Sie folgende Funktionen, um weitere Adressen auszuwählen:

Lieferadresse → Einfügen einer Lieferadresse
Ansprechpartner → Einfügen eines Ansprechpartners als Lieferadresse
aus Stammdaten → Einfügen einer Adresse aus den Stammdaten als Lieferadresse

Lieferhinweis Bemerkung

Bei der Lieferadresse kann ein Lieferhinweis hinterlegt werden. Dieser Lieferhinweis kann als Variable mit auf das Briefpapier für die Belege Angebot, Auftrag oder Lieferschein genommen werden: {LIEFERADRESSE_HINWEIS}

Preisliste

In dem Reiter Preisliste können aktuelle Preise der einzelnen Artikel eingesehen und Exportiert werden.

Accounts

Unter diesem Reiter können für die Adresse verschiedene Zugänge zu anderen Anwendungen verwaltet werden. Neben den Benutzer und dem Passwort können Sie den Gültigkeitszeitraum des Accounts sowie die dazugehörige URL hinterlegen. Die Anzahl der hinterlegten Accounts pro Adresse wird direkt im Reiter angezeigt.

Über 'Neuen Eintrag Anlegen' kann ein neuer Account angelegt werden

Bezeichnung → Bezeichung des Accounts
Benutzername → Benutzername des Zugangs zum Account
Passwort → Passwort des Zugangs zum Account
Art → Art des Accounts (z.B. Amazon Seller Account, LinkedIn Account)
URL → Webseite des Accounts
E-Mail → E-Mail des Accounts
Notizen → Notizen für diese Account
Gültig → Zeitraum in dem der Account gültig ist
Aktiv → Kennzeichnung, dass der Account aktiv ist

Belege

Im Reiter Belege werden alle Belege der Adresse angezeigt, sie sind nach Datum und Belegart filterbar. Rechs findet sich zudem das Kreditlimit des Kunden sowie das aktuelle Saldo des Kunden.
Der Saldo setzt sich aus allen offenen Rechnungen minus den noch nicht auf "erledigt" gesetzten Gutschriften zusammen.

Artikel

Analog zu den Belegen gibt es in diesem Reiter eine Übersicht der darin befindlichen Artikel samt Verkaufspreisen. Maßgeblich ist hier immer der Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in einen Lieferschein bzw. in eine Rechnung eingefügt wurde. Zudem werden an dieser Stelle Seriennummern der Artikel pro Lieferschein sowie RMA dokumentiert. Wurden z.B. Mustersendungen über einen Lieferschein versendet, befinden sich die entsprechenden Artikel hier aufgelistet.

Zeitkonto

Im Reiter Zeitkonto können die auf den Kunden gebuchten Zeiten einsehen und mit bzw. ohne Zeitangabe in einen Auftrag oder in eine Rechnung als Dienstleistung überführen werden.

Stapelverarbeitung

alle markieren → alle vorhandene Zeiteinträge werden markiert
Zeiten abrechnen → Zeiten werden abgerechnet, d.h. es kann ein Auftrag oder eine Rechnung an die Adresse erstellt werden, in der zur Abrechnung ein "Stundensatz-Artikel" eingefügt wird
nur als abgerechnet markieren → Zeiten werden als "abgerechnet" in den Zeitkontos markiert, ohne das ein Beleg erstellt wird
nur als offen markieren → Zeiten werden als "offen" markiert
inkl. Datum und Bearbeiter als Beschriftung → Datum und Bearbeiter werden im Beleg zur Abrechnung ergänzt und angezeigt

In der Adresse eines Mitarbeiters können Sie die gebuchten Arbeits- und Pausenzeiten auf Kunden, Produktionen oder Aufträge einsehen.

Abos

Unter diesem Reiter befinden sich alle Informationen für die Aboabrechnung und es können neue Abos angelegt werden.

Aktionen

In diesem Bereich können neue Abos angelegt werden. Außerdem können die Abos hier sortiert werden.

Artikel → Auswahl des Artikels, für den ein Abonnement angelegt werden soll
Bezeichnung → Bezeichnung des Abonnements
Beschreibung → Beschreibung des Abonnements
Beschreibungstext ersetzten → Es wird nur die Beschreibung von hier ohne Artikelbeschreibung aus den Stammdaten angezeigt
Menge → Die zu bestellende Menge des Artikels im Abonnement
Preis (netto) → Nettopreis des Artikels
Rabatt → Rabatt auf den Abonnementartikel
Automatisch anlegen als → Automatisch Anlegung des Abonnements als Rechnung oder Auftrag in einer zuvor definierten Gruppe. Zudem kann hier die Reihenfolge festgelegt werden
Erstes Startdatum → Das erste Startdatum an dem das Abonnement beginnt
Zahlzyklus → Zahlzyklus zu dem das Abonnement abgerechnet wird
Enddatum → Enddatum des Abonnements
Expertenmodus → Ermöglicht weitere Einstellungen sowie ein händisches Zurücksetzen des letzten Abrechnungsdatums

Service

Im Reiter Service befinden sich die aktuellen Service & Support-Tickets der Adresse und es können neue Anfragen in Form eines Service & Support-Tickets für die Adresse erzeugt werden.

Lieferprogramm

Erhält eine Adresse die Rolle "Lieferant", erscheint mit dem Reiter "Lieferprogramm" eine Übersicht der Einkaufspreise dieses Lieferanten für alle Artikel. Zudem sehen Sie in welchem Beleg der Artikel in welcher Menge auftaucht und die aktuelle Bestandssituation, sowie die Abfrage im aktuellen sowie im vergangenen Monat.

Bestellungen

Unter Bestellungen können Sie sich alle Bestellungen mit Status, Datum und Bearbeiter des Lieferanten anzeigen lassen. Im Reiter offene Artikel sehen Sie alle noch ausstehenden Artikel der Bestellungen. Die Artikel können pro Zeile durch die blauen Pfeile als geliefert markiert werden.

USt.-ID Prüfung

Unter diesem Reiter kann durch die Adresse die Umsatzsteuer-ID von Kunden aus dem EU-Ausland abgefragt werden (für Prüfungszwecke wird der offizielle Brief vom Bundeszentralamt für Steuern benötigt. Es muss sichergestellt werden, dass diese pro Anfrage erhalten wurde):

Aktionen

Über 'Neuer Eintrag' kann eine neue Umsatzsteuer-ID-Prüfung durchgeführt werden.

USt-ID → Umsatzsteuernummer der zu prüfenden Firma
Name → Name der Adresse. Wird automatisch ausgefüllt
Ort → Ort der Adresse. Wird automatisch ausgefüllt
PLZ → Postleitzahl der Adresse. Wird automatisch ausgefüllt
Straße → Straße der Adresse. Wird automatisch ausgefüllt
Land → Land der Adresse. Wird automatisch ausgefüllt
Online Prüfung → Wenn die Adresse korrekt ist, kann eine Online Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern angefragt werden. Es erfolgt eine eine Rückmeldung, ob die Prüfung der Daten erfolgreich war und angefordert werden kann.
Schriftliche Mitteilung anfordern → Bei einer zuvor erfolgreichen Prüfung kann über diesen Button eine Brief angefordert werden
Stammdaten aktualisieren → aktualisiert die Adressdaten und gleichzeitig alle angelegten (offenen, nicht abgeschlossenen) Aufträge
Google Suche → hilft bei der Suche nach den korrekten Adressdaten

Hinweis: Die eigene UST-ID ist in den Firmendaten einzutragen, so dass diese als "Anfragende" Nummer verwendet werden kann. Um die Funktion nutzen zu können muss der "Anfragende" eine Firma mit Sitz in Deutschland sein.

Protokoll

Das Protokoll liefert einen Überblick über die letzten Umsatzsteuer-ID-Prüfungen.

Dokumentation

Im Reiter Dokumentation können kundenspezifische Einträge angelegt und so die Vorgänge mit dem Kunden inhaltlich und zeitlich dokumentiert werden. Zudem ist in der Übersicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter den Eintrag angelegt hat.

Aktionen

Über 'Neuer Eintrag' kann eine neue Dokumentation anlegen werden.

Bezeichnung → Bezeichnung der Dokumentation
Beschreibung → Beschreibung der Dokumentation, frei befüllbares Textfeld
Datum → Datum der Dokumentation

Hinweis: Es gibt eine Begrenzung der Eingabefelder. Für die Bezeichnung sind es max. 40 Zeichen und für die Beschreibung sind es max. 1025 Zeichen.