Dokumenten Scanner

Mit dem Extramodul "Dokumenten Scanner" können Sie in Verbindung mit der Android und iOS App "Scanbot" Dokumente auf Ihrem Smartphone scannen und diese entweder manuell oder automatisch an Xentral übertragen. Dabei können Sie diese schon vorqualifizieren ob das Dokument einer Adresse, Verbindlichkeit etc. zugewiesen werden soll. In Xentral selber findet dann die finale Zuweisung statt.

Belege einscannen und zuordnen (Lieferanten Rechnungen, Kassenzettel, Reisekosten, Verträge)
Schnell und einfach den Vorgängen in Xentral zuweisen
Bequem per App vom Smartphone oder per Drag and Drop (Einzel- und viele Dateien)

Das ist vor allem zum Scannen von Lieferanten-Rechnungen in Verbindlichkeiten, sowie für Adress-Dateien wichtig, die man schnell in der Adresse hinterlegen will.

Administration → AppStore → Dokumenten
ScannerScanbot Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de
Scanbot iOS: https://itunes.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Daten über Scanbot laufen und Sie laut DSGVO ggf. einen Datenvertrag abschließen müssen.

Dokumenten Scanner Oberfläche

In Xentral erhalten Sie die Oberfläche, in der alle gescannten Dokumente aus der App Scanbot landen.
Natürlich können Sie das Modul auch teilweise ohne die App Scanbot nutzen.

Dateien

Im Reiter Dateien, sehen Sie alle Dateien, die in Xentral hochgeladen wurden, aber noch nicht zugewiesen wurden.

Dokumente zuordnen

Mit dem "+" Icon in der Menü-Spalte können Sie eine Zuweisung des Dokuments anstoßen.

Sollte die Zuweisung in Scanbot schon geschehen sein, wird gleich das richtige Tab ausgewählt.
Ansonsten können Sie oben die Tabs manuell auswählen und mit dem Pfeil zuweisen.

Das Dokument wird daraufhin dort als Datei gespeichert.

Filter

Filter	Beschreibung
Archiv (alle anzeigen)	Zeigt auch bereits über das Modul zugewiesene Dateien an

Vorschau + Upload

Via Drag & Drop können Sie eine Datei in das graue Feld an der Seite ziehen, damit diese in das Modul geladen wird.

Upload

Im Reiter Upload können Sie nach einer Datei auf Ihrer Festplatte suchen und diese so in das Modul hochladen.

Arbeiten mit der Scanbot App

In Verbindung mit Scanbot lassen sich die Dokumente direkt über das Smartphone einscannen und übertragen.

Verbindung mit Xentral herstellenDafür sind mehrere Schritte in Xentral und in Scanbot nötig.

1. Xentral: WebDAV im Benutzer einrichten

Damit die Verbindung mit Scanbot besteht, muss WebDAV im jeweiligen Benutzer in Xentral freigeschalten sein.
Unter Administration → Einstellungen → Benutzer: Benutzer auswählen müssen Sie den Haken setzen und ein Passwort vergeben:

Hinweis: Unterhalb des Passwort Felds sehen Sie die Adresse, die Sie für die Einrichtung in Scanbot brauchen.

2. Scanbot App: Cloud Dienste aktivieren
(Die Menüstruktur in Scanbot kann sich ändern. Beschreibung Stand Dezember 2018)
(Offizielle Support-Seite von Scanbot: https://support.scanbot.io/hc/de)

Die Anleitung ist auf einem Android Gerät durchgeführt worden, bei iOS ist es sehr ähnlich.In der App können Sie auf der Startseite rechts oben auf die 3 Punkte für das Menü klicken.
Danach klicken Sie auf Einstellungen.

Dort können Sie auf Cloud Services klicken.

Danach klicken Sie auf Dienst hinzufügen.

In der Liste wählen Sie WebDAV aus.

3. Scanbot App: WebDAV Zugangsdaten eingeben

Hier geben Sie die Daten aus Xentral aus dem Benutzer ein.

Feld	Beschreibung
WebDAV Adresse (URL)	Adresse im Benutzer unterhalb des WebDav Passwort Felds
Nuterzname	Benutzername in Xentral (normaler Login Name in Xentral)
Passwort	webDAV Passwort im Benutzer in Xentral

Wenn eine Verbindung hergestellt werden konnte, dann sollten Sie eine Bestätigung erhalten und WebDAV in den Einstellungen als "Connected Cloud Service" angezeigt werden.

4. Scanbot App: Automatisches Übertragen einstellen (optional)

Wenn Sie wollen, dass Scanbot jedes eingescannte Dokument automatisch an Xentral überträgt, können Sie das automatische Übertragen in den Einstellungen aktivieren:

Hinweis von Scanbot: Automatischer Upload ist nur dann verfügbar, wenn der Nutzer auf Scanbot Pro geupgraded hat. Manuell ist auch für "Free" Nutzer verfügbar.

Hinweis: Wenn der automatische Upload nicht funktioniert, kann es nötig sein, dass Sie den Ordner ("Folder" im Screenshot) ändern und den Wert dort komplett rauslöschen, dass in den Einstellungen nur noch ein "/" erscheint.

Manuell Dokumente von Scanbot übertragen

Sollte die automatische Übertragung nicht aktiviert sein, können Sie nach ein gescanntes Dokument auch manuell übertragen und dabei schon gleich zuweisen.

1. Freigeben / Send to klicken nach Scan

2. WebDAV auswählen

Im nächsten Popup WebDAV auswählen (könnte sich unter dem Punkt "Mehr" verbergen)

3. Ordner auswählen für Zuweisung

Um die Dokumente schon davor zu qualifizieren können Sie hier schon eine Zuordnung tätigen:

Mit "Upload Here" können Sie das Dokument dann hochladen.