Geschäftsbriefvorlagen anpassen
In den Geschäftsbriefvorlagen können die Texte der E-Mails konfiguriert werden, die beim Versand von Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) verschickt werden.
Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell, einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.
Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden:- Angebot
- Auftrag
- Gutschrift / Stornorechnung
- Lieferschein
- Mahnungen
- Rechnung
- Versandbestätigung
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn regelmäßig E-Mails über xentral versendet werden.
Übersicht
Die Übersicht enthält eine Auflistung aller erstellten Geschäftsbriefvorlagen. Hier können sowohl neue erstellt, als auch bereits bestehende bearbeitet, gelöscht oder kopiert werden.
Geschäftsbriefvorlage kopieren
Mit dem Kopieren-Icon, können bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopiert und anschließend angepasst werden. Dies bietet sich besonders dann an, wenn schnell mehrere Vorlagen erstellt werden sollen und sich diese inhaltlich ähnlich sind.
Geschäftsbriefvorlage erstellen
Über den Button "+NEU" kann eine Geschäftsbriefvorlage neu angelegt und über das Edit-Icon editiert werden. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Dialogfeld:
- Typ → Typ des Belegs, für welchen die Geschäftsbriefvorlage verwendet werden soll. Der Typ muss immer genau eindeutig sein und darf nicht anders heißen als n den Standard-Vorlagen voreingestellt. Zu verwenden ist also z.B. Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, etc.
- Sprache → Auswahl der Sprache, in der die Vorlage erstellt wurde
- Projekt → Angabe eines Projektes, wenn die Vorlage nur in einem bestimmten Projekt verwendet werden soll. Wird das Feld leer gelassen, ist die Vorlage in allen Projekten auswählbar
- Betreff → Betreff der Geschäftsbriegvorlage. Hier können Variablen verwendet werden
- Text → Text der Geschäftsbriefvorlage. Hier können Variablen verwendet werden
Typ
Im Feld "Typ" wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter Anderem:- Angebot → Typbezeichnung: Angebot
- Auftrag → Typbezeichnung: Auftrag
- Bestellung → Typbezeichnung: Bestellung
- Preisanfrage → Typbezeichnung: Preisanfrage
- Lieferschein → Typbezeichnung: Lieferschein
- Rechnung → Typbezeichnung: Rechnung
- Gutschrift → Typbezeichnung: Gutschrift
- Selbstabholer → Typbezeichnung: Selbstabholer
- Versandbenachrichtigung → Typbezeichnung: Versand
- Versand via Mail → Typbezeichnung: VersandMailDokument
- Ausstehende Zahlung → Typbezeichnung: ZahlungMiss
- Zahlungsdifferenz → Typbezeichnung: ZahlungDiff
- Zahlungseingang → Typbezeichnung: ZahlungOK
- Stornierung → Typbezeichnung: Stornierung
- Arbeitsnachweis → Typbezeichnung: Arbeitsnachweis
- Korrespondenz →Typbezeichnung: Korrespondenz
Wichtig: Diese Bezeichnung (Typ) muss unbedingt genau so gewählt werden, wie im Standard vorhanden, z.B. nur "Versand". Die Typbezeichnungen können auch für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden, dürfen aber nicht um Ziffern, Bezeichnungen usw. erweitert werden. Andernfalls wird die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar sein und wird somit nicht funktionieren.
Für Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung), kann auch eine eigene Geschäftsbriefvorlage eingestellt werden.
Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + _Abweichend.
Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.
Mit dem Haken "Alternative Beschriftung" bei der Erstellung oder Bearbeitung von Belegen kann dann im Beleg festgelegt werden, dass dieser die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Beleg-Vorschau zu sehen.
Sprachen auswählen
Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet. Es stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die unter Administration → AppStore → Sprachenliste auf aktiv gesetzt sind.
Verfügbare Variablen in Geschäftsbriefvorlagen
Sowohl im Betreff als auch im Text können Variablen verwendet werden.
Variablen für Auftrag:- {ABWEICHENDELIEFERADRESSE} → Abweichende Lieferadresse in einer Zeile
- {LIEFERNAME} → Lieferadresse Name
- {LIEFERABTEILUNG} → Lieferadresse Abteilung
- {LIEFERUNTERABTEILUNG} → Lieferadresse Unterabteilung
- {LIEFERADRESSZUSATZ} → Lieferadresse Adresszusatz
- {LIEFERANSPRECHPARTNER} → Ansprechpartner aus Lieferadresse
- {LIEFERSTRASSE} → Straße aus Lieferadresse
- {LIEFERPLZ} → Postleitzahl aus Lieferadresse
- {LIEFERLAND} → Land aus Lieferadresse
- {LIEFERORT} → Lieferort
- {TRANSAKTIONSNUMMER} → Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen; geht auch für LS,GS,RE)
- {PROJEKT} → Projekt
- {PROJEKTNAME} → Projektname{ADRESSE_NAME} → Adresse Name{KUNDENNUMMER} → Kundennummer
- {ADRESSE} → Adress ID
- {INTERNEBEZEICHNUNG} → Interne Bezeichnung
- {IHREBESTELLNUMMER} → Ihre Bestellnummer / Kommission
- {INTERNET} → Internet Bestelnmmer (z.B. Shop-Bestellnummer; geht auch für LS, RE, GS)
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:- SOLL
- SOLLMITSKONTO
- SKONTOBETRAG
Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:- ZAHLUNGSZIELTAGE
- ZAHLUNGBISDATUM
- ZAHLUNGSZIELTAGE
- ZAHLUNGBISDATUM
Variablen für Lieferschein:
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:- NETTOGEWICHT
- BELEGNR
- ZAHLUNGSWEISE
Variablen für Auftrag:- LIEFERTERMIN
- LIEFERWOCHE
- GUELTIGBIS
- GUELTIGBISWOCHE
- ZAHLUNGSWEISE
Variablen aus "Adresse" für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:- FREIFELD1
- FREIFELD2
- FREIFELD3
- ANSCHREIBEN
Zudem alle Felder aus dem Adressstamm:- ADRESSE_KUNDENNUMMER
- ADRESSE_TELEFON
- ADRESSE_EMAILANSCHREIBEN
usw...
Sonstige Variablen:
Vorlage manuell abschicken (einzelne Verarbeitung)
Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument):
Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:
Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:- Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument
- Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter
- Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde
- Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)
Um Vorlagen neu zu laden, wenn diese geändert wurden, während ein Beleg verschickt wird, gibt es einen Button im Abschicken-Dialog. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn der Beleg schon einmal verschickt wurde und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung geladen werden soll (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).
Personalisierte Anrede für Geschäftsbriefvorlagen
In den Stammdaten einer Adresse kann eine personalisierte Anrede eingetragen werden.
Eingefügt wird diese Anrede mit der Variablen: {ANSCHREIBEN}
Ist das Anschreiben Feld nicht gefüllt in der Adresse und die Variable wird trotzdem verwendet, dann wird als default "Sehr geehrte Damen und Herren" eingefügt.
Ändern der Default-Anrede
Unter Administration → Einstellungen → Übersetzungen kann dieser Default-Wert "Sehr geehrte Damen und Herren" auch übersetzt bzw. geändert werden mit der Variable dokument_anschreiben. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.
Dateien anhängen
An eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage können auch Dateien angehängt werden. Dazu ist in die entsprechende Vorlage zu klicken und über den Button Dateien, die Datei hochzuladen und auszuwählen. Der Typ der Datei muss dabei Anhang sein.
Die Anhänge werden dann automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber auch abgewählt werden.
Geschäftsbrief - Mustervorlagen
Im Folgenden befinden sich einige Beispielvorlagen für verschiedene Dokumententypen.
Angebot
Beispielvorlage:Sehr geehrter Herr {NAME},
anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.
Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.
Auftrag
Beispielvorlage:Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.
Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Bestellung
Beispielvorlage:Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.
Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.
Vielen Dank
Lieferschein
Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,
anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.
Rechnung
Beispielvorlage:Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},
anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.
Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.
Selbstabholer
Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,
soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.
{VERSAND}
Ihr XXX-Team
Stornierung
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.
Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.
Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.
Vielen Dank.
Ihr XXX Team
Versandbestätigung (Tracking-Mail/Versand-Mail)
Typ: Versand
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.
{VERSAND}
Ihr XXXX Team
Variablen:- {VERSAND} → gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück
- {VERSANDTYPE} → gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück
- {VERSANDBEZEICHNUNG} → gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück
- {TRACKINGNUMMER} → gibt Trackingnummer zurück
- {NAME}
- {ANSCHREIBEN}
- {BELEGNR}{IHREBESTELLNUMMER}
- {INTERNET}
- {AUFTRAGDATUM}
- {LIEFERADRESSE}
- {LIEFERADRESSELANG}
Versandbestätigung mit IF-Verzweigung
Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:Hallo {NAME},
es dauert nicht mehr lange, Deine Bestellung wurde heute versendet und ist unterwegs!
{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte, dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannt Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt.Du kannt Deine Sendung hier direkt verfolgen:
https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF}
Zahlungsdifferenz
Typ: ZahlungDiff
Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.
Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:
Verwendungszweck: {AUFTRAG}
XXXXIBAN: DEXXXXBIC: DEUXXXX
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.
Ihr XXXX Team
Zahlung fehlt (Vorkasse)
Typ: ZahlungMiss
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu.Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.
Bitte überweisen Sie den Betrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:
Verwendungszweck: {AUFTRAG}
Betrag: {REST}
XXXXX
Bank: XXXXXX
BIC: XXX
IBAN: DEXXXXX
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.
Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.
Ihr XXXXX Team
Hinweis: Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in Xentral importiert wurde. Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus Xentral verwendet.
Wichtig: Für den Versand automatischer Zahlungserinnerungen ist der Prozessstarter zahlungsmail notwendig. Der Prozessstarter versendet die Zahlungserinnerung nach der eingestellte Anzahl Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen → Einstellungen. Im Projekt muss der Haken "Zahlungsmail" aktiviert sein (siehe Screenshot).
Der Prozessstarter sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen (Standardeinstellung) an den Kunden. Nach 11 Tagen wird eine E-Mail an die in den Firmendaten eingestellte eigene E-Mail-Adresse gesendet, damit die Buchhaltungsabteilung den Auftrag gegebenenfalls stornieren kann.
Zahlungseingang
Typ: ZahlungOK
Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,
Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte zugeordnet werden.
Vielen Dank.
Ihr XXXXX Team
Hinweis: Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. Im Projekt muss die Option "Zahlungsmail" aktiviert sein. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein.