Die Erstellung und der Versand von Lieferscheinen und Rechnungen wird über Xentral abgewickelt, ebenso wie das Retourenmanagement. Aktualisierte Auftragsstati, die Sendungsverfolgungsnummern versandter Lieferungen und Lagerzahlen der Artikel meldet Xentral automatisch per Prozessstarter an den Shop zurück.

Features der Schnittstelle

Aufträge abholen
Auftragsstatus bei Versand umstellen inkl. Meldung der Trackingnummer an Shopify
Synchronisation aktueller Lagerzahlen bei Bestandsänderungen
Rückmeldung von Stornierungen an Shopify
Artikel von Xentral zu Shopify exportieren und von Shopify zu Xentral importieren, inklusive Varianten- und Matrixartikel
Artikeleigenschaften und -freifelder zu Shopify exportieren
Meldung aktueller Lagerzahlen

Anbindung in Shopify

Um Shopify und Xentral verbinden zu können, müssen Sie zunächst den API Key bei Shopify finden oder neu anzulegen. Melden Sie sich hierfür zunächst als Administrator in Ihrem Shopify Backend an.

Klicken Sie im Anschluss rechts auf Apps. Danach geht es weiter zu Private Apps verwalten (Manage private apps).

Um einen neuen Key anzulegen, klicken Sie rechts oben auf Eine neue private App erstellen (Create new private app). Nachdem Sie auf Speichern gedrückt haben, sehen Sie die neuen API-Zugangsdaten.

Rechte für Xentral App setzen

Es kann sein, dass Sie aufgefordert werden, einen Status zu setzen, um der Schnittstelle zu Xentral bestimmte Funktionen zu erlauben.Es müssen dann mindestens folgende Bereiche mit lesenden und schreibenden (read and write) Berechtigungen eingestellt werden:

Store content like articles, blogs, comments, pages, and redirects
Customer details and customer groups
Inventory
Orders, transactions and fulfillments
Products, variants and collections

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass der Xentral App in Shopify weitere Rechte vergeben werden müssen, wenn ein höherer Funktionsumfang gewünscht ist. So erfordert das Listen von Artikeln von Xentral zu Shopify z.B. lesende und schreibende Rechte im Bereich 'Product information'; für das Erstellen von Gutschriften sind volle Rechte im Bereich 'Draft orders' notwendig.

Im Zweifel ist es ratsam, alle in Frage kommenden Rechte zu vergeben, damit die Schnittstelle uneingeschränkt arbeiten kann.

Anbindung in Xentral

Unter Administration → Einstellungen → Online-Shops → NEU kann ein neuer Shop angelegt und das Modul Shopify ausgewählt werden.

Nachdem Sie Shopify ausgewählt haben, können Sie im nächsten Schritt die nötigen Daten für die Verbindung der beiden Systeme eintragen. Den API-Key und das Passwort haben Sie im Shopify-Backend beim Anlegen der App für die Schnittstelle erhalten.

Shopify URL → Meist in Form von https://ihre-domain.myshopify.com
Shopify API-Key
Shopify Passwort

Sobald die Daten eingetragen wurden, können Sie die Verbindung zwischen beiden System über den Button Verbindung prüfen testen.Um die Verbindung zu prüfen, sollte mindestens ein Auftrag in Shopify vorhanden sein, der die Kriterien für eine Abholung nach Xentral erfüllt, da Xentral den Verbindungstest unter Umständen anhand eines simulierten Requests zur Auftragsabholung durchführt.

Aufträge zu Xentral importieren

Das Importieren von Bestellungen aus Online Shops wird in diesem Artikel beschrieben.

Es werden von Shopify aktuell nur Aufträge mit dem Status "paid" importiert. Oft werden die Bestellungen im gleichen Zuge bezahlt, zum Beispiel mit PayPal. Um doppelte Abrechnungen zu vermeiden sollte pro Zahlungsweise einheitlich definitert werden, ob die Zahlungsabwicklung bereits in Shopify oder in Xentral durchgeführt wird. Die Einstellungen nehmen Sie im Zahlungsweisen Mapping vor.

Die Option "Bei Import Optionen in Shopify zu Artikelbeschreibung übernehmen" ermöglicht es, Eigenschafts-Optionen, z.B. Personalisierungen beim Import in die Artikelbeschreibung in den Auftrag zu übernehmen.

Stornierungen zurückmelden

Wenn in den Einstellungen die Option "Stornierung rückmelden" aktiviert ist, dann werden Stornos von Aufträgen aus dem Shop an Shopify gemeldet. Die Storno-Rückmeldung setzt nur Status "refunded" in Shopify, da die Ausbezahlung der Gutschrift über Xentral läuft. Die Rückerstattung läuft nicht über Shopify.

Die Storno-Mail von Shopify wird nicht ausgelöst. Teilstornos oder nachträgliche Preisnachlässe werden nicht beachtet.

So sieht die stornierte Bestellung dann aus:

Weil die Gutschrift über Xentral erstellt wird, wird die Bestellung als "refundend" markiert.

Versandkostenmapping von Shopify

Die Versandkosten werden automatisch beim Auftragsimport zu Xentral mit importiert.

In Xentral werden die Aufträge mit Portokosten um einen Portoartikel und dessen Preis ergänzt. Den also Portoartikel zu verwendenden Artikel aus dem Artikelstamm können Sie in der Schnittstelle unter Einstellungen hinterlegen.Portofreie Bestellungen werden ebenfalls mit dem Portoartikel importiert, jedoch erhält dieser Artikel dann einen Preis von 0,00 EUR, sodass die Bestellung für den Kunden portofrei ist.

Zahlweisenmapping von Shopify

Die in den Shop-Aufträgen verwendeten Zahlweisen werden automatisch zu Xentral mitimportiert. Ist eine Zahlweise nicht bekannt, wird diese in der Schnittstelle unter Details → Zahlweisen angelegt und kann dann mit einer hinterlegten Zahlweise in Xentral verknüpft werden.

Nähere Informationen zum Zahlweisen Mapping finden Sie im Artikel Online Shops: Einstellungen.

Die Typbezeichnung für Shopify Payments lautet shopify_payments.

Kategorie Übertragung von Xentral nach Shopify

Xentral überträgt die Informationen der Artikel-Kategorien zu Shopify. Dort wird die Kategorie als Produkttyp angelegt (Alle Produkte → Produkt bearbeiten).

Dadurch haben Sie die Möglichkeit Ihre Kategorien in Shopify flexibel aufzubauen und zu gliedern. Die Zuordnung zur Kategorie erfolgt dann über die korrekte Zuordnung des Produkttypen (Kategorien → Kategorie bearbeiten).

Artikelmapping nach Xentral

Um die aus Shopify kommenden Artikel (Produkte) richtig auf die Xentral-Artikel zu mappen, muss im Artikelstamm von Xentral die ProduktID als Fremdnummer (Stammdaten → Artikel → Fremdnummern) angelegt werden, nicht die SKU! Zusätzlich ist dieses Mapping wichtig für den Artikelexport und -import zwischen Xentral nach Shopify.

Bei Artikeln ohne Variante muss die shopifyproductid beim Artikel gepflegt werden. Diese erhalten Sie, wenn Sie den Artikel aufrufen und den markierten Bereich aus der URL im Browser kopieren.

Zusätzlich sollte auch die SKU (Artikelnummer) des Artikels im Fremdnummern-Mapping in Xentral gepflegt werden.

Shopify URL

Ansicht in Xentral

Bei Artikeln mit Variante muss man zwischen Parent und Child Artikel unterscheiden. Bei parent Artikeln muss die shopifyproductid (grüner Kasten) gepflegt werden.

Shopify URL

Ansicht in Xentral

Bei child Artikeln muss die shopifyvariantid (blauer Kasten) und SKU (Artikelnummer) gepflegt werden.

Shopify URL

Ansicht in Xentral

Gutscheinartikel von Shopify

Artikel können in Shopify als Gutscheine (Gift Cards) angelegt werden, um Betragsminderungen in Aufträgen durch Gutscheine darzustellen. Diese können beim Autragsimport in Xentral übernommen werden.

Dazu muss der Gutschein-Artikel in Shopify so eingstellt sein, dass er nicht automatisch kommissioniert wird. Sonst werden die Aufträge in Shopify als versendet markiert und nicht mehr von Xentral abgeholt.

In Xentral darf der Artikel kein Lagerartikel sein. Nicht-Lagerartikel können, wenn gewollt, auf dem Lieferschein ausgeblendet werden.

Tracking E-Mail in Shopify

Der Versand der Tracking-Mail wird über die Shopify Schnittstelle standardmäßig deaktiviert. Sollen die Tracking-E-Mails direkt von Shopify versendet werden, kann in der Schnittstelle diese Option aktiviert werden: Tracking E-Mails über Shopify versenden.

Die Aktivierung muss nur erfolgen, wenn über Xentral keine Tracking E-Mails versendet werden (Deaktivierung in den Projekteinstellungen). Das ist sinnvoll, wenn Sie die Trackingmails ausschließlich über Shopify versenden wollen. Für andere Shops kann die Tracking E-Mail im Projekt aktiviert und somit weiterhin über Xentral versendet werden.

Metafelder in Shopify

Die Metafelder in Shopify sind vergleichbar mit den Eigenschaften eines Artikels aus Xentral.

Bis auf einige Ausnahmen sind die Metafelder allerdings nicht ohne zusätzliche Tools sichtbar. Aus technischer Betrachtung bestehen Metafelder aus einem Schlüssel, einem Wert, einem Typ und einem Scope.

Schlüssel → Der Schlüssel gibt den Namen des Metafeldes an, im Beispiel das blaue metatitle_de
Wert → Der Wert ist der Inhalt des Metafeldes. In diesem Beispiel "Meta DE"
Typ → Der Typ gibt an ob es sich beim Inhalt des Metafeldes um einen Text (string) oder eine Zahl (integer) handelt. Im Standard legt Xentral alle Metafelder als Text an
Scope → Der Scope gibt an, wie weit die Information des Metafeldes reicht. Bei Artikeln mit mehreren Varianten bedeutet ein Metafeld mit dem Scope global, dass der Wert für alle Varianten des Artikels gleich ist. Ein Scope der Einstellung variant bedeutet, dass das Metafeld für alle Varianten einen eigenen Wert hat. In diesem Beispiel das graue global

In Xentral kann im Artikelstamm kann im Bereich "Texte und Beschreibungen" z.B. der Meta-Title befüllt werden.

Wird der Artikel zu Shopify exportiert, sieht der Meta Title so aus. In Shopify kann diese Oberfläche durch zusätzliche Apps angezeigt werden.

Metafelder müssen nicht zusätzlich in Shopify angelegt werden. Wird ein Wert in ein Metafeld übertragen, das noch nicht existiert, kümmert sich der Importer um alles.

Beispiel
Es soll für einen Artikel das Metafeld "Farbe" angelegt/übertragen werden und der Wert der dazu übertragen werden soll ist "Pink". Dann reicht es aus die Daten so im Artikel zu hinterlegen.

Voraussetzung ist, das in der Shopschnittstelle die Option "Eigenschaften übertragen" aktiviert ist.

Bei Varianten funktioniert die Übertragung in Metafelder gleich. Bei der jeweiligen Variante wird eine Eigenschaft angelegt und ihr ein Wert gegeben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Eigenschaften die bei Varianten angelegt werden den Scope variant erhalten. Dadurch hat dann jede Variante in dem Metafeld ihren eigenen Wert.

Vordefinierte Metafelder

Einige Metafelder hat Xentral vordefiniert. Bei diesen Feldern werden Stammdaten aus Xentral zu Metafeldern in Shopify übertragen.

Feld in Xentral	Schlüssel / Feldname	Scope
Zolltarifnummer	harmonized_system_code	global
Metatitel DE	metatitle_de	global
Metabeschreibung DE	metadescription_de	global
Meta Keywords DE	metakeywords_de	global
Artikelbezeichnung EN	title	ml_en
Artikelbeschreibung EN	description	ml_en
Metatitel EN	meta_title	ml_en
Metabeschreibung EN	meta_description	ml_en
Meta Keywords EN	metakeywords	ml_en

Der Scope ml_en wird hierbei direkt von Xentral erschaffen. Shopify bietet die Möglichkeit, einen beliebigen Scope zu erstellen. Damit die Daten für die englische Übersetzung zentral gesammelt sind, setzt Xentral dafür kurzerhand einen eigenen Scope auf.

Metafelder über Freifelder übertragen

Alternativ können Metafelder auch über Freifelder zu Shopify übertragen werden. Dann muss in der Schnittstelle das Freifeldmapping im Importer eingestellt werden.

Metafelder in andere Sprachen übersetzen

Um Metafelder sowie ihre enthaltenen Werte auch in andere Sprachen übersetzen. In Xentral kann eine Eigenschaft zu diesem Zweck auch für eine andere Sprache (z.B. Französisch) angelegt werden.

Beim Artikelexport werden dann zwei neue Metafelder in Shopfiy angelegt.

Das obere Metafeld beinhaltet die Übersetzung des Eigenschaftenwertes. Der Scope gibt dabei an, von welcher Sprache zu welcher übersetzt wurde. Der Schlüssel ist "Pink", die Übersetzung ist der Wert des Metafeldes.
Das untere Metafeld beinhaltet die Übersetzung der Eigenschaftenbezeichnung. Der Scope gibt wieder an, von welcher Sprache in welche übersetzt wurde. Vorangestellt steht ein k.

Bei Freifeldern wird die Übersetzung anders realisiert. Hier ist der Scope entweder global, wenn ein einfacher Artikel übertragen wird, oder variant, wenn mehrere Varianten übertragen werden. Der Schlüssel ändert sich anhand der eingestellten Sprache.