Verbindlichkeiten erfassen und bezahlen

Eine Verbindlichkeit ist die Verpflichtung eines Schuldners gegenüber seinem Gläubiger. Einfach ausgedrückt ist das die Rechnung, die der Lieferanten an ein Unternehmen stellt.

Das Modul Verbindlichkeiten beinhaltet alle wichtigen Funktionen wie das Ablegen der gescannten Rechnung zur Verbindlichkeit, Verbuchen der unterschiedlichen Steuersätze, Kontrolle der Rechnung über die Rechnungseingangsprüfung und die Wareneingangsprüfung, zusätzliche Vorkontierung für die FIBU sowie die terminierte Ausgabe der Verbindlichkeit als SEPA-Überweisung inkl. Berücksichtigung der Skonto Einstellungen.

Verbindlichkeiten können über zwei Wege erfasst werden:

 

Übersicht

In der Übersicht sind alle Verbindlichkeiten aufgelistet und können nach bestimmten Kriterien gefiltert werden.

Filter



Bezahlte Verbindlichkeiten

Wird eine Verbindlichkeit bezahlt, landet diese im Archiv (Filter "Archiv"). Das Ampelicon wechselt von orange auf grün. Verknüpfte Zahlungseingänge werden im Mini-Detail der Verbindlichkeit dargestellt:




Teilbezahlte Verbindlichkeiten

Teilbezahlte Verbindlichkeiten werden auch in der Übersicht mit einem neuen Icon gekennzeichnet und die offene Differenz in einer neuen Spalte dargestellt:



 

Verbindlichkeiten erfassen

Verbindlichkeiten Felder

Über den Button "+NEU" kann eine neue Vebindlichkeit angelegt werden. Anschließend erscheint folgende Oberfläche:



Verbindlichkeiten manuell erfassen

Eine neue Verbindlichkeit kann direkt über den Butto "+NEU" angelegt und erfasst werden:

Die Verbindlichkeit hat noch keine Belegnummer. Diese wird über die "Freigabe" erteilt:


Durch die Freigabe der Verbindlichkeit wird eine Nummer vergeben. Die Verbindlichkeit erhält die nächste Nummer im Nummernkreis (je nach Projekt aus dem zentralen Nummernkreis oder dem Projektnummernkreis):


Verbindlichkeiten können manuell ohne Verknüpfung zu einer Bestellung erstellt werden. Diese Verknüpfung ist rückwirkend jedoch möglich. Jede gespeicherte Verbindlichkeit erhält eine fortlaufende Nummer, die auf der Rechnung notiert werden kann.
Wird eine Lieferantengutschrift erhalten, kann diese mit einer Verbindlichkeit erfasst werden. Dazu ist der Wert der Lieferantengutschrift als negativen Betrag einzutragen und die Vorkontierung durchzuführen.
Im Finanzbuchhaltung Export wird dann das entsprechende Kreditorenkonto bebucht und das Minuszeichen vor dem Betrag entfernt.

In Xentral stornierte Verbindlichkeiten werden beim FiBu Export nicht mit ausgegeben.

 

Negative Verbindlichkeiten

Lieferanten Gutschriften:Preisdifferenzen:


OCR

Es gibt die Möglichkeit Verbindlichkeiten auch über OCR zu erfassen, indem eine Lieferanten-Rechnung hochgeladen, dort die Felder automatisch erkannt und den entsprechenden Werten zugeordnet werden.
Es können drei Werte erfasst werden:
Im Bereich "Suche nach" wird der Begriff eingegeben, der für den jeweiligen Wert auf der Rechnung steht.
Unter "und nimm den Wert" wird definiert wo der Wert des jeweiligen Begriffes steht.

In einem Beispiel sieht das wie folgt aus:

In unserem Fall würde die Einrichtung von OCR so aussehen:



Verbindlichkeiten über eine Bestellung erzeugen

Über Einkauf  → Bestellungen kann im Minidetail ebenfalls eine Verbindlichkeit erzeugt werden.



Eine oder mehrere Verbindlichkeiten können direkt aus einer Bestellung erzeugt werden.
  1. Verbindlichkeit anlegen: über den Button "Verbindlichkeit anlegen" kann eine neue Verbbindlichkeit angelegt werden
  2. Verbindlichkeit ausfüllen: vorgeschlagen wird der Komplettbetrag. Falls nur ein Teilbetrag davon erstellt werden soll, ist das umzuändern und zu speichern.
  3. Die Verbindlichkeit wird in der Bestellung angezeigt
  4. Weitere Verbindlichkeiten zu dieser Bestellung können erzeugt werden, bis die Differenz 0,00 beträgt
  5. Komplett gelieferte Bestellungen können über den Button "Bestellung abschließen" abgeschlossen werden
  6. Artikel aus dieser Bestellung werden im Wareneingang nicht mehr angezeigt (Die Bestellung ist geschlossen)
 

Mehrere Bestellungen in einer Verbindlichkeit zusammenführen

Zu einer Verbindlichkeit können auch mehrere Bestellungen eines Lieferanten verknüpft werden. Hierbei können in der Verbindlichkeit die Beträge zu den jeweiligen Bestellungen aufgeteilt werden. Die Meldung oben informiert über den aufzuteilenden Betrag. Für die Überweisung via XML ist der Betrag vorne in der Verbindlichkeit ausschlaggebend. Die einzelnen zugeordneten Beträge bei "Zuordnung Bestellungen" sind hier nur zu Informationszwecken und der richtigen Darstellung in der Bestellung.

Eine Sammelverbindlichkeit kann direkt über die Verbindlichkeit oder die Bestellung angelegt werden:
Buchhaltung → Verbindlichkeiten → NEU → Tab: Zuordnung Bestellungen




Hinweis: Die Sammelverbindlichkeit dokumentiert die Zuordnung zu Bestellungen. Für die Überweisung an den Lieferanten über den "Sepa-Zahlungsverkehr" werden die Einzelbeträge nicht automatisch zusammenaddiert. Hier ist das Feld "Betrag/Total (Brutto)" ausschlaggebend:



In der Bestellübersicht "Einkauf → Bestellung" wird nun bei beiden Bestellungen die Sammelverbindlichkeit angezeigt. Die Verbindlichkeiten gehen beide genau auf "0,00 EUR" auf.
 

 



Eine Bestellungen mit mehreren Verbindlichkeiten verknüpfen

Bei größeren oder zeitlich auseinanderliegenden Lieferungen kann eine Bestellung auch mehr als eine Lieferantenrechnung (Verbindlichkeiten) haben. Aus einer Bestellung können mehrere Verbindlichkeiten erstellt werden (zeitlich auseinanderliegend, Teilbeträge der gesamten Bestellung).

Mehrere Verbindlichkeiten können folgendermassen angelegt werden:


Info: Im Beispiel ist noch ein Restbetrag offen. Diese Verbindlichkeit wird angelegt, sobald die Lieferantenrechnung vorliegt.

In der Übersicht "Buchhaltung → Verbindlichkeiten" liegen nun die beiden neuen Verbindlichkeiten einzeln vor:
 






Verbindlichkeiten aus einem Zahlungseingang erzeugen

Es ist möglich eine Verbindlichkeit direkt aus einem Zahlungseingang zu erzeugen und direkt zu verknüpfen:



Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.



Verbindlichkeiten kontieren

Verbindlichkeiten können direkt vorkontiert werden:


Das Konto wird für den gesamten Betrag verwendet und wird bei "Vorkontierungen" gespeichert. Hier können die Kontierungen auch nachbearbeitet werden.



Soll eine Verbindlichkeit in mehrere Teile aufgesplittet werden, so ist dies über "Vorkontierungen" möglich:


Kontierung vornehmen


Nach Kontierungen Filter
In der Übersicht der Verbindlichkeiten gibt es die Möglichkeit, nach Kontierungen zu filtern. Hierbei ist ein Suchbegriff oder Datum einzutragen (z.B. Kontonummer, Datumsbereich etc.)



Verbindlichkeiten Positionen

Im Tab "Positionen" können Positionen aus der verknüpften Bestellung geladen werden.



Mit dem "Positionen aus Wareneingang neu laden" Button werden die Positionen aus der Bestellung geladen.
Dies dient nur der Übersicht - der Wert der Verbindlichkeit ändert sich dadurch nicht.

Hinweis: Wird die Verbindlichkeit über eine Bestellung erstellt, deren Wareneingang schon gebucht wurde, werden die Positionen in der Verbindlichkeit automatisch gefüllt.

 

Besteuerung der Verbindlichkeiten in Adressen

Mit dem Dropdown in einer Adresse → Details → Zahlungskonditionen / Besteuerungen kann die Besteuerung der Verbindlichkeit direkt in der Lieferanten-Adresse festgelegt werden.
 



Verbindlichkeiten kopieren

Es besteht die Möglichkeit eine bereits vorhandene Verbindlichkeit zu kopieren.



Dadurch werden folgende Felder übernommen:



Regelmäßige Verbindlichkeiten

Im Tab regelmäßige Verbindlichkeiten können via Zahlungseingang für einen bestimmten Tag im Monat Verbindlichkeiten automatisch mit vorgegebenen Daten angelegt werden.


Mit dem "neuen Eintrag anlegen" Button kann ein neuer Eintrag hinzugefügt werden.

Auswahl

 

Per Zahlungseingang anlegen

Diese Option funktioniert wenn Xentral anhand der Filter in den regelmäßigen Verbindlichkeiten eine Zahlungseingangs-Zeile entdeckt, die den Anforderungen dieser eingestellten Filter entspricht. Sollte dies der Fall sein, wird automatisch eine Verbindlichkeit angelegt. Neben einer Verbindlichkeit kann diese Zeile auch automatisch auf Importfehler oder auf einen Kontenrahmen gestellt werden.

Hinweis: Damit eine Verbindlichkeit automatisch angelegt werden kann, muss das Feld "Lieferant" in der regelmäßigen Verbindlichkeiten-Regel ausgefüllt sein.



Filter
Verbindlichkeit
Kontenrahmen
Importfehler

 

Automatisch nach Datum

Anders als bei der Option via Zahlungseingang, wird die Verbindlichkeit automatisch angelegt, wenn ein bestimmter Tag im Monat erreicht wurde. Dann reicht es in die Verbindlichkeiten-Übersicht zu klicken um die Verbindlichkeit automatisch anzulegen.



Zusätzliche Felder gegenüber der Option via Zahlungseingang:

Filter
Verbindlichkeit

 


Verbindlichkeiten zur Zahlung freigeben

Zur Zahlung freigegebene Verbindlichkeiten sind grün. Nur diese Verbindlichkeiten können von der Buchhaltung zur Bezahlung geholt werden.



Die Schaltung der Ampel wird direkt in der Verbindlichkeit vorgenommen. Zur Verbindlichkeit gelangt man auch direkt über die Bestellung.
 



Verschiedene Zahlungsweisen

Vorkasse

Vorkasse Zahlungen werden auch ohne Wareneingangsprüfung in den SEPA-Zahlungsverkehr übernommen. Die Prüfung des Wareneingans kann dann im Nachhinein direkt über das Tab "Archiv" erfolgen. Hier werden die Ampeln weiterhin angezeigt. Gibt es eine zugehörige Bestellung, ist diese ebenso noch nicht abgeschlossen.

 


Verbindlichkeiten bezahlen

Manuell ohne Kontoeinbindung

Buchhaltung → Verbindlichkeiten → "grauer Haken" unter Menü
  1. Verbindlichkeit bezahlen
  2. "grauen Haken" klicken (markiert die Verbindlichkeit als bezahlt)


Bezahlung über den SEPA-Zahlungsverkehr

Buchhaltung → Zahlungsverkehr → Verbindlichkeiten laden
  1. "Verbindlichkeiten laden" holt alle freigegebenen Verbindlichkeiten ab
  2. Verbindlichkeiten auswählen (Haken setzen oder vorausgewählte fällige verwenden)
  3. Bankkonto auswählen
  4. Datei erzeugen "Zahlung zuordnen und freigeben" anklicken 
  5. "SEPA Sammelüberweisungen" anklicken und Datei herunterladen 
  6. Nach der Überweisung (über Bank oder Software) Datei als abgeschlossen markieren 



Automatisch Verbindlichkeit auf bezahlt setzen in Zahlungsweise

Es ist möglich eine Verbindlichkeit automatisch auf bezahlt zu setzten. Über Administration → Buchhaltung → Zahlungsweisen ist dafür eine neue Zahlungsweise mit folgender Option zu hinterlegen:



Danach kann diese Zahlungsweise beim entsprechenden Lieferanten unter dem Tab "Zahlungskonditionen/Besteuerung" hinterlegt werden. Alle Verbindlichkeiten auf diesen Lieferanten werden dann automatisch auf bezahlt gesetzt und landen im Archiv.

 

Neue Überweisung anlegen (manuell)

Im Zahlungsverkehr können Überweisungen auch ohne Verbindlichkeiten direkt angelegt werden. Auf diese Weise können z.B. Rückerstattungen an Mitarbeiter eingetragen und beim nächsten Überweisungslauf mitgenommen werden:

Die Überweisung erscheint anschließend in der Liste


Hinweis: Es gibt zu Lieferanten offene Beträge die abgezogen werden dürfen

Sobald negative Verbindlichkeiten angelegt wurden (Lieferanten-Gutschriften) erscheint beim SEPA-Zahlungsverkehr ein Hinweis:



Hier haben Sie jetzt folgende Möglichkeiten: 

Verrechnung von negativen Verbindlichkeiten


Wie oben geschrieben dient diese Info-Box nur als reine Information und die Anpassung des Betrags bzw. das Gegenrechnen auf die übrigen Verbindlichkeiten des Lieferanten muss manuell geschehen. Hierzu können Sie auf das Edit-Icon der geladenen Verbindlichkeit klicken um die Informationen der Verbindlichkeit anzupassen:

 

Zuweisung im Zahlungseingang

Im Zahlungseingang kann man dann den um die Lieferanten-Gutschrift verminderten Betrag auf die Verbindlichkeit mit den vollen Betrag gebucht werden. Dadurch entsteht automatisch eine zweite Zeile im Zahlungseingang, die man dann auf die Lieferanten-Gutschrift mappen kann.


 

Dateien zu einer Verbindlichkeit hinzufügen

Über den Reiter "Dateien" können Dateien, wie z.B. eine Rechnung, der Verbindlichkeit hinzugefügt werden. Dies kann entweder per Drag&Drop oder über die Suche passieren.



Hinweis: Werden mehr als eine PDF hochgeladen, muss darauf geachtet werden, dass die PDF Formate gleich sind, da sonst eine Fehlermeldung in Xentral erscheint. 
Bei mehreren PDFs versucht Xentral eine Sammel-PDF zu erstellen und dies dann anzuzeigen, was durch die unterschiedlichen PDF-Formate nicht funktioniert. Eine Lösung wäre, die PDFs in einem PDF-Editor als Sammel-PDF zu speichern und diese dann auch in die Verbindlichkeit als Datei hochladen.