Auftrag

Die Auftragsübersicht dient zur schnellen und vollständigen Übersicht über alle Aufträge.

Die Auftragsampel informiert in Echtzeit über den Status des einzelnen Auftrags, so ist z.B. schnell zu erkennen, ob der Kunde den Auftrag bezahlt hat oder ob genügend Ware für die Auslieferung auf Lager ist. Ist ein Auftrag abgeschlossen, sind zusätzliche Informationen über die Minidetails einsehbar. In den Minidetails kann schnell auf die zum Auftrag dazugehörige Rechnung zugegriffen oder der Lieferschein eingesehen werden.

Auftragsübersicht

Die Auftragsübersicht dient zur schnellen und vollständigen Übersicht über alle Aufträge und deren Status
Die Auftragsampeln und Informationen zur Auftragsübersicht sind hier beschrieben.

Rotes Sternchen → Interne Bemerkung vorhanden
Blaues Sternchen → Freifeld beinhaltet vorhanden

Filter

Die Übersicht kann über die Filter oben nach verschieden Kriterien gefiltert werden:

Artikel fehlt → Artikel im Auftrag fehlt
Teillieferung mögl. → Teillieferung des Auftrags ist möglich
UST-Prüf. fehlt → Umsatzsteuerprüfung des Auftrags fehlt
Zahlung ok → Die Zahlung des Auftrags ist erfolgt und korrekt
Zahlung fehlt → Die Zahlung des Auftrags fehlt
Porto fehlt → Das Porto des Auftrags fehlt
Manuelle Prüf. → Aufträge die manuell zu prüfen sind
Teilzahlung → Aufträge bei denen eine Teilzahlung möglich ist
ohne Rechnung → Aufträge die ohne Rechnung ausgestellt werden
Heute → Aufträge die heute erstellt wurden
Auto-Versand fehlt → Aufträge bei denen der Auto-Versand fehlt
Auto-Versand OK → Aufträge bei denen der Auto-Versand ok ist
Fast-Lane → Aufträgen bei denen
Lieferdatum überfällig → Zeigt alle Aufträge, deren Lieferung überfällig ist. Bezieht sich auf das Datum Auslieferung Lager im Auftrag. Ist dieses nicht gefüllt, wird der Wunschliefertermin herangezogen. Ist auch dieses Feld leer, wird das Auftragsdatum beachtet.
Kunden mit mehrere offene Aufträgen → Zeigt alle Kunden, die mehrere offene Aufträge haben

Minidetail

In der Auftragsübersicht sind im Minidetail die wichtigsten Informationen mit einem Klick auf einen Blick einsehbar. Um in das Minidetail zu gelangen, ist in der Auftragsübersicht links auf den Pfeil des zu interessierenden Auftrags zu klicken. Es öffnet sich eine neue Spalte unter dem entsprechenden Auftrag mit den Informationen.

Folgende Informationen werden im Minidetail angezeigt:

Angabe des Kunden und der Bestellnummer
Allgemeine Informationen zum Auftrag (Status, Projekt)
Eine Übersicht über die Dokumente des Auftrags (z.B. Belege, Tracking,...) mit der Möglichkeit die Dokumente als PDF zu öffnen oder diese zu bearbeiten
Zahlungsinformationen
Versandart
Artikelübersicht
Zahlungseingang
Protokoll aller Vorgänge für diesen Auftrag
RMA Prozess
PDF-Archiv mit der Möglichkeit, die PDF Dateien zu öffnen
Übersicht über den Deckungsbeitrag

Massenbearbeitung für Aufträge

Für die Bearbeitung von mehreren bzw. allen Aufträgen stehen mehrere Optionen zur Verfügung.

Mit den Checkboxen links können mehrere Aufträge markiert und eine von folgenden Optionen gewählt werden:

als freigegeben markieren → Freigeben der markierten Auftrags-Entwürfe (funktioniert nicht wenn Auftrag den Status 'storniert' oder 'abgeschlossen' hat).
als storniert markieren → Aufträge werden als storniert markiert
Option "Für den Versand" freigeben → Setzt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
Option "Für den Versand" entfernen → Entfernt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
Option "Fast-Lane" setzten → Setzt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
Option "Fast-Lane" entfernen → Entfernt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
per Mail versenden → Verschickte eine Auftragsbestätigung für alle markierten Aufträge an die Kunden per Mail
als versendet markieren → Markiert alle markierten Aufträge als versendet
als Produktion weiterführen → Führt alle markierten Aufträge als Produktion weiter
SammelPDF → Erzeugt aus einzelnen PDFs eine einzige, große PDF-Datei
Drucken → Druckt eine Auftragsbestätigung für alle markierten Aufträge mit dem ausgewählten Drucker
Aufträge zusammenführen → führt alle markierten Aufträge zu einem einzigen zusammen

Auftrag - Einzelansicht

Über einen Klick auf einen einzelnen Auftrag in der Übersicht kann dieser Auftrag bearbeitet werden.

Auftrag freigeben

Befindet sich ein Auftrag im Entwurfsmodus, wird für diesen eine Auftragsnummer aus dem Nummernkreis vergeben, indem der Beleg mit dem "Freigabe" Button freigegeben wird. Anschließend kann der Auftrag nur noch storniert und nicht mehr gelöscht werden, wie beim Entwurf.

Entwurfsdatum übernehmen

Darüber hinaus gibt es im Freigabe-Fenster einen Haken der pro Benutzer gespeichert wird, um das Entwurfsdatum als Auftragsdatum zu übernehmen.

Hinweis: Dieser Haken taucht auch in der Freigabe für Angebot, Bestellung und Lieferschein auf.

Auftrag abschicken

Im rechten Aktions-Menü gibt es die "Abschicken" Option, mit dem die Auftragsbestätigung an den Kunden verschickt werden kann.
Hier stehen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Es gibt auch die Möglichkeit durch Checkboxen, mehrere Versendeoptionen auszuwählen (z.B. Drucken + E-Mail).
Ebenfalls gibt es die Möglichkeit eine Checkbox anzuhaken, um den Auftrag nicht nur als PDF sondern zudem als CSV-Datei im Anhang zu versenden.

Diese CSV-Datei kann dann von der Gegenstelle importiert und weiter verarbeitet werden. Voraussetzung ist hier das Modul "Belege Importer" bei der Gegenstelle.

Wird oben beim Versenden eine leere Mailadresse angezeigt "< >", so ist das ein Hinweis darauf, dass in den Stammdaten in der Adresse die Haupt-E-Mail Adresse nicht gepflegt ist. Über das Dropdown können die Ansprechpartner stattdessen angewählt werden.

Deckblatt mitverschicken

Im Auftrag kann unter "Dateien" ein eigenes Deckblatt definiert werden.

Dieses wird dann, wenn der "Sammel-PDF" Haken aktiviert ist, als erstes im PDF angezeigt. Wenn der Sammel-PDF Haken nicht gesetzt ist, wird das Deckblatt nicht mitgeschickt.

Hinweis: Das Deckblatt kann auch in den Geschäftsbriefvorlagen pro Beleg-Typ festgelegt werden.

Details

Über diesen Reiter können Einzelheiten des Auftrags, sowie die einzelnen Bestellpositionen eingesehen werden. Zudem ist es möglich eine Vorschau des Auftrags und ein Protokoll über sämtliche Aktionen des Auftrags zu erhalten.

Auftrag

Über diesen Tab können Einzelheiten des Auftrags eingesehen werden, sowie Aktionen gewählt werden, was mit dem Auftrag passieren soll.

Aktionen

Über Aktionen kann gewählt werden, wie mit dem Auftrag verfahren werden soll.

Auftrag stornieren

Ein Auftrag kann über das "X" Icon in der Auftragsübersicht oder das "Aktionsmenü" storniert werden. Zusätzlich kann die Funktion "Auftrag stornieren mit E-Mail an den Kunden" aktiviert werden. In diesem Fall wird dann eine Stornoinformation an die hinterlegte Stammdatenadresse (falls Abweichend im Auftrag) gesendet. Die Funktion wird nicht angezeigt, sofern der Kunde keine Mail Adresse hinterlegt hat. Hier gelangt man vom Storno ohne Zwischenklick direkt weiter.

Aufträge im Entwurfsmodus ohne Belegnummer können mit der Stornofunktion gelöscht werden. Belege mit fortlaufender Nummer erhalten den Status "storniert", können aber nicht mehr gelöscht werden. Die Stornomailfunktion kann pro Projekt in den Projekteinstellungen aktiviert werden. Voraussetzung ist eine Geschäftsbriefvorlage, die an den Kunden per Mail versendet werden kann:

Stornierung ohne E-Mail an den Kunden
Stornierung mit E-Mail an den Kunden

Die Stornierung erfolgt entweder über das "X" Icon in der Auftragsübersicht oder das Aktionsmenü im Beleg.

Auftragsübersicht:

Aktionsmenü:

Des Weiteren kann die Stornierung des Auftrags mit oder ohne E-Mail an den Kunden erfolgen. Soll diese mit Stornierung des Auftrags erfolgen, muss dies zuvor in den Projektgrundeinstellungen ausgewählt worden sein. Storno E-Mail Funktion aktivieren: Projekteinstellung, um die Storno E-Mail zu aktivieren.

Storno-Option bei aktivierter Storno E-Mail:

Die Vorlage zu der Stornomail kann über Administration → Grundeinstellungen → Textvorlagen vorgegeben werden.

Teillieferung erstellen

Ein Auftrag kann in mehrere Teillieferungen gesplittet werden.

Der Portoartikel wird ebenfalls zur Auswahl angegeben. Sofern dieser nur einmal vorhanden ist und im Projekt der Portocheck aktiv ist, wird die Ampel im Teilauftrag ohne Portoartikel orange angezeigt. Die Portoprüfung kann im Projekt (Logistikeinstellungen) abgeschaltet werden (Stammdaten → Projekte → Projekt bearbeiten → Einstellungen → Logistik).

Im Originalauftrag sowie im Teilauftrag finden Sie oben einen Link zu den zugehörigen Aufträgen.

Über die Mini-Details in der Übersicht ist ersichtlich, dass es sich hierbei um eine Teillieferung handelt.

Allgemein

Kunde → Kundennummer durch Eingabe der Nummer oder Kundenname in Textform suchen und auswählen (anklicken). Anschließend die Daten mit "übernehmen" laden
an Lieferanten → wenn diese Option angewählt wird (Haken setzen), wechselt das obige Feld "Kunde" zu "Lieferant". Nun kann auch ein Auftrag an einen Lieferanten angelegt werden.
Projekt → Eingabe des Projektes. Wird nur ein Projekt (STANDARD) für die ganze Firma verwendet, so muss dieses in den zentralen Einstellungen als Standard eingestellt sein. Andernfalls das gewünschte Projekt auswählen. Hinter einem Projekt können verschiedene Kommissionierprozesse, Briefpapiere, E-Mailvorlagen, Nummernkreise etc. stecken, so dass Projektspezifische Funktionen und Stapelverarbeitungen (Workflows) gezogen werden.
Aktionscode → Numerischer Aktionscode, der als "Tag" mitgegeben werden kann z.B. Gutscheincode (statistische Auswertung, wer diesen Gutscheincode im Auftrag hatte. Funktioniert analog auch über einen Artikel, dieser muss dann aber eine extra Position im Auftrag sein)
Status → aktueller Auftragsstatus: in Bearbeitung (=angelegt, blaue Ampel, keine Auftragsnummer, nur Entwurf, komplett löschbar), offen (=aktive Ampeln orange/grün, wartet auf bestimmte Aktion, oder ist komplett grün und kann in die Logistik), abgeschlossen (versendet, manuell abgeschlossen), storniert.
Internet → z.B. Shopbestellnummer (über Shopimport) oder Fremdnummer
Angebot → Verknüpfung zu einem vorherigen Angebot (wird automatisch gesetzt bei Angebot weiterführen zu Auftrag)
Debitorennummer → Nummer des Debitors. Diese wurde zuvor von Xentral bzw. selbst vergeben und ist unter Adressen in den Stammdaten einsehbar
Ihre Bestellnummer / Kommission → Kundenbestellnummer z.B. Lager 12, Kommission 134 etc. Diese Nummer wird in der Infobox auf dem Briefpapier angezeigt. Hier ist nur eine Kurzbezeichnung mit beschränkter Zeichenmenge einzutragen. Bei Sätzen und Texten das Feld "Freitext" oder "Kopftext" verwenden.
Interne Bezeichnung → Interne Vorgangsbezeichnung
Auftragsdatum → Auftragsdatum (wird bei "Freigabe" des Dokumentes automatisch auf das heutige Datum gesetzt)
per → Internet, E-Mail, Brief, Telefon, Telefax, Sonstige (Informationsfeld, wie die Bestellung aufgegeben wurde)
Wunsch Liefertermin → Wunschliefertermin des Kunden. Reines Informationsfeld / Datumsangabe für Briefpapier (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
KW → Kalenderwoche (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
Auslieferung Lager → Auslieferung in der Haus-internen Logistik. Dieses Datum steuert die Ampel "Liefertermin in Zukunft". Sobald das eingestellte Datum erreicht ist, schaltet die Ampel auf grün und gibt den Auftrag frei für die Logistik. (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
Reservierungs Datum → Datum an dem die Lagerartikel im Auftrag für den Kunden reserviert werden sollen
Bevorzugtes Lager → Auswahl des Lagers, aus welchem bevorzugt die Artikel für den Auftrag entnommen werden sollen
Kommissions- / Konsignationslager →
Schreibschutz → Haken setzen und speichern setzt manuell den Schreibschutz. Der Schreibschutz wird bei "Abschicken" des Dokumentes über das Aktionsfeld rechts oben automatisch gesetzt. Ebenso beim Abschicken eines Dokumentes über einen Logistikprozess. Der gesetzte Schreibschutz kann über die grüne Infobox in der Kopfleiste weggenommen werden (Button "Schreibschutz entfernen")
Proformarechnung → Haken setzen und speichern ändert die Dokumentenbeschriftung "Auftrag" in "Proformarechnung"
Auftragsampel → Haken setzten, falls die Auftragsampel aktiviert werden soll

Abweichende Lieferadresse

Ein gesetzter Haken aktiviert die Felder für die abweichende Lieferadresse. Die Lieferadresse kann dann händisch eingegeben oder aus dem Stammdaten gezogen werden. Anschließend ist auf speichern zu klicken. Bei Eingabe einer Lieferadresse in den Stammdaten die als "Standard Lieferadresse" markiert wurde, wird diese automatisch ins Feld übertragen.

Buttons:

Lieferadresse → Lieferadresse aus den Stammdaten des Kunden laden / neu eintragen und laden.
Ansprechpartner → Ansprechpartner Adresse aus den Stammdaten des Kunden laden / neu eintragen und laden.
Adresse aus Stammdaten → Beliebige Adresse aus den Stammdaten laden

Hinweis: Folgende Felder werden für die Paketmarke verwendet (i.d.R. sind bei Paketdienstleistern nur 3 Felder für die Adressdaten vorgesehen): Name, Ansprechpartner, Adresszusatz, Straße und Hausnr, Plz/Ort, Land. Sind Abteilung und Unterabteilung für die Zustellung relevant, sollte der Lieferschein mit einer Versandtasche von Außen auf das Paket aufgebracht werden oder die Lieferadresse entsprechend mit Kürzeln ausreichend in den paketmarkenrelevanten Feldern ergänzt werden. Darüber hinaus kann im Popup für "Lieferadresse / Ansprechpartner einfügen" eine neue Filter-Option, womit sich alle eingepflegten Lieferadressen über alle Adressen hinweg betrachten lassen (funktioniert dann auch für Ansprechpartner, ausgewählt werden.

Stammdaten

Wurde der Kunde bzw. der Lieferant in den Stammdaten gepflegt, füllt Xentral die Daten automatisch aus, ansonsten müssen diese händisch ausgefüllt oder ergänzt werden.

Hinweis: Diese Adressdaten werden ebenfalls verwendet für die Rechnungsadresse (es sei denn "abweichende Rechnungsadresse" in der Kundenadresse aktiviert) und als Lieferadresse (wenn Lieferadresse gleich Rechnungsadresse. Hier die Felder für die Paketmarke ebenfalls beachten!)Ändern der Daten für diesen Auftrag: Unabhängig von den Stammdaten können die Daten für jeden Auftrag einzeln umgeändert und gespeichert werden. Die Änderung im Auftrag führt nicht automatisch zu einer Änderung in den Stammdaten. Es kann aber z.B. die Stammdaten verändert und mit "übernehmen" die Adresse/Änderungen aus den Stammdaten geholt werden.

Info für Angebots- und Auftragserfassung

In diesem Feld werden eingetragene Informationen aus der Adresse gezogen. Z.B. "Diesen Kunden bitte nur Donnerstags beliefern".

Freitext

Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nach der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung im Freitext mit einem blauen Sternchen gekennzeichnet.

Kopftext

Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird vor der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt.

Auftrag

Zahlungsweise → Rechnung, Vorkasse, Lastschrift, Barzahlung, Kreditkarte, etc. (in den Systemeinstellungen einstellbar und erweiterbar)
manuell Zahlungsfreigabe erteilen → Setzt die Versandampel "Zahlung" auf grün, auch wenn bei Vorkasse noch keine Zahlung verknüpft wurde.
Versandart → DHL, UPS, GLS, DPD, Selbstabholer, etc. (in den Systemeinstellungen einstellbar und erweiterbar)
Vertrieb → Vertrieb aus den Adressdaten oder für diesen Auftrag händisch eintragen
Bearbeiter → Bearbeiter aus den Adressdaten oder Bearbeiter für diesen Auftrag
Portoprüfung ausschalten → Setzt die Versandampel "Portoprüfung" auf grün (wenn im Projekt "Portocheck" aktiviert). Ein Artikel "Portoartikel" in den Positionen setzt diese Ampel ebenfalls auf grün. Ist diese Funktion nicht aktiviert, ist die Ampel an dieser Stelle immer grün.
Kein Briefpapier und Logo → Blendet das Briefpapier (PDF Hintergrund) aus (invertierte Einstellung über die Firmendaten möglich, dann wird das Briefpapier immer eingeblendet). Zusätzlich gibt es die Option, das Briefpapier im Drucker auszublenden (siehe hierzu die Druckereinstellungen).
Artikeltexte ausblenden → Die Artikelbeschreibung in allen Beleg-Positionen wird auf dem Beleg ausgeblendet.

Rechnung

Zahlungsziel (in Tagen) → Zahlungsziel z.B. "14" (Eingabe in ganzen Zahlen)
Zahlungsziel Skonto (in Tagen) → Zahlungsziel für Skonto z.B. "10" (Eingabe in ganzen Zahlen)
Skonto → Skonto in % z.B. "2" oder "3"

Hinweis zu den Zahlungskonditionen: Beim Anlegen eines Auftrags wird automatisch der Standard gezogen (in den Firmeneinstellungen kann z.B. 14 Tage Rechnung oder Vorkasse als Standard definiert werden). Ansonsten wird die beim Kunden hinterlegte Zahlungsweise oder die Zahlungsweise von Shop (bei Import Schnittstellen) gezogen, sofern hier gepflegte Daten vorhanden sind. Die Zahlungsweise kann für diesen Auftrag manuell umgestellt werden.

Versandzentrum Optionen

Für den Auto-Versand freigeben → Setzt die Ampel "Autoversand" auf grün
Fast-Lane → Dient als Markierung für Aufträge mit Prio. Diese Aufträge erhalten dann in den Übersichten ein (FL) in der Auftragsnummer und können in der Auftrags-Übersicht, im Auftragsversandzentrum und im Lager-Versandzentrum gefiltert werden
Belege im Auto-Versand erstellen → Rechnung und Lieferschein, nur Lieferschein, nur Rechnung.
Lieferung trotz Liefersperre → Setzt die Liefersperre in der Adresse für diesen Auftrag außer Kraft (z.B. für Garantielieferungen)
Keine Stornomail → keine Stornobenachrichtigung für diesen Auftrag
Keine Trackingmail → keine Trackingmail für diesen Auftrag
Keine Zahlungseingangsmail → keine Zahlungsmail für diesen Auftrag

Interne Bemerkung

Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nur intern gespeichert. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung in der internen Bemerkung mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.

UST-Prüfung

UST ID → Feld für die UST-ID. Ist diese Feld leer, wird bei EU trotzdem der Inland Steuersatz gezogen (EU Privatpersonen). Für mindestens ein Zeichen in diesem Feld werden die 0% für eine Innergemeinschaftliche Lieferung bei EU gezogen
Besteuerung → Inland (z.B. 19% und 7%), EU-Lieferung (z.B. 19% ohne UST-ID, 0% mit UST-ID), Export (0%), Steuerfrei Inland (0%)
ohne gesetzlichen Hinweistext bei EU oder Export → Blendet den Standardtext aus den zentralen Einstellungen fur EU oder Export aus. Auf diese Weise kann ein individueller Text als Textbaustein in den Freitext/Kopftext eingetragen werden
UST-ID geprüft → Haken setzt die %-Ampel auf grün. Kann über den Shopimport auch automatisch auf grün für alle neuen Aufträge gestellt werden
UST geprüft + Freigabe für Versand → automatisch gesetzt bei Besteuerung Inland

Positionen

In diesem Reiter können neue Artikel hinzugefügt werden.

Positionen einfügen

In den Positionen werden die Artikel zum Auftrag hinzugebucht. Artikel im blauen Feld können entweder als Nummer oder Text eingegeben werden. Die Suche filtert hier dann automatisch über "Auto Complete" und grenzt immer weiter ein, je mehr Zeichen getippt werden. Je besser die Artikelnamen und/oder Nummern vergeben sind, umso schneller und besser kann hier gefiltert werden.

Positionen bearbeiten

Mit einem Klick auf den Edit-Button können die Optionen nochmal bearbeitet und im Popup den Namen, Preis, Steuer, etc. angepasst werden.
Zusätzlich können auch Positionen ausgeblendet werden, welche über keinen Preis verfügen.

Massenbearbeitung der Positionen

Einzelne Positionen können ausgewählt und via Massenbearbeitung bearbeitet werden, bspw. zum Löschen oder um massenhaft Aufträge zu Lieferscheinen weiterzuführen.

Berechnung des Deckungsbeitrags

Die Berechnung erfolgt sowohl auf Ebene der einzelnen Artikelpositionen des Auftrags als auch in Summe für den gesamten Auftrag. Dies gilt auch für Stücklisten, bei welchen der Deckungsbeitrag dynamisch aus dem Verkaufspreis des Hauptartikels und den Einkaufspreisen der Unterartikel berechnet wird.

Der Deckungsbeitrag wird bei direkten Änderungen in Echtzeit zu den Belegpositionen berechnet.

Liefertermine

Mit dem extra Modul „Liefertermine“ erscheinen in der Schnellvorschau (Mini-Detail) vom Auftrag berechnete, potentielle Liefertermine basierend auf den aktuellen Aufträgen, dem Lagerbestand und den platzierten Bestellungen. Dadurch lässt sich auf einen Blick abschätzen, wann ein Auftrag anhand von den Lieferterminen der versendeten Bestellungen bedient werden kann. Im Protokoll können die potentiellen Liefertermine ebenfalls eingesehen werden.

In der Spalte für potentielles Lieferdatum können 3 Optionen auftauchen:

Verfügbar → Wenn die Ware auf Lager ist und auch der verkaufbare Bestand für den Auftrag ausreichend ist (heißt es gibt keine weiteren offenen Aufträge, die den Lagerbestand aufbrauchen würden)
keine Bestellung verschickt → Die Ware ist nicht auf Lager und es gibt entweder keine Bestellungen dafür oder es gibt eine offene Bestellung, die aber noch nicht versendet ist
konkreter Liefertermin → Ein Liefertermin erscheint in der Auflistung im Auftrag, sobald folgendes gewährleistet ist: Es ist nicht genügend Ware auf Lager um den Auftrag zu bedienen, es gibt eine versendete Bestellung, die den Bedarf des Auftrags bedienen kann und es gibt keine weiteren Aufträge, die von der Bestellung davor bedient werden müssen (FIFO Prinzip) oder falls doch kann die Bestellung alle offenen Aufträge auf einmal bedienen

Reihenfolge nach der Xentral die Liefertermine bestimmt

1. Lieferschein-Positionen:

2. Bestätigtes Lieferdatum der Bestellung

3. Wunschlieferdatum der Bestellung

Artikel manuell suchen / neu anlegen

Ist ein Artikel nicht auffindbar, kann dieser auch manuell über den Button "Artikel manuell suchen / neu anlegen" gesucht oder direkt im Artikelstamm neu angelegt werden. Hier kann nun auch nach Preisen, die speziell für diesen Kunden angelegt wurden, gefiltert werden:

Artikelbaum
Neben der Artikelliste ganz unten rechts befindet sich der Artikelbaum mit allen Artikelkategorien. Mit einem Klick auf eine Artikelkategorie wird die Liste nach dieser Kategorie gefiltert.

Es können auch Artikel nach einem Freifeld (in diesem Beispiel "Eigenschaften") gefiltert werden.

Spezialfeld einfügen

Ebenso wie im Angebot können Spezialfelder eingefügt werden (siehe auch Beschreibung Angebot).

Verleih

Mit dem Modul "Verleih" und dem Modul "Kommissions-/Konsignationslager" können alle Artikel, die sich aktuell im Verleih befinden, in einer Liste eingesehen werden. Das Modul dient als Ergänzung zum "Kommissions-/Konsignationslager" Modul. Um dort hinzugelangen, ist auf den Editor-Button in der Positionsübersicht zu klicken.

Mit den zusätzlichen Angaben des Verleihzeitraums und eines Bemerkungsfelds in der Auftragsposition, ist im Modul "Kommissions-/Konsignationslager" schnell ersichtlich, welche Artikel sich noch beim Kunden befinden bzw. welche Artikel überfällig sind.

Verleih-Datum im Auftrag angeben

Sobald ein Kommissionslager für den Auftrag ausgewählt ist, kann beim Editieren einer Auftrags-Position der Verleih-Zeitraum sowie eine Bemerkung dazu hinterlegt werden.

Wird der Auftrag nun über den Logistikprozess bearbeitet, landet der Auftrag und seine Artikel im ausgewählten Kommissionslager. Unter Administration → AppStore → Kommissions-/Konsignationslager → Artikel können die Verleihdaten wieder eingesehen werden.

Artikel Tab im Kommissions-/Konsignationslager Modul

Wurde bei einem Auftrag ein Komissions-/ Konsignationslager angegeben und der Auftrag bis zum Versenden ausgeführt, kann im Modul Kommissions-/Konsignationslager unter dem Reiter "Artikel" eine Übersicht über alle Artikel und deren Verleih-Daten aus den Auftrags-Positionen eingesehen werden.

Filter

Überfällige Artikel: Zeigt alle Einträge an, deren "Verleih Datum bis" das heutige Datum überschreitet

Artikel weiter bearbeiten

Mit dem gekrümmten Pfeil erscheint die Oberfläche, um diese Position als Rechnung weiterzuführen oder diese Position wieder einzulagern.

Artikel umlagern

Mit dem Minus Symbol können die Positionen aus dem Kommissionslager umgelagert werden.
Die Umlagern-Maske offnet sich mit dem ausgefüllten Artikel und der Menge aus dem Kommissionslager.

Wird der Regalplatz leer gelassen, wird der Artikel ins Zwischenlager gebucht.
Mit dem "Weiter" Button rescheint das Zwischenlager. Von dort kann der Artikel weiter verteilt werden.

Verleih editieren

Mit dem Edit Icon in der Zeile können die Verleih-Daten noch einmal editiert werden.

Verleih-Artikel im Versandzentrum

Wenn ein Lieferschein mit einem Logistikprozess über das Versandzentrum abgearbeitet wird, dann werden zur besseren Zuordnung auch die Verleihdaten dort angezeigt.

Vorschau

Die Vorschau zeigt die Ansicht des Dokumentes als PDF. Hier sind auch Druckfunktion und andere Funktionen (Browser Vorschaufunktionen) vorhanden. Allerdings sollte das Dokument hier nur zur internen Verwendung ausgedruckt werden. Den Ausdruck für Kunden sollte über die Aktion "Abschicken" oder einen automatischen Kommissionierprozess erledigt werden. Auf diese Weise wird ein Protokolleintrag erstellt, wann das Dokument auf welche Weise versendet wurde. Ebenso ist so die Druckqualität am Besten.

Protokoll

Das Protokoll bietet eine Komplettübersicht zu diesem Auftrag:

Direkte Verlinkungen

zur Kundennummer
zu verknüpften Dokumenten (z.B. Angebot, Rechnung. Lieferschein, Gutschrift, etc.)
zu verknüpften Kontoauszügen

Protokoll (nur über die Funktion "Abschicken"!)

Wann der Auftrag versendet wurde
Von wem der Auftrag versendet wurde
Verschiedene Versionen des Auftrages bei Änderungen
Verschiedene Versionen des Anschreibens zum Auftrag

Versand Informationen:

Internet Bestellnummer (z.B. aus Shopware)
Trackingnummer
Rechnungs- und Lieferadresse

Barcodescannen

Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System folgenden Haken setzen:

Danach erscheint ein neues Tab "Barcodescannen" im Auftrag:

Hier können die Barcodes der Artikel einem nach dem anderen gescannt werden, um diese zu den Positionen hinzuzufügen. Es werden hierfür die normale Artikel-Nr. als auch die EAN akzeptiert.
Im Mengenfeld kann die Menge der gescannten Artikel angegeben werden, sofern diese die gleiche Artikelnummer oder EAN besitzen. Wird das Feld leer gelassen, sit die Default Menge 1.

Auftragsampeln ausblenden

Es können auch einzelne Auftragsampeln ausgeblendet werden.
Die Einstellungen finden sich unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System

Hinweis: Trotz ausgeblendeter Ampeln werden die Prüfungen dahinter für den Auto-Versand ausgewertet.
Bsp: Die Ampel für die Lagerprüfung ist ausgeblendet, aber es ist nicht genügend Ware vorhanden für den Auftrag → Die Option für den Auto-Versand würde nicht funktionieren bis genügend Ware vorhanden ist.

Artikelbilder in Auftrag einblenden

Artikelbilder können global in alle Auftragsdokumente eingeblendet werden. Die Einstellung findet sich bei den Systemeinstellungen.

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System

Aufträge zusammenführen

Mit dem extra Modul "Aufträge zusammenführen" besteht die Möglichkeit in der Auftragsübersicht verschiedene Aufträge auszuwählen und diese zu einem Sammelauftrag zusammenzuführen.

In der nächsten Maske kann der Auftrag ausgewählt werden, der als Grundlage dienen und alle Positionen der übrigen Aufträge zusammenfassen soll. Die anderen Aufträge werden storniert.