Grundeinstellungen

Firmenadresse und Firmendaten

Im Reiter Firmenanschrift kann der Firmennamen und die Firmenadresse, sowie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-ID der Firma eingetragen werden. Klicken Sie dann auf Speichern: Die Firmendaten werden z.B. für folgende Funktionen benötigt: abc123abc123d
 

Briefkopf und Briefpapier

Briefpapier einrichten

Der Reiter 'Briefkopf' bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Firmen-Briefpapiers. Sie können ihr Briefpapier mit einem frei gestalteten Header und Ihrem Firmenlogo versehen. Darüber hinaus können Sie diverse Abstände und Einrückungen festlegen. Ein Footer, der zum Beispiel Ihre Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigurieren. Ergänzend, oder Alternativ, können Sie ein vorgefertigtes PDF-Briefpapier als Hintergrund für Ihre Geschäftsbriefe importieren. Damit ist jede Art der Gestaltung möglich. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, sichern Sie diese mit Hilfe des 'Speichern'-Buttons am Ende der Seite.

Beispielvorlage Briefpapier Einstellungen

Anbei finden Sie die Einstellungen für ein Standard Briefpapier:



Absender:
  • Absender einblenden → Absenderadresse auf dem Briefpapier einblenden (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1 verwendet wird). Optional: "unterstrichen" aktivieren
PDF Grundeinstellungen:
  • HTML in Briefkopf und Text erlauben → aktiviert den erweiterten Texteditor. Dadurch können im Briefpapier auch "fett, kursiv, etc." erkannt werden
  • Schriftart → einbinden eigener Schriftarten → Upload im Bereich "Schriftart hochladen" s.u.
  • Knickfalz ausblenden → blendet den Knickfalz auf dem Briefpapier aus (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1+2 verwendet wird)
  • Barcode einblenden → Barcode mit der Belegnummer einblenden (Belege Scan Möglichkeit z.B. in der Logistik)
  • Barcode Header Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben zu Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)
  • Barcode Header Abstand Links → Abstand für Barcode nach links unter Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)
  • Barcode Footer Abstand Links → Abstand für Barcode nach links im Footerbereich
  • Barcode Footer Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben im Footerbereich
  • Seitennummerierung und Belegnr. → Seitennummer und Belegnummer anzeigen auf Belegen
  • Werte: L=links, R=rechts oder C=zentriert → Ausrichtung der Seeiten- und Belegnummer
  • Ausrichtung an Tabelle → Ausrichtung Seitennummer bündig mit Artikeltabelle
  • Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen →
  • Artikelbeschreibung geht über die komplette Breite → den Platz komplett ausnutzen auf dem Beleg, auch unterhalb von Steuer, Einheit, Rabatt und Gesamtsumme
  • Lange Artikelnummern im Briefpapier → Artikelbezeichnungen werden im Briefpapier unterhalb der Artikelnummern angezeigt, weil die Spaltenbreiten sonst nicht ausreichen
  • Breite Position → Breite der Positions-Spalte in der Artikeltabelle
  • Breite Nummer → Breite der Nummer-Spalte in der Artikeltabelle
  • Breite Menge → Breite der Mengen-Spalte in der Artikeltabelle
  • Breite Artikel → Breite der Artikel-Spalte in der Artikeltabelle
  • Breite Steuer → Breite der Steuer-Spalte in der Artikeltabelle
  • Breite Einheit → Breite der Einheit-Spalte in der Artikeltabelle
  • Subpositionen in Gruppen → Numerierung z.B: 1.1
  • Subpositionen in Stücklisten → Numerierung z.B: 1.1
  • Stücklisten einrücken → einrücken im mm
  • Gesamtsumme ohne Doppelstrich → Gesamtbetrag ohne doppelte Unterstreichung auf Belegen
Formatierung:
  • Schriftgröße Betreffzeile:
  • Schriftgröße Tabellenbeschriftung:
  • Schriftgröße Artikel Beschreibung:
  • Schriftgröße Infobox:
  • Schriftgröße Empfänger:
  • Schriftgröße Dokumententext:
  • Schriftgröße Tabelleninhalt:
  • Schriftgröße Freitext:
  • Schriftgröße Brieftext:
  • Schriftgröße Absender:
  • Schriftgröße Gesamt:
  • Schriftgröße Steuer:
  • Abstand Empfänger oben/unten (verschieben +- in mm):
  • Abstand Empfänger links (absolut in mm):
  • Abstand Betreffzeile oben/unten (verschieben +- in mm):
  • Abstand Artikelname zu Beschreibung (in mm):
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts:
  • Abstand Seitennummer Unten:
  • Abstand Gesamtsumme Links:
  • Abstand Infobox oben/unten (verschieben +- in mm):
  • Abstand Infobox rechts/links (verschieben +- in mm):
  • Ausrichtung Infobox Text (L oder R und optional Spaltenbreite L;30;40 oder R;30;40):
  • Abstand Artikeltabelle oben/unten (verschieben +- in mm):
  • Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben (in mm):
  • Abstand Umbruch unten:
Freitext 1 + 2:
  • Einblenden:
  • Abstand Links (absolut in mm):
  • Abstand Oben (absolut in mm):
  • Schriftgröße:
  • Breite (in mm):
  • Inhalt
Fusszeile: Hintergrund: Schriftart hochladen:
  • Bezeichnung: (Es sind nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minus erlaubt)
  • Schriftschnitt Normal:
  • Schriftschnitt Kursiv:
  • Schriftschnitt Fett:
  • Schriftschnitt Fettkursiv:

Freitext auf Briefpapier

Es gibt Freitexte, die man mit Texten und Variablen frei auf dem Briefpapier positionieren kann: Hinweis: Man kann diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt übersetzen unter Administration => Einstellungen => Übersetzungen.
Formeln im Freitextfeld
Es ist auch möglich Formeln für die Freitextfelder zu hinterlegen. In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie in Xentral ein Briefpapier und ein Logo hochladen können:

Beispiel Kollision Artikelnummer und -name

In den Grundeinstellungen des Briefpapiers können Sie die Breite der einzelnen Elemente der Artikeltabelle anpassen. So können zum Beispiel Kollisionen der Artikelnummer mit dem Artikelnamen/bezeichnung durch Anpassung der Breite vermieden werden. Um die Breite anzupassen, verkleinern Sie einfach die Werte der nicht relevanten Elemente, unter Admin-->Einstellungen-->Grundeinstellungen im Reiter Briefkopf wie folgt.
Lange Artikelnummern
Es ist Ihnen über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können Sie lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg anzeigen lassen.
  • Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
  • Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren
Absenderzeile verschieben
Die Absenderzeile (Ihre eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.

Hintergrund

Logo Anordnung
  • Anordnung des Logos auf dem Briefpapier
Mustergrößen
Je nach Größe und Farbgebung kann das Logo in verschiedenen Größen hinterlegt werden. Sehr gute Ergebnisse lassen sich z.B. mit folgenden Abmessungen erzielen:
  • Logo Bildgröße 800 × 256
Für feingliedrige Logos können auch folgende Abmessungen verwendet werden:
  • Logo Bildgröße 1163 × 372
Für ein zentriertes Logo oben am besten folgende Einstellungen wählen:
  • dunkelgraue Box: Logo
  • hellgraue Box: gesamte Bildgröße (Hintergrund bestenfalls transparent)
Dieses Logo kann zu Testzwecken direkt ausprobiert werden. Bitte vorher in .jpg umwandeln
 So sieht das Logo dann auf dem Briefpapier aus

PDF als Hintergrund

Für spezielle Layouts kann ein ganzes PDF als Hintergrund verwendet werden.Folgende Blöcke können aus dem Standard verwendet werden:
  • Absender
  • Knickfalz
  • Seitennummerierung
  • Barcode
  • Footer
Definiert werden kann eine erste Seite und bei Bedarf auch alle Folgeseiten (z.B. wenn die Absenderzeile direkt auf Seite 1 im PDF fest eingefügt ist)
  • Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern
Für ein rechtsbündiges Logo fügen Sie bitte ein PDF als Hintergrund ein.Das bloße Logo ist nur im Bereich der grauen Box möglich.

Kein Hintergrund

wird nur benötigt, wenn:
  • kein Logo verwendet werden soll
  • alle Ausdrucke auf Papier erfolgen
  • jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt

Vorschau für Briefpapier

Zur Vorschau kann ein Dokument angelegt werden.Zum Beispiel ein Auftrag: Verkauf → Auftrag → Solange der Auftrag nicht freigegeben wird, bleibt er im Entwurfsmodus. D.h. das Dokument erhält er noch keine fortlaufende Nummer und kann wieder komplett gelöscht werden:
  • → löschen oder stornieren
Das Briefpapier kann über die Vorschau oder über das PDF-Icon geprüft werden:
  • → PDF-Aufruf

Ladezeit des Briefpapiers

​Die Vorschau kann geprüft werden über "Verkauf → Auftrag → NEU" Einen neuen Auftrag anlegen und direkt in das Tab Vorschau klicken. (Adresse muss für diesen Test nicht eingegeben werden)
  • Ohne PDF Hintergrund sollte die Vorschau unmittelbar da sein.
  • Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.
Hinweis: Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein, als 100 KB. Sonst kommt es zu längeren Ladezeiten und automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen. Ab Version 17.4 wurde ein Warnhinweis eingefügt.

Verschiedene Briefpapiere

Briefpapier ausblenden

Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden.
  • kein Briefpapier → Haken setzen und speichern
Info: es werden nur PDF und/oder Logo ausgeblendet. Der Footer und die Adresszeile in den festen Einstellungen bleiben erhalten. Hinweis:Sollten Sie in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" (= Briefpapier für Angebot ausblenden) gesetzt haben, so wird im jeweiligen Dokument z.B. beim Angebot (beim Neu anlegen) dieser Haken automatisch gesetzt. Sie können das Briefpapier dann wieder einblenden, indem Sie diesen Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernen + speichern.

Briefpapier pro Projekt

Für jedes Projekt kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden.
Einstellungen
Die Einstellungen für das Briefpapier sind zu finden bei: Stammdaten → Projekte → → Einstellungen → Grundeinstellungen
  • Eigenes Briefpapier für Projekt → Haken setzen
  • Beschriftung (mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten) → optional: Adresszeile und Footer kann aus den Standardeinstellungen übernommen werden. Andernfalls wird nur das PDF Briefpapier gezogen
  • Briefpapier als PDF bei "Dateien" hochladen
  • ggf. Seite 1 und 2 abweichend (wegen Adresszeile)

Eigene Schriftarten einfügen

Im unteren Bereich der Briefkopf Einstellungen können Sie auch eine eigene Schriftart hinzufügen. Diese muss in 4 Varianten vorliegen:
  • Normal
  • Kursiv
  • Fett
  • Fett + Kursiv
Die 4 Varianten können Sie dann entsprechend als TTF Datei hinzufügen, der Schritfart einen Namen geben und im Anschluss auf speichern klicken.

Subpositionen in Gruppen

Sie haben auch die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.
Einstellung im Briefpapier
Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Grundeinstellungen
Markieren Sie die Option: "Subpositionen in Gruppen"
Gruppenüberschrift in den Positionen
Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, gehen Sie unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen":
 Danach können Sie die Artikel hinzufügen. In unserem Beispiel grenzen wir 2 Stücklisten voneinander ab:
 Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern:

Subpositionen in Stücklisten

Ab Version 18.1 (bzw. 18.3 für die mehrstufige Darstellung) gibt es in den Briefkopf-Einstellungen auch folgende Optionen Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt:
 Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich:


Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden:

Ansprechpartner im Adressblock ausblenden

Unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System gibt es dazu folgende Option:

Textvorlagen einrichten

Unter dem Reiter 'Textvorlagen' können Sie für verschieden Arten von Geschäftsbriefen Standardtexte definieren, die beim Erstellen eines neuen Schreibens automatisch eingefügt werden. Bei der Abwicklung standardmäßiger Geschäftsvorfälle, müssen Sie dadurch im Normalfall nichts mehr manuell tippen. Es können Vorlagen für über zehn verschiedene Arten von Geschäftsbriefen definiert werden. Ihre Einstellungen sichern Sie durch das Klicken auf den 'Speichern'-Button am Ende der Seite.

Textvorlagen Beispieltexte

Die Beispieltexte werden immer mit ausgeliefert. Sie finden diese aber auch noch weiter unten als Musterbeispiele. Hier sind bereits die gängigsten Variablen aufgeführt.
 

Besteuerung EU und Export

Den Standardtext für EU-Lieferung (Innergemeinschaftliche Lieferung) und Export (Drittland) können Sie direkt hier eingeben:

Variablen

Grundsätzliches zu Variablen

Die meisten Variablen können über die Schreibweise {RUBRIK_NAMENSFELD} aufgerufen werden.
Beispiel: Sie wollen den Inhalt des Feldes Mandatsreferenz ausgeben.
Sie können dann beispielsweise auf den Textvorlagen folgendes einfügen:
Ihre Mandatsreferenz: {ADRESSE_MANDATSREFERENZ}
Die RUBRIK ist in diesem Falle die Adresse und das NAMENSFELD die Mandatsreferenz.
Auf diese Weise können sie fast alle Felder in den unterschiedlichsten Rubriken ansprechen und ausgeben.
Probieren Sie ruhig alle Möglichkeiten aus. Die meistgenutzten Variablen führen wir konkret im Helpdesk auf. Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Variablen und in die Information, in welchen Belegen sie verwendet werden können. Einige Variablen können in allen Belegen verwendet werden, auch denen, die nicht hier aufgegührt sind.
Dann werden die Informationen immer aus der Belegadresse oder dem Beleg selbst gezogen. Folgebelege (LS, RE) ziehen zudem Informationen bei Bedarf aus dem vorausgegangenen Auftrag.
Im Folgenden sind die Variablen aufgelistet und in welchen Belegen Sie verfügbar sind: {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} → Lieferantennummer, die Sie bei Ihrem Kunden erhalten haben (in seiner Warenwirtschaft), wenn Sie ihn beliefern.
{ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} → Kundennummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben (in seiner Warenwirtschaft), wenn Sie dort bestellen.
{LAND} → ISO Länderkürzel z.B. für die Angabe des Landes für die Innergemeinschaftliche Lieferung

{FREIFELD1} → Eintrag aus dem Freifeld 1 (Verfügbar in allen Belegen)
{FREIFELD2} → Eintrag aus dem Freifeld 2 (Verfügbar in allen Belegen)
{FREIFELD3} → Eintrag aus dem Freifeld 3 (Verfügbar in allen Belegen)

{ANSCHREIBEN} → Anschreiben der Belegadresse (Verfügbar in allen Belegen. Wie Sie das Anschreiben anlegen, erfahren Sie hier: Personalisierte Anrede in einer Adresse hinterlegen.
{BELEGNR} / {BELEGNUMMER}-> Belegnummer des aktuellen Dokumentes (Verfügbar in allen Belegen)
{KUNDENNUMMER} → Kundennummer des Kunden (Verfügbar in allen Belegen)
{ANSPRECHPARTNER} Ansprechpartner bei Adresse (Verfügbar in allen Belegen)

{LIEFERTERMIN} → Wunschliefertermin des Kunden (Feld: "Wunschliefertermin" z.B. im Auftrag. "Auslieferung Lager" bestimmt nur intern die Ampelschaltung, wann in Ihrer Firma gepackt werden muss, damit der Kunde sein Paket zum Wunschliefertermin erhält)
{LIEFERWOCHE} → Kunden Wunschliefertermin Angezeigt als Lieferwoche (Kalenderwoche: KW)
{GUELTIGBIS} → Datumsangabe: "Angebot gültig bis" (Verfügbar in allen Belegen)
{GUELTIGBISWOCHE} → Kalenderwoche → Angebot gültig bis Kalenderwoche XY (Verfügbar in allen Belegen)
{LIEFERADRESSE} → Lieferadresse (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben; Verfügbar in allen Belegen)
{LIEFERADRESSE_HINWEIS} → Lieferhinweis Bemerkung (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben; Verfügbar in AN, AB, LS)
{LIEFERADRESSELANG} → Lieferadresse (wird in einer Zeile angezeigt und nicht als mehrzeiliger Block; Verfügbar in allen Belegen)

{ANZAHLTEILE} → Zeigt nur die Teile, die nicht "ausblenden" im PDF angehakt haben (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)
{ANZAHLTEILEALLE} → Zeigt alle Teile (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)

{AUFTRAG} → Auftragsnummer (Verfügbar in AB)
{AUFTRAGSDATUM} → Datum des vorausgegangenen Auftrags (Verfügbar in LS, RE, RT aus dazugehöriger AB)
{NETTOGEWICHT} → Gesamtgewicht aller Positionen. Wenn das Feld Nettogewicht in den Artikeln gepflegt wurde, wird dieses Feld verwendet, ansonsten das Feld Gewicht.
{PROJEKT} / {PROJEKTNUMMER} → Projekt, auf das das aktuelle Dokument läuft (Verfügbar in allen Belegen)
{ART} / {BELEGART} → Art des Beleges, also z.B. Gutschrift, Stornorechnung, Rechnung, Angebot, Auftrag, etc. (Verfügbar in allen Belegen)
{TRANSAKTIONSNUMMER} → Bezahlungs Transaktionsnummer, z.B PayPal Transaktionsnummer (Feld im Auftrag → wird beim Shopimport automatisch gefüllt; Verfügbar in AB sowie LS, GS, RE, RT aus vorausgegangener AB)
{INTERNET} → Internetbestellnummer z.B. Shopbestellnummer von Shopware (Verfügbar in allen Belegen)
{IHREBESTELLNUMMBER} → Ihre Bestellnummer / Kommission
{USTID} → Umsatzsteuernummer des Kunden (muss in Adresse gepflegt sein) z.B. zu verwenden für die Angabe der USTID beim innergemeinschaftlichen Erwerb
{BEARBEITER} → Bearbeiter des Dokumentes

{VERSANDART} → Typ der Versandart des Dokumentes z.B. dhl560, Selbstabholer, dpd, Spedition (Lieferbedingungen sind extra)
{VERSANDARTBEZEICHNUNG} → Bezeichnung der Versandart des Dokumentes z.B. DHL, DPD, DPD Express (Lieferbedingungen sind extra)
{TRACKINGNUMMER} → Trackingnummer z.B. auf dem Lieferschein einfügbar; hier werden auch mehrere angezeigt, sofern vorhanden (Verfügbar in LS und RE)

{LIEFERBEDINGUNG} → Lieferbedingungen z.B. Frei Haus (sind in den Grundeinstellungen extra anzulegen und können in der Kundenadresse ausgewählt werden oder z.B. im Auftrag direkt
{LIEFERADRESSE_HINWEIS} → Hinweis aus Lieferadresse für Belege: Angebot, Auftrag oder Lieferfschein (Lieferhinweis Textbox aus "Adresse → Stammdaten → Lieferadresse")
{ADRESSE_FREIFELD1} → Freifelder aus Adresse
{INTERNEBEZEICHNUNG}
{VERBANDSNUMMER}
{VERBAND}

{GLN} → GLN aus der Stammdatenadresse (diese wird im Dokument im Feld „GLN“ bei der Stammdatenadresse abgespeichert)
{LIEFERGLN} → GLN aus der Lieferadresse (diese wird im Dokument in der blauen Box bei der Lieferadresse abgespeichert)
{ADRESSE_RECHNUNG_GLN} → GLN aus der abweichenden Rechnungsadresse aus den Stammdaten
{ADRESSE_MANDATSREFERENZ} → Mandatsreferenz aus den Kundenstammdaten
{BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER} → Bestellung: AB Nummer von Lieferant → Die Auftragsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.
{ANGEBOT} → Bestellung: Ihr Angebot → Die Angebotsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben
{GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} → Bestellung: Wunsch Liefertermin → Ihr Wunschliefertermin, den Sie angeben können
{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse; Verfügbar in allen Belegen)
{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSELANG} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse) - diese wird in eine Zeile geschrieben, statt untereinander. (Verfügbar in allen Belegen)
{BEZAHLT_AM} → Nur für Rechnungsdokumente → Datumsfeld, wann die Rechnung auf bezahlt gesetzt wurde
{KOSTENSTELLE} → im Beleg unter Details hinterlegte Kostenstelle (AN, AB, BE, LS, RE, GS)

{LABELS} → Labels, die dem Beleg zugeweisen waren, werden kommagetrennt als Text ausgegeben (ab Version 19.4)
Legende:
AN = Angebot
AB = Auftragsbestätigung
BE = Bestellung
LS = Lieferschein
RE = Rechnung
GS = Gutschrift
PF = Proformarechnung
PA = Preisanfrage
RT = Retoure
 

Besteuerung 7% und 19% gemischt

Beispielsatz für die Information der Netto und Bruttobeträge (gemischte Besteuerung und getrennter Ausweis der MWST bei gemischten Rechnungen) Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus {STEUERNORMAL}% {GESAMTNETTONORMAL} {WAEHRUNG} und {STEUERERMAESSIGT}% {GESAMTNETTOERMAESSIGT} {WAEHRUNG}. 
 

IF-Block mit Variablen

Damit man bei fehlenden Werten für die Variable nicht den Beschriftungstext im Beleg angezeigt bekommt, kann man in den Textvorlagen wiefolgt einen "IF-Block" hinterlegen. Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird der Wert der Variable im Beleg ausgegeben. Ansonsten kann man nichts oder einen ausgewählten Textbaustein abbilden. Damit wird in diesem Beispiel entweder die Umsatzsteuer-ID oder nichts im Auftrag ausgegeben: (Wobei "ATUXXXXXXXX" die UST-ID des Kunden ist, die im Auftrag eingetragen wurde). Beispiel 1:
{IF}{USTID}{THEN}Ihre UmsatzsteuerID: {USTID} {ELSE}{ENDIF} => Falls USTID vorhanden (bsp. DE1234567) gibt Xentral Folgendes aus: "Ihre UmsatzsteuerID: DE1234567"
=> Falls USTID nicht vorhanden, wird einfach gar nichts ausgegeben Folgende Blöcke könnten z.B. auf einer Rechnung ausgegeben werden: Beispiel 2: Steuersatz
Steuertext Schweiz anders als Steuertext anderer Drittländer{IF}{LAND}="CH"{THEN}Steuertext für CH{ELSE}Steuertext für alle anderen Drittländer{ENDIF} Beispiel 3: Auftrag Wenn Sie auf einem Auftrag die Kundennummer oder die Lieferantennummer aufgedruckt haben möchten, je nachdem, ob Sie einen Kunden oder Lieferanten ausgewählt haben, könne Sie das folgendermaßen lösen:{IF}{LIEFERANTENNUMMER}{THEN}Ihre Lieferantennummer:{LIEFERANTENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{KUNDENNUMMER}{THEN}Ihre Kundennummer:{KUNDENNUMMER}{ELSE}{ENDIF} Durch den IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn eine der beiden Nummern vorhanden ist. Beispiel 4: Rechnung, Gutschrift, GLN {ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag. Folgende Positionen stellen wir Ihnen in Rechnung/schreiben wir Ihnen gut.

{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERGLN}{THEN}GLN: {LIEFERGLN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}
 Beispiel 5: Doppelte Bedingung Wenn Sie auf einem Beleg einen Text aufgedruckt haben möchten, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. In folgendem Beispiel möchten wir auf der Rechnung in dem B2B Projekt eine bestimmte UST-ID ausgeben, nur wenn der Kunde in AT ansässig ist, dies könnten Sie folgendermaßen lösen: {IF}{PROJEKT}=“B2B”{THEN}{IF}{LAND}=“AT”{THEN}Wir beziehen uns auf die Ust-IDNr. ATUxxxxx{ELSE}{ENDIF}{ELSE}{ENDIF} Durch den doppelten IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn beide Bedingungen erfüllt sind.

Leerzeilen reduzieren

Wenn solche IF-Blöcke nacheinander vorkommen wird jeder Block als Zeilenumbruch gewertet, auch wenn die IF-Bedingung nicht zutrifft. Das Resultat kann sich im Beleg als mehrere Leerzeilen wiederspiegeln. Um dies zu verhinden, können Sie den Zeilenumbruch in den Inhalt der IF-Bedingung einfügen und die weiteren IF-Abfragen gleich ohne Zeilenumbruch im Text-Editor anhängen. In unserem Beispiel oben würde der Text dann so aussehen:{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}
 

Projekt als Bedingung

Mit den IF Blöcken kann man auch abhängig vom Projekt Texte einstellen.
Dazu schreibt man: PROJEKT="Kennung" (für Kennung dann die Projekt-Kennung einsetzen). Beispiel: {IF}{PROJEKT}="STANDARD"{THEN}Das ist das Standardprojekt{ELSE}Das ist ein anderes Projekt{ENDIF}

Kundennummer als Bedingung

Kundennummer können auch abgefragt werden, um für Kunden individuelle Texte zu hinterlegen. Beispiel: {IF}{KUNDENNUMMER}="10002"{THEN}Das ist für Hans Huber{ELSE}Nicht für Hans Huber{ENDIF}

Zahlungsweise als Bedingung

Text für Zahlungsweisen können Sie auch im Untertab "Zahlungsweisen" der Grundeinstellungen hinterlegen.
Wird eine Abfrage der Zahlungsweise aber auch im Untertab "Textvorlagen" benötigt funktioniert das auch. Beispiel: {IF}{ZAHLUNGSWEISE}="vorkasse"{THEN}Bitte überweisen Sie den Betrag{ELSE}Die Zahlung ist eingegangen{ENDIF} Wichtig: Die Zahlungsweisen müssen klein geschrieben werden. Das kann sich bei neuen Zahlungsweisen (Administration => Einstellungen => Zahlungsweisen => NEU unterscheiden, da hier der Typ abgefragt wird:

Übersetzung der Textvorlagen

Textvorlagen lassen sich pro Belegsprache auch bequem über das Weltkugel-Icon erstellen:
 

Beispiele

Anbei finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen. Die Variablen beziehen sich meist auf das jeweilige Dokument, für das Sie den individuellen Text einpflegen. Soll sich eine Variable auf die Kundenadresse beziehen, so können Sie der Variable aus dem Dokument das Präfix "ADRESSE_" voranstellen. Dann erhalten Sie dieselbe Variable aber mit Bezug auf die Kunden-/Lieferanten-Adresse. Anbei ein Beispiel: {NAME} bezieht sich auf das Namensfeld im Dokument, {ADRESSE_NAME} bezieht sich auf das Namensfeld in der Adresse.

Mustervorlagen

Anbei finden Sie Beispiel- und Mustervorlagen.

Angebot

Angebot Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

hiermit bieten wir Ihnen an: Angebot Text am Ende (nach Freitext) {IF}{GUELTIGBIS}{THEN}Das Angebot ist gültig bis zum: {GUELTIGBIS}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERADRESSELANG}{THEN}Ihre Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Auftrag

Auftrag Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag.

{IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunschliefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF} Auftrag Text am Ende (nach Freitext) {IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}Abweichende Rechnungsadresse:{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Rechnung

Rechnung Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre Rechnung.

{IF}{INTERNET}{THEN}Bestellnummer:{INTERNET} {ELSE}{ENDIF}{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer:{TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{USTID}{THEN}Ihre USt-ID:{USTID}{ELSE}{ENDIF}
 Rechnung Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Lieferschein

Lieferschein Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

hiermit liefern wir Ihnen:

{IF}{TRACKINGNUMMER}{THEN}Trackingnummer/n:{TRACKINGNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
 Lieferschein Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Gutschrift

Gutschrift Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre {ART}: Gutschrift Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Bestellung

Bestellung Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

wir bestellen hiermit:

Unsere Auftragsnummer: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}
 Bestellung Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig. 
 

Lieferantennummer bei Kunde / Kundennummer bei Lieferant

1. "Lieferantennummer bei Kunde" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:
 2. Die Nummer beim Kunden in der Adresse hinterlegen:
 3. Die Nummer wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:

 

Abweichende Lieferadresse

Die abweichende Lieferadresse kann als Variable z.B: auf Angebot, Auftrag, Rechnung genommen werden. Angezeigt werden kann die Lieferadresse in Kurz- oder Langform. Idealerweise wird die Lieferadresse als Block unter der Artikeltabelle angeordnet werden. 1. "Lieferadresse" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:
 2. Die Lieferadresse beim Kundenauftrag hinterlegen (ggf. auch fest in der Adresse als Standardlieferadresse eintragen):
 3. Die Lieferadresse wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:
 Info: die abweichende Lieferadresse kann auch auf Rechnungsbelege und Gutschriftbelege genommen werden. Ein Beispiel ist folgende Variable mit IF Block:{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}Abweichende Rechnungsadresse:{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{ELSE}{ENDIF} 

Bestellung

Folgende Variablen sind für die Bestellung relevant: Sehr geehrte Damen und Herren,wir bestellen hiermit:

Unsere Kundennummer: {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT}Unsere Auftragsnummer von Ihnen: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}Unsere Angebotsnummer von Ihnen: {ANGEBOT}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}

Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG} 

Liefertermin / Lieferwoche

Dasselbe gilt für den Liefertermin und die Lieferwoche. Beides kann auch kombiniert verwendet werden z.B. {LIEFERTERMIN} / {LIEFERWOCHE}
oder auch als IF Block: {IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunsch-Liefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF}
Im Auftrag den Wunschliefertermin eintragen (ohne de Haken KW (=Kalenderwoche) zu setzen → dieser zeigt dann in beiden Fällen nur die KW an)

 

Shopbestellnummer / Transaktionsnummer

 
 

Reihenfolge in den Textvorlagen

Ganzen unten kann man bei den Textvorlagen auch die Reihenfolge festlegen, in der einzelne Textelemente im jeweiligen Beleg aufgelistet werden sollen. {FOOTERFREITEXT} → Freitext, der im Dokument selbst beim Anlegen z.B. eines Auftrags eingegeben werden kann
{FOOTERTEXTVORLAGEANGEBOT} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Angebot Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERSTEUER} → Textblock hier in den Textvorlagen: "EU-Lieferung Vermerk" oder "Export-Lieferung Vermerk" (je nach Einstellung im Beleg wird einer gezogen)
{FOOTERZAHLUNGSWEISETEXT} → Standardtext bei "Zahlungsweisen"
{FOOTERSYSTEMFREITEXT} → wird z.B. für PaypalPlus, Secupay, Billpay usw. genutzt, wenn von externen Modulen Inhalte auf den Belegen angezeigt werden müssen (Voraussetzung ist das Modul der jeweiligen Zahlungsart/Forderungsmanagement)
{FOOTERVERSANDINFO} → wenn vorhanden wird folgendes abgedruckt: "Versandart: Trackingnummer" (der Name Versandart (entspricht der Versandart) gefolgt von der Trackingnummer)
{FOOTERTEXTVORLAGELIEFERSCHEIN} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Lieferschein Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERTEXTVORLAGEBESTELLUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Bestellung Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERTEXTVORLAGERECHNUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Rechnung Text am Ende (nach Freitext)"
Die verwendbaren Variablen stehen dabei direkt bei der Checkbox mit dabei. Für die Auftragsbestätigung könnte man die Reihenfolge zum Beispiel wie folgt verändern. Dies würde sich dann wie folgt auf die Ansicht der Auftragsbestätigung auswirken. Dabei wird einmal der Wert aus dem Freitext, der Textvorlage des Auftrag unterhalb der Artikeltabelle und der Zahlungsweisentext gezogen.


Belege Infoboxen

Mit den Einstellungen der Belege Infoboxen kann pro Belegart und optional pro Projekt eingestellt werden, welche Informationen in der Belege Infobox angezeigt werden soll. Hierfür stehen ausgewählte Inhalte pro Belegart zur Auswahl.

Features

Infobox einstellen

Es gilt folgende Reihenfolge bei der Auswahl der Variablen zu beachten:

  1. Dokument: Belegart auswählen => Mögliche Variablen ändern sich
  2. Inhalt: Gewünschter Inhalt anklicken
  3. Pfeil: Übernehmen des gewünschten Inhalts
  4. Aktiv: Nur aktive Regeln werden angewandt
  5. Speichern: Übernimmt die Einstellungen
Hinweis: Die möglichen Variablen pro Belegart werden kontinuierlich erweitert. Ein manuelles Einfügen eines nicht aufgeführten Inhalts funktioniert nicht.

Auf dem entsprechendem Beleg erscheinen die eingestellten Informationen:


 

Weitere Einstellungen

Projekt:
Pro Projekt können unterschiedliche Inhalte angegeben werden. Sollen die Inhalte für die Belegart über alle Projekte gelten, kann das Projekt-Feld leer gelassen werden.

Ausrichtung:
Die Ausrichtung des Inhalts der beiden Spalten (Betreff links und Inhalt rechts) kann bestimmt werden. L = Linksbündig | C = Zentriert | R = Rechtsbündig

Format:
Das Text-Format des Inhalts mit der Auswahl: normal, fett, fett-kursiv
 

Übersetzung

Die Betreffs der Infobox können ebenfalls mit einem Klick auf das Weltkugel Icon auf dem Beleg übersetzt werden.




Nachdem die Sprache ausgewählt wurde kann man wie oben beschrieben die Variablen auswählen und passt nun manuell die Betreff-Inhalte der Sprache an. Die Variablen-Namen bleiben so bestehen.




Auf dem Beleg in der eingestellten Sprache erkennt man die Übersetzung:


 


Standard E-Mail einrichten

Die E-Mail Adresse in den Grundeinstellungen ermöglicht das sofortige Absenden von Belegen und E-Mails. Die Belege können über das CRM (Stammdaten → Adressen) abgesendet werden. Belege über Stapelverarbeitunbgen der Belgübersichten, über das Aktionsfeld in jedem Beleg (Belg → Aktion: abschicken) oder über Logistikprozesse (Versand am Packtisch oder beim Scan der Tracking, Einstellungen: Stammdaten → Projekte). Oftmals wird hier die 'info@.......de' verwendet. Weitere E-Mail Accounts können auch später unter "Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts" eingerichtet werden.

Standard E-Mail Account einrichten

Folgende Schritte sind für die Aktivierung notwendig (ausführliche Feldbeschreibung s.u.):
  1. Zugangsdaten Webmail Account eingeben (Mailserver Account Daten von Ihrer IT) (Pflichtangaben)
  2. Testmail Empfänger eintragen (um die Funktion der E-Mail zu prüfen) (optional)
  3. Absenderadresse, Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten eintragen (Pflichtangaben)
  4. Wichtig: die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts.
  5. E-Mail Grussformel (empfohlen)
  6. E-Mail Kopieempfänger (optional)
  7. HTML Template (optional)
Sobald Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button.

Feldeinstellungen: Standard E-Mail Account

1. Zugangsdaten Webmail Account

Tragen Sie hier die Zugangsdaten für den gewünschten Webmail Account ein, der die Standardeinstellung zum Versenden von Mails werden soll. Folgende Felder werden benötigt:  
 

2. Testmail Empfänger und Prüfung

Ob die Einstellungen des Mail-Accounts richtig sind können Sie direkt über die Testfunktion prüfen: Test E-Mail versenden:  
 

PHP Mailfunktion

(IT Sonderfall → im Standard nicht verwenden => WICHTIG: Die Checkbox "PHP mail() verwenden" muss deaktiviert sein, damit die SMTP Einstellungen verwendet werden)  
 

3. Absender- und Signaturdaten

Standard-Footer (= Signatur) für ausgehende E-Mails definieren In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden.

Bilder mit Base64 in die Standardsignatur einfügen: Um ein Bild via Base64 in die Standardsignatur einzufügen muss zunächst das gewünschte Bild (in der richtigen Größe) ausgewählt werden. Base64 bietet die Möglichkeit Bilder mittels spezieller Verschlüsselung in der Standardsignatur zu hinterlegen (Hier muss das Bild nicht online gehostet werden).
1. Mittels einem Base64 Image Encoders wird aus dem Bild ein Base64 Bestandteil erstellt, dieser muss vor dem einfügen noch in folgende Form gebracht werden (nicht kopieren → abtippen):



2. Dieser HTML Befehl wird nun unter Firmendaten > E-Mail > Standardsignatur eingefügt, hierfür zuerst auf das Quellcode Symbol gehen. 3. Im Quellcode kann an der gewünschten Position der HTML Befehl mit dem Base64 Bestandteil aus 1. eingefügt werden.

4. Nach dem Speichervorgang erscheint das gewünschte Bild in der Standardsignatur. Hinweis: Eigene Mailingdienstleister unterstützen Bilder via Base64 nicht. Alternativ können Bilder auch mit Tags hinterlegt werden. Das Bild muss hier von einem externen Link kommen. Beispiel: ----

4. Wichtige Info zu den beiden einzustellenden

 
 

5. E-Mail Grussformel

 
 

6. E-Mail Kopieempfänger, BCC

Verwendung Kopieempfänger und BCC: Falls Sie unter "Kopie-Empfänger 1" und/oder "Kopie-Empfänger 2" eine E-Mail-Adresse angeben, geht eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht an diese Adresse(n). Ab Version 19.1 gibt es ein neues Feld "BCC".Die E-Mail beinhaltet dann den Hauptempfänger. So können Sie besonders in der Einrichtungsphase folgende Funktionen überprüfen:  
 

7. HTML Template

HTML Templates hinterlegen: Es ist möglich HTML Templates für die verschickten E-Mail Inhalte einzufügen. Dazu klicken Sie im Editor auf "Quellcode" und fügen Ihren HTML Code ein. Wichtig hierbei ist: Diese HTML Vorlage kann nun direkt für Geschäftsbriefvorlagen verwendet werden. Die Geschäftsbriefvorlage ist der Content und wird über die Variable {CONTENT} automatisch beim Versand z.B. eines Angebotes eingefügt. Anbei ein Beispiel für eine versendete E-Mail, wie Sie bei Ihrem Kunden eintrifft:
 Anbei ein Beispiel von einem kostenlosen E-Mail Template (Quelle):


Hinweis: Bilder kann man auch mit Tags angeben. Das Bild muss von einem externen Link kommen. Beispiel:


 

Zahlungsweisen

 
 

Features

Zusätzlich kann zu der Zahlungsart „Rechnung“ auch das automatische Zahlungsziel oder Skonto berechnet werden.

Festlegung der Dokumenttexte und Variablen

Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen„ können Sie zudem festlegen, welche Texte auf Ihren Belegen abgedruckt werden sollen. Die Texte werden, je nachdem wie für das Feld definiert, auf Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften angezeigt.

Skonto Variablen

Die Skontobeträge können mit folgenden Variablen für die Zahlungsweise „Rechnung“ ausgewiesen werden:

Darüber hinaus können über ein Textfeld (siehe unten) weitere Texte vorgegeben werden, die in Verbindung mit Skonto > 0% zum Tragen kommen.

Sonstige Variablen

Weiterhin stehen Ihnen die Variablen aus den Adressstammdaten zur Verfügung, wobei diese durch das Präfix „ADRESSE_“ kenntlich gemacht werden müssen:

Übersetzungen für Zahlungstexte

Zu den verschiedenen Texten können auch Übersetzungen gepflegt werden. Über das graue Globussymbol können in einem separaten Fenster die gewünschten Eintragungen gemacht werden.


 

Neue Zahlungsweise / Zahlungsart anlegen

Neben den im Standard voreingestellten Zahlungsweisen können auch noch weitere Zahlungsweisen hinzugefügt werden. Dies erfolgt unter Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen → Neu


 

Verhalten einer Zahlungsweise

Zu den einzelnen Zahlungsweisen können auch Verhaltensweisen deklariert werden. Hierbei kann die Auswahl aus drei vorgegebenen Optionen gewählt werden.

Zur Auswahl gibt es hier:

Rechnung:

Vorkasse:

Lastschrift:



Nummernkreise

Prinzip Nummernkreise

Die Nummernvergabe erfolgt fortlaufend über das ganze System. Sonderfunktionen sind ein eigener Nummernkreis pro Projekt. Die Funktion der Nummernkreiserzeugung kann auch überladen werden.

Nummernkreise definieren

Der Reiter 'Nummernkreise' ermöglicht Ihnen die Festlegung von Wertebereichen für die Nummerierung unterschiedlicher Geschäftsdokumente (Angebotsnummern, Auftragsnummern, etc.) oder Akteuren (Kundennummern, Mitarbeiternummern, etc.). Zusätzlich kann hier eine Warnung bei doppelter Verwendung einer Nummer aktiviert werden. Passen Sie die sog. Nummernkreise an Ihre Anforderungen an, und speichern sie Ihre Einstellungen mit dem 'Speichern'-Button. Bewährte Nummernkreise sind: Die angegebenen Zahlen stellen die Startnummer des jeweiligen Nummernkreises dar. Wenn vom System Nummern an Dokumente oder Akteure vergeben werden, werden die Zahlen in der Ansicht "Administration->Einstellungen->Grundeinstellungen->Nummernkreise" iteriert. Das heißt, sie sehen hier immer die jeweils nächste Nummer, die für eine bestimmte Instanz vergeben wird. Es ist auch möglich das Datum durch die Variablen {JAHR}, {MONAT}, {TAG} mit in die Nummernkreise von bspw. Belegen zu integrieren.

Es können auch die Variablen {ADRESSE} dazu, also z.B. {ADRESSE_LAND}. Die Variable muss nach dem Unterstrich um den entsprechenden Spaltennamen ergänzt werden.


Ansonsten können Sie auch den beschriebenen Referenznummernkreis verwenden.



Hinweis für den Buchhaltungsexport: Die Kundennummer/Lieferantennummer ist gleichzeitig Kontonummer Debitor/Kreditor. Kundennummern und Lieferantennummern müssen deshalb die gleiche Anzahl an Stellen haben, um in andere Programme importiert werden zu können. Z.B.: Folgende Kriterien sollten sichergestellt sein, um Fehler oder spätere Kollisionen zu vermeiden:

Nummer ändern

Der Nummernkreis kann jederzeit geändert werden. In das Feld die nächste zu vergebende Nummer eintragen. Vorsicht: sicherstellen, dass der neue Nummernkreis nicht mit alten Nummern kollidiert. Wenn Sie den Haken "Warnung doppelte Nummer" gesetzt lassen, werden Sie auf doppelte Nummern innerhalb eines Nummernkreises (z.B. doppelte Rechnungsnummern) mit einer roten Warnbox hingewiesen und können sofort reagieren. Nummer ändern (sicherstellen, dass niemand parallel im System arbeitet):
 

Steuer/Währung

Steuersätze/Währung konfigurieren

Der Reiter 'Steuer / Währung' erlaubt die Konfiguration standortspezifischer Gegebenheiten, wie Steuersätze und der Währung. Des weiteren können hier Kontenrahmen für den Export in die Finanzbuchhaltung festgelegt werden. Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button.

Steuersatz normal/ermäßigt

Hier sind die landesspezifischen Steuersätze zu hinterlegen. Steuersatz normal und Steuersatz ermäßigt.
Einstellungen für Deutschland:

Kleinunternehmer

Netto Rechnungen für B2B, brutto Rechnungen für B2C

* Ist kein Haken gesetzt so wird bei Anrede "Firma" der netto-Preis verwendet (B2B), bei Anrede "Herr/Frau" der brutto-Preis (B2C)

Hinweis: "Anrede" ist in den Stammdaten der Adresse zu finden (Auswahlfeld) und in jedem Dokument, in dem eine Adresse verknüpft ist.

Netto Rechnungen

Brutto Rechnungen

Standard Zahlungsweise

Standard Versandart

Kontenrahmen Einstellungen

Die Export-Konten werden hier global eingestellt.

Kontenrahmen Beispieleinstellung

Kontenrahmen Einstellungen (Artikel, Kategorie, Grundeinstellungen)

Zusätzlich zu den Konten hier können unter Administration → Artikelkategorien Kontenrahmen angelegt werden. Ebenso direkt im Artikel Wenn in Artikeln und Artikelkategorien nichts eingetragen ist, werden die Konten aus den Systemeinstellungen gezogen:
  1. Konten im Artikel sticht
  2. Konten in Artikelkategorie sticht
  3. Konten in den Systemeinstellungen
Anders: Wenn im Artikel ein Konto eingetragen ist, wird dieses vor der Artikelkategorie gezogen und vor den Grundeinstellungen

Export Einstellungen

Es gibt eine zusätzliche Option um das Standardkonto einzustellen.

Wird ein FiBu Export unter Buchhaltung => Finanzbuchhaltungsexport => Konten durchgeführt und im Zahlungseingang sind importierte Zahlungen, die noch nicht zugeordnet wurden, wird dieser Wert in die Spalte 'Gegenkonto' gebucht.
 

System


Die Systemeinstellungen finden Sie unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System.

Dort können Sie alle systemübergreifenden Einstellungen tätigen.
Von Informationen die im Beleg angezeigt werden sollen , bis hin zu performance-relevanten Einrichtungsmöglichkeiten.

Einstellungen


Einstellungen Artikel, Optionen

Funktioniert für:
 


Zusatzfelder Übersichtstabellen

In den Tabellen-Übersichten lassen sich weitere Spalten und Inhalte einblenden z.B. Artikelübersicht, Adressübersicht oder Auftragsübersicht. Info: Für die Berechnung im Hintergrund wird der Prozesstarter Artikel-Cache benötigt. Dieser berechnet z.B. Einkaufspreise, Verkaufspreise, Mengen an freigegebenene Produktionen etc. im Hintergrund selbständig.

Zusatzfelder Artikeltabelle


Hier können zusätzliche Spalten definiert werden, die anschließend in der Artikelübersicht angezeigt werden.
Diese erscheinen anschließend in der Artikelübersicht als zusätzliche Spalten:

Zusatzfelder Adresstabelle

In der Adressübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die man hier definieren kann.

Zusatzfelder Auftragstabelle

Hier können zusätzliche Spalten definiert werden, die anschließend in der Auftragsübersicht angezeigt werden.

Zusatzfelder Rechnungstabelle

In der Rechnungsübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die hier definiert werden können.

Zusatzfelder Lieferscheintabelle

In der Lieferscheinübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die man hier definieren kann.

Zusatzfelder Produktion

Ab 19.4 gibt es die Möglichkeit Zusatz-Spalten in der Produktion anzeigen zu lassen.
Diese ausgewählten Felder erscheinen anschließend in der Produktionsübersicht als zusätzliche Spalten.


Zeiterfassung

Die folgenden Einstellungen betreffen die Standardzeiterfassung

Auftragsampel

Hier können Sie entscheiden welche Ampelicons Sie ausgeblendet haben möchten.
Achtung: Die Funktionalität der Icons bleibt weiterhin erhalten, sie sind nur nicht mehr sichtbar!

Adresse

Datenbank

LDAP Verzeichnis

Mit der LDAP Anbindung kann man den firmeninternen LDAP-Client mit Xentral verbinden, um die Mitarbeiter über LDAP beim Einloggen in Xentral zu identifizieren. Details hier.

DSGVO Einstellungen

Sicherheit

System E-Mails

Beschleunigung / Limitierungen



Freifelder

Im Bereich Adressen und Artikel können Freifelder vergeben werden.


Artikel Freifelder

Im Bereich Freifelder für Artikel können 20 Freifelder genutzt und individuell beschriftet werden. Diese Freifelder stehen an einigen Stellen auch als Variablen zur Verfügung. Z.B. können Freifelder in Dokumente eingeblendet werden. Diese sind als Liste mit Haken auswählbar.


Artikel Parameter und Bezeichnung für Freifelder

Zunächst müssen die Freifelder im Artikel aktiviert werden



Um die Freifelder zu beschriften ist in den vorgesehenen Textfeldern der gewünschte Text einzugeben. Danach kann ausgewählt werden um welchen Freifeldtyp es sich handelt.



Es gibt fünf Typen von Freifeldern:
  • einzeilig → Einzeiliges Freifeld
  • mehrzeilig → Mehrzeiliges Freifeld
  • Datum → Das Freifeld ist ein Datum
  • Checkbox → Das Freifeld ist eine Checkbox
  • Selectfeld → Um das Selectfeld zu befüllen, muss in der Beschriftung Folgendes angeben werden: Die Beschriftung des Feldes, gefolgt von einem senkrechten Strich | (Pipe). Hinter jeder Option muss mit => getrennt der Wert stehen, der in der Datenbank gespeichert werden soll.

Beispiel Selectfeld:
Es soll ein Freifeld namens "Farbe" mit dem Typ Selectfeld angelegt werden. Die auswählbaren Optionen sollen "Rot", "Grün" und "Blau" sein.
Um das Feld so anzulegen, muss Folgendes eingetragen werden:

Farbe|Rot=>rot|Grün=>grün|Blau=>blau

Im Artikel sieht das Freifeld mit dem Typ "Selectfeld" dann so aus:

 

Anzeige im PDF

Die Freifelder können je nach Bedarf in Dokumenten wie Angebot, Auftrag, Rechnung, etc. fest eingeblendet werden. Hierzu müssen die Freifelder für Dokumente aktiviert werden.



Anschließend kann mit der Haken-Matrix das Dokumenten zugeordnet werden.




Jedes der 20 Freifelder kann in folgende Dokumente eingeblendet werden:
  • Angebot
  • Auftrag (normale Proformarechnung im Auftrag)
  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Lieferschein
  • Bestellung
  • Proforma (nur für Modul Proformarechnung)
  • Preisanfrage
  • Produktion


Beispiel für Freifelder in Auftrag

Folgendes Freifeld wurde in den System-Einstellungen textuell benannt und für das Auftragsdokument aktiviert. Ansicht direkt im Artikel:
  • Material → wurde als Bezeichnung gewählt
  • 925 Sterling Silber → wurde als Inhalt des Feldes im Beispiel-Artikel 700057 gewählt


Ansicht im Auftragsdokument:



Ansicht in der Bearbeitungsoption im Auftrag:
  • die aktiven Freifelder werden im Bearbeitungsmodus angezeigt
  • der Freifeldinhalt kann nach-bearbeitet werden



Hinweis: Die Freifelder werden nur in Dokumente ohne Schreibschutz nachgeladen.

 

Erweiterte Artikelsuche

In den Systemeinstellungen ist die erweiterte Artikelsich in Freifeld 1 und Freifeld 2 einstellbar.



Übersetzbare Freifelder

In einem Artikel gibt es einen Tab "Freifelder", in dem die Inhalte eines Freifelds für bestimmte Sprachen übersetzen werden können.



Als Default Einstellung sind hier die deutsch-sprachigen Freifelder angegeben. Mit einem Klick auf den rechten Button "Fehlende Spracheinträge nachladen" werden auch Einträge für die anderen Sprachen angelegt, die unter Administration → AppStore → Sprachen hinterlegt sind.

Diese übersetzten Freifeld-Inhalte lassen sich dann bei unterstützten Shop-Schnittstellen (z.B. Shopware) in den Shop übertragen.
 

Adressen Freifelder

Für Adressen können 10 Freifelder frei definiert und die beiden ersten Freifelder für die Adresssuche durchsuchbar eingestellt werden. Der Inhalt von Freifeld 1 wird in Klammern hinter der Adresse direkt angezeigt.


Bezeichnung Adresse Freifelder

Freifelder können aktiviert und nach vorne in das erste Tab in Adressen gezogen werden.


 
  • Bezeichnung → Name für das Freifeld vergeben
  • Typ bestimmen → Typ des Freifelds festlegen (einzeilig, mehrzeilig, Datum, Checkbox, Selectfeld)
  • Spalten → Festlegung, ob das Freifeld später in der Zeile 1 oder der Zeile 2 in der Artikelübersicht angezeigt wird
  • Reihenfolge → Festlegung der Reihenfolge bei der Auflistung der Freifelder

Das Freifeld erscheint nun vorne in der Adresse im ersten Tab unter "Weitere Felder":



 

Erweiterte Adressuche

Freifeld 1 und Freifeld 2 in Adressen können durchsucht werden. Um diese Funktion zu aktivieren muss der Haken "Erweiterte Adresssuche" gesetzt werden: Menü: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System



Das Freifeld kann direkt in der Adresse gefüllt werden:



Der Inhalt aus Freifeld 1 wird in der Adresssuche in Klammern hinter der Adresse eingeblendet:


 

Lizenz

APIs

Module

Bereinigung


Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Bereinigung Um nicht länger benötigte Systemdateien aus Xentral zu löschen, gibt es die Möglichkeit verschiedene Arten von Systemdateien der letzten Tage zu bereinigen:

In der Auswahl haken Sie die Daten an, die Sie gelöscht haben wollen.
Über den Cronjob "Bereiniger" (Hintergrundprozess) werden die Daten danach bereinigt, falls dieser aktiv ist.