Import von Stammdaten

Der Stammdaten Import ermöglicht Ihnen, Datenbestände aus anderen Systemen in die Datenbank von Xentral einzufügen. Dazu müssen die Daten aus den fremden Systemen als CSV-Dateien (Textdateien, die sämtliche Informationen als kommaseparierte Listen enthalten) exportiert werden. Informieren Sie sich dazu im Handbuch der entsprechenden Systeme.

In folgendem Video werden Artikel samt Einkaufs- und Verkaufspreise importiert und im Nachgang die Stückliste geladen.

https://www.youtube.com/watch?v=UYNHwBJVEuw
https://www.youtube.com/watch?v=vrMFc-354lw
https://www.youtube.com/watch?v=JHxrLqPHARM

Funktionsumfang des Stammdaten Imports/Features

Es können folgende Datensätze hinzugefügt oder aktualisiert werden:

Adressen: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Ansprechpartner
Artikel: Einzelartikel und Stücklisten
Erfasste Arbeitszeiten
Wiedervorlagen auf Kunden
Kundenotizen

Importieren von Stammdaten

Der Import von Stammdaten wird in Xentral grundsätzlich über Import-Vorlagen erledigt. Diese Vorlagen können jederzeit wieder verwendet werden, sofern ein weiterer Import von Daten mit der gleichen Struktur notwendig wird.

Nehmen Sie in einer neu erstellten Import-Vorlage folgende Einstellungen vor:

1. "Import starten: CSV Datei heraufladen" → Button um die zu importierende Datei hochzuladen
2. "Bezeichnung" → Beliebiger Name für die Import-Vorlage
3. "Ziel" → Auswahl der Art des Datenuploads (werden eingespielt: Adresse, Artikel, Einkaufspreise, Zeiterfassung, Wiedervorlagen, Notizen)
4. "CSV-Daten ab Zeile:" Zeilennummer in Ihrer CSV-Datei, in der die Auflistung der eigentlichen Daten beginnt.
5. "CSV Trennzeichen:" In Ihrer CSV-Datei verwendetes Trennzeichen, mit dem Daten von einander getrennt sind.
     "CSV Maskierung:" In Ihrer CSV-Datei verwendetes Maskierungszeichen (optional).
   "Auswahl Charset:" Codierung für die CSV-Datei. Bei CSVs aus Excel heraus auch ISO-8859-1 probieren.
   "Charset:" Falls Sie eine andere Codierung als im Charset Dropdown drüber benutzen, können Sie diese hier eintragen - ansonsten leer lassen.
6. "CSV-Felder:" Tragen Sie hier die Spaltennummern in der CSV & die Importvariablen ein. Format = SpaltenNrCSV:XentralVariable;

Speichern Sie danach die Import-Vorlage mit dem 'Speichern'-Button am Ende der Seite.

ACHTUNG: Lassen Sie bei der Zuordnung der Datenfelder größte Sorgfalt walten, da ihr Datenbestand ansonsten durcheinander gerät. Am Besten machen Sie vor dem Import ein Backup - Eine Anleitung gibt es hier: Backup erstellen.

Um die Daten in einer CSV-Datei zu importieren, wählen Sie den Reiter 'Import starten: CSV Datei heraufladen'. Mit dem 'Durchsuchen...'-Button wählen Sie Ihre CSV-Datei aus und klicken danach auf den 'CSV jetzt heraufladen'-Button.

Hinweise für die CSV Datei:

Die Daten werden beim Import nicht bereinigt. Stellen Sie also vorher sicher, dass sich keine doppelten Daten in Ihrer CSV Datei befinden.
Für die CSV Datei empfiehlt sich als Feldtrenner ein Strichpunkt ( ; ) und als Texttrenner ein Anführungszeichen ( " ).

Sobald die Datei vollständig übertragen wurde, erscheint eine Auflistung der enthaltenen Daten, die Sie dadurch nochmal überprüfen können. Wichtig ist, dass in der Spalte "Aktion" entweder Neu oder Update steht, da sonst ein Fehler in der Importvorlage vorliegt. Klicken Sie auf den 'Importieren'-Button, um den Import der Daten anzustoßen und warten Sie bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Wenn der Vorgang erfolgreich war, erscheinen die importierten Daten nun in Xentral.Die zuletzt vergebene Artikelnummer bzw Adressnummer muss jetzt noch in die Nummernkreise eingetragen werden.Das verhindert, dass beim inkrementieren um 1, eine bereits vergebene Nummer doppelt erstellt wird.
http://helpdesk.wawision.de/doku.php?id=wawision:kurzanleitung_grundeinrichtung_der_firmendaten_nummernkreise

Prozessstarter

Um auch große Dateien ohne Server-Timeout importieren zu können, wird nach dem Klick auf "Importieren" die Datei im Hintergrund bearbeitet und man erhält die Meldung "Import an Prozessstarter übergeben."

Der Import findet somit erst statt sobald der Prozessstarter neu angelaufen ist.

Unter "Administration => Einstellungen => Prozessstarter => Suche nach Importvorlage" können Sie das Intervall und den letzten Ausführungszeitpunkt überprüfen:

Xentral Praxistipps Import

Sicherung vor dem Import: Snapshot

Bei Staffelpreisen und komplizierteren Strukturen empfiehlt sich folgender Ablauf:

Importvorlage in Xentral anlegen mit allen relevanten Feldern + speichern (Info: die Felder der Importvorlage als "Text" direkt z.B. als Office Datei abspeichern und die Einstellungen als Screenshot wegsichern)
Datenbanksnapshot anlegen (prüfen beim Download, ob dieser auch >0Byte groß ist denn nicht alle Webserver können die Snapshotfunktion (hier benötigt man auf dem Server das Programm: MySQLDump)
Import durchführen (nur im nicht produktiven System)
Wenn der Import nicht ganz passt kann direkt der Snapshot (s.o.) zurück eingespielt werden (wenn dieser nach dem Anlegen der Vorlage erstellt wurde sind alle Daten noch vorhanden)
Auf diese Weise können mehrere Iterationen im Import durchgeführt werden

Tipps im Umgang mit Excel und CSV-Dateien

Es ist wichtig, die richtigen Einstellungen beim Exportieren, Bearbeiten und Speichern der CSV Datei zu beachten.
Sonst kommt es oft zu Formatsfehlern, wie z.B. "?" in den Werten statt Umlauten.

Vor dem Bearbeiten der Datei:

Wenn Sie die Daten aus Ihrem Alt-System exportieren: Schauen Sie bereits hier nach der Kodierungs-Option => UTF-8 und als Trennzeichen eine Semikolon (;) ist meistens die richtige Wahl
Excel will oft Spalteninhalte "interpretieren" und ändert dafür das Format der Werte. Dies ist mit ein Grund warum wir für Importe Open Office verwenden.
Stellen Sie beim Öffnen der Datei in Open Office sicher, dass der Zeichensatz auf "Unicode (UTF-8)" steht.
Klicken Sie im selben Fenster auf das 1. Rechteck der Tabelle (siehe Screenshot unten) damit alles markiert wird. Wählen Sie danach im Dropdown "Text" um keine Formatsveränderung hervorzurufen.

Beim Speichern der CSV Datei:

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben und als CSV Datei speichern, wählen Sie im Popup unten die Option "Filtereinstellungen bearbeiten", behalten im nächsten Popup das Format bei und achten danach auf folgende Werte:

Excel Datei in eine CSV speichern:
Im Dropdown "Auswahl Charset" müssten Sie hier ISO-8859-1 auswählen.
Falls die Umlaute immer noch nicht gehen, können ist für UTF-8 unten einen Workaround beschrieben:

Manchmal werden Excel-Dateien von der Struktur nur richtig in Excel angezeigt (in Open Office z.B. mit Zeilenumbrüchen).
Will man aber direkt aus Excel diese Datei als CSV speichern, gibt es ohne einen Workaround oft Probleme mit den Umlauten.

Für den Workaround benötigt man:

Excel
Open Office
Ein guter Texteditor (z.B. Notepad++)

Datei in Excel als Format "UTF-16 Unicode-Text (.txt)" Datei speichern.

Die Textdatei im Texteditor öffnen und dort als CSV Datei speichern (einfach .csv am Dateinamen anhängen).

Die neue CSV Datei mit Open Office öffnen und folgenden Einstellungen

Die CSV in Open Office neu abspeichern - Filtereinstellungen Haken setzen:

Nun sollte die CSV Datei für den Import mit dem richtigen Format geeignet sein.

Adressen Import

Adressen sollten immer vor den Artikeldaten importiert werden. Im Idealfall haben Sie jeweils verschiedene CSV Dateien für Kunden und Lieferanten. Mitarbeiter werden meist per Hand eingepflegt, könnten jedoch auf die gleiche Weise importiert werden.

Kunden

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: name und kundennummer
Pro Kunde nur eine Zeile
Jede Kundennummer ist nur einmal vorhanden
Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage:
1:kundennummer;
2:name;
3:typ;
4:strasse;
5:plz;
6:ort;
7:telefon;
8:telefax;
9:ustid;
10:land;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

kundennummer	name	typ	strasse	plz	ort	telefon	telefax	ustid	land
10000	Anton Ansberger	Herr	Untere Talstraße131	12345	Augsburg	01234567	012312321	291239123	DE
10001	Bert Bertram	Herr	Obere Talstraße 11	1231	Bern	032565151	0135154	156465456	CH
10002	Chrstine Chramer	Frau	Hauptstraße 1	13331	Chemnitz	0123123123	012030123	123123123	DE
10003	Dieter Deininger	Herr	Seitenstraße 3	21313	Düsseldorf	01232321	9123123123	123123123	DE
10004	Edgar Ehinger	Herr	Holzbachstraße 5	12222	Erfurt	01235555	12322222	01235532535	DE
10005	Frederike Federling	Frau	Fischstraße 1	02321	Frankfurt	0123213	012312312	1232121	DE

Hinweis: Man kann auch die Kundennummer automatisch von Xentral aus den hinterlegten Nummernkreisen vergeben lassen. In der CSV Datei schreibt man in der Spalte für Kundennummer als Inhalt für jeden Kunden das Wort "NEU" (ohne Anführungszeichen).

Lieferanten

Analog zu Kunden, nur statt der Variable 'kundennummer' die Variable 'lieferantennummer' verwenden.

Rolle vergeben beim Import

Soll die Kundennummer oder die Lieferantennummer mit der Rolle bei der Neuanlage von Adressen vergeben werden, werden folgende Informationen in der Importdatei mindestens benötigt:

CSV-Datei, die für das Importbeispiel angelegt wurde:

Die Importvorschau sieht dann folgendermassen aus:

Die Rolle wird in der Adresse folgendermassen vergeben:

Praxisinfo: Für die Vergabe einer neuen Kundennummer aus dem Nummernkreis des Projektes wird das betreffende Projekt und "neu" als Kundennummer angegeben.

Ansprechpartner

Es gibt auch eine Möglichkeit Ansprechpartner am Stück zu importieren.
Hier ist es so gedacht, dass die Ansprechpartner einem Kunden zugeordnet werden und in einer eigenen Zeile in der CSV-Datei darzustellen (siehe CSV-Beispielinhalt weiter unten).

Hinweis: Dieser Import ist nur zum einmaligen Importieren der Ansprechpartner gedacht. Ein "Updaten" einzelner Ansprechpartner ist nicht vorgesehen und muss manuell über Stammdaten => Adresse => Edit => Ansprechpartner geschehen.

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: name und kundennummer
Pro Kunde nur eine Zeile
Ansprechpartner müssen in der CSV Datei in der Spalte "Kundennummer" mit "ANSPRECHPARTNER:Kundennummer" gekennzeichnet werden, wobei die Kundennummer natürlich die in Xentral hinterlegte Nummer für den Kunden ist.
Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage:
1:kundennummer;
2:name;
3:typ;
4:email;
5:telefon;
6:telefax;
7:mobil;
8:strasse;
9:plz;
10:ort;
11:abteilung;
12:anschreiben;

Beispielinhalt für die CSV Datei:
Hier importieren wir 2 Kunden mit jeweils 2 Ansprechpartnern nach Xentral.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Ansprechpartner in der Spalte "Kundennummer" mit dem Inhalt "ANSPRECHPARTNER:Kundenummer" gekennzeichnet werden müssen.

Kundennummer	Name	Typ(herr, frau, firma)	E-Mail	Telefon	Telefax	Mobil
11223456	Max Muster GmbH	firma	muster@email.de	0123123	0123123123	0123123123
ANSPRECHPARTNER:11223456	Alex Adler	herr	alexadler@email.de	012345677	07123123213	017612312231
ANSPRECHPARTNER:11223456	Berthold Bracht	herr	bertholdbracht@email.de	012345677	07123123213	017612312231
33445677	Schrauben GmbH	firma	schraube@email.de	912312321	12301231	123000123
ANSPRECHPARTNER:33445677	Doris Dagobert	fraur	dorisdagobert@email.de	012345677	07123123213	017612312231
ANSPRECHPARTNER:33445677	Emil Entlin	herr	emilentlin@email.de	012345677	07123123213	017612312231

Danach können Sie Ihre Ansprechpartner unter der Adresse im Reiter "Ansprechpartner" einsehen:

Gruppen

Sie können Adressen auch Gruppen über den Import zuordnen.

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: kundennummer oder lieferantennummer und gruppe1 - falls Adresse neu erstellt wird braucht man auch noch name und typ
Alle Gruppen müssen vor dem Import schon in Xentral unter Administration => Einstellungen => Gruppen angelegt sein.

Beispiel für eine Importvorlage bei Adressupdate:
1:kundennummer;
2:gruppe1;
3:gruppe2;

Beispielinhalt für die CSV Datei:
10001;Geschäftskunde;Elektronikbranche;
10002;Endkunde;Elektronikbranche;
10003;Geschäftskunde;Kommunikationsbranche;

Hinweise:

Es können bis zu 5 Gruppen pro Adresse übergeben werden: Variablen => gruppe1, gruppe2, gruppe3, gruppe4, gruppe5
In der CSV Datei wird entweder der Gruppenname oder die Gruppenkennziffer erwartet
Falls keine Rolle (Kunde, Mitarbeiter, Lieferant) angelegt werden soll: Variable kundennummer verwenden aber die Spalte dafür in der CSV Datei leer lassen.

Lead Adressen

Sie können Adressen auch als Lead über den Import anlegen.

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: lead, name und typ

Beispiel für eine Importvorlage:
1:name;
2:lead;
3:ort;

Beispielinhalt für die CSV Datei:
Anton Adler;1;Augsburg;
Berta Bussard;1;Berlin;
Catrin Cathlin;1;Cottbus;

Vertrieb

Allen Kunden aus Projekt X einen Vertriebler Y zuornden → um allen Kunden aus einen Projekt eine Vertriebsadresse zuzuordnen, ist es ausreichend, eine CSV Datei im Stammdatenimport hochzuladen mit folgenden Spalten:

Kundennummer
AdressID der Vertriebsadresse

Die Adressen können im ersten Schritt exportiert werden. Der Export der Liste aller Kundennummern eines Projektes ist hier erklärt https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-export-von-stammdaten#kundennummer-und-projekt.
Im Anschluss wird diese Datei beawrbeitet und wieder in einem Importformat hochgeladen. Ein Beispiel für den Import der Vertriebsadresse in eine bestehende Kundenadresse (Vertriebsmitarbeiter nachimportieren). relevant für den Import sind Spalte 1 und Spalte 3 (Spalte 2 kan ausgelassen werden, sofern die Kundennummer im System eindeutig vorliegt, ansonsten ist die SystemID die eindeutige Adress ID):

kundennummer	systemid	vertrieb
10000	3	8
10001	4	8
10002	5	8
10003	7	8
10004	9	8

Die Importvorlage sieht passend zu Spalte 1 und 3 folgendermassen aus:

Upload: Der Upload der CSV Datei erfolgt über das Tab oben:

Import: Der Upload zeigt die gefundenen Daten an (achtung, hier werden bei großen Datenmengen nur die ersten Seiten als Vorschau angezeigt). Über den Button "Import" wird die Änderung in die Adressdaten geladen.Im Beispiel sind die erfolgreichen Daten (GRÜN) markiert und die leeren Datensätze (ROT) sollten in der Datei vollständig entfernt sein (-> sind in der CSV Datei durch unvollständige Löschung und Bearbeitung der Datei entstanden → Die Datei ggf. nochmal nachbearbeiten, korrekt speichern und neu hochladen).
Achtung: Für Imports die eine Änderung des Adresstammes und relevanter Daten und großer Datenmengen nach sich ziehen, sollte der Import von Daten zuvor mit einer kleinen Datensatzmenge getätigt und genau kontrolliert werden.

Ergebnis: Adresse Vertrieb: Die Vertriebsadresse ist bei den ausgewählten Kunden im Adresstamm hinterlegt:

Versandart

Allen Kunden eine Versandart Y zuornden:
Info: Die Versandart muss nicht zwangsläufig der Kundenadresse zugewiesen werden. Die Standardversandart kann auch in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung) hinterlegt werden. Nur für abweichende Fälle wird dann die andere Versandart in der Kundenadresse direkt eingefügt.

Bei der Versandart die Typbezeichnung verwenden, das ist die Typbezeichnung unter "Administration → Einstellungen → Versandarten":

Beispieltabelle für die Versandart:

kundennummer	versandart
10000	express_dpd
10001	express_dpd
10002	express_dpd
10003	express_dpd
10004	express_dpd

Vor dem Import einer neuen Versandart in alle Kunden folgendes prüfen: wenn die Versandart A in allen Kunden gespeichert ist und diese komplett Firmenweit auf Versandart B geändert werden soll, kann auch direkt in der Versandart das "Modul" von Versandart A auf Versandart B umgestellt werden (sofern Versandart A wirklich komplett eliminiert werden soll). In diesem Fall eines Modul-Wechsels wird die Versandart ID in der Adresse und im Projekt und in allen Einstellungen für die Logistik beibehalten und wechselt auf die neue Versandart B.

Die wichtigsten Importvariablen für Adressen

Name in Xentral	Importvariable	Beispielinhalt CSV	Position in Xentral	Anmerkung
Name	name	Max Mustermann	Adressen / Details / Adressdaten	Pflichtfeld - Kann auch für Firma genommen werden
Anrede	typ	Herr	Adressen / Details / Adressdaten	Erwartet: Herr, Frau, Firma, Mr, Mrs, Company
Kundennummer	kundennummer	100001	Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)	Pflichtfeld (bei Kunden) - Nicht doppelt vergeben
Lieferantennummer	lieferantennummer	200001	Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)	Pflichtfeld (bei Lieferanten) - Nicht doppelt vergeben
Mitarbeiternummer	mitarbeiternummer	30001	Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)	Pflichtfeld (bei Mitarbeiter) - Nicht doppelt vergeben
Ansprechpartner	ansprechpartner	Hildegard Müller	Adressen / Details / Adressdaten
Adresszusatz	adresszusatz	Apartment	Adressen / Details / Adressdaten
Straße	strasse	Untere Talstr. 13	Adressen / Details / Adressdaten
Ort	ort	Augsburg	Adressen / Details / Adressdaten
PLZ	plz	86159	Adressen / Details / Adressdaten
Land	land	DE	Adressen / Details / Adressdaten	Wichtig: Nur ISO Code (DE, AT, NL, etc.)
Telefon	telefon	0123456789	Adressen / Details / Adressdaten
Telefax	telefax	0987654321	Adressen / Details / Adressdaten
Anschreiben	anschreiben	Sehr geehrter Herr Mustermann	Adressen / Details / Adressdaten
E-Mail	email	max-mustermann@email.de	Adressen / Details / Adressdaten
Mobil	mobil	0170123456	Adressen / Details / Adressdaten
Internetseite	internetseite	http://example.com	Adressen / Details / Adressdaten
Ust-Id	ustid	12354567	Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)
Sprache für Belege	sprache	deutsch	Adressen / Details / Adressdaten	Möglich in CSV: deutsch, englisch
Gruppen	gruppe1	Geschäftskunde	Adressen / Gruppen	Die Gruppe muss zuvor in Xentral angelegt sein
Sonstiges	sonstiges	Ein sehr treuer Kunde	Adressen / Details / Adressdaten
Name in Xentral	Importvariable	Beispielinhalt CSV	Position in Xentral	Anmerkung

Es gibt noch einige mehr Importvariablen - eine vollständige Liste finden Sie in Xentral innerhalb der Importvorlage.
Hinweis: Alle Felder in Ihrer CSV-Datei, für die es kein entsprechendes Feld in Xentral gibt, können in sogenannte Freifelder geladen werden. Davon gibt es bei einer Adresse 10 Stück (unter dem Tab 'Sonstige Daten'), die sie aufsteigend mit der Importvariable freifeld1, freifeld2, etc importieren können.

Artikel Import

Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. Das Leerzeichen ist immer das Ende der Artikelnummer und wird von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere Xentral interne Prozesse z.B. Packtischprozesse benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner, Mobile Devices.Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Minudzeichen oder Unterstriche ersetzt werden.
Können die Artikelnummern auf Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der Xetnral Artikelnummer hinterlegt werden.

Artikel

Checkliste für die CSV Datei:
Pflichtfelder: name_de und nummer
Pro Artikel nur eine ZeileJede Artikelnummer ist nur einmal vorhanden
Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Währung auf Euro)

Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
2:name_de;
3:artikelbeschreibung_de;
4:kurztext_de;
5:internerkommentar;
6:ean;
7:gewicht;
8:lieferantennummer;
9:lieferanteinkaufnetto;
10:lieferanteinkaufmenge;
11:verkaufspreis1netto;
12:verkaufspreis1menge;
13:lagerartikel;
14:lager_platz;
15:lager_menge_total;
16:mindestlager;

Beispielinhalt für die CSV Datei:
200001;Rennrad Cross X;Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen;Rennrad Cross X für Profis.;Unser Bestseller;1234567;3,5;300001;1300;1;1900;1;1;HL001A;3;2;
200002;Rahmen Rennrad Cross X;Rahmen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Rahmen Cross X in grün.;Verkauft sich gut.;1231234;2;300001;500;1;700;1;1;HL001A;5;3;
200003;Reifen Rennrad Cross X;Reifen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Reifen Cross X 28 Zoll.;;1231231;0,3;300003;10;1;30;1;1;HL001B;20;10;
200004;Sattel Rennrad Cross X;Sattel für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Sattel Cross X in schwarz.;;12312312;0,2;300003;15;1;25;1;1;HL001B;10;3;

Stückliste

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: nummer und stuecklistevonartikel und stuecklistemenge
Alle Artikel in der Stückliste (auch der Hauptartikel) sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
2:stuecklistevonartikel;
3:stuecklistemenge;

Der Haken im Hauptartikel bei Stückliste wird durch den Import automatisch gesetzt.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer	stuecklistevonartikel	stuecklistemenge
200002	200001	1
200003	200001	2
200004	200001	1

Bedeutet in unserem Beispiel:
Ein Rennrad (Art.Nr. 200001) setzt sich zusammen aus 1 x Rahmen (Art.Nr. 200002), 2 x Reifen (Art.Nr. 200003), 1 x Sattel (Art.Nr.200004)
Alle Unterartikel einer Stückliste können auch separat verkauft werden.

Fremdnummern

Sofern Sie Fremdnummern für externe Verkaufsplattformen importieren möchten, können Sie dies mit Hilfe der internen Artikelnummer (Xentral) und der externen Nummer vornehmen (z.B. Amazon SKU). Via CSV-Import kann also die Beziehung zwischen interner und externer Nummer hergestellt werden. Die Importvorlage würde wie folgt aussehen:

1:nummer;
2:fremdnummer_shopid;

Anbei ein Beispiel für einen Fremdnummern Import:

der Shop hat im Beispiel die ID=3 → für die Shop-ID in die Shopschnittstelle klicken (Administration → Einstellungen → Online-Shops → Shop anklicken und oben in der URL die ID ablesen)
die Artikelnummer lautet: 1000004
die Fremdnummer lautet: 1234567

Die .csv Datei mit der Fremdnummer wurde folgendermassen definiert (die Reihenfolge der Spalten kann wie bei jedem Import beliebig gewählt werden):

Spalte 1 ist die Artikelnummer → 1000004
Spalte 2 ist die Fremdnummer → 1234567

Die Importvorlage sieht folgendermaßen aus:

Feld 1 ist die Artikelnummer → 1:nummer;
Feld 2 ist die Fremdnummer → 2:fremdnummer_3 → Achtung, die 3 ist die Shopid (hier bitte die jeweilige Shop-ID angeben

Im Artikel wird die Fremdnummer dann wie folgt gespeichert:

Shop-ID herausfinden:

Für die Shop-ID in die Shopschnittstelle klicken (Administration → Einstellungen → Online-Shops → den betreffenden Shop anklicken).

Eigenschaften

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: nummer und eigenschaft1name / eigenschat1nameeindeutig und eigenschaft1wert / eigenschaft1werteindeutig
Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Hier gibt es 2 Varianten für die Variablen:

eigenschaftname1 - eigenschaftname20

=> Eigenschaften mit dem selben Namen werden nicht überschrieben
Bsp: Es können 2 Eigenschaften mit dem Name "Farbe" hinterlegt werden, z.B. Farbe = Grün & Farbe = Blau

eigenschaftnameeindeutig1 - eigenschaftnameeindeutig20
=> Eigenschaften mit dem selben Namen werden überschrieben
Bsp: Wenn 2 x hintereinander Eigenschaften mit dem Name "Farbe" importiert werden, dann wird der erste Eigenschaftswert überschrieben.

1. Variante: Eigenschaften nicht überschreiben:Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
2:eigenschaftname1;
3:eigenschaftwert1;
4:eigenschaftname2;
5:eigenschaftwert2;
6:eigenschaftname3;
7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer	eigenschaftname1	eigenschaftwert1	eigenschaftname2	eigenschaftwert2	eigenschaftname3	eigenschaftwert3
200001	Farbe	Grün	Farbe	Blau	Größe	M
200002	Farbe	Gelb	Farbe	Blau	Größe	S
200003	Farbe	Grün	Farbe	Rot	Größe	L

=> In diesem Fall sind es nach dem Import 3 Eigenschaften. Z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Grün, Farbe: Blau und Größe: M

2. Variante: Eigenschaften werden überschrieben:

Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
2:eigenschaftnameeindeutig1;
3:eigenschaftwert1;
4:eigenschaftnameeindeutig2;
5:eigenschaftwert2;
6:eigenschaftnameeindeutig3;
7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer	eigenschaftnameeindeutig1	eigenschaftwert1	eigenschaftnameeindeutig2	eigenschaftwert2	eigenschaftnameeindeutig3	eigenschaftwert3
200001	Farbe	Grün	Farbe	Blau	Größe	M
200002	Farbe	Gelb	Farbe	Blau	Größe	S
200003	Farbe	Grün	Farbe	Rot	Größe	L

=> In diesem Fall sind es nach dem Import nur 2 Eigenschaften. z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Blau und Größe: M

Eigenschaften

Charge & MHD

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: nummer und lager_platz und lager_menge_addieren und lager_mhd / lager_charge
Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
2:lager_platz;
3:lager_menge_addieren;
4:lager_mhd;
5:lager_charge;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummerlager_platzlager_menge_addierenlager_mhdlager_charge

200001HL001A1013.10.2020123456

200002HL001A1513.10.2020123456

200003HL001A2323.10.2020456789

=> Resultat des Imports:

10 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
15 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
23 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 23.10.2020 und Chargen Nr. 456789

Hinweis: Der Import funktioniert nur mit der Variable lager_menge_addieren und nicht mit lager_menge_total.

Shop Verknüpfungen

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: nummer und shop_x und aktiv_x
Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Die Variablen shop_ und aktiv_ werden jeweils noch mit der ID des Shops ergänzt.Diese finden Sie in der URL, wenn Sie eine Shop-Schnittstelle unter Administration => Online-Shops editieren.

z.B. ... index.php?module=onlineshops&action=edit&id=2

Wäre shop_2 und aktiv_2

Beispiel für eine Importvorlage:
1:nummer;
"1":shop_2;
"1":aktiv_2;

Hinweis: "1" ist ein fester Inhalt, damit man keine weiteren Spalten in der CSV Datei benötigt um die Option zu aktivieren.Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer
200001
200002
200003

Name in Xentral	Importvariable	Beispielinhalt CSV	Position in Xentral	Anmerkung
Name	name_de	Rennrad Cross X	Artikel / Details / Artikel	Pflichtfeld falls Artikel neu erstellt wird
Artikel Nr.	nummer	200001	Artikel / Details / Artikel	Pflichtfeld
Artikelbeschreibung (DE)	artikelbeschreibung_de	Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen.	Artikel / Details / Artikel
Kurztext (DE)	kurztext_de	Rennrad Cross X für Profis.	Artikel / Details / Artikel
Artikelkategorie	artikelkategorie_name	Rennräder	Artikel / Details / Artikel	Falls nicht vorhanden in den Einstellungen wird eine Neue angelegt.
Interner Kommentar	internerkommentar	Das ist unser Bestseller!	Artikel / Details / Artikel
EAN Nr.	ean	9783125171541	Artikel / Details / Artikel
Ermäßigte Umsatzsteuer	umsatzsteuer	ermaessigt	Artikel / Details / Artikel	Möglich in CSV: ermaessigt, normal
Gewicht (in kg)	gewicht	3,1	Artikel / Details / Artikel
Von Artikel	variante_von	200010	Artikel / Details / Artikel
Lager
Lagerartikel	lagerartikel	1	Artikel / Details / Artikel	Möglich in CSV: 0, 1 (1 entspricht Lagerartikel, 0 entspricht kein Lagerartikel)
Lagerbestand	lager_menge_total	7	Artikel / Lager	Der Artikel muss ein Lagerartikel sein, s.o. lagerartikel = 1
Min. Lagermenge	mindestlager	5	Artikel / Details / Artikel
Standardlager	lager_platz	HL001A	Artikel / Details / Artikel	Hier ist explizit nach dem Regalnamen und nicht dem Lagernamen gefragt
Stückliste
In Stückliste	stuecklistevonartikel	200020	Artikel / In Stückliste	Gibt Hauptartikel von diesen Stücklistenartikel an
Stücklistenartikel Menge	stuecklistemenge	13	Artikel / In Stückliste
Einkaufspreis
Lieferant	lieferantennummer	70001	Artikel / Einkauf	Pflichtfeld für Einkaufspreis - Lieferant muss mit Lieferantennr. in Xentral angelegt sein
Preis pro Stück	lieferanteinkaufnetto	700	Artikel / Einkauf	Pflichtfeld für Einkaufspreis
Ab Menge	lieferanteinkaufmenge	1	Artikel / Einkauf	Pflichtfeld für Einkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angeben
Währung	lieferanteinkaufwaehrung	USD	Artikel / Einkauf	Pflichtfeld für Einkaufspreis
Verkaufspreis
Preis	verkaufspreis1netto	1100	Artikel / Verkauf	Pflichfeld für Verkaufspreis
Ab Menge	verkaufspreis1menge	1	Artikel / Verkauf	Pflichtfeld für Verkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angeben
Charge & MHD
MHD	lager_mhd	13.10.2020	Artikel / Charge + MHD	Im Format: dd.mm.yyyy oder yyyy-mm-dd
Charge	lager_charge	123456	Artikel / Charge + MHD	Erwartet die Chargen Nr.
Name in Xentral	Importvariable	Beispielinhalt CSV	Position in Xentral	Anmerkung

Es gibt noch einige mehr Importvariablen - eine vollständige Liste finden Sie in Xentral innerhalb der Importvorlage.

Hinweis: Auch bei den Artikeln können Sie Informationen für die es kein Feld in Xentral gibt, in Freifelder laden. Im Artikel gibt es dazu 6 Stück (Details / Parameter und Freifelder), die sie wieder mit freifeld1 - freifeld6 importieren können. Um diese Felder anzuzeigen müssen Sie diese noch unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System → Parameter und Freifelder im Artikel einblenden aktivieren.

Einkaufspreise (über Herstellernummer)Mit dem Import von Einkaufspreisen können Sie Lieferantenlisten reinladen, die statt der Artikelnummer die Herstellernummer mitgegeben haben.

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: herstellernummer und lieferantennummer
Pro Einkaufspreis nur eine Zeile
Die Lieferanten und Artikel sind davor schon in Xentral gepflegt mit Lieferanten Nr. und Herstellernummer

Beispiel für eine Importvorlage:
1:herstellernummer;
2:lieferantennummer;
3:lieferanteinkaufnetto;
4:lieferanteinkaufmenge;
5:lieferanteinkaufwaehrung;
6:lieferanteinkaufnetto2;
7:lieferanteinkaufmenge2;
8:lieferanteinkaufwaehrung2;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

herstellernummer	lieferantennummer	lieferanteinkaufnetto	lieferanteinkaufmenge	lieferanteinkaufwaehrung	lieferanteinkaufnetto2	lieferanteinkaufmenge2	lieferanteinkaufwaehrung2
123456	70000	10	1	EUR	8	10	EUR
234567	70000	11	1	EUR	9	10	EUR
345678	70000	14	1	EUR	10	100	EUR
456789	70000	15	1	EUR	13	10	EUR

Artikelimport Beispiele

Hier finden sich Beispiele für einen Artikeldaten-Import. In der Praxis hat es sich z.B. bewährt, die Artikeldaten nacheinander in mehreren Tabellenlisten und Importformaten einzuspielen. Die Reihenfolge war hier z.B.:

Import 1: Anlegen der Artikel mit Nummer und Bezeichnung
Import 2: Einspielen der Verkaufspreise (ggf. Staffeln) auf die bestehenden Artikelnummern
Import 3: Einspielen Einkaufspreise mit Lieferantendaten
(Import 4: Optional: Nachimport von Artikeldaten → kann auch in Import 1 direkt mit angelegt werden, kann aber auch am Ende Sinn machen, wenn alle Preisstrukturen stehen. Wenn zuvor eine Datenbank-Sicherung (Snapshot) gemacht wurde, kann der letze Artikeldaten-Nachimport am Schluss so oft eingespielt und zurückgesetzt werden (Snapshot), bis er endgültig passt.)
Import 5: Import von Gruppenpreisen (wenn dies benötigt wird)

Bei Staffelpreisen und komplizierteren Strukturen empfiehlt sich folgender Ablauf:

Importvorlage in Xentral anlegen mit allen relevanten Feldern + speichern (Info: die Felder der Importvorlage als "Text" direkt z.B. als Office Datei abspeichern und die Einstellungen als Screenshot wegsichern)
Datenbanksnapshot anlegen (prüfen beim Download, ob dieser auch >0Byte groß ist denn nicht alle Webserver können die Snapshotfunktion (hier benötigt man auf dem Server das Programm: MySQLDump)
Import durchführen (nur im nicht produktiven System)
Wenn der Import nicht ganz passt kann direkt der Snapshot (s.o.) zurück eingespielt werden (wenn dieser nach dem Anlegen der Vorlage erstellt wurde sind alle Daten noch vorhanden)
->>>>>Auf diese Weise können mehrere Iterationen im Import durchgeführt werden

Import 1: Artikel anlegen

Artikel können mit einem Schnellimport mit einer bestehenden Nummer oder einer neuen Nummer aus einem Nummernkreis angelegt werden. Folgende Felder sind hier sicherlich sinnvoll, je nachdem welche Artikelebenen zu bewältigen sind. Möchte man Artikel von Hand selbst nachpflegen, reicht hier auch die Artikelnummer und die Artikelbezeichnung und ggf. setzen des Lagerhakens (Lagerartikel → Artikel wird mit Bestand im Lager geführt) aus:

Artikelnummer (bestehende Nummer in die Spalte eintragen oder aus zentralen Nummernkreis fortlaufend neu vergeben (Spalteninhalt: NEU)
("Artikelnummer neu vergeben aus Artikelkategorie" setzt voraus, dass die Artikelkategorie angelegt wurde und hier eine nächste zu vergebene Artikelnummer eingetragen wurde.)
Projekt für Artikel vergeben → Projekt ID in einer Spalte mit aufnehmen
Artikelkategorie vergeben → Artikelkategorie ID in einer Spalte mit aufnehmen
Haken → Artikel ist Lagerartikel (Artikel wird im Lager geführt → "1" in die Spalte schreiben, bei Dienstleistungsartikeln einfach leer lassen)
Umsatzsteuersatz → ohne Angabe werden die Artikel auf 19% gesetzt (Steuer Inland Standard), für den ermässigten Satz z.B. 7% hier in die Spalte "ermaessigt"