Mitarbeiterzeiterfassung & Stechuhr verwenden

 

Stechuhr mit QR-Code-Karten verwenden

Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit einer Stechkarte an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem QR-Code-Leser* und einem Tablet-Device*.

Verwenden können Sie die Stechuhr mit QR-Code-Karte, mit RFID-Chips oder alternativ mit Barcodes (weitere Informationen folgen im Artikel).

*Die Hardware ist nicht im Modul "Xentral Stechuhr" enthalten.

Die Einrichtung der Stechuhr erfordert mehrere Aktionen, die im Folgenden beschrieben sind.
 

Einrichtung des Terminals

Die Benutzeroberfläche der Stechuhr ist, wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim Buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem QR-Code-Scanner an die Wand montiert wird.

Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:

Die besondere Verwendung macht darüber hinaus spezielle Einstellungen am Gerät notwendig:

Um ein Tablet als Stechuhr verwenden zu können, muss das Gerät in Kombination mit dem verwendeten Browser einmalig in Xentral registriert werden:

 



Die Kombination aus Tablet und Browser ist damit in Xentral als Stechuhr-Terminal registriert. Das Tablet ermöglicht ab jetzt die Anmeldung mithilfe der Xentral-Stechuhr-Karte, und zeigt, wie aus folgendem Screenshot ersichtlich, zu diesem Zweck eine spezialisierte Anmeldeoberfläche an.


 

Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr

Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:

 



Die Stechuhr-Karte ist nun mit der Stammdaten-Adresse verknüpft. Bei der ersten Verwendung der Karte am Terminal, wird deren Registrierung automatisch vom System abgeschlossen.
 

Stechuhr mit RFID Tag

Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit RFID Tags an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem RFID-Device*, einem Tablet-Device* und einer Adapterbox*.

 


* Die Hardware ist nicht im Modul „Xentral Stechuhr“ enthalten.

 

Kompatible Hardware

Das Stechuhrmodul ist mit den folgenden Typen von Lesegeräten kompatibel:


Die Einrichtung der Stechuhr erfordert mehrere Aktionen, die im Folgenden beschrieben sind.
 

Einrichtung der Adapterbox

Die Einrichtung der Adapterbox finden Sie unter "Administration → Einstellung → Adapterbox"
Unter dem Modul Adapterbox in Xentral finden Sie eine Anleitung wie die Adapterbox angeschlossen wird.
 



Wichtig ist es in Schritt 3 bei Verwendet als: "RFID-Leser" auszuwählen.



Die Adapterbox ist erfolgreich angeschlossen sobald der Status auf "connected" steht.


 

Einrichtung des Terminals

Die Benutzeroberfläche der Stechuhr, ist wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim Buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem RFID-Device an die Wand montiert wird.

Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:

Die besondere Verwendung macht darüber hinaus spezielle Einstellungen am Gerät notwendig:

Um ein Tablet als Stechuhr verwenden zu können, muss das Gerät in Kombination mit dem verwendeten Browser einmalig in Xentral registriert werden:

 



Die Kombination aus Tablet und Browser ist damit in Xentral als Stechuhr-Terminal registriert. Das Tablet ermöglicht ab jetzt die Anmeldung mithilfe der Xentral-Stechuhr-Karte und zeigt, wie aus folgendem Screenshot ersichtlich, zu diesem Zweck eine spezialisierte Anmeldeoberfläche an.

 

Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr

Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:

 

Der RFID-Chip ist nun mit der Stammdaten-Adresse verknüpft.
 

Zeiterfassung via normalem Barcode

Neben Stechkarte und RFID-Chip gibt es auch die Möglichkeit einen Barcode zu erstellen über den sich der Benutzer am System anmelden kann. Der Barcodeinhalt muss einer mindestens 8-stelligen Nummer entsprechen, die dem Usernamen in den Benutzereinstellungen entspricht.

 

Einstellungen im Benutzer

Die Einstellungen im Benutzer müssen analog zum Stechkarten-Nutzer im System vorgenommen werden (siehe weiter oben).

 

Buchen am Terminal

 



Nachdem sowohl das Terminal, als auch der Benutzeraccount für die Zeiterfassung eingerichtet ist, kann der Mitarbeiter mit Hilfe der Stechkarte, Anwesenheits- und Pausenzeiten buchen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Zeiterfassung immer zum Ersten des Monats beginnen, damit es zu keinen Minusstunden kommt bzw. kein manueller Nachtrag vorgenommen werden muss.

Gebucht werden können diese Ereignisse:

Um ein Ereignis an der Stechuhr zu buchen, hält der Mitarbeiter seine Stechkarte unter den QR-Code-Leser. Wird die Karte richtig erkannt, dann erscheint die Stechuhr-Oberfläche.
 



Die Stechuhr-Oberfläche beinhaltet folgende Elemente:

Unabhängig davon, welches Ereignis durch den Mitarbeiter gebucht wird, erfolgt nach dem Druck auf eine der Tasten, automatisch der Logout.

Die Oberfläche ist auch mobile responsive:

 

Manuelles Buchen in der Mitarbeiterzeiterfassung

Sie können auch manuell Zeiten buchen unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung → Gebuchte Zeiten":
 


 

Im Kalender kann durch einen Klick auf den entsprechenden Tag ebenfalls eine Zeit gebucht werden (z.B. Urlaub, Krank).

Hinweis: Bitte klicken Sie beim Anlegen immer in den richtigen Tag. Eine manuelle Änderung wird unter Umständen nicht durch das Speichern übernommen. Kontrollieren Sie den Eintrag gegebenenfalls später im Kalender.
 

Auswertung von gebuchten Zeiten

Die Auswertung der gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfolgt unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung". Dort sind die Buchungsinformationen des in der Auswahlliste links ausgewählten Mitarbeiters in folgenden Reitern dargestellt:

 



Über den Reiter "Anwesenheitsstatistik" können Sie sich die Zeiten der Anwesenheit Ihres Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum anzeigen lassen. Zudem wird in dem Dashboard die bisherig erbrachte Arbeitszeit, die gesamte Soll-Arbeitszeit und die Differenz der Beiden angezeigt. So können Minus- bzw. Plus-Stunden zum Ausdruck gebracht werden.
 



Unter dem Reiter Zeiterfassung drucken kann für den ausgewählten Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum ein Nachweis der Arbeitszeit erzeugt und gedruckt werden. Sollten Arbeitsbeginn und -ende mehr als 16 Stunden auseinander liegen, wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter vergessen hat zu stempeln. Damit dies auffällt, werden Fragezeichen auf dem Zeitnachweis angezeigt.

 

Im Reiter "Einstellungen" können, mitarbeiterspezifisch, verschiedene Parameter der Zeiterfassung festgelegt werden.
 



Sie haben hier die Möglichkeit verschiedene Pausenlängen zu definieren, die nach einer gewissen Arbeitszeit automatisch abgezogen werden soll. Ebenso können Sie hier die Anzahl der für den Mitarbeiter hinterlegten Urlaubstage eintragen.


Besondere Einstellungen:

 

Einstellungen

 

 

Urlaubsübersicht der Mitarbeiter

Unter dem Tab Urlaubsplan (alle Mitarbeiter) können Sie übersichtlich sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub genommen hat. Mit einem Hover über die Urlaubsmarkierungen sehen Sie die Namen der Mitarbeiter.
 



Im Tab Urlaubsübersicht wird für jeden Mitarbeiter für ein bestimmtes Jahr folgendes angezeigt:

 



Hinweis: Falls ein Mitarbeiter keine Urlaubstage hinterlegt hat, wird dieser mit "fehlt"-Einträgen gelistet:
 


 

Anzeige von Urlaub / Abwesend im Haupt-Kalender

Sie können die in der Mitarbeiterzeiterfassung eingetragenen Urlaubs oder Fehltage im Kalender anzeigen lassen. Somit haben Sie für alle Mitarbeiter einen Urlauskalender, den Sie zwar einsehen können, aber nur der Administrator in der Mitarbeiterzeiterfassung ändern kann.

Dazu werden die im Urlaub / Krankheit Tab eingetragenen Werte genommen:
 


 

Ein- und Ausblenden ehemaliger Mitarbeiter

Sollte ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, kann der Gültigkeitszeitraum der Rolle wie folgt geändert werden:
 



In der Mitarbeiterzeiterfassung kann man nun über den Filter "auch ehemalige Mitarbeiter anzeigen" selbiges tun.
 


 

Hardware: Beispielaufbau für die Stechuhr (Stand: 08/2016)

Die Stechuhr kann z.B. folgendermaßen aufgebaut werden:

 

Arbeitsfreie Tage

Feiertage können über das Modul "Arbeitsfreie Tage" eingetragen werden.
Administration → Einstellungen → Arbeitsfreie Tage →

 

 

Arbeitsfreie Tage laden

Es gibt auch die Möglichkeit die Arbeitsfreien Tage eines bestimmten Bundeslandes automatisch in die Liste zu laden:
 


 

Arbeitsfreie Tage in der Mitarbeiterzeiterfassung

Arbeitsfreie Tage, die Sie definiert haben, werden als vollständig abgeleistete Arbeitszeit behandelt, d.h. es werden automatisch die für den betrachteten Tag voreingestellten Stunden als "gearbeitet" eingetragen und durch eine farbliche Markierung als Feiertag gekennzeichnet:
 

 


Info: Die Mitarbeiterzeiterfassung/Stechuhr arbeitet Minutengenau. Sekunden werden in Berechnungen abgeschnitten. Rundungsdifferenzen sind nicht als Fehler zu betrachten.

 

Stechuhr 2 mit RFID Tag (Projektraum-Reger)

Eine Alternative zur der Standard Stechuhr, ist die Stechuhr von Projektraum-Reger die extra für Xentral entwickelt wurde.
 


Weitere Informationen finden Sie direkt auf der Webseite von Projektraum-Reger:

http://www.projektraum-reger.de/xentral-stechuhr/