Management Board
Unter dem Menüpunkt Controlling befinden sich verschiedene Statistiken, die dabei helfen die unternehmerische Rentabilität stets im Auge zu behalten. Zu beachten ist, dass hierbei sämtliche Daten auf den Belegen beruhen, die freigegeben wurden, d.h. entscheidend ist nicht der Zeitpunkt, an dem ein Dokument versendet, sondern zu dem ein Beleg freigegeben wurde, damit es in den Statistiken erscheint.
In xentral werden im Management Board Statistiken zu Aufträgen und Bestellungen, zum Cashflow und den Finanzen, zur Liquidität und zu Angeboten und Aufträgen erstellt. Voraussetzung zur Erstellung und Aktualisierung der Statistiken ist der Prozessstarter "Umsatzstatistiken" welcher zuvor aktiviert werden muss.
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn ein Überblick über die gennanten Punkte erreicht werden soll oder das Controlling diese Statistiken benötigt und auswertet.
In diesem Reiter befinden sich 6 Statisiken: Auftragseingänge, Bestellungen, Auftragseingang Projekte im Jahr, Auftragseingang Projekte im Monat, Mitarbeiter und Top 5 Artikel der letzten 90 Tage.
Hier befindet sich eine tagesaktuelle Übersicht über die Aufträge:
Bei den Bestellungen erfolgt die Darstellung in derselben Weise wie bei den Aufträgen, d.h. Sie sehen für jeden Tag die Anzahl der aufgegebenen Bestellungen und welche Nettokosten Ihnen aus diesen entstanden sind. Analog ist auch die Achsenbeschriftung zu interpretieren:
Hier wird ersichtlich, wie sich der Nettoumsatz prozentual auf die einzelnen Projekte verteilt - einmal für das gesamte Geschäftsjahr und einmal für den aktuellen Monat. Die Farben, die für die Darstellung der einzelnen Projekte verwendet werden, können in den Projekteinstellungen individuell festlegen.
In dieser Grafik wird die prozentuale Verteilung der Mitarbeiter auf die Projekte ersichtlich, wobei das in den Stammdaten hinterlegte Hauptprojekt maßgeblich für diese Zuordnung ist. Die Farben entsprechen wiederum der Auswahl, die in den Projekteinstellungen festgelegt wurden.
An diesem Diagramm kann abgelesen werden, mit welchen 5 Artikeln in den letzten 90 Tagen der höchste Umsatz erwirtschaftet wurde:
In diesem Reiter befinden sich auf der linken Seite zwei Diagramme und auf der rechten Seite eine Tabelle, aus denen Informationen zu den Finanzen bzw. dem Cashflow abgelesen werden können.
In diesem Bereich ist es möglich, das Jahr auszuwählen, für welches die Statistiken berechnet werden sollen. Zudem kann unter "Vergleichsjahr" ein Vergleichsjahr ausgewählt werden, um so die Zahlen mit diesem zu vergleichen. Das zu vergleichende Jahr erscheint in gestrichelten Linien im Diagramm.
Die zwei Diagramme unterscheiden sich dahingehend, dass im ersten Diagramm die Werte für die einzelnen Monate gesondert angezeigt werden, wohingegen sich im unteren Diagramm die kumulierten Werte befinden.
Im unteren Diagramm sind die selben Datenpunkte ersichtlich, allerdings erfolgt hier eine kumulierte Betrachtung, sodass stets überprüft werden kann, wie die Entwicklung im aktuellen Geschäftsjahr bisher verläuft, bspw. um die Erreichung von Zielvorgaben zu überprüfen.
Hier befinden sich diverse Daten, die einen Überblick über die Liquiditätssituation des Unternehmens zum aktuellen Zeitpunkt anzeigen, aber auch die Verhältnisse der letzten zwei Monate berücksichtigen, sodass auch Entwicklungen abgeleitet werden können:
Die Live Monitor Liquidität beschäftigt sich primär mit dem aktuellen Zeitpunkt:
Die zweite bis vierte Zeile betrachtet jeweils ausschließlich den aktuellen, letzten bzw. vorletzten Monat hinsichtlich:
In der Zeile "Zeit gebucht" befindet sich ein Überblick über die Zeiterfassung der Mitarbeiter über die letzten zwei Monate:
In der Zeile "Gesamt" befindet sich ein Überblick über den Abolauf des nächsten Monats und der Stand des Bankkontos.
Der Reiter Liquidität bietet eine Übersicht über die Belege Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen sowie Sonstige Kosten.
Die Übersicht zeigt alle für die Liquidität des Betriebs relevanten Belege. Über den Filter rechts können die einzelnen Belegarten ein- und ausgeblendet werden. Im Feld für jeden Tag ist das Saldo eingetragen. Es ist rot, falls es sich um ein negatives Saldo handelt oder grau, wenn der Saldo positiv ist.
In der Übersicht kann zwischen den Anzeigemodi Monat, Woche oder Tag gewechselt werden.
Hinweis: Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und sonstige Kosten können in der Übersicht gruppiert darstellen. Dazu ist einfach die entsprechende Checkbox "Kosten gruppieren" anzuhaken. Außerdem verhalten sich die Belege in Bezug auf die Liquiditätsanzeige wie folgt:
Liquiditätsplanung mit gruppierten Kostenarten:
Die sonstigen Kosten können direkt in der Unterkategorie "Sonstige Kosten" angelegt werden. Die sonstigen Kosten dienen dazu, Kosten mit in die Übersicht aufzunehmen, die nicht bereits zu einer der Belegarten (Rechnung, Gutschrift, Bestellung) gehören.
Hinterlegt werden dann eine Bezeichnung, um was für Kosten es sich handelt, sowie der Betrag und das Datum, an dem die Kosten angefallen sind. Wenn es sich um regelmäßig anfallende Kosten handelt, kann eine bestimmte Periode ausgewählt werden (Termin, monatlich, alle 2 Monate, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich). Die Kosten werden dann in diesen Abständen wieder in der Übersicht angelegt.
In diesem Reiter befindet sich eine grafische Zusammenfassung, wobei auch hier die kumulierten Nettobeträge ausschlaggebend sind: