Provisionsmodul
Das Modul Provisionsabrechnung ermöglicht Ihnen die Abbildung Ihrer Vertriebsstruktur sowie eine flexible Festlegung und Abrechnung von Verkaufsprovisionen. Die vordefinierten Provisionen werden dem im Auftrag eingetragenen „Vertreter“ zugeschlagen und bei Verkäufen über eine Kasse dem jeweils angemeldeten Kassierer. Falls Sie bereits über artikelspezifische Provisionsrichtlinien verfügen, können Sie diese auch über den Stammdatenimport wiederherstellen, wie hier beschrieben.
Vertriebsstruktur
Im Reiter „Vertreter“ können Sie zunächst eine Zuordnung zwischen Vertriebsmitarbeitern und Vertriebsleitern vornehmen, um die grundsätzlichen Beziehungen Ihrer Vertriebsstruktur widerzuspiegeln. Dies dient dazu, Ihren Vertriebsleitern auch Provisionsbeteiligungen für Vertreter in ihrem Verantwortungsbereich zukommen zu lassen. Füllen Sie hierzu einfach die Felder für den "Vertreter" und seinen jeweiligen "Vertriebsleiter" aus.
Möchten Sie eine bestehende Verknüpfung zwischen Vertriebsleitern und ihren Mitarbeitern übernehmen, können Sie diese mittels eines CSV Datensatzes über die nachstehend abgebildete Oberfläche komfortabel importieren.
Hierzu geben
Sie zunächst die Zeile an, aus der die ersten "realen" Werte (ohne mögliche Überschriften o.ä.) zu entnehmen sind. Nachdem Sie das entsprechende Trennzeichen und Charset ausgewählt haben, reicht die Angabe zweier zusammengehöriger Mitarbeiternummern für einen erfolgreichen Import aus. Alternativ können Sie auch die IDs Ihrer Mitarbeiter verwenden, welche Sie in der Adresszeile Ihres Browsers einsehen können, sofern Sie sich in den Stammdaten des entsprechenden Angestellten befinden.
Hinweis: Bei den Variablen 'vertreter' und 'vertriebsleitung' wird jeweils die ID aus Xentral benötigt.
Festlegung des Begünstigten
Damit ein Auftrag im Provisionssystem berücksichtigt wird, muss in den Auftragsdetails unter "Vertrieb" eine Adresse aus den Stammdaten ausgewählt werden. Benutzen Sie dazu das Stift-Symbol hinter dem Textfeld (siehe auch Screenshot). Bei Verkäufen über eine POS/Kasse wird automatisch der angemeldete Kassierer und die verkauften Artikel (für die ein Provisionssatz definiert wurde) im Provisionssystem erfasst.
Alternativ können Sie pro Adresse einen festen bzw. vordefinierten Vertriebsmitarbeiter hinterlegen, der in einem Auftrag als Standartwert gezogen wird.
Definition von Provisionssätzen
Bei der Definition von Provisionssätzen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie alle im Reiter "Provision pro Artikel" unter "Buchhaltung → Provisionen" finden. Im Bereich "Anlegen" können Sie einen "Artikel", einen Prozentsatz im Feld "Provision" (einfache Zahl genügt) sowie die Berechnungsgrundlage im Feld "Typ" hinterlegen, um einen artikelspezifischen Provisionssatz vorzugeben. Je nach Wunsch können Sie Ihre Provisionen auf Basis von Verkaufs- und Einkaufspreisen, Stückerlösen oder Preisen abzüglich möglicher Rabatte kalkulieren lassen.
Im Feld "Vertriebsleiter Provision" können Sie zusätzlich eine Provision für den Vertriebsleiter eintragen, den Sie im Vorfeld dem entsprechenden Vertreter zugeordnet haben. Jeder Auftrag, der den ausgewählten Artikel sowie einen gültigen Eintrag im Feld "Vertrieb" enthält, wird fortan automatisch mit der angelegten Provision versehen, wobei bei entsprechender Einstellung der Vertriebsleiter eine gesondert festgelegte Provision erhält. Falls Sie diesen Mechanismus auf einen Teil Ihrer Belegschaft beschränken oder bspw. unterschiedliche Provisionssätze für verschiedene Mitarbeiter verwenden möchten, ist zusätzlich das Feld "Vertreter" auszufüllen, wodurch sich die gesamte Berechnung ausschließlich auf den eingetragenen Mitarbeiter bezieht. Weiterhin lässt sich eine globale Provision festlegen, die auf alle Artikel ohne provisionstechnische Spezifikationen angewendet wird. Auch an dieser Stelle lässt sich über das Feld "Vertreter" der zu berücksichtigende Mitarbeiterkreis flexibel einstellen.Soll die Abrechnung unabhänging von einem Artikel erfolgen, so kann das Feld "Artikel" leer gelassen werden und beispielsweise nur ein Vertreter und eine Provision eingetragen werden.
Wird die Provision auf Basis des Erlöses oder des Einkaufspreises eines Artikels angelegt, so wird der günstigste Einkaufspreis des Artikels herangezogen, falls der Artikel mehrere Einkaufspreise bei verschiedenen Lieferanten hat.
Vorschau
Die integrierte Vorschaufunktion zielt darauf ab, Ihnen jederzeit einen Überblick über alle Verkaufsvorgänge in Ihrem Hause zu verschaffen. Nachdem Sie einen zeitlichen Horizont festgelegt haben, können Sie sich entweder eine kompakte Übersicht anzeigen lassen oder direkt eine Abrechnung anlegen.
Lassen Sie sich eine Vorschau erzeugen, sehen Sie auf einen Blick alle Vertriebsmitarbeiter, die in dem angegebenen Zeitraum Verkäufe getätigt haben, ihre Umsätze sowie ggf. daraus resultierende Provisionen - aufgeschlüsselt nach Vertretern und Vertriebsleitern. An dieser Stelle können Sie durch einen Klick auf 
die Minidetail-Ansicht aufrufen, um weitere Informationen zu erhalten. Neben den relevanten Rechnungsnummern, Kunden, Artikeln und Verkaufspreisen werden auch potenziell gewährte Rabatte und Provisionen für jeden Mitarbeiter ausgewiesen.
Abrechnung
Mit einem Klick auf "Abrechnung anlegen" in der Vorschau werden Sie auf die Oberfläche "Buchhaltung → Provisionen → Abrechnungen" weitergeleitet, wo Ihnen zahlreiche Abrechnungsarten zur Verfügung stehen.
In der Startansicht werden die wichtigsten Informationen zu historischen Abrechnungen angezeigt, wodurch die Umsatz- und Provisionshöhen unmittelbar abgelesen werden können. Auf der rechten Seite finden Sie neben jeder Abrechnung drei Download Buttons 
, über welche Sie sich verschiedene Dokumente im CSV Format herunterladen können. Die erste Tabelle gibt Aufschluss darüber, welche Verkäufer in welcher Höhe Umsätze getätigt haben und welche Provisionen ihnen sowie ihren Verkaufsleitern aufgrund dessen im abgerechneten Zeitraum zuzurechnen sind.
Während die erste Tabelle mit aggregierten Werten arbeitet, finden Sie in der zweiten Tabelle sämtliche verkaufte Artikel mit zusätzlichen Informationen.
Die dritte Tabelle enthält wiederum summierte Werte, die nach Artikelkategorien aufgeschlüsselt sind.
Schließlich können Sie über die Minidetail-
Ansicht weitere Informationen zu den einzelnen Positionen der gewählten Abrechnung aufrufen, die sich von der Rechnungsnummer und den Kunden bis hin zu Artikelnummern und Provisionen erstrecken und wie gewohnt über einen Klick auf den Download Button als CSV Datei heruntergeladen werden können.
Einstellungen
Um für die angelegten Provisionsabrechnungen nun im Folgenden eine Gutschrift für die Vertriebsmitarbeiter erstellen zu können, muss im Reiter "Einstellungen" zuerst ein Provisionsartikel hinterlegt werden, auf den die Abrechnung gebucht werden kann. Zudem kann hier eingestellt werden, ob die Provision vom Rabatt absolut abgezogen wird. So kann ein Vertreter, dem 20% Provision zu stehen, einen Rabatt von 5% auf den Auftrag gewähren und die Provision wird dadurch auf 15% reduziert.
Hierfür können Sie im Artikelstamm einen "Provisionsabrechnungsartikel" (oder ähnliche Bezeichnung) anlegen, der dann für alle zukünftigen Abrechnungen verwendet werden kann. Zudem empfiehlt sich der Haken bei "Detaillierte Aufstellung in Gutschrift" um die provisionierten Auftragspositionen besser nachvollziehen zu können. Sollte diese Option nicht gewählt sein, dann werden alle Abrechnungen auf den "Provisionsabrechnungsartikel" umgelegt.Wählt man die Einstellungsmöglichkeit "Rechnung bezahlt am Verwenden (Rechnungen ohne bezahlt am Eintrag werden ignoriert)" so werden nur Rechnungen in die Provisionsabrechnung mit aufgenommen für die entweder
Ein Zahlungseingang der Rechnungssumme statt gefunden hat oderdie Rechnung manuell auf bezahlt gesetzt worden ist.
Gutschrift für Abrechnung erstellen
Im nächsten Schritt können Sie über den markierten Haken eine Gutschrift für die ausgewählte Provisionsabrechnung erstellen.
Die Gutschrift finden Sie dann im Folgenden unter Buchhaltung -> Gutschrift/Stornorechnung im Reiter "in Bearbeitung".
Vorschau der Gutschrift:
