Zapier: Task-Automatisierung ohne ProgrammierungBrauchen Sie mehr Zeit für sich und ihr Business?
Automatisieren Sie sich mit Webservices wie Zapier wiederholende Aufgaben. Die Vorgehensweise ist vergleichbar mit der Einrichtung einer E-Mail-Regel bei einem Webmailer. So könnte eine Folge von Schritten der Automatisierung aussehen:- Wenn (dies oder jenes)
- nehme die Daten und verarbeite (in dieser Form).
- Dann sende die Daten / die Datei an (einen Dienst) und
- an (einen zweiten Dienst).
Die versendeten Daten können Sie sich dabei als Excel-Dateien vorstellen, die aus vielen Spalten bestehen und alle Informationen beinhalten können, die Sie auch Ihrem Xentral kennen.
Die meisten Tools bringen darüberhinaus für den Testzeitraum (oder auch längerfristig kostenlos) fertige Beispiele mit, die oftmals mit wenigen Klicks einzurichten sind.
Es ist wirklich einfach - probieren Sie es einfach mal aus!
Dabei brauchen Sie Xentral noch nicht technisch perfekt anzubinden. Es genügt für den Anfang einen Datenexport einiger Aufträge über das Berichte-Modul in Xentral zu verwenden oder ein paar vorhanden Adressdaten zum Test zu verwenden.
Flexibel durch externe Dienste
Als Key User haben Sie Ihren Prozess im Kopf und wollen vielleicht auch einmal die Anbindung an neue Plattformen ausprobieren, wollen Daten mit externen Datenquellen anreichern oder verändern. Die Möglichkeiten in Xentral zur Anbindung solcher Tools werden in diesem Artikel beschrieben.
Auch die Ausgabe von Xentral Daten in Schaubildern oder die Analyse durch Business-Intelligence-Tools (sog. BI-Tools) ist sicher für viele Geschäftsinhaber von Interesse. Diesem Thema widmen wir uns in einem anderen Artikel: Individuelle Statistiken: Tableau & Co.
Xentral aggregiert die Daten des gesamten Unternehmens, vom Vertrieb, den Umsatzzahlen und CRM-Daten wie z.B. Touchpoints, bis hin zur Auftragsbearbeitung, Lager und Logistik. Darüber hinaus werden durch die Buchhaltungsvorbereitung auch Verbindlichkeiten oder laufende Kosten erfasst. Zahlungseingänge und Gutschriften vervollständigen den Datenbestand und bieten so eine hervorragende Grundlage zur Analyse und zur Anbindung externer Tools.
Was bedeutet Automatisierung?
Im Grunde arbeiten die hier beschriebenen Tools alle ähnlich: In einzelnen Schritten werden eingehende Daten verarbeitet und an den nächsten Prozessschritt weitergereicht.
Jeder, der mit Excel Daten bearbeiten kann, kann mit diesen Programmen bereits umgehen. Es lohnt also, sich einmal ein paar Stunden mit dem Thema zu beschäftigen.Beispiel
Zur Anschauung ein kleines Beispiel: Ein neuer Auftrag ist in Xentral eingegangen, das Übertragen-Modul schreibt die Auftragsdaten als CSV-Datei per FTP auf einen Server.
Damit beginnt eine Kette der Automatisierung und Verteilung. Die Datei wird vom Dienst eingelesen und die folgenden hinterlegten Schritte bearbeitet:- Schreibe die Kundendaten in ein Google Spreadsheet für den Vertrieb
- Melde Name und E-Mail-Adresse an das Newsletter-Tool sofern der Nutzer zugestimmt hat.
- Ergänze die Gesamtsumme in der eigenen Umsatzstatistik auf dem Google-Drive.
- Bei bestimmten Artikeln, schicke eine E-Mail an einen Lieferanten.
- Schicke die wichtigsten Kontaktdaten in einem Slack-Kanal zu CustomerCare.
Wichtig:
Alle hier beschriebenen Tools stehen beispielhaft für viele verfügbare Dienste und Programme. Diese variieren nach Funktionsumfang, Komplexität, Betriebssystem, Preismodellen und sind u.a. Cloud- oder OnPremises betriebene Systeme bzw. die zugehörigen Clients.
Verfügbare Tools
Beispielhaft sind im Folgenden einige der bekanntesten Tools gelistet (Stand: 02/2020):Hinweis: Diese Tools wurden nicht alle im Zusammenspiel mit Xentral getestet, sondern stellen einen Startpunkt für eigene Recherchen dar.