Export für die Buchhaltung

Xentral bietet die folgenden Schnittstellen für den Export von Buchhaltungsdaten:

DATEV
SAGE - den Helpdeskeintrag finden Sie unter SAGE Buchhaltungsexport
BMD - den Helpdeskeintrag finden Sie unter BMD Buchhaltungsexport

Auf dieser Seite wird der Export zu DATEV beschrieben, der in Deutschland quasi den Industriestandard setzt.

Überblick

In folgendem Video werden die wesentlichen Funktionen im Fokus der Buchhaltung in Xentral angesprochen und kurz beschrieben.

Es können für externe Buchhaltungsprogramme verschiedene Dateien exportiert werden:

Rechnungen und Gutschriften (bzw. Stornorechnungen)
Verbindlichkeiten
Konten (Bankkonten, Kassenbucheinträge)
Adressdaten / Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren)

Übersicht über die Exportmöglichkeiten:

Export für Datev

Für den Export zu Datev muss folgendes erledigt werden:

1. Beraternummer und Mandantennummer in Xentral angeben (wird in die Datei geschrieben und von Datev ausgewertet)
2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen

1. Berater Nummer / Mandanten Nummer

Für den neuen Datev Export (ab 2018) kann eine Berater- und Mandantennummer vergeben werden. Die Vergabe kann auch auf Projektebene stattfinden. Im angefügten Beispiel ist die Berater- und Mandantennummer global systemweit zu betrachten. Legen Sie einen Eintrag neu an:

Neuen Eintrag anlegen → Button klicken
Beraternummer → Beraternummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
Mandantennummer → Mandantennummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
(Optional: Projekt → Projekt eingeben, anklicken. Nur zu verwenden, wenn Projektweise exportiert wird und für jedes Projekt eine eigenen Mandanten- und Beraternummer verwendet werden soll)
(Optional: Zahlungsweise in Datev → freifeld1 bezeichnet bei Adresse des Kunden → Sonstige Daten das Freifeld 1. Nur zu verwenden, wenn Sie bei den Kundenstammdaten die Zahlungsweise mit Anzahl der Tagen bis zur Fälligkeit und gegebenen Skonto an Datev übergeben möchten
Wirtschaftsjahr → Start Ihres Wirtschaftsjahrs im Format TTMM - Beispiele: 0101 für 1. Jannuar oder 0104 für 1. April.
Sachkontenlänge → Kontenlänge angeben z.B. "4" (ggf. beim Steuerberater nachfragen). Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
Speichern

Beispiel für die Anzeige in Datev (Stand 02/2018):

Beraternummer: 33333
Mandantennummer: 10000

Länge von Nummernkreisen anpassen

Es ist auch möglich, 6-stellige Sachkonten zu buchen oder mit 7-stelligen Kreditoren- bzw. Debitorennummern zu arbeiten. Hierzu können in den Grundeinstellungen oder pro Projekt die Kunden- und Lieferanten-Nummernkreise entsprechend umgestellt werden.

Die Datev-Konten können dann beim Export eingestellt werden, sodass Datev diese Info im Dateiheader mitbekommt (Buchhaltung → Finanzbuchhaltung Export → Einstellungen).

Ansonsten können die Datev-Konten direkt 6-stellig gepflegt werden in Xentral (Administration → Einstellungen → Kontenrahmen).

2. Exporteinstellungen

Rechnungen/Gutschriften:

Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren (allgemeine Einstellung, bei gemischten Steuersätzen werden die Beträge der Rechnung einzeln zeilenweise exportiert)
Belegfeld1 bei Kontoauszugsexport mit Rechnungsnummer füllen wenn möglich (Datev findet die Pärchen und es erleichtert die Zuordnung für das Steuerbüro)
Belegfeld1 bei Rechnung und Gutschrift um Internet- und Transaktionsnummer erweitern (nur wenn unbedingt gewünscht hier Haken setzen)

Verbindlichkeiten:

Verbindlichkeit Auswahl nach Eingangsdatum oder Rechnungsdaten (für den eingegebenen Zeitraum werden nur die Verbindlichkeiten mit Eingangs- oder Rechnungsdatum, die in diesem Zeitraum liegen, exportiert)

Diese Einstellungen werden für Datev in der Regel benötigt:

Neues Datev Format (ab 2018)
Neues Datev Format (Testbuchung einfügen) (Wichtig → denn ansonsten wird in Datev sofort alles festgeschrieben beim Import)
Datev Komp-Modus (GoBD Festschreibekennzeichen) (im Regelfall nicht auswählen)

Zahlweisen/Steuersätze:Auswählen wenn Sie diese Zusatzinformationen exportieren möchten

Datev Unternehmen Online

Mit Datev Unternehmen Online können Sie Ihre Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten als PDF-Beleg an die Buchhaltung übergeben.
Bei den Rechnungen werden die Belege verwendet, die von Xentral erzeugt wurden. Bei den Verbindlichkeiten werden die verwendet, die bei im Modul Verbindlichkeiten heraufgeladen wurden. Für die Einstellung DATEV Unternehmen Online muss die Vorkontierung der Verbindlichkeiten (im Reiter Vorkontierung) vollständig abgeschlossen sein, bevor die Übertragung stattfinden kann. Im Reiter Vorkontierung ist es ebenfalls möglich Konten zu splitten. Ein Sachkonto/Gegenkonto (Feld „Sachkonto“ im Verbindlichkeiten-Beleg, erster Tab) anzugeben, reicht hierfür nicht aus.

Es können alle Belege dieser Art exportiert werden, die sich in Xentral befinden, außer diese befinden sind noch im Entwurfsmodus. Xentral bietet eine erweiterte Exportmöglichkeit für Datev Unternehmen Online an. Damit können Belege der Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) als ZIP-Datei exportieren werden.

Beleg → Sie können im Dropdown Rechnungen, Gutschriften oder Verbindlichkeiten auswählen. Die Lieferantenrechnung muss bei der Verbindlichkeit hochgeladen werden, damit diese für den Export zur Verfügung stehen kann. Außerdem muss bei den Verbindlichkeiten bei Vorkontierung ein Aufwandskonto eingegeben werden.
Projekt → Ab der Version 18.3 kann der Exportbericht nach Projekten sortiert ausgegeben werden. Über das Suchfeld wählen Sie das Projekt aus. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Projekte exportiert.
von / bis → Hier wählen Sie den Datumsbereich des Exports aus (Belegdatum).

Die ZIP-Dateien können mit dem Datev-Belegtransfer an das Datev-Rechenzentrum übertragen werden. (Die Software Belegtransfer kann von Datev kostenlos heruntergeladen werden)

Verzeichnistyp → Bitte unbedingt im Belegtransfer beachten, dass der Verzeichnistyp nicht auf "Standard" ausgewählt ist, sondern "DATEV XML-Schnittstelle online".
Belegtyp → Bei Belegtyp muss "ohne Belegtyp" ausgewählt sein.

Hinweis: Es werden ausschließlich vorkontierte Buchungen in DATEV akzeptiert. Um zu prüfen, ob sämtliche Verbindlichkeiten über eine Vorkontierung besitzen kann der Filter "fehlende Kontierung" in den Verbindlichkeiten aktiviert werden.

Datev Format (ab 2018)

Der Import der Buchhaltungsdaten nach Datev erfolgt im "Datev-Format". Bevor Sie die .csv Datei importieren, sollten Sie folgende Einstellungen in Xentral für die Erstellung der Export Datei getätigt haben:

Legen Sie zuvor die Mandanten- und Beraternummer in Xentral an, diese wird in die Xentral Export-Datei übernommen. Nur dann kann diese Datei nach Datev importiert werden (-> stimmen diese Nummern nicht mit dem angelegten Mandanten in Datev überein, so erscheint beim Import in Datev eine Fehlermeldung)
Wählen Sie beim Dateiexport die Einstellung: Neues Datev Format (ab 2018)

Stapelverarbeitung aufrufen

Exportieren Sie die Xentral Datei und speichern Sie diese in einen neuen Ordner auf dem Desktop/Schreibtisch. Öffnen Sie in Datev Ihre Buchhaltung und importieren Sie die Datei:
Datei importieren: Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung

Bestand
Importieren
Stapelverarbeitung

Pfad zu Ihrer Datei auswählen

Sie erhalten ein neues Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können:

Datev-Format anwählen
Importieren klicken (es öffnet sich ein weiteres Fenster)

Icon für Ordnerauswahl:

Icon anklicken (um Ordner und Datei auszuwählen; es öffnet sich ein weiteres Fenster)

Ordner auswählen:

Wählen Sie den Ordner aus, indem sich die Xentral Datei befindet (Ordner anklicken + OK klicken)

Datei auswählen:

Wählen Sie nun die richtige Datei aus (anklicken → sofern Sie in Ihrem Ordner nur eine Datei haben, wird nur diese angezeigt; siehe Beispiel) und klicken Sie "Importieren"

Klicken Sie "verarbeiten"

ACHTUNG FESTSCHREIBUNG: Die Datei wird nun verarbeitet. Wenn kein Fehlerprotokoll vorhanden ist, werden die Daten sofort in Datev festgeschreiben. Ist ein Fehler z.B. eine Buchung mit 0 EUR mit in der Liste vorhanden, so erhalten Sie ein Fehlerprotokoll und können die Daten im Buchungslauf noch editieren.

Formateinstellungen für Datev-ASCII Import

Hinweis: Der ASCII Import ist ab 2018 in Datev nicht mehr unterstüzt und wird durch das Datev-Format vollständig abgelöst. Die Xentral Datei kann über den ASCII Import eingespielt werden. Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

Formatvorlage anlegen und Einstellungen speichernFormatvorlage je nach Datentyp an der richtigen Stelle anlegen (Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften) oder Stammdaten (Debitoren/Kreditorenbeschriftungen).

1. Neues Format anlegen
Legen Sie ein neues Format an.

Für Rechnungen ein Format im Bereich der Bewegungsdaten
Für Adressbeschriftungen ein Format im Bereich der Stammdaten

1. Neues Format in den Bewegungsdaten anlegen: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel

2. Neues Format in den Stammdaten anlegen: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

2. Einstellungen
Nehmen Sie die Einstellungen wie im Bild dargestellt vor. Beachten Sie hierbei besonders die erste Datenzeile. Ist diese keine Beschriftungszeile, erfolgt der Import bereits ab Zeile 1. Andernfalls wird sonst evtl. die erste Buchung als Beschriftung verwendet und weggeschnitten. Prüfen Sie dies nochmals beim Import in der Vorschau.

3. Feldauswahl
Je nach Typ die Feldauswahl festlegen.

Für Rechnungen die Feldauswahl
Für Adressbeschriftungen die Feldauswahl

1. Feldauswahl in den Bewegungsdaten: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel

2.Feldauswahl in den Stammdaten: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

4. Feldformatierungen
Feldformatierungen prüfen und die Vorlage speichern. Anbei das Beispiel für die Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften):

GoBD Festschreibekennzeichen (nur bis 2018 für den Datev ASCII Import)

Für den Export kann das Festschreibekennzeichen mit übernommen werden. Die ASCII Datei kann dann direkt in Datev eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise in Datev: das Festschreibekennzeichen wird in Datev zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert.

Einstellung der Exportkonten

Die Einstellung der Exportkonten sind über die Systemeinstellungen vorzunehmen: Steuersätze und Währung

Dort finden Sie folgende Optionen:

Datev Kompabilitätsmodus (GoBD Festschreibekennzeichen letzte Spalte = 0)
Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren
Zahlweisen als extra Spalte mit ausgeben

Neues Datev Format (ab 2018)
Belegfeld1 bei Kontoauszugsexport mit Rechnungsnummer füllen wenn möglich
Belegfeld1 bei Rechnungs- u. Gutschriftsexport um Internetnummer und Transaktionsnummer erweitern wenn möglich

Export Rechnungen / Gutschriften

Export der Dokumente Rechnungen und Gutschriften und den dazugehörigen Erlöskonten:

Sortierung festlegen: Datum oder Belegnummer
Projektfeld: nicht ausfüllen (wird nur benötigt für Multimandanten oder getrennte Buchhaltung)
Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate

Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:

Datum
Betrag
Konto/Kd-Nr
Belegfeld 1
Buchungstext
Land
Ust-Id
Gegenkonto
Währung
Lieferdatum
Summe Einkaufspreis
Währung (EK)

Export Datei Beispiel
"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Export Verbindlichkeiten

Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate

Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:

Datum
Betrag
Konto/Lieferanten-Nr
Belegfeld 1
Buchungstext
Land
Ust-Id
Gegenkonto
Währung

Hinweis: Wird beim Erstellen einer Verbindlichkeit kein Rechnungs- und Eingangsdatum eingetragen, so werden die Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt.

Export Datei
"datum";"betrag";"konto/lieferantennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Achtung:

Für das Datum wird zuerst das Eingangsdatum aus der Verbindlichkeit genommen. Ist dieses leer wird das Rechnungsdatum der Verbindlichkeit gezogen.
Auch eine abweichende Rechnungsadresse wird exportiert.
In Xentral stornierte Verbindlichkeiten werden nicht exportiert.

Export Buchhaltung Konten

Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate

Die Sortierung erfolgt nach Konten absteigend.

Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:

Datum
Betrag
Konto/Kd-Nr
Belegfeld 1
Buchungstext
Land
Ust-Id
Gegenkonto

Export Datei

"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Hinweis: Neben dem Export Button wird das zuletzt verwendete Export-Datum angezeigt:

Vor dem Export kann man auch noch ein Geschäftskonto auswählen, für das exportiert werden soll:

Buchhaltung Kunden/Lieferanten

Export aller Adressdaten (Debitoren/Kreditoren). Liefert die Kunden-/Lieferantenbeschriftungen nach Konten der Debitoren und Kreditoren:

liefert ALLE Kundenbeschriftungen (Eingabe Kundennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Kundennummer))
liefert ALLE Lieferantenbeschriftungen (Eingabe Lieferantennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Lieferantennummer))

Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:

Kd-Nr/ Lieferanten-Nr
Name
Straße + Hausnummer
Postleitzahl
Ort
Ust-ID
Zahlungsziel in Tagen
Kontonummer
Bankleitzahl
IBAN
BIC
Bank/Kreditinstitut

Export Datei
"Kundennummer bzw. Lieferantennummer";"Kundenname";"Strasse";"PLZ","Ort";"USTID";"Zahlungsziel in Tage";"Konto";"BLZ";"IBAN";"BIC";"Bank"