Zahlungseingang und Kontoimport
 

Zahlungseingang - Import von Kontoauszügen

Heute bieten Banken ihren Kunden die Möglichkeit, alle Kontobewegungen jederzeit über ein Webportal als CSV-Datei zu exportieren. Diese CSV Dateien können in Xentral importiert werden, um Zahlungsein- und abgänge im System zu registrieren, und mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen. Die meisten Banken bieten zudem die Möglichkeiten eines automatisierten oder automatischen Live Imports via der PSD2-API.

Achtung: Der Live Import ist leider nicht für die Banken verfügbar, die selbst noch keine PSD2-API freigeschaltet haben. Dazu gehören u.a. die HypoVereinsbank, die Commerzbank sowie ihre Tochter, die ComDirect Bank (Stand: März 2020).

Um die Kontobewegungen importieren zu können, muss in Xentral für jedes Ihrer Konten ein Geschäftskonto definiert werden.

 

Übersicht Zahlungseingang


Import der Kontoauszugs-Dateien

Importieren Sie die aktuellen Kontoauszüge Ihrer Geschäftskonten, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen.

Die Datei kann über "Durchsuchen" und "Importieren" eingespielt werden.
Xentral erkennt beim Kontoimport automatisch, ob eine Buchung zu einem früheren Zeitpunkt bereits importiert wurde. In diesem Fall wird die Buchung nicht erneut importiert.




Mit dem Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen" werden alle ​​erkannten Buchungen sofort auf einmal verbucht, unabhängig davon ob die diese sich auf anderen Seiten befinden.


Verknüpfen der Zahlungen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Verbindlichkeit)

Wenn der Betreff einer Überweisung Hinweise auf eine(n) Rechnung/Auftrag enthält, und der Überweisungsbetrag mit dem Auftragswert übereinstimmt, schlägt Xentral die passende Verknüpfung automatisch vor (grüne hinterlegte Zeilen im Screenshot). Dabei werden Zahlungen bei Vorkasse-Bezahlarten (z.B. PayPal, Kreditkarte, Vorkasse) mit Aufträgen, und bei anderen Bezahlarten mit Rechnungen verknüpft (z.B. Zahlung auf Rechnung, Barzahlung, Nachnahme).

Nicht automatisch erkannte Zahlungseingänge bleiben grau hinterlegt, und können manuell mit den passenden Aufträgen/Rechnungen/Gutschriften verknüpft werden. Zahlungsabgänge werden in der Import-Ansicht (Screenshot) rot hinterlegt.




In der Übersicht der Zahlungseingänge gibt es eine direkte PDF-Vorschau für die Belege, die verknüpft werden können (Verbindlichkeiten, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge).





Um welche Art der Buchung es sich handelt, erkennen Sie an der Farbe der Zeile.

Klärfall

Ein schnelles Erstellen von Klärfällen direkt in der Übersicht Zahlungseingang möglich. Über das !-Icon gelangen Sie in das Dialogfenster, um die Buchung als Klärfall zu markieren und einen Grund zu hinterlegen.




Nach Klärfällen kann im Reiter Kontoauszüge gefiltert werden. Diese Markierung kann zum Beispiel der Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter, der den Zahlungseingang bearbeitet und der Buchhaltung dienen.


Info: der Klärfallgrund wird im Buchhaltungsexport für das Datev Format nicht mit exportiert. Allerdings kann die Liste aller Klärfälle über einen Datumsbereich im Tab "Alle Kontoauszüge" gezogen werden.

Verbindlichkeiten verknüpfen

Es ist möglich auch Verbindlichkeiten im Zahlungseingang zu verknüpfen.
Dabei wird der Status der Verbindlichkeit auf "bezahlt" gesetzt.
Sollte der Zahlungsimport rückgängig gemacht werden, wird der Status der Verbindlichkeit nicht zurückgesetzt.Sie bleibt auf "bezahlt". Damit sollen mehrfache Auszahlungen verhindert werden.

Hinweis: Im Autocomplete Feld werden alle Verbindlichkeiten angezeigt, die nicht direkt über den Zahlungseingang auf bezahlt gesetzt wurden. Manuell auf bezahlt gesetzte Verbindlichkeiten werden immer noch angezeigt.

Skonto auf Verbindlichkeiten

Wird ein Skonto auf der Verbindlichkeit automatisch im Zahlungseingang erkannt, analog zum Zahlungseingang auf eine Kundenrechnung mit Skonto.

Eine Zahlung auf mehrere Aufträge buchen

Zahlungen können auch auf mehrere Aufträge gebucht werden:
Ist die Summe des Zahlungsbetrags kleiner als der Wert beider Aufträge, wird auf die zuletzt gebuchte Auftragsnummer der vorhandene "Restbetrag" gebucht. Dieser Auftrag wird nicht als bezahlt markiert, da zu wenig Geld verknüpft ist.

Hinweis: Skonto wird beim Verknüpfen mehrerer Aufträge nicht verarbeitet.
 

Rücklastschriften auf eine Rechnung verbuchen

Rücklastschriften können erneut auf eine Rechnung verbucht werden. Die Rechnung wird dann wieder auf "offen" umgestellt und der Lastschriftbetrag wird inkl. der Gebühr angezeigt:

Die

Rechnung wird ganz normal im Mahnwesen angezeigt.Sobald der Kunde überwiesen hat, können Sie die neue Zahlung wieder auf die Rechnung buchen. Die Restsumme (Gebühr) kann entweder als Skonto gegeben werden oder der Kunde überweist diese nach.


Beispiel mit zwei Rechnungen

Wenn es zwei Rechnungen gibt, die per Rücklastschrift eingebucht werden müssen, kann die Zuordnung folgendermaßen vorgenommen werden:
Damit die Position aufgesplittet wird über den Stift gehen und dort den "SOLL" Betrag auf einen Rechnungswert inkl. der Rücklastgebühr reduzieren.

Im Beispiel unten geht die Rechnung über 119 Euro und die Rücklast beträgt 125 Euro.
 



Nach den Eintragungen wird gespeichert, dadurch wird die Buchung aufgesplittet und die Positionen können jeweils auf die Rechnung gebucht werden.

 

Im Mahnwesen sieht es dann so aus:

 



Zahlungsein- und ausgänge splitten

Kontoauszugsbuchungen können auch gesplittet werden, wenn z.B. zwei Rechnungen in einer Summe bezahlt wurden oder eine Überzahlung stattgefunden hat.

Beispiel:
Im Zahlungseingang klickt man bei einer solchen Buchung auf das Aufsplitten-Icon.



Danach kann man nach der Belegnummer (RE) suchen und über den Pfeil die Angaben des Belegs übernehmen.



Mit einem Klick auf den "Speichern" Button unten, wird die Buchung abgeschlossen und erscheint als neue Zeile. Die ursprüngliche Zeile wird türkis markiert und besteht aus dem restlichen Betrag.Diese Zeile können Sie jetzt mit der Gutschrift verknüpfen und auf "Buchungen fertigstellen" klicken:



Analog können Sie auch für Zahlungsausgänge bzw. Verbindlichkeiten splitten.

Wählen Sie das Stiftsymbol rechts neben einer Buchung und tragen Sie im Dialogfenster die fehlenden Daten ein.


Teilzahlungen verknüpfen

Sollten Sie Teilbezahlungen auf eine Rechnung bekommen, können Sie wie oben beschrieben vorgehen und ebenfalls auf das Edit-Icon in der Zahlungszeile klicken. Nach dem Übernehmen der Rechnungsdaten, müssen Sie aber nochmal den Betrag händisch an die Teilsumme anpassen:

Beispiel:
Gesamtbetrag: 185,05 Euro
Teilzahlung: 100 Euro + 85,05 Euro




Die Restzahlung wird dann genauso verbucht, nur dass Xentral hier bereits die Differenz beim Zuweisen erkennt und diese so verbucht werden kann:


Verknüpfen der Kosten

Ausgaben und Einnahmen, die nicht Kundenkonten (Aufträge, Rechnungen, Gutschriften) betreffen, können direkt auf Konten des hinterlegten Kontenrahmens gebucht werden.

Erstellen von Verbindlichkeiten

Zudem möglich, Verbindlichkeiten direkt aus Zahlungseingängen heraus zu erstellen und zu verknüpfen.

Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.

Übersicht über alle Kontoauszüge

E ein neues Tab um alle Kontoauszüge über alle Geschäftskonten hinweg zu sehen. Natürlich werden hier immer noch die Projektzuordnungen des Mitarbeiters beachtet, damit man nicht zu viel sieht.



In dieser Oberfläche hat man die gleichen Filter-Möglichkeiten, wie in den Buchungsübersichten der einzelnen Konten.


Auflösen von Verknüpfungen

Verknüpfungen von Dokument <-> Kontoauszugsbuchung können wieder aufgelöst werden.Bitte beachten Sie, dass hierbei keine neue Buchung (für die Buchhaltung) erzeugt wird. Die ursprüngliche Buchung wird gelöscht und die neue Buchung erzeugt. Datum der Buchung ist weiterhin das Datum der Bankbuchung.

Buchhaltung → Zahlungseingang →


Abgeschlossene Verknüpfungen können mit der Aktion aufgelöst werden:





Diese Buchung wird geöffnet und ist bei den Kontoauszügen nun wieder erneut zu verbuchen.
 

Markieren als Importfehler oder Abgeschlossen

Es möglich mit einem Klick auf das Edit Icon noch zusätzliche Eigenschaften festzulegen.



Digitale Suche in Buchungen

Das Suchfeld ermöglicht eine Suche nach Inhalten in Kontoauszugsbuchungen.Z.B. die Umsatzsteuerabbuchungen des Finanzamtes im letzten Jahr für das Steuerbüro.Hier kann blitzschnell nach Namen, Behörden oder anderen Texten gesucht werden.Das Suchergebnis kann als Liste per Knopfdruck exportiert werden.


Manuelle Bearbeitung der Verknüpfungen (Expertenmodus)

Buchhaltung → Zahlungseingang → Die Verknüpfung eines Zahlbetrages auf einen Auftrag oder eine Rechnung kann auch manuell bearbeitet bzw. abgeändert werden (z.B. Änderung der Aufteilung eines Betrages auf mehrere Rechnungen)Die Verknüpfung eines Kontoauszuges auf eine oder mehrere Rechnungen ist direkt bei den Kontoauszügen ersichtlich. Klappen Sie hierzu die Zahlung vorne mit dem blauen Pfeilchen auf:




Um diese Buchungen zu ändern klicken Sie auf editieren . Nun erhalten Sie die Ansicht dieser einzelnen Bankbuchung.
Unten ist die Verknüpfung auf eine oder mehrere Rechnungen zu sehen, diese können bearbeitet werden.



Klicken Sie auf die einzelne Buchung und bearbeiten Sie den Betrag, indem Sie einen neuen Betrag eingeben (z.B 10 EUR werden mit Trennzeichen "Punkt" eingegeben: 10.00) und auf "ok" klicken.




In diesem Expertenmodus ist zu berücksichtigen, dass die geänderten Beträge zusammenaddiert die Summe der Kontobuchung ergeben. Die Änderung sieht dann z.B. folgendermaßen aus:




Die Buchung für eine einzelne Rechnung ist im Protokoll des Dokumentes zu sehen:


 

Löschen eines Kontoimports


Ein Datenimport einer Kontoauszugsdatei kann auch wieder Rückgängig gemacht werden.
Es kann immer nur der letzte Import rückgängig gemacht werden. Dabei werden Verknüpfungen wieder gelöst - mit Ausnahme von Verbindlichkeiten.

 

Live-Import des Kassenbuchs


Es ist möglich über den Zahlungseingang einen Live-Import durchzuführen.Dazu wählt man im Zahlungseingang das Kassenbuch aus und klickt danach auf den "Live-Import" Button:


Kontenblatt

Im Bereich "Kontenblatt" können Sie Kontoauszüge nach den Konten aus dem Kontenrahmen gefiltert durchsuchen.

Im Kontenblatt werden:

1.) die Konten aus dem Modul Kontenrahmen (Administration -> Einstellungen -> Kontenrahmen) durchsucht
2.) die Gegenkonten aus den Kontoauszügen herausgesucht und dort geprüft, ob das Gegenkonto einer Kunden- oder Lieferantennummer entspricht
3.) die Geschäftskonten durchsucht, die DATEV-Konten sind (also wenn im Geschäftskonto das Feld "DATEV" anders gefüllt ist als mit 0)