Seriennummern verwenden

Seriennummern dienen zur eindeutigen Identifizierung von Artikeln.

In Xentral können diese bei mehreren Vorgängen erfasst werden und sind hier in erster Linie an Artikel gebunden. Die Seriennummernverwaltung muss daher in Xentral für einen Artikel unter Stammdaten → Artikel → Details zuvor aktiviert werden. In Xentral besteht die Möglichkeit keine, eine eigene oder die Seriennummer des Lieferanten zu verwenden.
 

Seriennummern erfassen

Seriennummern können bei folgenden Vorgängen erfasst werden:

• Beim Einlagern von angelieferten Artikeln mit Seriennummern
• Bei der Nummerierung selbst produzierter Artikel
• Beim Verbauen von Teilen mit Seriennummer in selbst produzierten Artikeln
• Beim Verkaufen / Versenden von Artikeln zur Zuordnung von Seriennummern zu Kunden

Folgende Einstellungen stehen für Seriennummern in den Stammdaten zur Auswahl:

• Keine → Seriennummernverwaltung für diesen Artikel deaktivieren
• Eigene erzeugen → Eigene Seriennummern für diesen Artikel erzeugen. Diese können mit einem eigenen Seriennummern-Generator erstellt werden. Seriennummern werden mit entsprechenden Artikeln verknüpft. D.h. dass beispielsweise bei Umlagerung der Ware auch die Seriennummer mit „umgezogen“ wird. Dies eignet sich für Anwender, die selber Produkte herstellen und diese mit eigene Seriennummern vergeben wollen.
• Originale nutzen → Verwendet die Seriennummern des Lieferanten. Die Seriennummer muss zu Informationszwecken an den Empfänger im Lieferschein hinterlegt werden. Bei Einlagerung wird keine Seriennummer erfasst. Dies Eignet sich bspw. für Zwischenhändler, die nicht auf die Verwaltung von Seriennummern angewiesen sind.
• Originale einlagern + nutzen → Funktioniert ähnlich wie Option „eigene erzeugen“, wird jedoch auf Seriennummern des Lieferanten bezogen. D.h. bei Einlagerung und Umlagerung der Ware muss auch die Seriennummer erfasst werden. Beim Ausbuchen der Ware über den Lieferschein müssen betroffene Seriennummern mit angegeben werden. Dies eignet sich für alle Anwender, die Seriennummern von Lieferanten verwalten müssen.

Hinweis: Wenn eine einfache Lagerbuchung ohne weiteren Prozess genutzt wird und die Seriennummernerfassung deaktiviert ist (Projekt → Einstellungen → Logistik/Versand), werden beim Autoversand die Seriennummer automatisch vergeben, diese sind im Lieferschein nicht zu sehen, allerdings im Artikel unter dem Reiter "Seriennummern". Die Vergabe erfolgt nach dem FIFO Prinzip bzw. nach Zeitstempel.

Seriennummern beim Einlagern erfassen

Falls für einen Artikel, unter "Seriennummern" die Einstellung "originale einlagern + nutzen" festgelegt wurde, müssen die Seriennummern dieses Artikels beim Einlagern erfasst werden.

Bei Artikeln mit dieser Einstellung erfordert der Einlager-Prozess, nach Angabe der einzulagernden Menge, die entsprechende Anzahl von Seriennummern.



Die Seriennummern können eingetippt, mit einem Barcodescanner eingelesen oder mit dem Assistenten eingepfelgt werden.



 

Bemerkung angeben

Im Wareneingang können Bemerkungen für die Seriennummer angeben werden, die dann an 2 Stellen auftauchen:

• Stammdaten → Artikel → Seriennummer → Im Lager
• Verwaltung → Seriennummer → Lager

Doppelte Seriennummern Warnung

Es ist möglich unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Nummernkreise die Option für die Warnung bei doppelten Seriennummern zu aktivieren.


 

Danach erscheint eine Warnung in der roten Infobox oben:


 

Seriennummern eines Artikels verwalten

Ist die Seriennummern-Verwaltung für einen Artikel aktiviert, besteht in der Ansicht Stammdaten → Artikel → Seriennummern die Möglichkeit über die Reiter "Kunden" und "Im Lager" in Erfahrung zu bringen, welche Seriennummern an welche Kunden geliefert wurden, bzw. welche Seriennummern sich wo im Lager befinden.

Seriennummern selbst erzeugen

Für Artikel mit der Einstellung "eigene erzeugen" unter "Seriennummern", können im Reiter "Generator" in Stammdaten → Artikel → Seriennummern eigene Seriennummern zum Ausdrucken auf Vorrat erzeugt werden. Dazu sind zunächst folgende Parameter festzulegen:

• Startnummer  → erste Seriennummer, von der aus hochgezählt wird
• Anzahl fortlaufende Nr. → Maximale Anzahl an Seriennummern, die erzeugt werden dürfen (→ größte Seriennummer = Startnummer + Anzahl fortlaufende Nr.)
• zuletzt vergebene Nr. → Seriennummer, die als letztes ergeben wurde
• Anzahl Ausdrucke pro Nr. → Anzahl der Etiketten, die pro Seriennummer ausgedruckt werden.
• Etiketten drucken → Etiketten in der oben eingestellten Anzahl pro Artikel ausdrucken.
• Drucker → Etikettendrucker, auf dem der Ausdruck erfolgt.
• direkt einlagern → Artikel mit den erzeugten Seriennummern direkt in den angegebenen Lagerplatz buchen.

Zubeachten ist, dass der Generator nur die zuletzt erzeugte Seriennummer speichert. Alle anderen Einstellungen müssen bei jeder Verwendung des Generators wieder vorgenommen werden. Um die Erzeugung doppelter Seriennummern zu vermeiden, ist es vorteilhaft, das aktuelle Datum in die Seriennummer einzubetten (z.B "YYMMTT000001" o.ä.). Sobald auf "Seriennummern jetzt erstellen" geklickt wird, werden die Seriennummern in der vordefinierten Anzahl erzeugt und bei entsprechender Einstellung gedruckt bzw. ins Lager gebucht.


 

Seriennummern beim Versand erfassen

Für jeden Artikel, bei dem irgendeine Art der Seriennummern-Verwaltung aktiviert ist, erfolgt die Abfrage der Nummer beim Artikelversand unter Lager → Versandzentrum. Die Seriennummer kann hier eingetippt oder mit dem Barcodescanner erfasst werden.

Seriennummern mit MHD / Chargen Verwaltung

Es kann zusätzlich zu den Artikeln mit Seriennummern auch ein Mindesthaltbarkeitsdatum und / oder eine Charge angezeigt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass für die Artikel zusätzlich die MHD Abfrage / Chargen aktiviert und die Artikel entsprechend mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum / Charge ins Lager gebucht wurden. Im Bereich der Verwaltung → Seriennummern → Lager sehen Sie nun zu den eingelagerten Artikeln mit Seriennummer zusätzlich das MHD Datum / Charge.

Des Weiteren werden im Bereich des Artikelstamms Stammdaten → Artikel im Reiter Seriennummer → im Lager auch die jeweils zu dem Artikel eingelagerten Seriennummern mit der jeweiligen MHD- / Chargen-Information ersichtlich:



Die notwendige Einstellung befindet sich in den Artikelstammdaten. MHD und / oder Chargen ist zusätzlich zur Seriennummer aktiviert.


 

Seriennummern nachträglich für Artikel eines Lieferscheins erfassen

Über Verwaltung → Seriennummern → Kunden können Seriennummern über das Edit-icon nachträglich für Artikel aus Lieferscheinen erfasst, bzw. geändert werden.

In der Ansicht, die erscheint, kann die Seriennummer eingetragen bzw. geändert werden.

Seriennummern von Bauteilen im Produktionsprozess erfassen (erfordert das Modul Produktion)

Für eine Produktion kann unter Einkauf → Produktion → Details festgelegt werden, ob für die produzierten Artikel Seriennummern vergeben werden und ob die Seriennummern für verbaute Teile oder Baugruppen, während der Produktion, erfasst werden sollen. Alle erfassten Seriennummern sind dann auch automatisch mit dem Kunden verknüpft, für den die Produktion angelegt wurde.

Die Seriennummer des Stücklisten-Artikels wird direkt aus der Datenbank gezogen. Über "Seriennummer generieren" können dann Seriennummern für alle Baugruppen angelegt werden




Damit wird vermieden, dass durch redundante Eingaben im bisherigen Freitextfeld doppelte Seriennummern vergeben werden.