Arbeitsablauf bei angebundenem Online Shop

Online-Shop

Import der Aufträge aus Shopware

"Verwaltung → Import/Export Zentrale → Import (Online-Shop)"
Hier werden alle Shops aufgeführt, die Sie an Xentral angebunden haben
Klick auf den Reiter "alle importieren" oder alternativ auf "Import" bei einem Ihrer angebundenen Shops

Dadurch gelangen Sie auf die folgende Oberfläche, wo alle Aufträge aufgelistet werden, die in Ihren Online Shops den Bestellstatus "offen" haben

Anhand der Farbcodierung können Sie hier einiges auf einen Blick erkennen:
Ist die Internetbestellnummer rot: Dieser Auftrag ist bereits einmal importiert worden
Sind Name, Straße, E-Mail Adresse, PLZ und Ort violett/ rot: Der Kunde wurde anhand seiner E-Mail Adresse (oder falls diese nicht vom Shop übertragen wird) anhand seines Namens, der Straße sowie PLZ und Ort als Bestandskunde erkannt. Allerdings stimmt die übertragene Kundennummer nicht mit der Kundennummer aus seinen Stammdaten überein, sodass Sie hier der Sache auf den Grund gehen sollten
Sind obige Angaben grün: Der Kunde konnte aufgrund der übertragenen Angaben eindeutig einer Adresse aus den Stammdaten zugeordnet werden. Die Kundennummer wird daher aus den Stammdaten übernommen

Sie können nun für jeden einzelnen Auftrag auswählen, wie mit diesem verfahren werden soll, wobei Ihnen 3 Möglichkeit zur Verfügung stehen
Import: Der Auftrag wird importiert
Später: Der Auftrag verbleibt im System, Sie verschieben die Entscheidung, was mit diesem geschehen soll auf einen späteren Zeitpunkt, d.h. bis Sie zum nächsten Auftragsimport
Müll: Der Auftrag wird verworfen, was keinerlei Auswirkungen auf den Auftragsstatus in Ihrem Online Shop hat; dementsprechend wird der Auftrag beim nächsten Import wieder hier aufgeführt, es sei denn Sie haben ihn direkt im Shop bearbeitet oder bspw. gelöscht

Ab der Version 18.4 ist die letzte Zeile eine Gesamtzeile. In dieser wird die Gesamtbetrag angezeigt und es können für alle Aufträge die Verfahrensweise umgestellt werden.

Auftragsbearbeitung mithilfe des Autoversands

Um Ihre Aufträge mit der Stapelverarbeitung, d.h. dem Autoversand in Xentral zu bearbeiten, navigieren zunächst in die Oberfläche "Verkauf → Auftrag", wo Sie eine Übersicht aller Aufträge im System finden:

Hinter jedem Auftrag sehen Sie dabei ein Live Monitoring, bei dem die Aufträge mithilfe des Ampelsystems hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien geprüft werden: * Artikelverfügbarkeit

Alle Artikel sind in ausreichender Anzahl im Lager vorhanden
Der Lagerbestand mindestens eines Artikels ist nicht ausreichend
Portoprüfung
Entweder haben Sie Ihren Logistikprozess so eingestellt, dass keine Portoprüfung erforderlich ist oder ein Portoartikel befindet sich im Auftrag, sodass die Versandkosten (wie vorgesehen) berechnet werden können
Die Berechnung des Portos wurde vergessen, d.h. es wurde kein Versandkostenartikel eingefügt
Prüfung der USt-ID
Entweder ist keine Prüfung notwendig, bspw. weil es um die Bestellung eines Privatkunden im EU Raum geht oder die Prüfung wurde bereits von Ihnen durchgeführt
Die Prüfung ist entweder fehlgeschlagen oder muss noch von Ihnen durchgeführt und im Auftrag bestätigt werden
Zahlungseingang
Die Zahlung für einen Auftrag mit der Zahlungsweise Vorkasse ist bereits eingetroffen
Der Auftrag sollte mit Vorkasse bezahlt werden, die Zahlung ist aber noch nicht eingetroffen
Nachnahmegebühr
Die Nachnahmegebühr wurde wie vorgesehen berechnet oder ist nicht notwendig
Die Berechnung der Nachnahmegebühr wurde vergessen
Freigabe für den Logistikprozess
Für Logistikprozesse freigegeben
Für Logistikprozesse gesperrt (nur manuelles Weiterführen möglich)
Kundenprüfung
Sie haben eingestellt, dass eine manuelle Prüfung notwendig ist, bspw. weil ein Altersnachweis o.ä. überprüft werden soll und diese Prüfung bereits durchgeführt oder es ist keine derartige Prüfung notwendig
Kundenprüfung wurde noch nicht durchgeführt
Datumsprüfung
Entweder handelt es sich um eine terminierte Lieferung, die jetzt verschickt werden sollte oder es ist keine Prüfung notwendig
Liefertermin liegt noch in Zukunft
Kreditlimit
Entweder wurde in den Stammdaten des Kunden gar kein Kreditlimit gesetzt oder dieses ist noch nicht überschritten
Kreditlimit überschritten (auf Basis der aktuell unbezahlten Rechnungen)
Liefersperre
Hier liegt keine Liefersperre vor, d.h. die Lieferung ist erlaubt
Sie haben eine Liefersperre gesetzt

Sobald Sie nun auf den Reiter "Auto-Versand berechnen" klicken, starten Sie den ersten Schritt der Stapelverarbeitung:

Sie springen in den Reiter "Versandzentrum"
Hier werden alle Aufträge aufgeführt, die von der Auftragsampel zum Versand freigegeben wurden
An dieser Stelle sehen Sie dann auch, wieviele Teile je versandbereitem Auftrag benötigt werden
Hier haben Sie auch die Gelegenheit, Aufträge auszuschließen, wenn Sie diese doch erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten
Anschließend klicken Sie auf "Auto-Versand" starten, wodurch die Aufträge an den Versand übergeben werden

Je nachdem, welche Logistiprozesse in Ihren Projekten hinterlegt sind, unterscheidet sich der nachgelagerte Arbeitsablauf, wobei einer der Vorteil des Autoversands darin besteht, dass Sie auch unterschiedliche Logistikprozesse mit der Stapelverarbeitung abarbeiten können.

Logistikprozess "Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken"

Im Folgenden ist davon auszugehen, dass Sie Ihren Logistikprozess so eingestellt haben, dass neben dem Lieferschein auch eine Rechnung ausgedruckt werden soll und eine Trackingmail an den Kunden versendet werden soll

Bei Betätigung des "Auto-Versand starten" Buttons werden sowohl die Lieferscheine als auch Rechnungen erzeugt:
Die Lieferscheine mit den aufgedruckten Lagerplätzen werden automatisch ausgedruckt
Die Lagerbestände werden aktualisiert
Sie können nun damit beginnen, die Artikel für Ihre Lieferungen einzupacken

Nachdem Sie damit fertig sind, Ihre Sendungen soweit zu verpacken, dass nur noch die Rechnungen fehlen, wechseln Sie in die Ansicht "Lager → Versandzentrum"

Hier können Sie entweder Ihren Lieferschein scannen, die Lieferscheinnummer eintippen oder den grauen Pfeil anklicken, um in einen bestimmten Auftrag zu springen
Daraufhin wird
die zugehörige Rechnung ausgedruckt, sodass Sie diese Ihrem Paket beilegen können
und die Paketmarke an dem entsprechenden Drucker ausgedruckt

Jetzt können Sie Ihre Paketmarke scannen oder die Paketnummer eintippen, damit bei entsprechender Einstellung eine Trackingmail an Ihren Kunden versendet wird
An dieser Stelle haben Sie außerdem die Gelegenheit, eine weitere Paketmarke und einen weiteren Lieferschein auszudrucken, bspw. weil Ihr Auftrag auf mehrere Pakete verteilt werden muss

Damit ist Ihr Auftrag abgeschlossen, der Auftragsstatus in Ihrem Onlinshop umgestellt, Ihr Lager aktualisiert und Sie haben die richtige Rechnung, den richtigen Lieferschein und die entsprechende Trackingmail an Ihren Kunden übermittelt. War der Artikel hilfreich? Ja Nein Vielen Dank für Ihr Feedback!