Adressen anlegen

Das Adressenmodul in Xentral ist die zentrale Stelle für Kundendatenpflege.

Alle Kontaktdaten, Lieferadressen, Ansprechpartner, Belege, Kommunikation, Service und vieles mehr können an dieser Stelle gepflegt und eingesehen werden.

Auch automatische Prozesse greifen auf die Stammdaten zu und ersparen Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Je genauer und umfangreicher Sie die Adressdaten pflegen desto weniger Arbeit haben Sie im Nachhinein in Xentral.

Adressen neu anlegen

Eine neue Adresse wird über "Neu" angelegt. Zunächst ist jeder "Kontakt" eine Adresse:

Adresse → nur Adresse
Kunde → Adresse mit Kundennummer (kann auch gleichzeitig Lieferant sein oder Mitarbeiter)
Lieferant → Adresse mit Lieferantennummer (kann auch gleichzeitig Kunde sein oder Mitarbeiter)
Mitarbeiter → Adresse mit Mitarbeiternummer → bekommt zusätzlich einen Benutzeraccount (kann auch gleichzeitig Kunde sein oder Lieferant)
Vertriebspartner → nur LieferantLead → nur Adresse oder Kunde
Eigene Firma → die eigene Firma kann auch als Adresse angelegt werden z.B: als Lieferantennummer, wenn man eigene Bestellvorschläge für die Produktion erstellen oder die Firma in den Reisekosten oder anderen Modulen und Suchen auswählen und hinterlegen möchte

Die Klassifizierung wird über "Rollen" oder "Gruppen" vorgenommen. Über "Rollen" wird z.B. die Kundennummer, Lieferantennummer oder Mitarbeiternummer vergeben.Über "Gruppen" die Zugehörigkeit zu einer Interessensgruppe, Preisgruppe.

Funktionen/Aktionen: Ein Kunde hat z.B. mehr Aktionsbuttons/Tabs als eine Adresse ohne Rolle.Ebenso ein Lieferant oder Mitarbeiter.

Details

Stammdaten

Typ → Unterscheidung Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma), ist für die Anzeige der Besteuerung im Beleg zuständig (Brutto/ Netto). Ab 19.1 gibt es den Typ , hier wird die Anzeige in den Belegen auf Brutto gestellt.
Name → Name der Person oder der Firma (enstpricht Zeile 1 im Adresseblock des Briefpapiers)
Titel ->
Ansprechpartner ->
Abteilung ->
Unterabteilung ->
Adresszusatz ->
Straße ->
PLZ/Ort →
Land ->
Lieferbedingung ->
GLN ->

Kontaktdaten

Telefon →
Telefax ->
Anschreiben ->
E-Mail ->
Mobil ->
Internetseite ->

Einstellungen

Vertrieb ->
Innendienst ->
Hauptprojekt ->
Herkunftskanal → Wenn die Adresse direkt durch einen Shop-Auftragsimport angelegt wurde, wird in diesem Feld der Shop hinterlegt. Dadurch weiss man aus welchem Shop diese Adresse angelegt wurde.
Sprache für Belege ->
Kundenfreigabe ->
Liefersperre ->
Datum ->
Liefersperre Grund ->
Marketingsperre ->
Potentieller Neukunde (Lead) → Markierung als Lead-Kunde um zu signalisieren, dass diese Adresse noch kein wirklicher Kunde ist aber auf dem besten Weg dazu. Kann in der Adress-Übersicht im erweiterten Filter neben der Lupe als Filter-Option gewählt werden um sich alle Leads anzuzeigen.
Folgebestätigungsperre → Die Folgebestätigung geht nicht an den Kunden. Die Folgebestätigung ist eine E-Mail, die über einen Prozessstarter an den Kunden geschickt werden kann, wenn offene Aufträge vorhanden sind und die Ware wurde noch nicht an den Kunden geschickt. Eine Anleitung dazu gibt es auch hier: https://xentral.com/helpdesk/prozessstarter#nav-prozessstarter--folgebest-tigung
Trackingmailsperre → Die Geschäftsbriefvorlage für die Trackingmail wird nicht an diesen Kunden verschickt, selbst wenn die Trackingnummer bestätigt ist und im Projekt der "Trackingmail" Haken aktiviert ist

Abweichende Rechnungsadresse

Steuer

Sonstiges

Info für Auftragserfassung

Die Information für die Auftragserfassung wird in der Adresse eingetragen.Beim Anlegen verschiedener Dokumente wird diese Information angezeigt:

Angebot
Auftrag

Im Dokument selbst wird die Info für Auftragserfassung direkt neben den Stammdaten angezeigt:

Adresse in Zwischenspeicher

Mit der Funktion Adresse in Zwischenspeicher, können Sie die ausgewählte Adresse in den Zwischenspeicher laden. Diese Adresse lässt sich dann bequem in andere Dokumente kopieren.

Sie haben die Möglichkeit über Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Tab System auszuwählen welche Adressdaten in den Zwischenspeicher geladen werden und welche Reihenfolge diese haben sollen.

Kunde/Lieferant

Potentielle Neukunden können während des Anlegens einer Adresse durch folgende Markierung als Lead, sprich potentieller Neukunde, gekennzeichnet werden.

Dadurch bekommt der Kunde keine Kundennummer zugewiesen und es können keine Aufträge für Ihn erfasst und versendet werden.

Info: Für einen Musterauftrag an Interessenten wird immer eine Kundennummer benötigt.Hierfür kann z.B. ein neues Projekt angelegt werden z.B. "LEAD" und dieses im Kunden angeben. Dann bekommt der "Kunde" eine eigene Kundennummer (wenn im Projektnummernkreis hier ein abweichender Nummernkreis gepflegt ist z.B. mit einer Buchstabenkennung vorne)Dann können Sie die erstellten Aufträge, Lieferscheine auf dieses Projekt monitoren. Und im Auftrag auch z.B. die Preise drin lassen, dann sehen Sie auch, wieviel Sie an Kunden als Muster betragsmässig versendet haben.In den Statistiken werden die Projekte auch immer für Auswertugen aufgelistet.Sobld der Lead dann ein "echter" Kunde wird können Sie das Projekt "tauschen" in der Adresse und die Kundennummer löschen. Dann wird beim speichern die nächste Kundennummer des neuen Projektes gezogen.

Zahlungskonitionen/Besteuerung

In diesem Reiter können Sie für eine Kunden- oder Lieferantenadresse die jeweilige Standard-Zahlungsweise mit Skonto und Zahlungsziel sowie die UmsatzsteuerID hinterlegen. Zudem kann an dieser Stelle definiert werden, welche Belege bei dieser Adresse im Rahmen des Autoversands erstellt werden sollen.

Belege im Autoversand --> Einstelllung, welche Belege im Rahmen des Autoversands erstellt und ggf. versendet bzw. gedruckt werden.

Dokumente Versandoptionen

Hier können Sie für die Adresse bestimmte Versandoptionen einstellen.

Allgemeine Versandoptionen

Immer Papier Rechnung → Wird z.B. im Abolauf ausgewertet - dort wird dann immer auch Papier gedruckt
Anzahl Ausdrucke Rechnung → Dies wird im Versandzentrum (Logistikprozess LS + auslagern + scannen) und im Multiorderpicking (extra Modul) ausgewertet.
Immer E-Mail Rechnung → Diese Option wird noch nirgends ausgewertet und dient als reines Informationsfeld um dies in der Adresse festzuhalten.

E-Mail Empfänger (Dokument abschicken)

Es gibt die Möglichkeit für jede Belegart eine eigene E-Mail Adresse anzugegeben, an die der jeweilige Beleg verschickt werden soll.

Zusätzlich wird die Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht nur bei manuell neu erstellten Rechnungs-Belegen verwendet, sondern auch wenn eine Rechnung aus einem Auftrag heraus erstellt wird (Aktion 'Auftrag als Rechnung weiterführen').

Achtung: In diesen Feldern kann nur jeweils nur eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Es ist keine Angabe mehrerer Adressen durch Trennung mit Komma möglich.

Beim Erstellen des Belegs wird die E-Mail Adresse direkt in den Stammdaten des Belegs überschrieben.

E-Mail Kopie Empfänger (Dokument abschicken)

Hier kann man E-Mail Empfänger einstellen, die eine gewisse Belegart als Kopie erhalten sollen zusätzlich zu der normalen E-Mail Adresse des Kunden.

Fax Kopie Empfänger

AB per Fax bevorzugt → Beim Abschicken Dialog von Aufträgen wird automatisch die Versandoption 'Fax' vorausgewählt.

Rollen

Einer Adresse können verschiedene Rollen zugewiesen werden: Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Mitglied.

Eine Rolle kann sich zudem auf ein Projekt oder eine Gruppe beziehen.

Jede Rolle kann sich zusätzlich auf ein bestimmtes Projekt beziehen. Wird das Projektfeld leer gelassen, bezieht sich die Rolle auf alle bestehenden Projekte.

"(...) ist Mitarbeiter von Projekt (...)"
"(...) ist Kunde von Projekt (...)"
"(...) ist Lieferant von Projekt (...)"

Oder: Jede Rolle kann sich auf eine Gruppe beziehen.

"(...) ist Mitglied von Gruppe (...)"

Benutzer-Rechtevergabe

Mit Hilfe von Rollen können die Benutzerrechte gesteuert werden.Ist einem Mitarbeiter nur ein bestimmtes Projekt zugeordnet, sind z.B. die Artikel anderer Projekte in der Artikelübersicht ausgeblendet.

Diese Funktion wird z.B. verwendet wenn...

es mehrere Niederlassungen gibt (getrennte Nummernkreise und Artikelstamm etc.)
bestimmte Abteilungen für bestimmte Projekte zuständig sind
bestimmte Stammdaten nicht mit anderen Projekten/Bereichen vermischt werden sollen (z.B. mehrere Shops, Produktion, POS, etc.)

Weiterführende Informationen zur Benutzervergabe sind hier zu finden.
Soll ein Benutzer auch Daten (also z.B. Artikel, Adressen, Lager etc.) sehen können, die keinem Projekt zugewiesen sind, braucht er die Rolle auf ALLE Projekte.

Dateien

Hier ist es Ihnen möglich verschiedene adressspezifische Dateien, wie zum Beispiel Anlieferrichtlinien des Kunden oder Service-Level-Agreements mit Ihren Lieferanten, zu hinterlegen. Sollten Sie diese als Typ "Anhang" hinzufügen, dann können Sie diese im Abschicken-Dialog als Anhang mit versenden. Hinzufügen können sie die Dateien per "Drag & Drop" oder über den "durchsuchen"-Button.

Lieferadressen

Bei jeder Adresse können mehrere Lieferadressen und eine Standardlieferadresse hinterlegt werden.Die Standardlieferadresse wird dann bei diesem Kunden automatisch gezogen.Alle anderen Lieferadressen können über einen Button eingefügt werden (sollte eine Lieferung nicht an diese Standardlieferadresse gehen)

Die fettgedruckte Lieferadresse ist die Standardlieferadresse:

Im Auftrag wird dies folgendermaßen angezeigt:

Direkt im Auftrag finden Sie folgende Funktionen, um weitere Adressen auszuwählen:

Lieferadresse auswählen
Lieferadresse neu anlegen
Ansprechpartner auswählen
Ansprechpartner neu anlegen
Adresse aus den Stammdaten auswählen

Lieferhinweis Bemerkung

Bei der Lieferadresse kann ein Lieferhinweis hineterlegt werden (ab 19.2). Dieser Lieferhinweis kann als Variable mit auf das Briefpapier für die Belege Angebot, Auftrag oder Lieferschein genommen werden: {LIEFERADRESSE_HINWEIS}

Accounts

Hier können für die Adresse verschiedene Zugänge zu anderen Anwendungen verwaltet werden. Neben den Benutzer und dem Passwort können Sie den Gültigkeitszeitraum des Accounts sowie die dazugehörige URL hinterlegen. Die Anzahl der hinterlegten Accounts pro Adresse wird direkt im Reiter angezeigt.

CRM / Korrespondenzen

Neben dem zentralen Ticketsystem gibt es innerhalb des Adressstammes ebenso die Möglichkeit direkt Kontakt mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Adressen aufzunehmen. Dabei zeigt die linke Menüleiste die verfügbaren CRM-Funktionen, welche in für die Übersicht per Markierung, wie folgt, gewählt und angezeigt werden können.

Durch das Plus-Zeichen können Sie in die jeweilige Funktion gehen und zum Beispiel, wie folgt eine Email an die Adresse verfassen und verschicken.

Ebenso können Wiedervorlagen angelegt werden, um sich selbst bzw. einen Mitarbeiter an eine wichtige Aktion in Zusammenhang mit dem Kunden zu erinnern.

Zudem ist es Ihnen möglich den Inhalt von Telefonaten, Notizen und Briefen an dieser Stelle festzuhalten und sich die bisherigen Tickets und Belege des Kunden anzusehen. Dadurch hat man alle Informationen zum Kunden sofort im Blick.

Tickets im CRM

Der komplette Ticketverlauf wird auch im CRM Bereich dargestellt. Damit die Antworten des Kunden dort zu sehen sind, müssen Sie an die zentrale Mailadresse der eigenen Firma gesendet werden (die zentral Mailadresse ist die unter Administration → Einstellungen → E-Mail).

CRM durchsuchen

Es ist möglich alle Texte der CRM-Inhalte mit der Suche zu filtern.

Ebenso können die interne Bezeichnungen der einzelnen CRM-Bereiche, sowie der interne Kommentar aus Tickets durchsucht werden.

Stichwörter / Tags im CRM

Es ist möglich in den meisten Korrespondenzen Stichwörter in Tag-Form anzugeben, die man über die Suche im CRM wieder finden kann:

Dateien in CRM

Ist es möglich Dateien an die meisten Korrespondenzen anzuhängen.

Hinweis: Der Dateien Button wird erst angezeigt, beim nochmaligen Editieren des CRM-Eintrags - noch nicht beim Erstellen.

Variablen im Bereich CRM

Ermöglicht die Verwendung von Adress-Variablen in E-Mails (CRM).Verfügbar sind u.a. die folgenden Kontaktdaten:

Anschreiben: {ANSCHREIBEN} {TITEL} {NAME}
Kundennummer: {KUNDENNUMMER}
Telefon: {TELEFON}Fax: {TELEFAX}
Mobil: {MOBIL}
E-Mail: {EMAIL}
Web: {INTERNETSEITE}

Informationen zur Anschrift:

Abteilung: {ABTEILUNG}
Unterabteilung: {UNTERABTEILUNG}
Adresszusatz: {ADRESSZUSATZ}
Strasse / HNr.: {STRASSE} {HAUSNUMMER}
PLZ / Ort: {PLZ} {ORT}
Bundesland: {BUNDESSTAAT}
Land: {LAND}

Freifelder der Adresse:

Adresse Freifeld 1: {FREIFELD1}
Adresse Freifeld 2: {FREIFELD2}
Adresse Freifeld 3: {FREIFELD3}
...
Adresse Freifeld n: {FREIFELDn}

Ausgabebeispiel:

Belege

Im Reiter Belege werden alle Belege der Adresse angezeigt, sie sind nach Datum und Belegart filterbar. Rechs findet sich zudem das Kreditlimit des Kunden sowie das aktuelle Saldo des Kunden.
Der Saldo setzt sich aus allen offenen Rechnungen minus den noch nicht auf "erledigt" gesetzten Gutschriften zusammen.

Artikel

Analog zu den Belegen gibt es in diesem Reiter eine Übersicht der darin befindlichen Artikel samt Verkaufspreisen. Maßgeblich ist hier immer der Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in einen Lieferschein/ eine Rechnung eingefügt wurde. Zudem werden an dieser Stelle Seriennummern der Artikel pro Lieferschein sowie RMA dokumentiert.Haben Sie z.B. Mustersendungen über einen Lieferschein versendet, finden Sie die entsprechenden Artikel hier aufgelistet.

Zeitkonto

Im Reiter Zeitkonto können Sie die auf den Kunden gebuchten Zeiten einsehen und mit bzw. ohne Zeitangabe in einen Auftrag oder in eine Rechnung als Dienstleistung überführen.

In der Adresse eines Mitarbeiters können Sie die gebuchten Arbeits- und Pausenzeiten auf Kunden, Produktionen oder Aufträge einsehen.

Abos

Die Informationen für die Aboabrechnung finden Sie hier.

Service

Im Reiter Service finden Sie die aktuellen Service & Support-Tickets der Adresse und können neue Anfragen in Form eines Service & Support-Tickets für die Adresse erzeugen.

Lieferprogramm

In folgender Liste bekommen Sie eine Übersicht der Einkaufspreise des Lieferprogramms. Zudem sehen Sie in welchem Beleg der Artikel in welcher Menge auftaucht und die aktuelle Bestandssituation sowie die Abfrage im aktuellen sowie im vergangenen Monat.

Bestellungen

Unter Bestellungen können Sie sich alle Bestellungen mit Status, Datum und Bearbeiter des Lieferanten anzeigen lassen. Im Reiter offene Artikel sehen Sie alle noch ausstehenden Artikel der Bestellungen. Die Artikel können pro Zeile durch die blauen Pfeile als geliefert markiert werden.

USt.-ID Prüfung

In der Adresse kann die Umsatzsteuer-ID von Kunden aus dem EU-Ausland abgefragt werden (für Prüfungszwecke wird der offizielle Brief vom Bundeszentralamt für Steuern benötigt. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen pro Anfrage erhalten haben):

Neuen Eintrag anlegen → Über den Button eine neue Umsatzsteuer-ID-Prüfung anlegen
Die Adressdaten werden automatisch in die Felder geladen
Sofern die Adresse korrekt ist, kann der Button Online Prüfung geklickt werden
es erfolgt eine Rückmeldung, ob die Prüfung der Daten erfolgreich war und angefordert werden kann (Protokolleintrag über das jeweilige Ergebnis erfolgt)
bei erfolgreicher Rückmeldung kann über den Button Schriftliche Mitteilung anfordern der Brief angefordert werden

Ust-ID → Umsatzsteuernummer der zu prüfen
den FirmaName → Firmenname der zu prüfenden Firma
Ort → Ort (Adresse passend zur UST-ID)
PLZ → Postleitzahl (Adresse passend zur UST-ID)
Straße → Strasse (Adresse passend zur UST-ID)
Land → Land (Adresse passend zur UST-ID)

Buttons:

Online Prüfung → prüft die links eingegebenen Daten beim Bundeszentralamt für Steuern (Info: sofern die Online Plattform erreichbar ist)
Schriftliche Mitteilung anfordern → kann angefodert werden, wenn die Daten korrekt sind
Stammdaten aktualisieren → aktualisiert die Adressdaten und gleichzeitig alle angelegten (offenen, nicht abgeschlossenen) Aufträge
Google Suche → hilft bei der Suche nach den korrekten Adressdaten

Protokoll:Das Protokoll liefert einen Überblick über die letzten Umsatzsteuer-ID-Prüfungen:

Info: Die eigene UST-ID bitte in den Firmendaten eintragen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Firmenanschrift), so dass diese als "Anfragende" Nummer verwendet werden kann. Um die Funktion nutzen zu können muss der "Anfragende" eine Firma mit Sitz in Deutschland sein.

Dokumentation

Dokumentation finden Sie im AppStore als extra Modul.

Im Reiter Dokumentation können Sie kundenspezifische Einträge anlegen und so die Vorgänge mit dem Kunden inhaltlich und zeitlich dokumentieren. Zudem sehen Sie in der Übersicht, welcher Mitarbeiter den Eintrag angelegt hat.

Bitte beachten Sie die Begrenzugen der Eingabefelder:

Bezeichnung: max. 40 Zeichen
Beschreibung: max. 1025 Zeichen