Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In diesem Modul kann ein Kontenrahmen entweder händisch angelegt oder von einer anderen Software (z.B. Datev) importiert werden. Zudem ist es möglich den Kontenrahmen in diesem Modul anzupassen. Der Kontenrahmen ist hauptsächlich für die Buchhaltung relevant und wird vor allem bei den Verbindlichkeiten benutzt.
Nachfolgend werden als Beispiel Konten aus dem SKR04 Kontenrahmen verwendet. In xentral können aber auch problemlos andere Kontenrahmen verwendet werden.
Übersicht
Die Übersicht zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Konten
In der Tabelle können in der Spalte "Menü" einzelne Konten bearbeitet oder gelöscht werden. Zudem ist es möglich die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren, sich diese als CSV, Excel oder PDF Datei ausgeben zu lassen sowie die Tabelle zu drucken.
Ist ein Konto durchgestrichen bedeutet dies, dass das Konto deaktiviert ist und nicht mehr verwendet wird.
Hinweis: Automatikkonten in Datev (z.B. 5400) werden in xentral nicht anders ausgewertet als alle anderen Konten. Bei der Übergabe der Daten an Datev erkennt dieses das Automatikkonto.
Kontenrahmen anlegen
Kontorahmen händisch anlegen
Über den Button "+NEU" kann ein neues Konto händisch angelegt werden.
- Konto → Konto des Kontenrahmens z.B. 6815
- Beschriftung → Hier kann das Konto beschriftet werden z.B. Bürobedarf
- Art → Hier kann die Art der Kosten definiert werden (wird nur innerhalb von Xentral verwendet)
- Bemerkung → Zusätzliche Anmerkungen, z.B. zum Gebrauch des Kontos
- Projekt → Auswahl, dass dieses Konto nur in einem bestimmten Projekt erscheinen soll
- Nicht sichtbar → hier kann ein nicht mehr benötigtes Konto deaktiviert werden. Deaktivierte Konten erscheinen in der Übersicht als durchgestrichen
"Speichern" übernimmt alle Einstellungen und das nächste Konto kann angelegt werden.
Hinweis: Konten können in xentral frei vergeben werden, jedoch sollte bedacht werden, dass wenn diese später exportiert werden sollen (z.B. nach Datev), die Konten mit den dortigen Konten übereinstimmen, da es sonst zu Problemen kommen könnte
Kontenrahmen importieren
Über den Reiter CSV ist es möglich Kontenrahmen zu importieren.
Über "Datei auswählen" kann eine Datei ausgewählt werden. Anschließend kann diese über den Button "Importieren" importiert werden. Hierbei ist auf eine UTF-8 Kodierung und das richtige Format zu achten. Folgende Feldbezeichnungen sind für das Format relevant:
- Konto → Buchhaltungskonto
- Beschriftung → Beschriftung des Kontos
- Bemerkung → Interne Bemerkung/Notizen für die Kontenverwendung
- Art → Art des Kontos (Möglich ist hier ein leeres Feld, sowie Aufwendungen, Erlöse, Geldtransit, oder Saldo)
- Aktiv → Aktivierung des Kontos ("1" → deaktiviert, "0" → aktiv)
- Projekt → Auswahl, dass dieses Konto nur in diesem Projekt sichtbar ist
Hinweis: Die .csv ist mit Trennzeichen "Semikolon" und Maskierung "Gänsefüsschen" zu erstellen. (z.B. "5400";"Wareneingang 19%";"alle Wareneinkäufe Inland 19%";"Aufwendungen";"Standard")
Das Ergebnis des Imports ist , dass diese zwei Einträge in der Liste erscheinen (ein Eintrag deaktiviert, einer aktiviert):
Wenn nicht alle Konten von der Software, von der die Konten importiert werden, verwendet werden sollen, ist es zu empfehlen die Konten händisch anzulegen.
Verwendung des Kontenrahmens
Der Kontenrahmen findet vor allem im Zahlungseingang und beim Kassenbuch seine Verwendung, da hier auf die Konten des Kontenrahmens gebucht wird und diese von dort aus direkt (z.B. nach Datev) exportiert werden können. Weitere Informationen zum Export für die Buchhaltung befindet sich hier und zur Zuordnung von Zahlungen zu Kontenrahmen hier.
Bei der Verwendung des Kontenrahmens mit Datev ist darauf zu achten, dass die Kontenlänge 4 (6805 → Telefon, Fax, Internet) bzw. 6 (906805 → Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer) bei der Angabe von Steuerschlüsseln, beträgt.