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<span style="font-size:28px;"><strong>Bestellung</strong></span><h1>Neue Bestellung anlegen</h1>Der genaue Ablauf einer Bestellung wird hier erklärt: <a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-zentraler-einkauf-mit-bestellungen-und-bestellvorschlaegen">Einkauf mit Bestellungen und Bestellvorschlägen</a><h1><br />Bestellung: Erklärung der Felder</h1><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3108" style="width: 1200px; height: 253px;" /><ul><li><strong>Bezahlung per</strong> → Zahlungsweise mit der die Verbindlichkeit später bezahlt werden soll</li><li><strong>Bearbeiter</strong> → Benutzer, der diese Bestellung bearbeitet bzw. als ihr Bearbeiter eingetragen wurde</li><li><strong>Lieferbedingung </strong>→ Bedingung für die Lieferung z.B. Mindestbestellwert von 100€</li><li><strong>Bestellbestätigung</strong> → Dadurch wird ein Text eingefügt, der den Lieferanten auffordert die Bestellung zu bestätigen. Ansonsten verfällt diese. Der Text ist übersetzbar (Administration → Einstellungen → Übersetzungen) durch die Variable: dokument_bestellung_bestaetigung</li><li><strong>Keine Artikelnummern</strong> → Artikelnummern werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet</li><li><strong>Keine Preise anzeigen</strong> → Preise werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet</li><li><strong>Eigene Artikelnummer in erste Spalte</strong> → Setzt Xentral anstelle der Lieferantennummern in die erste Spalte (Kann in den Systemeinstellungen als Standard gesetzt werden: "Bestellung: Eigene Artikelnummer erste Spalte")</li><li><strong>Lange Artikelnummern</strong> → Artikelnummern die besonders lang sind</li><li><strong>Kein Briefpapier</strong> → Das global angelegte Briefpapier wird nicht für den Bestellbeleg verwendet</li><li><strong>Artikeltexte ausblenden</strong> → Die Artikelbeschreibung in allen Belegpositionen wird in allen Belegen ausgeblendet</li></ul><br /><strong>Aktionsmenü:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3109" style="width: 1200px; height: 210px;" /></strong><ul><li><strong>Bestellung stornieren</strong> → Die Bestellung wird stoniert</li><li><strong>Bestellung kopieren</strong> → Die Bestellung wird kopiert</li><li><strong>Bestellung abschicken</strong> → Die Bestellung wird abgeschickt</li><li><strong>Bestellung freigeben</strong> → Die Bestellung wird freigegeben</li><li><strong>als Verbindlichkeit weiterführen</strong> → Die Bestellung wird als Verbindlichkeit weitergeführt</li><li><strong>als Produktion weiterführen </strong>→ Die Bestellung wird als Produktion weitergeführt</li><li><strong>Export als CSV</strong> → Die Bestellung wird als CSV Datei exportiert. Besonderheit: Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert</li><li><strong>PDF öffnen</strong> → Bestellung wird als PDF geöffnet</li></ul><br /><strong><span style="font-size:16px;">Export als CSV</span></strong><br /><br />Erhalt der Bestellungs-Positionen als CSV:<br /><strong>Besonderheit: Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert</strong><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=2" /><br /><br />Info: der Belegexport ist für die Belege gleich/ähnlich. Es kann also sein, dass Spalten mit ausgegeben werden, die bei der Bestellung keine Relevanz haben.<br /><u>Beispiel</u>: beleg_lieferdatum ist nur relevant auf Kundenseite (z.B. Auftrag)<h1><br />Einkaufspreise direkt aus der Bestellung im Artikel ändern</h1>Es ist möglich direkt aus der Bestellung den Einkaufspreis des Artikels dauerhaft zu ändern. Dazu gibt es im Mini-Detail und im Protokoll-Tab der Bestellung hinter jedem Artikel das Edit-Icon:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3110" style="width: 1200px; height: 318px;" /><br /><br />Durch einen Klick auf das Edit-Icon erscheint ein Pop-up:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3111" style="width: 1200px; height: 238px;" /><br /><br />Wenn der Haken "In Stammdaten anpassen" markiert ist, wird der Preis auch im Artikel in den Stammdaten angepasst und nicht nur in der einzelnen Bestellung.<br /><br />Sollte die Bestellmenge mit der im Einkaufspreis hinterlegten Menge abweichen, so wird gefragt, ob ein Einkaufspreis für die neue Menge erstellt werden soll oder ob der Einkaufspreis mit der nächst niedrigen Menge angepasst werden soll.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3112" style="width: 1200px; height: 130px;" /><br /><br />Wenn bereits ein anderer Preis ab der gleichen Menge besteht, wird dieser bei der oben beschriebenen Anpassung auf inaktiv (Gültig bis) gesetzt und der neue Preis wird in den Stammdaten aktiv.<h1><br />Übersicht aller Bestellungen</h1>In der Übersicht werden alle Bestellungen angezeigt. Im Unterreiter "in Bearbeitung" befinden sich alle Bestellungen, die noch im Entwurfsmodus sind.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3113" style="width: 1200px; height: 381px;" /><br /> <h2>Filter</h2><ul><li><strong>Offene</strong> → Bestellungen, die noch nicht abgeschlossen sind</li><li><strong>Nicht bestätigt </strong>→ Bestellungen ohne bestätigtes Lieferdatum</li><li><strong>Lieferung fehlt</strong> → Bestellungen bei denen die Lieferung fehlt</li><li><strong>versendet</strong> → Bestellungen, die abgeschickt wurden</li><li><strong>stornierte</strong> → Bestellungen, die storniert wurden</li><li><strong>Lieferdatum überschritten</strong> → Bestellungen bei denen das Lieferdatum überschritten worden ist</li><li><strong>ohne Verbindlichkeiten</strong> → Bestellungen die keine Verbindlichkeiten haben</li></ul><br /><strong>Filter: Lieferdatum überschritten</strong><br />Dieser Filter wird angesprochen durch 4 mögliche Felder (Prio abwärts):<ul><li>Bestätigtes Lieferdatum der Bestellung</li><li>Wunschlieferdatum der Bestellung</li><li>Höchstes bestätigtes Lieferdatum aller Positionen</li><li>Höchstes Wunschlieferdatum der Positionen</li></ul><br />Die ersten zwei Punkte beziehen sich auf diese Felder in der Bestellung selber:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3114" style="width: 1200px; height: 408px;" /><br /><br />Die letzten zwei Punkte beziehen sich auf die Felder in dem Reiter Positionen bei der Editierung einer Position<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3115" style="width: 1200px; height: 305px;" /><br /><br /><br /><strong>Beispiel:</strong><br />Der Liefertermin wird als überschritten angezeigt, wenn:<ul><li>der Wunschliefertermin in der Vergangenheit liegt</li><li>das bestätigte Lieferdatum in der Vergangenheit liegt</li><li>der Wunschliefertermin in der Zukunft liegt, aber das bestätigte Datum auf gestern</li></ul><br />Der Liefertermin wird nicht als überschritten angezeigt, wenn:<ul><li>der Wunschliefertermin für gestern eingetragen ist, in allen Positionen aber das Lieferdatum auf morgen eingetragen ist.</li></ul><h2><br />Stapelbearbeitung von Bestellungen</h2>Es ist möglich durch eine Massenbearbeitung mehrere Bestellungen auf einmal zu bearbeiten.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3116" style="width: 1200px; height: 450px;" /><ul><li><strong><span class="wikitable-wrapper">per Mail versenden </span></strong>→ <span class="wikitable-wrapper">Versendet die ausgewählten Bestellungen per Mail an die hinterlegte E-Mail</span></li><li><span class="wikitable-wrapper"><strong>als freigegeben markieren</strong> </span>→ <span class="wikitable-wrapper">Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'freigegeben'. Funktioniert nur mit abgeschlossenen Bestellungen</span></li><li><span class="wikitable-wrapper"><strong>als versendet markieren</strong> </span>→ <span class="wikitable-wrapper">Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'versendet'</span></li><li><span class="wikitable-wrapper"><strong>als abgeschlossen markieren</strong> </span>→ <span class="wikitable-wrapper">Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'abgeschlossen'</span></li><li><span class="wikitable-wrapper"><strong>Sammel-PDF</strong> </span>→ <span class="wikitable-wrapper">Druckt ein Sammel-PDF der ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker</span></li><li><span class="wikitable-wrapper"><strong>drucken</strong> </span>→ <span class="wikitable-wrapper">Druckt alle ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker</span></li></ul> <h1>Offene Positionen</h1>Im Tab "Offene Positionen" finden Sie alle bestellten und noch nicht gelieferten Positionen inkl. bestätigtem Lieferdatum bzw. bestätigtem Liefertermin auf Positionsebene:<h1><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3117" style="width: 1200px; height: 423px;" /><br /><br /><br />Einzelne Bestellung</h1>Über das Edit-Icon können Bestelldaten einer bestimmten Bestellung angepasst sowie Positionen hinzugefügt werden.<h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3118" style="width: 1200px; height: 518px;" /><br /><br /><br /><br />Protokoll</h2>Wie in jedem Beleg sind auch in der Bestellung viele Informationen auf einen Blick im Protokoll ersichtlich. Ebenfalls befindet sich hier noch einmal das Aktionsmenü.<br />Rechts ist ein Überblick, wie viele Einheiten des Artikels bereits geliefert wurden, bei wievielen die Lieferung noch aussteht und wieviele sich bereits im Lager befinden.<h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3119" style="width: 1200px; height: 466px;" /><br /><br /><br /><br />Hinweis bei zu langen Bestellnummern</h2>Sind Bestellnummern zu lang, ist es möglich, dass diese sich mit anderen Spalten im Beleg überschneiden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3121" style="width: 1200px; height: 270px;" /><br /><br /><br /><br />Es ist möglich die Option "Lange Artikelnummern" auszuwählen, dann erhält die Artikelnummer eine ganze Zeile in der Positions-Tabelle auf dem Beleg.<h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3120" style="width: 1200px; height: 242px;" /><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3122" style="width: 1200px; height: 331px;" /><br /><br /><br />Bestellung automatisch abschließen</h2>Es gibt die Option "Bestellung abschließen" (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System). Mit dieser werden die Bestellungen abgeschlossen sobald alle Artikel geliefert sind.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3123" style="width: 1200px; height: 185px;" /><br /><br />Außerdem gibt es den Prozessstarter <a href="https://xentral.com/helpdesk/prozessstarter#bestellungen-abschliessen">Bestellung</a> abschließen, der Bestellungen ebenfalls automatisch schließt.<h2><br /><br />Alternative Beschriftung für eine Bestellung</h2>Es ist möglich für eine Bestellung eine alternative Beschriftung in den Systemeinstellungen anzugeben.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3124" style="width: 1200px; height: 187px;" /><br /><br />Dadurch kann in den Bestellung-Details der Haken dafür aktviert werden, um auf dem Beleg die Beschriftung auszutauschen.<h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3125" style="width: 1200px; height: 480px;" /><br /><br /><br />Bestellung Lieferdatum</h2>Das Bestelldokument kann mit einem Wunschlieferdatum als Hinweis für den Lieferanten, entweder für das ganze Dokument oder pro Position, versehen werden. Die Belegsprache bestimmt, ob eine Übersetzung gezogen wird. Für jede Bestellung kann ein Lieferdatum angegeben werden:<ul><li>Wunschliefertermin für die komplette Bestellung</li><li>zusätzlich kann pro Position ein abweichendes Datum angegeben werden (ohne Datumsangabe wird nichts angedruckt)</li></ul><br />Wunschliefertermin für die gesamte Bestellung:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3126" style="width: 1200px; height: 482px;" /><br /><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3127" style="width: 1200px; height: 689px;" /><br /><br />Info: <a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-grundeinrichtung-der-firmendaten-textvorlagen#bestellung">die Texte können in den Dokumentenvorlagen geändert oder um IF Blöcke ergänzt werden</a>.<br />Wird kein Lieferdatum angegeben, so wird das Wort "Sofort" angedruckt. Dies kann über die Übersetzungsvariable "dokument_lieferdatum_sofort" geändert werden. Zu beachten ist, dass es eine globale Variable für alle Belege ist und dann ggf. auch auf Aufträgen etc. geändert wird.<br /><br />Wunschliefertermin für die einzelne Position:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3128" style="width: 1200px; height: 280px;" /><br /><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3129" style="width: 1200px; height: 690px;" /><h2><br /><br />Hinweis bei einem speziellen Lieferanten</h2>Wenn bei einem bestimmten Lieferanten beim Einfügen der Bestellungs-Positionen immer ein Hinweis als Popup eingeblent werden soll, ist das mit dem Feld "Lieferant Hinweis-Text" in der Lieferanten-Adresse im Zahlungskonditionen/Besteuerung Tab möglich.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3130" style="width: 1200px; height: 343px;" /><br /><br />Sobald ein Artikel, der diesen Lieferanten als Standardlieferant in den Einkaufspreisen hinterlegt hat, wird das Popup angezeigt:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=bestellung&fileid=3131" style="width: 1200px; height: 303px;" /><br /> |