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<p><span style="font-size:28px;"><strong>E-Mail Accounts verwenden</strong></span></p><div class="component">
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<article><div class="content"><div class="text text-container offset-bottom2"><p>Neben dem Haupt-E-Mail-Account aus den Firmendate können weitere E-Mail-Accounts angebunden werden, damit eigene Mitarbeiter auch mit anderen Accounts arbeiten können. Das ist z.B. sinnvoll, wenn die eigene Firma mehrere Mailadressen verwendet, um mit Kontakten zu kommunizieren oder wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Postfach hat.</p><p>Diese E-Mail Accounts werden an verschiedenen Stellen im System verwendet.</p><ul><li><strong>CRM</strong> → Versenden von Korrespondenzen</li><li><strong>Kundenanfragen</strong> → Import von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s in das zentrale <a href="index.php?module=wiki&action=list&cmd=ticket" target="_blank">Ticketsystem</a></li><li><strong>Kundensupport</strong> → Beantworten von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im zentralen <a href="index.php?module=wiki&action=list&cmd=ticket" target="_blank">Ticketsystem</a></li><li><strong>Logistik</strong> → Versenden von Belegen</li><li><strong>Sicherung</strong> → Archivierung der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s von Mitarbeiter-Accounts</li></ul><h1 id="versenden-von-dokumenten--grundeinstellung-und-einfache-l-sung-"><br />Versenden von Dokumenten</h1><span class="wiki-text">Abgeschickt werden kann ein Beleg über die Aktion "abschicken": </span><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3020" style="width: 1200px; height: 427px;" /><br /><br /><br /><span class="wiki-text">Dokumente können per Drucker, Fax, <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:</span><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3022" style="width: 1200px; height: 620px;" /><p>Standardmäßig werden alle E-Mails mit der Standard E-Mail Einstellung versendet, die in den Grundeinstellungen einzurichten ist. Dort kann eingestellt werden, dass der Webserver entweder:</p><ul><li>mit der von PHP mitgelieferten Funktion mail()</li><li>oder mit dem angegeben SMTP Account versendet</li></ul><h1 id="e-mail-account-neu-anlegen"><br /><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account neu anlegen</h1> <span class="wiki-text">Beim Versenden von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s kann in Xentral gewählt werden, ob mit der eigenen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse (Benutzer) oder der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse der Firma <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s versendet werden sollen. Im Ticketsystem wird automatisch die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse als ausgehende verwendet, auf welche die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> eingegangen ist. </span><p>Über „+NEU“ kann ein neuer E-Mail Account angelegt werden.</p><p id="anlegen-von-e-mail-accounts"><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3023" style="width: 1200px; height: 292px;" /><br /> </p><h2>Einstellungen IMAP</h2><span class="wiki-text">IMAP-Postfächer können angebunden werden, indem alle relevanten Zugangsdaten in Xentral hinterlegt werden und die Einstellungen abgespeichert werden.</span><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3021" style="width: 1200px; height: 563px;" /><ul><li><strong>Angezeigter Name</strong> → Name wird als Absender der E-Mails von diesem Account angezeigt, z.B. "Max Mustermitarbeiter"</li><li><strong>E-Mail Adresse</strong> → Absendeadresse. Muss mit der Postfachadresse übereinstimmen, z.B. max.mustermitarbeiter@beispiel.de</li><li><strong>Benutzername</strong> → Anmeldename für das Postfach. Üblicherweise die E-Mail-Adresse oder ein Accountname , z.B. p123456</li><li><strong>Interne Beschreibung</strong> → Interne Beschreibung des Postfachs (optional). Z.B. "Persönlicher Account Max Mustermitarbeiter" oder "Sammelaccount Sales"</li><li><strong>Passwort</strong> → Passwort zum E-Mail Account</li><li><strong>IMAP-Server</strong> → IMAP-Server des Postfachs</li><li><strong>IMAP-Port </strong>→ IMAP-Port des Postfachs, für gewöhnlich <strong>143</strong> (ohne Verschlüsselung) oder <strong>993</strong> (mit Verschlüsselung per SSL)</li><li><strong>Versendetordner aktivieren</strong> → E-Mails werden in Ausgangsordner kopiert</li></ul><p> </p><h2>Einstellungen SMTP</h2><p>Diese Einstellungen sind optional. Sollen von diesem E-Mail-Account auch Mails verschickt werden können, muss zusätzlich SMTP aktiviert werden. Die dazugehördenen SMTP-Einstellungen werden in Xentral analog zu den IMAP-Einstellungen hinterlegt. Die E-Mail-Adresse, der Benutzername sowie das Passwort werden automatisch aus den Einstellungen im Bereich "Einstellungen IMAP" übernommen.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3024" style="width: 1200px; height: 561px;" /></p><ul><li><strong>SMTP-Server</strong> → SMTP-Server des Postfachs</li><li><strong>SMTP-Port</strong> → SMTP-Port des Postfachs, für gewöhnlich <strong>25</strong> (ohne Verschlüsselung) oder <strong>465 </strong>(mit Verschlüsselung per SSL)</li><li><strong>SMTP-SSL</strong> → Verschlüsselung per TSL oder SSL hinterlegen</li><li><strong>SMTP-Authentifizierung</strong> → Die Authentifizierung ist auch per <strong>PHPMailer 6.1</strong> oder <strong>Google OAuth</strong> möglich</li><li><strong>SMTP-Debug aktivieren</strong> → Das Debugging für diesen SMTP-Account wird aktiviert</li><li><span style="color:null;"><strong>Sender E-Mailadresse</strong> → Ist die E-Mailadresse mit der versendet werden soll, abweichend von der IMAP E-Mailadresse, kann diese hier gepflegt werden</span></li><li><span style="color:null;"><strong>Sender Name</strong> → Ist die Sender Name mit der versendet werden soll, abweichend vom IMAP Angezeigter Name, kann dieser hier gepflegt werden</span></li><li><span style="color:null;"><strong>Client Alias</strong> → Client Alias, sofern verwendet, hier eintragen</span></li></ul><p>Meistens genügt es, hierfür nur einen SMTP Account anzugeben, da es viele E-Mail-Server zulassen auch mit anderen E-Mail Adressen der gleichen Domain (über einen Zugang) E-Mails zu versenden. Erlaubt dies der Server nicht, muss ein extra SMTP Account für jede ausgehende E-Mail Adresse angelegt werden.</p><p id="ticketsystem"> </p><h2><span style="font-size:16px;">Ticketsystem</span></h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3025" style="width: 1200px; height: 336px;" /><ul><li><strong>Auswahl</strong> → Xentral <a href="index.php?module=wiki&action=list&cmd=ticket" target="_blank">Ticketsystem</a> für diesen Account aktivieren oder deaktivieren</li><li><strong>Standard-Projekte</strong> → Standard-Projekt, dem die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s zugewiesen werden sollen</li><li><strong>Standard-Warteschlange</strong> → <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden automatisch der Warteschlange zugeordnet</li><li><strong>Ab Datum</strong> → Datum ab dem die E-Mails abgeholt werden</li><li><strong>Ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse</strong> → Immer die eingehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse als ausgehende verwenden</li><li><strong><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s auf Server löschen</strong> → <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden unwiderruflich nach Empfang vom Server gelöscht. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, werden die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s nicht durch Xentral gelöscht</li><li><strong>Ticket als abgeschlossen markieren</strong> → Automatisch bei Import als abgeschlossen markieren</li></ul><h2 id="e-mail-archiv"><br /><br /><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Archiv</h2>Unter E-Mail Archiv können Emails archiviert oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3026" style="width: 1200px; height: 210px;" /><ul><li><strong>Auswahl</strong> → Mit einem Dropdown können die Möglichkeiten „deaktiviert“ oder „Archivierung aktivieren“ ausgewählt werden</li><li><strong><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s löschen</strong> → Anzahl der Tage nach denen die E-Mails gelöscht werden. Der Wert 0 oder leer bedeutet, dass die E-Mails nie gelöscht werden. Die E-Mails sollten entweder nie gelöscht oder vorher für die Archivierung an ein Postfach weitergeleitet werden, sodass die gesetzliche Archivierung vollständig im Webmail Postfach parallel vorgenommen werden kann.</li></ul><p><strong>Hinweis</strong>: Wenn Nachrichten im E-Mail Archiv gelöscht werden, werden diese nur in Xentral gelöscht. Die Nachrichten bleiben weiterhin im E-Mail Account bestehen. </p><h2 id="mitarbeiter"><br /><br />Mitarbeiter</h2>Hier kann der Mitarbeiter zugeordnet werden, dem der E-Mail Account zugeordnet werden soll.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3027" style="width: 1200px; height: 210px;" /><ul><li><strong>Mitarbeiter</strong> → hier kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, der diesem Mail Account zugeordnet ist</li></ul> <ul></ul><h2 id="autoresponder">Autoresponder</h2><p>Für E-Mail Adressen kann ein Autoresponder eingeschaltet werden. Der Autoresponder kann z.B. genutzt werden, um Kunden eine Rückmeldung zur Anfrage über ein Kontaktformular auf der Webseite zu geben. Sofern dies über den online Shop geschieht, kann auch der Autoresponder vom Shop verwendet werden. Diese E-Mail Adressen können in Xentral im Ticketsystem zentral in einen Pool abgeholt werden. Je nach E-Mail Adresse kann der Autoresponder aktiviert werden. </p><p>Praxistip: Sie sollten den Autoresponder auf "nur eine E-Mail pro Tag" einstellen, um zu verhindern, dass andere Autoresponder auf Ihre Mail antwortet.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3029" style="width: 1200px; height: 697px;" /></p><ul><li><strong>Auto-Responder</strong> → der Autoresponder kann hier aktiviert werden</li><li><strong>nur eine Mail pro Tag</strong> → idealerweise hier auf "nur einmal pro Tag einstellen, dann geht an diese Adresse auch nur eine Mail raus, auch bei erneuter Antwort</li><li><strong>Betreff</strong> → Betreff der Autoresponder Mail</li><li><strong>Text</strong> → Text der Autoresponder Mail</li></ul> <span class="wiki-text">Folgende Variablen können im Autoresponder Text verwendet werden:</span><ul><li>{TICKET} = Ticketnummer (in Betreff und Text)</li><li>{BETREFF} = Betreff der eingehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span></li></ul> <h2 id="eigene-signatur">Eigene Signatur</h2> <span class="wiki-text">Eigene Signaturen können für jede Mail Adresse oder auch für ein Projekt eingestellt werden. Ist in diesen beiden Bereichen keine Signatur eingestellt, so wird die zentrale Signatur aus den Grundeinstellungen gezogen. Hier können auch Footer mit Bild und HTML Elementen eingefügt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3028" style="width: 1200px; height: 697px;" /></span><ul><li><strong>aktivieren</strong> → die eigene Signatur kann hier aktiviert werden (Info: die Signatur kann auch im Projekt bei den Logistikeinstellungen für ein Projekt aktiviert werden (Logistikeinstellungen ganz unten))</li><li><strong>Signatur</strong> → Textfeld, um die eigene Signatur einzustellen</li></ul> <span class="wiki-text">Signaturen sollten zentral oder über die Mail Adresse festgelegt werden. (Eine Signatur direkt in der Geschäftsbriefvorlage (z.B. Text Vorlage beim Absenden einer Rechnung) ist zwar möglich. Allerdings muss dann jeweils die einzelne Vorlage bei Änderungen bearbeitet werden und die Formatierungsmöglichkeiten für die Signatur sind hier nur im Textformat möglich)</span> <span class="wiki-text">In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden. </span><br /> <h1 id="mit-verschiedenen-ausgehenden-e-mailadressen-arbeiten">Mit verschiedenen ausgehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adressen arbeiten</h1><p>In Xentral ist es möglich mit verschiedenen ausgehenden E-Mailadressen zu arbeiten. Nach der Anmeldung mit dem SMTP Account, z.B. muster.max@domain.de können E-Mails auch über andere E-Mail-Accounts versendet werden, z.B. über meier@domain.de.<br /><br /><span style="color:null;">Manche SMTP Account ermöglichen es, mit mehreren verschiedene E-Mail-Versenderadressen zu versenden, andere wiederum verlangen, dass es für jede Versenderadresse auch einen eigenen SMTP Accout gibt.</span><br />Im zweiten Fall muss für jede E-Mail einen eigener E-Mail Account angelegt werden und es müssen jeweils eigene SMTP Einstellungen gepflegt werden. Dann muss auch in Xentral für jede versendende E-Mailadresse ein SMTP Account hinterlegt werden. Pro Account müssen dann die SMTP Daten separat angegeben werden. Xentral nutzt dann beim Versenden automatisch die korreten SMTP Accounts. <br /><br /> </p><span class="wiki-text"> </span><h1 id="gesendete-e-mails-im-gesendet-ordner-anzeigen">Gesendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im Gesendet Ordner anzeigen</h1> <span class="wiki-text">Über Xentral versendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s können im "Versendet" Ordner des <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Programms angezeigt werden. Hierzu ist im jeweiligen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account der Ordner einzustellen. Zuerst muss "IMAP Ausgang aktiv" ausgewählt werden, damit sich im Anschluss eine neue Zeile mit "IMAP Ordner gesendet" erscheint.</span><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=emailbackup&fileid=3030" style="width: 1200px; height: 636px;" /><br /><br /> <h1><br /><span class="wiki-text">Google Mail (OAuth)</span></h1></div></div></article>
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</div>Viele neuere Google Mail Adressen unterstützten das Versenden von E-Mails nur noch über das sogenannte OAuth Verfahren.<br />Um dieses Verfahren zu ermöglichen muss zunächst eine Verbindung zur <a href="index.php?module=wiki&action=list&cmd=googleapi" target="_blank">Google API</a> hergestellt werden.
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<h2><br />Google Mail Account einrichten</h2>Ein Google Mail Account funktioniert mit den folgenden SMTP Einstellungen:
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<ul><li>SMTP-Server: smtp.gmail.com</li><li>SMTP-Port: 587</li><li>SMTP-SSL: TLS</li><li>SMTP-Authentifiziereung: Google OAuth</li><li>Sender Email Adresse: Google Mail Adresse</li></ul>Der Benutzer, dem der Google Mail Account gehört, muss nun noch Xentral zum Zugriff auf Google Mail authorisieren. Dies geschieht in den Persönlichen Einstellungen des Benutzers.<br /><br /> |