mirror of
https://github.com/OpenXE-org/OpenXE.git
synced 2024-11-14 20:17:14 +01:00
1 line
20 KiB
Plaintext
1 line
20 KiB
Plaintext
<span style="font-size:28px;"><strong>Zahlungseingang und Kontoimport</strong></span><br /> <h1>Zahlungseingang - Import von Kontoauszügen</h1>Heute bieten Banken ihren Kunden die Möglichkeit, alle Kontobewegungen jederzeit über ein Webportal als CSV-Datei zu exportieren. Diese CSV Dateien können in Xentral importiert werden, um Zahlungsein- und abgänge im System zu registrieren, und mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen. Die meisten Banken bieten zudem die Möglichkeiten eines automatisierten oder automatischen Live Imports via der PSD2-API.<br /><br /><span class="wiki-text"><span style="color:#e74c3c;"><strong>Achtung</strong></span>: Der Live Import ist leider <strong><u>nicht</u></strong> für die <strong>Banken verfügbar, die </strong></span>selbst noch keine <strong>PSD2-API</strong> freigeschaltet haben. Dazu gehören u.a. die <strong>HypoVereinsbank</strong>, die <strong>Commerzbank</strong> sowie ihre Tochter, die <strong>ComDirect Bank</strong> (Stand: März 2020).<br /><br />Um die Kontobewegungen importieren zu können, muss in Xentral für jedes Ihrer Konten ein <strong>Geschäftskonto</strong> definiert werden.<br /><br /> <h1>Übersicht Zahlungseingang</h1><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=1" /><h2>Import der Kontoauszugs-Dateien</h2>Importieren Sie die aktuellen Kontoauszüge Ihrer Geschäftskonten, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen.<br /><br />Die Datei kann über "Durchsuchen" und "Importieren" eingespielt werden.<ul><li>Einnahmen sind grau markiert</li><li>Ausgaben sind rot markiert</li><li>Gefundene Aufträge/Rechnungen sind grün markiert</li></ul><br />Xentral erkennt beim Kontoimport automatisch, ob eine Buchung zu einem früheren Zeitpunkt bereits importiert wurde. In diesem Fall wird die Buchung nicht erneut importiert.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=2" /><br /><br /><br />Mit dem Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen" werden alle erkannten Buchungen sofort auf einmal verbucht, unabhängig davon ob die diese sich auf anderen Seiten befinden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=3" /><h2><br />Verknüpfen der Zahlungen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Verbindlichkeit)</h2>Wenn der Betreff einer Überweisung Hinweise auf eine(n) Rechnung/Auftrag enthält, und der Überweisungsbetrag mit dem Auftragswert übereinstimmt, schlägt Xentral die passende Verknüpfung automatisch vor (grüne hinterlegte Zeilen im Screenshot). Dabei werden Zahlungen bei Vorkasse-Bezahlarten (z.B. PayPal, Kreditkarte, Vorkasse) mit Aufträgen, und bei anderen Bezahlarten mit Rechnungen verknüpft (z.B. Zahlung auf Rechnung, Barzahlung, Nachnahme).<br /><br />Nicht automatisch erkannte Zahlungseingänge bleiben grau hinterlegt, und können manuell mit den passenden Aufträgen/Rechnungen/Gutschriften verknüpft werden. Zahlungsabgänge werden in der Import-Ansicht (Screenshot) rot hinterlegt.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=4" /><br /><br /><br />In der Übersicht der Zahlungseingänge gibt es eine direkte PDF-Vorschau für die Belege, die verknüpft werden können (Verbindlichkeiten, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge).<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=5" /><br /><br /><br />Um welche Art der Buchung es sich handelt, erkennen Sie an der Farbe der Zeile.<ul><li>Grün = Zahlungseingang, der erfolgreich auf eine Rechnung oder einen Auftrag verknüpft werden konnte</li><li>Grau = Nicht erkannte Einnahme bzw. positive Buchung</li><li>Rot = Ausgabe bzw. negative Buchung, die nicht zugeordnet werden konnte</li><li>Lila = Negative Buchung, die einer Verbindlichkeit zugeordnet werden konnte</li><li>Orange = Erkannte Buchung auf stornierten Auftrag/Rechnung; auf Auftrag/Rechnung mit bereits verknüpfter Zahlung oder einer Rechnung/POS-Rechnung, die durchs System automatisch als bezahlt markiert wurde (aber ohne direkt darauf gebuchten Zahlungseingang).</li></ul><h2>Klärfall</h2>Ein schnelles Erstellen von Klärfällen direkt in der Übersicht Zahlungseingang möglich. Über das !-Icon gelangen Sie in das Dialogfenster, um die Buchung als Klärfall zu markieren und einen Grund zu hinterlegen.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=6" /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=7" /><br /><br /><br />Nach Klärfällen kann im Reiter Kontoauszüge gefiltert werden. Diese Markierung kann zum Beispiel der Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter, der den Zahlungseingang bearbeitet und der Buchhaltung dienen.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=8" /><strong>Info:</strong> der Klärfallgrund wird im Buchhaltungsexport für das Datev Format nicht mit exportiert. Allerdings kann die Liste aller Klärfälle über einen Datumsbereich im Tab "Alle Kontoauszüge" gezogen werden.<h2>Verbindlichkeiten verknüpfen</h2>Es ist möglich auch Verbindlichkeiten im Zahlungseingang zu verknüpfen.<br />Dabei wird der Status der Verbindlichkeit auf "bezahlt" gesetzt.<br />Sollte der Zahlungsimport rückgängig gemacht werden, wird der Status der Verbindlichkeit nicht zurückgesetzt.Sie bleibt auf "bezahlt". Damit sollen mehrfache Auszahlungen verhindert werden.<br /><br /><strong>Hinweis: </strong>Im Autocomplete Feld werden alle Verbindlichkeiten angezeigt, die nicht direkt über den Zahlungseingang auf bezahlt gesetzt wurden. Manuell auf bezahlt gesetzte Verbindlichkeiten werden immer noch angezeigt.<img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=9" /><h3>Skonto auf Verbindlichkeiten</h3>Wird ein Skonto auf der Verbindlichkeit automatisch im Zahlungseingang erkannt, analog zum Zahlungseingang auf eine Kundenrechnung mit Skonto.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=10" /><h2>Eine Zahlung auf mehrere Aufträge buchen</h2>Zahlungen können auch auf mehrere Aufträge gebucht werden:<ul><li>Aktion: "Auftragsguthaben" auswählen (analog für Rechnung oder Gutschrift)</li><li>Feld: "Auftrag" → Hier werden die Auftragsnummern mit Komma getrennt eingegeben (keine Leerzeichen verwenden!)</li></ul><br />Ist die Summe des Zahlungsbetrags kleiner als der Wert beider Aufträge, wird auf die zuletzt gebuchte Auftragsnummer der vorhandene "Restbetrag" gebucht. Dieser Auftrag wird nicht als bezahlt markiert, da zu wenig Geld verknüpft ist.<img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=11" /><br /><br /><strong>Hinweis: </strong>Skonto wird beim Verknüpfen mehrerer Aufträge nicht verarbeitet.<br /> <h2>Rücklastschriften auf eine Rechnung verbuchen</h2>Rücklastschriften können erneut auf eine Rechnung verbucht werden. Die Rechnung wird dann wieder auf "offen" umgestellt und der Lastschriftbetrag wird inkl. der Gebühr angezeigt:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=12" />Die<br /><br />Rechnung wird ganz normal im Mahnwesen angezeigt.Sobald der Kunde überwiesen hat, können Sie die neue Zahlung wieder auf die Rechnung buchen. Die Restsumme (Gebühr) kann entweder als Skonto gegeben werden oder der Kunde überweist diese nach.<br /><br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Beispiel mit zwei Rechnungen</strong></span><p>Wenn es zwei Rechnungen gibt, die per Rücklastschrift eingebucht werden müssen, kann die Zuordnung folgendermaßen vorgenommen werden:<br />Damit die Position aufgesplittet wird über den Stift gehen und dort den "SOLL" Betrag auf einen Rechnungswert inkl. der Rücklastgebühr reduzieren.<br /><br />Im Beispiel unten geht die Rechnung über 119 Euro und die Rücklast beträgt 125 Euro.<br /> </p><div class="image-hover" style="float: none;"><img alt="" data-cid="IqD8doFAaDZFTzXzBhrID716os8ytaFg" height="314" src="https://support.wawision.de/file.php?key=iqd8dofaadzftzxzbhrid716os8ytafg&expires=1591228800&signature=31d7e0195a2f259f44b3f62b675918b863dc5ae9&disposition=inline" width="998" /></div><br /><br />Nach den Eintragungen wird gespeichert, dadurch wird die Buchung aufgesplittet und die Positionen können jeweils auf die Rechnung gebucht werden.<br /><br /> <div class="image-hover" style="float: none;"><img alt="" data-cid="YP5DzoUX6KqV6TPk-CnMqOOKdIVQwXC0" height="565" src="https://support.wawision.de/file.php?key=yp5dzoux6kqv6tpk-cnmqookdivqwxc0&expires=1591228800&signature=c3894fc34f3b3480dbbc8ff0f0091339936a7037&disposition=inline" width="1717" /></div><br />Im Mahnwesen sieht es dann so aus:<br /><br /> <div class="image-hover" style="float: none;"><img alt="" data-cid="5y8gLNZLa6Kp0wiBQKMeblpUWe4oBCdQ" height="122" src="https://support.wawision.de/file.php?key=5y8glnzla6kp0wibqkmeblpuwe4obcdq&expires=1591228800&signature=b10fe52947952b4b713bf787759464d77d551e44&disposition=inline" width="1717" /></div><h2><br /><br />Zahlungsein- und ausgänge splitten</h2>Kontoauszugsbuchungen können auch gesplittet werden, wenn z.B. zwei Rechnungen in einer Summe bezahlt wurden oder eine Überzahlung stattgefunden hat.<br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Beispiel:</strong></span><ul><li>Rechnungsbetrag: 8,12</li><li>Gutschrift: 3,70</li><li>Kunde bezahlt: 4,42 (RE-GS)</li></ul><br />Im Zahlungseingang klickt man bei einer solchen Buchung auf das Aufsplitten-Icon.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=13" /><br /><br />Danach kann man nach der Belegnummer (RE) suchen und über den Pfeil die Angaben des Belegs übernehmen.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=14" /><br /><br />Mit einem Klick auf den "Speichern" Button unten, wird die Buchung abgeschlossen und erscheint als neue Zeile. Die ursprüngliche Zeile wird türkis markiert und besteht aus dem restlichen Betrag.Diese Zeile können Sie jetzt mit der Gutschrift verknüpfen und auf "Buchungen fertigstellen" klicken:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=15" /><br /><br />Analog können Sie auch für Zahlungsausgänge bzw. Verbindlichkeiten splitten.<br /><br />Wählen Sie das Stiftsymbol rechts neben einer Buchung und tragen Sie im Dialogfenster die fehlenden Daten ein.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=16" /><h3><br />Teilzahlungen verknüpfen</h3>Sollten Sie Teilbezahlungen auf eine Rechnung bekommen, können Sie wie oben beschrieben vorgehen und ebenfalls auf das Edit-Icon in der Zahlungszeile klicken. Nach dem Übernehmen der Rechnungsdaten, müssen Sie aber nochmal den Betrag händisch an die Teilsumme anpassen:<br /><br />Beispiel:<br />Gesamtbetrag: 185,05 Euro<br />Teilzahlung: 100 Euro + 85,05 Euro<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=17" /><br /><br /><br />Die Restzahlung wird dann genauso verbucht, nur dass Xentral hier bereits die Differenz beim Zuweisen erkennt und diese so verbucht werden kann:<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=18" /><h2>Verknüpfen der Kosten</h2>Ausgaben und Einnahmen, die nicht Kundenkonten (Aufträge, Rechnungen, Gutschriften) betreffen, können direkt auf Konten des hinterlegten Kontenrahmens gebucht werden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=19" /><h2>Erstellen von Verbindlichkeiten</h2>Zudem möglich, Verbindlichkeiten direkt aus Zahlungseingängen heraus zu erstellen und zu verknüpfen.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=20" />Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=21" /><h2>Übersicht über alle Kontoauszüge</h2>E ein neues Tab um alle Kontoauszüge über alle Geschäftskonten hinweg zu sehen. Natürlich werden hier immer noch die Projektzuordnungen des Mitarbeiters beachtet, damit man nicht zu viel sieht.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=22" /><br /><br />In dieser Oberfläche hat man die gleichen Filter-Möglichkeiten, wie in den Buchungsübersichten der einzelnen Konten.<h2><br />Auflösen von Verknüpfungen</h2>Verknüpfungen von Dokument <-> Kontoauszugsbuchung können wieder aufgelöst werden.Bitte beachten Sie, dass hierbei keine neue Buchung (für die Buchhaltung) erzeugt wird. Die ursprüngliche Buchung wird gelöscht und die neue Buchung erzeugt. Datum der Buchung ist weiterhin das Datum der Bankbuchung.<br /><br />Buchhaltung → Zahlungseingang → <img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=23" width="18" /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=24" /><ul><li>Verknüpfte Kontobuchungen erhalten den Status "abgeschlossen"</li><li>Noch nicht verknüpfte Kontobuchungen den Status "prüfen"</li><li>Als "Importfehler" verbuchte Kontobuchungen werden durchgestrichen dargestellt</li></ul><br />Abgeschlossene Verknüpfungen können mit der Aktion <img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=25" width="20" /> aufgelöst werden:<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=26" /><br /><br /><br />Diese Buchung wird geöffnet und ist bei den Kontoauszügen nun wieder erneut zu verbuchen.<br /> <h2>Markieren als Importfehler oder Abgeschlossen</h2>Es möglich mit einem Klick auf das Edit Icon noch zusätzliche Eigenschaften festzulegen.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=28" /><ul><li><strong>Importfehler </strong>→ Markiert diese Buchung als Importfehler und verhindert somit, dass diese Buchung im FiBu Export erscheint.</li><li><strong>Abgeschlossen </strong>→ Markiert diese Buchung als abgeschlossen und verhindert, dass diese Buchung wieder im Zahlungseingang aufgeführt wird.</li></ul><h3><br />Digitale Suche in Buchungen</h3>Das Suchfeld ermöglicht eine Suche nach Inhalten in Kontoauszugsbuchungen.Z.B. die Umsatzsteuerabbuchungen des Finanzamtes im letzten Jahr für das Steuerbüro.Hier kann blitzschnell nach Namen, Behörden oder anderen Texten gesucht werden.Das Suchergebnis kann als Liste per Knopfdruck exportiert werden.<h2><br />Manuelle Bearbeitung der Verknüpfungen (Expertenmodus)</h2>Buchhaltung → Zahlungseingang → <img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=23" width="18" />Die Verknüpfung eines Zahlbetrages auf einen Auftrag oder eine Rechnung kann auch manuell bearbeitet bzw. abgeändert werden (z.B. Änderung der Aufteilung eines Betrages auf mehrere Rechnungen)Die Verknüpfung eines Kontoauszuges auf eine oder mehrere Rechnungen ist direkt bei den Kontoauszügen ersichtlich. Klappen Sie hierzu die Zahlung vorne mit dem blauen Pfeilchen auf:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=29" /><br /><br /><br />Um diese Buchungen zu ändern klicken Sie auf editieren <img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=27" width="20" />. Nun erhalten Sie die Ansicht dieser einzelnen Bankbuchung.<br />Unten ist die Verknüpfung auf eine oder mehrere Rechnungen zu sehen, diese können bearbeitet werden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=30" /><br /><br />Klicken Sie auf die einzelne Buchung und bearbeiten Sie den Betrag, indem Sie einen neuen Betrag eingeben (z.B 10 EUR werden mit Trennzeichen "Punkt" eingegeben: 10.00) und auf "ok" klicken.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=31" /><br /><br /><br />In diesem Expertenmodus ist zu berücksichtigen, dass die geänderten Beträge zusammenaddiert die Summe der Kontobuchung ergeben. Die Änderung sieht dann z.B. folgendermaßen aus:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=32" /><br /><br /><br />Die Buchung für eine einzelne Rechnung ist im Protokoll des Dokumentes zu sehen:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=33" /><br /> <h1>Löschen eines Kontoimports</h1><br />Ein Datenimport einer Kontoauszugsdatei kann auch wieder Rückgängig gemacht werden.<br />Es kann immer nur der letzte Import rückgängig gemacht werden. Dabei werden Verknüpfungen wieder gelöst - mit Ausnahme von Verbindlichkeiten.<br /><br /> <h1>Live-Import des Kassenbuchs</h1><br />Es ist möglich über den Zahlungseingang einen Live-Import durchzuführen.Dazu wählt man im Zahlungseingang das Kassenbuch aus und klickt danach auf den "Live-Import" Button:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=34" /><h1><br />Kontenblatt</h1><p>Im Bereich "Kontenblatt" können Sie Kontoauszüge nach den Konten aus dem Kontenrahmen gefiltert durchsuchen.<br /><br />Im Kontenblatt werden:<br /><br />1.) die Konten aus dem Modul <strong>Kontenrahmen</strong> (Administration -> Einstellungen -> Kontenrahmen) durchsucht<br />2.) die Gegenkonten aus den Kontoauszügen herausgesucht und dort geprüft, ob das Gegenkonto einer <strong>Kunden- oder Lieferantennummer</strong> entspricht<br />3.) die <strong>Geschäftskonten</strong> durchsucht, die DATEV-Konten sind (also wenn im Geschäftskonto das Feld "DATEV" anders gefüllt ist als mit 0)<br /><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zahlungseingang&fileid=1822" style="width: 1200px; height: 472px;" /></p> |