mirror of
https://github.com/OpenXE-org/OpenXE.git
synced 2024-12-27 07:00:29 +01:00
1 line
20 KiB
Plaintext
1 line
20 KiB
Plaintext
<span style="font-size:28px;"><strong>Mahnwesen verwenden</strong></span><br /> <p>YouTube-Video: <a href="https://www.youtube.com/watch?v=dxHXq4Ugg58">https://www.youtube.com/watch?v=dxHXq4Ugg58</a><br /> </p><h1>Mit dem Mahnwesen arbeiten</h1> Die Weitergabe von offenen Rechnungen an das Mahnwesen erfolgt automatisch bei:<br /><br />Vorkasse-Zahlungsweisen nach einer definierbaren Bezahlfrist, und beinachträglichen Zahlungsweisen nach dem Erreichen des Zahlungsziels.<br /><br />Eine unbezahlte Rechnung durchläuft nacheinander verschiedene Mahnstufen. Die Voraussetzungen für das Vorrücken einer Rechnung in die nächste Mahnstufe sind:<ul><li>Der Ablauf der vordefinierten Zeit seit der letzten Mahnung/Zahlungserinnerung</li><li>Die Mahnung/Zahlungserinnerung der vorhergehenden Stufe wurde verschickt (bei aktiviertem Mailversand), bzw. gedruckt</li></ul>Der Ausdruck bzw. Versand der verschiedenen Mahndokumente per E-Mail erfolgt automatisch nach dem Betätigen des Buttons "Mahnwesen starten" in der Ansicht "Buchhaltung → Mahnwesen". Durch das Starten des Mahnwesens werden die Mahndokumente für alle im Reiter "fällige" aufgelisteten Rechnungen, ihrer Mahnstufe entsprechend, gedruckt oder per Mail versendet.<ul><li><strong>E-Mail Versand und Ausdruck</strong>: Die Mahndokumente werden je nach Einstellung per E-Mail oder an einen Drucker gesendet. Hat ein Kunde keine E-Mail Adresse in der Rechnung (diese ist Grundlage für den Mail Versand) hinterlegt, so erfolgt automatisch ein Ausdruck am Drucker.</li><li><strong>Abweichende Rechnungsadresse</strong>: Beachten Sie, dass bei abweichender Rechnungsadresse die E-Mail Adresse hier hinterlegt sein muss, damit im Rechnungsdokument eine E-Mail Adresse gezogen wird. Die Stammdatenadresse ist in diesem Fall nicht ausreichend. Es muss auch eine E-Mail Adresse bei der abweichenden Rechnungsadresse gepflegt sein.</li><li><strong>E-Mail Ausgang monitoren</strong>: Der E-Mail Ausgangslog liefert die E-Mail Ausgänge in der Logistik, automatischen Prozessen und auch vom Mahnwesen aus. Hier können Sie die zuletzt versendeten Mahnungen monitoren. Eine weitere Möglichkeit ist der Kopieempfänger in den E-Mail Grundeinstellungen und in den Systemeinstellungen. Hier kann eine copy@xxx.xx E-Mail Adresse hinterlegt werden, so dass der Versand der E-Mail aus Xentral geprüft werden kann.</li></ul><h2><br />Funktionen im Mahnwesen</h2>Die Übersicht im Mahnwesen enthält folgende Reiter:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=1" /><br /> <ul><li><strong>fällige</strong>: Alle Rechnungen die sich in einer der Mahnstufen befinden, und für die beim nächsten Klick auf "Mahnwesen starten" ein Mahndokument gedruckt oder versendet wird.</li><li><strong>Zahlungserinnerungen</strong>: Alle Rechnungen in der Stufe "Zahlungserinnerung"</li><li><strong>Mahnungen</strong>: Alle Rechnungen in den Stufen Mahnung 1 bis Mahnung 3</li><li><strong>Inkasso</strong>: Alle Rechnungen in der Stufe "Inkasso"</li><li><strong>Gesperrt</strong>: Alle Rechnungen, die manuell für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen gesperrt wurden</li><li><strong>Forderungsverluste</strong>: Alle Rechnungen, die manuell als Forderungsverluste markiert wurden</li></ul><br />Bevor ein Mahnlauf gestartet wird, kann im Auswahlfeld "Drucker" festgelegt werden, auf welchem Drucker die Mahndokumente ausgedruckt werden, für die der Mailversand nicht aktiviert wurde.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=2" /><br /><br /><br />Die Rechnungskopie und das eigentlich Mahndokument (Zahlungserinnerung oder Mahnung) werden per E-Mail versendet. Der Mahnprozess kann für die einzelnen Rechnungen jederzeit durch den Benutzer beeinflusst, oder gestoppt werden. Dies geschieht über die im folgenden vorgestellten Symbole in der Listenansicht.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=3" /><br /><br /><br /><br />Folgende Aktionen stehen für die einzelnen Rechnungen im Mahnwesen zur Verfügung:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=4" width="20" /> Rechnung bearbeiten: Sprung in die Editier-Ansicht der Rechnung<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=5" width="20" /> PDF der aktuellen Mahnstufe: Ansicht des Mahndokuments als PDF<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=6" width="20" /> PDF der Rechnung: Ansicht der Rechnung als PDF<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=7" width="20" /> Stornierung der Rechnung: Weiterführen als Gutschrift/Stornorechnung<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=8" width="20" /> Differenzbetrag (Betrag in Spalte "Fehlt") als Skonto verbuchen<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=9" width="20" /> Betrag als Forderungsverlust verbuchen<br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=10" width="20" /> Rechnung für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen sperren (Rechnung wird in Reiter "Gesperrt" verschoben)<br /><br /><br />In der Rechnung wird immer der Status des Dokumentes angezeigt, das bereits versendet wurde.D.h. wurde eine Mahnung 1 im Mahnwesen erzeugt und versendet, wird in der Rechnung "Mahnung 1" angezeigt.Ist die "Mahnung 1" noch nicht versendet, steht die Rechnung noch auf Zahlungserinnerung, obwohl diese bereits im Mahnwesen unter "Fällige" für die nächste Mahnstufe gelistet ist.<h2><br />Mahnwesen neu berechnen</h2>Das Mahnwesen wird bei Klick auf den Button neu berechnet. Dieser Berechnung kann auch über den Prozesstarter <span class="wiki-text"><strong>mahnwesencheck </strong></span>in den Hintergrund verlegt werden.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=11" /><br /> <h1>OPOS Liste</h1> In der Offenen Posten Liste werden im Mahnwesen alle offenen/teilbezahlten Rechnungen unabhängig von der Mahnstufe angezeigt:<ul><li>Rechnungen, die noch nicht fällig sind, werden ohne Mahnstufe angezeigt</li><li>Rechnungen, die fällig sind werden mit der jeweiligen Mahnstufe angezeigt</li></ul><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=12" /><br />Spalteninformation:<ul><li>versendet am → Datum, an dem das letzte Mal ein Mandokument versendet wurde</li><li>fällig am → Fälligkeit der nächsten Mahnstufe (diese Rechnung ist "wieder fällig am" oder "das nächste Mal fällig am")</li></ul><br />Mit den Filter Optionen können Sie Folgendes filtern:<ul><li>ohne Forderungsverlust</li><li>ohne Inkasso</li><li>ohne gesperrt</li></ul><h1><br />Einstellungen Mahnwesen</h1>Im Reiter "Einstellungen" können die Mahnfristen für die einzelnen Mahnstufen, und die Texte für die verschiedenen Mahn-Dokumente definiert werden.<br /> <h2>Mahnwesen Einstellungen</h2>Die Mahnfristen werden im Reiter "Einstellungen" festgelegt. Es gibt in Xentral 5 verschiedene Mahnstufen:<ul><li>Zahlungserinnerung</li><li>Mahnung 1</li><li>Mahnung 2</li><li>Mahnung 3</li><li>Inkasso</li></ul><br />Für jede Mahnstufe kann definiert werden:<ul><li><strong>Tage seit letzter Stufe</strong>: Legt fest, nach wie vielen Tagen sie aktiviert wird, nachdem die vorherige Mahnstufe eingetreten ist</li><li><strong>Mailversand</strong>: Legt fest, ob beim Anstoßen des Mahnwesens eine E-Mail mit dem Mahndokument an den Schuldner versendet wird (E-Mail Adresse muss beim Kundendatensatz vorhanden sein). Ist diese Option nicht aktiviert wird das Mahndokument beim Starten des Mahnwesens ausgedruckt</li><li><strong>Mahngebühr</strong>: ab der Stufe "Mahnung 1" kann jeweils eine Mahngebühr festgelegt werden, die Mahngebühren der Mahnstufen summieren sich nicht auf. Es ist also für jede Mahnstufe die jeweilige Gesamtgebühr anzugeben. Mahngebühren werden ohne Besteuerung angezeigt. Die Gebühr von z.B. 5 EUR wird dann auch als 5 EUR auf der Mahnung ausgewiesen (anzugeben als Variable, wenn die Gebühr auf dem Dokument ausgewiesen werden soll → siehe Mahntexte Beispiele).</li></ul><br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=13" /><br /><br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Mahnstufe (Mahndokumente)</strong></span><ul><li><strong>Zahlungerinnerung</strong> → Fälligkeit ist fest → ist immer das berechnete Zahlungsziel (z.B. bei Rechnung 14 Tage ist die Fälligkeit für die Zahlungserinnerung am Tag 15)</li><li><strong>Zahlungerinnerung bei Vorkasse und Rechnung zahlbar sofort </strong>→ Fälligkeit wird in Tagen angegeben bei Rechnung zahlbar "sofort" (entspricht "0" Tage) oder Vorkasse-Zahlungsweisen, die nicht automatisch auf bezahlt gesetzt werden</li><li><strong>Zahlungerinnerung bei Lastschrift (+Einzugsdatum)</strong> → Fälligkeit der Zahlungsweise "Lastschrift (oder "verhält sich wie Lastschrift"); aufgerechnet wird das Einzugsdatum in der Rechnung. Bei Einzugsdauer von X Bankarbeitstagen kann z.B. dieser Wert eingestellt werden, dann tauchen die Lastschriften in der Regel nicht im Mahnwesen auf (nur wenn sie vergessen wurden einzuziehen oder wenn der Einzug nicht funktioniert hat oder es eine Rückbuchung gab)</li><li><strong>Mahnung 1</strong> → Fälligkeit wird in Tagen angegeben</li><li><strong>Mahnung 2 </strong>→ Fälligkeit wird in Tagen angegeben</li><li><strong>Mahnung 3</strong> → Fälligkeit wird in Tagen angegeben</li><li><strong>Inkasso</strong> → Fälligkeit wird in Tagen angegeben</li></ul><br /><br /><strong><span style="font-size:16px;">Vorkasse Erinnerung (E-Mail Erinnerung)</span></strong><ul><li><strong>Skonto E-Mail an Buchhaltung </strong>→ E-Mail Erinnerung an die Buchhaltung (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen)</li><li><strong>Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag)</strong> → Tage, nach dem die Vorkasse E-Mail als Erinnerung an den Kunden gesendet werden soll (Auftrag)</li><li><strong>E-Mail für Storno an Buchhaltung</strong> → E-Mail, die an die Buchhaltung versendet wird (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen), so dass zu lange offene Vorkasse Aufträge storniert werden können</li><li><strong>Zahlungsmail Betrag-Schwelle</strong> → EUR Betrag, ab dem die Zahlungsmail noch versendet werden soll an den Kunden (Auftrag) <em>(Einstellung für die E-Mail Funktion siehe unten)</em></li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Sonstige Einstellungen</strong></span><br /><br />Skonto im Zahlungseingang überziehen erlauben → Anzahl der Tage, um die die automatische Erkennung im Zahlungseingang noch greifen soll (Skontozeitraum im Zahlungseingang zusätzlich um x Tage verlängern)Bearbeiter + Vertrieb anzeigen → Bearbeiter und Vertreib in der Infobox auf dem Mahndokument anzeigenVersand Mahnungen über E-Mail-Account → Einstellung für die E-Mail Adresse, von der aus die Mahnungen versendet werden (Versionsinfo: ab 19.3)<h2><br />Mahnwesen Prozesstarter Einstellungen</h2>Der Prozesstarter kann für das Mahnwesen auch auf "periode → 1 Minute" eingestellt werden, so dass die MAhnwesenberechnung via Button über den hintergrundgelagerten Prozess abgearbeitet wird und jederzeit aufgerufen werden kann. Parallel werden die Zeiten des Prozesstarters festgelegt, so dass der Prozesstarter nicht minütlich das Mahnwesen neu berechnet sondern nur zu den fest angegebenen Zeiten und per manuellem Klickaufruf.<ul><li>Aktivierung und Datumsfelder steuern die Berechnung zu festen Uhrzeiten</li><li>Der Mahnwesen Prozesstarter muss auf jede Minute eingestellt werden</li><li>Ohne Einstellung der Uhrzeit wird der Prozess nur bei Klick auf den "Mahnwesen berechnen" Button in der Mahnübersicht angestoßen</li><li>Der Prozess wird hierbei in den Hintergrund verlegt und läuft je nach Menge der Rechnungen im Mahnwesen im Hintergrund durch</li><li>Mit Zeitangabe läuft der Prozess zu den Uhrzeiten im Hintergrund durch, kann aber auch vorne mit dem Button angestoßen werden</li></ul><br /><strong>Voraussetzung</strong>: Der Prozesstarter Mahnwesen muss auf die Periode 1 eingestellt sein, also jede Minute laufen.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=14" /><h2><br />Zahlungserinnerung bei Vorkasse-Aufträgen aktivieren</h2>Auch bei Aufträgen mit Zahlungart Vorkasse kann nach einer bestimmten Anzahl an Tagen eine Zahlungserinnerung automatisch an den Kunden verschickt werden, falls die Zahlung nicht eingegangen ist. Dafür sind folgenden Einstellungen nötig:<ul><li>In den Projekteinstellungen (Stammdaten → Projekt → Einstellungen) muss der Haken "Zahlungsmail" aktiviert werden</li></ul><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=15" /><br /> <ul><li>In den Einstellungen können Sie festlegen, nach wievielen Tagen die Zahlungserinnerung verschickt werden soll (Beschreibung s.o.)</li></ul><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=16" /><br /> <ul><li>Damit die Zahlungserinnerung verschickt wird, muss im Auftrag die Zahlungsweise Vorkasse eingestellt sein. Außerdem muss der Auftrag um mindestens soviele Tage zurückliegen, wie im Mahnwesen eingestellt ist, dass die erste Zahlungserinnerung versendet wird</li><li>Die E-Mail-Adresse des Kunden muss in den Stammdaten gespeichert oder im Auftrag hinterlegt werden.</li></ul><h2><br />Mahntexte</h2>Unter Einstellungen → Mahntexte finden Sie eine Übersicht über Variablen, die Sie in den Mahndokumenten verwenden können. Für jede Mahnstufe können eigene Texte definiert werden, die dann im jeweiligen Mahn-Dokument verwendet werden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=17" /><br /><br /><br />In den Mahntexten können folgende Variablen verwendet werden. Die Variablen werden dann im Mahn-Dokument durch die entsprechende Information ersetzt:<ul><li>{DATUM} = Ende der neu gegebenen Frist (Datum)</li><li>{TAGE} = Anzahl Tage in aktueller Mahnfrist (Tage)</li><li>{SOLL} = Soll Betrag (EUR)</li><li>{IST} = Ist Betrag (EUR){OFFEN} = Betrag Soll - Ist (EUR)</li><li>{SUMME} = Betrag Soll - Ist + Mahngebühr (EUR)</li><li>{WAEHRUNG} = Währung</li><li>{MAHNGEBUEHR} = Mahngebühr (EUR)</li><li>{OFFENMITMAHNGEBUEHR} = Mahngebühr + Offener Betrag</li><li>{RECHNUNG} = Rechnungsnummer</li><li>{DATUMRECHNUNG} = Datum der Rechnung</li><li>{MAHNDATUM} = Datum der letzte Zahlungserinnerung bzw. Mahnung (= das Datum, an dem zuletzt die nächste Mahnstufe umgestellt wurde (betrifft immer die aktuellste)</li><li>{DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} = Datum der ursprünglichen geforderten Bezahlung (Rechnungsdatum + Tage Zahlungsziel) der Rechnung (Datum)</li><li>{DATUMZAHLUNGSERINNERUNGFAELLIG} = Datum bis wann die Zahlungserinnerung fällig war</li><li>{DATUMZAHLUNGSERINNERUNG} = Datum der Zahlungserinnerung</li><li>{DATUMMAHNUNG1} = Datum der Mahnung 1</li><li>{DATUMMAHNUNG2} = Datum der Mahnung 2</li><li>{DATUMMAHNUNG3} = Datum der Mahnung 3</li></ul><br /><strong><span style="font-size:16px;">Mahntexte in Geschäftsbriefvorlagen</span></strong><br /><br />Die Mahntexte sind selbst sind in den Geschäftsbriefvorlagen zu finden und dort konfigurierbar.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=mahnwesen&fileid=18" /><br /><br /><br />Dadurch können Sie nun Mahntexte für verschiedene Projekte und Sprachen anlegen.<br /><br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Beispieltexte Mahnwesen</strong></span><br /><br /><span style="color:#e74c3c;"><strong>Achtung</strong></span>: Die folgenden Texte dienen als Beispieltexte zur Veranschaulichung der Variablen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro / Rechtsberater ab, ob diese den rechtlichen Ansprüchen genügen oder anzupassen sind. Die Texte sind Mustertexte, erstellt vor einigen Jahren, hier hat sich evtl. Einiges geändert. Als Test für die Variablen können sie auf jeden Fall genutzt werden.<br /><br /><strong><u>Mahnung1</u>:</strong><br /><br /><q>Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br />sicher haben Sie unsere Zahlungserinnerung übersehen. Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben nochmals eine Aufstellung der offenen Positionen.<br /><br />Sollten Sie die Zahlung noch nicht vorgenommen haben, bitten wir Sie, den Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser Konto zu überweisen, um weitere Mahnschreiben und Gebühren zu vermeiden. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.<br /><br />Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.</q><br /><br /><strong><u>Mahnung 2</u>:</strong><br /><br />Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br />unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnung und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.<br /><br />Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben erneut eine Aufstellung der offenen Positionen.Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.<br /><br /><strong><u>Mahnung 3</u>:</strong><br /><br />Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br />unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnungen und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.<br /><br />Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben eine letzte Aufstellung der offenen Positionen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Sollte der Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} noch nicht auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.<br /><br />Bitte kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns dies vermeiden: xxxxxxxxx<br /><br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Beispieltext Mahngebühren</strong></span><ul><li>Beispiel 1:</li></ul>Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:<br />Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}<br />Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}<br />zzgl. Mahngebühr: {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}<br /><strong>Gesammtsumme: {OFFENMITMAHNGEBUEHR}{WAEHRUNG}</strong><br /> <ul><li>Beispiel 2:</li></ul>Die Mahngebühr beträgt {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} zuzüglich offener Rechnungsbetrag von {OFFEN} EUR zu zahlen {SUMME} {WAEHRUNG}<br /> <ul><li>Beispiel 3:</li></ul>Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.<br /> <ul><li>Beispiel 4:</li></ul>Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen:<br />Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG}<br />Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG}<br />zzgl. Mahngebühr:{MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} |