OpenXE/userdata/wiki/XentralHandbuch/changelog/extendedapproval/content_1
2021-05-21 08:49:41 +02:00

1 line
5.5 KiB
Plaintext

<strong><span style="font-size:28px;">&nbsp;Erweiterte Freigabe</span></strong><br /><br />Mit der App Erweitere Freigabe k&ouml;nnen Sie Regeln daf&uuml;r definieren, bis zu welchem Maximalbetrag bestimmte Belege in Xentral von Ihren Mitarbeitern freigegeben werden d&uuml;rfen und an wen die Freigabe weitergegeben werden muss, wenn der Betrag &uuml;berschritten wird. Die App kann den Prozess einer Freigabe, die man an eine h&ouml;here Stelle weiterleiten muss, beschleunigen und vereinfachen. Das Modul Erweiterte Freigabe ist ein Sondermodul und im AppStore erh&auml;ltlich.<h2>Belege</h2>In der Beleg&uuml;bersicht sehen Sie alle Belege, f&uuml;r die eine erweiterte (mehrstufige) Freigabe angefordert wurde.<br /><br />Das hei&szlig;t, bei allen hier aufgef&uuml;hrten Belegen hat ein Mitarbeiter zwar den Freigabe-Knopf gedr&uuml;ckt, ben&ouml;tigt aber f&uuml;r die tats&auml;chliche Freigabe noch eine Best&auml;tigung eines anderen Benutzers, damit der Beleg diese tats&auml;chlich erh&auml;lt. Der Benutzer, der die Freigabe anklickt, sieht dann diese Meldung und kann die Freigabe mit einem Klick anfordern:<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=extendedapproval&amp;fileid=1" /><br /><br />&Uuml;ber den grauen Pfeil rechts k&ouml;nnen dann andere Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung eine angefragte Freigabe best&auml;tigen.<br /><br />Zur besseren &Uuml;bersichtlichkeit werden hier nur die Belege gezeigt, die aktuell noch auf eine Freigabebest&auml;tigung warten. Wurden die Belege dann vom dazu berechtigten Mitarbeiter freigegeben, wird ein Eintrag im Reiter &#39;Protokoll&#39; erzeugt und der Beleg taucht nicht mehr in diesem Bereich auf.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=extendedapproval&amp;fileid=2" /><br />&nbsp;<h2>Zust&auml;ndigkeiten</h2>Damit die App genutzt werden kann, stellt man im Bereich Zust&auml;ndigkeiten ein, f&uuml;r welche Mitarbeiter ein Limit bei der Freigabe von bestimmten Belegen gelten soll. Zur Verf&uuml;gung stehen die Belege Angebot, Auftrag, Bestellung, Gutschrift und Rechnung.<br /><br />Die Limitierung des Freigaberechts erfolgt auf Basis einer Obergrenze des Gesamtbetrags des Belegs, bis zu dem der Mitarbeiter freigeben darf. Im Beispiel unten ist zu sehen, dass der Mitarbeiter Peter Praktikant nur Angebote bis zu einem maximalen Gesamtbetrag von 400&euro; freigeben darf. &Uuml;bersteigt ein Angebot diesen Wert, so muss die Freigabe des Angebots von Sabine Sachbearbeiterin best&auml;tigt werden. Ein weiteres Beispiel zeigt, dass Sabine Sachbearbeiterin Auftr&auml;ge nur bis zu einem Betrag von 7000&euro; freigeben darf. Bei Auftr&auml;gen &uuml;ber eine h&ouml;here Summe bedarf es der Freigabe durch Adam Abteilungsleiter.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=extendedapproval&amp;fileid=3" /><br /><br />&Uuml;ber &quot;+ Neuer Eintrag&quot; k&ouml;nnen neue Freigaberegeln angelegt werden.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=extendedapproval&amp;fileid=4" /><ul><li>Belegart &rarr; Beleg, f&uuml;r den die Regel gelten soll</li><li>Art Anforderder &rarr; Festlegen, ob diese Regel f&uuml;r einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) gelten soll</li><li>Anforderer &rarr; Benutzer oder Gruppe, f&uuml;r den das Limit gilt</li><li>Limit &rarr; Schwelle des Gesamtbetrags des Belegs, ab dem die Freigabe mehrstufig (vom &#39;Freigeber&#39;) best&auml;tigt werden muss</li><li>Art Freigeber &rarr; Festlegen, ob in dieser Regel nur ein einzelner Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) die angefragten Freigaben best&auml;tigen darf</li><li>Freigeber &rarr; Benutzer oder Gruppe, der dem Anforderer die Anfrage einer Freigabe best&auml;tigen darf</li><li>E-Mail &rarr; Wenn diese Option aktiviert ist, erh&auml;lt der Freigeber automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Anforder eine Freigabe anfragt, die eine Best&auml;tigung erfordert</li></ul>&nbsp;<h2>Gruppen als Anforderer und Freigeber</h2>Sollen in einer Regel gleich mehrere Mitarbeiter als Anforderer oder Freigeber hinterlegt werden, so k&ouml;nnen Sie diese Benutzer in eine daf&uuml;r angelegte <a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-groups">Gruppe</a> hinzuf&uuml;gen und die Gruppe als &#39;Anforderer&#39; oder &#39;Freigeber&#39; in der Freigaberegel einstellen.<br /><br />Praxistipp:<br />Benutzer, die nicht explizit in Freigaberegeln enthalten sind, k&ouml;nnen weiterhin jeden Beleg freigeben, sofern Sie in den Benutzereinstellungen das entsprechende Recht besitzen. Wurde die Sachbearbeiterin also als einzige Freigeberin f&uuml;r den Praktikanten eingestellt, so kann der Abteilungsleiter (der keiner Einschr&auml;nkung unterliegt) auch bei jeder Gelegenheit den Beleg noch freigeben.<br />&nbsp;<h2>Protokoll</h2>Wurde eine angefragte Freigabe vom eingestellten Freigeber oder auch von einem anderen berechtigten Mitarbeiter best&auml;tigt, so wird ein Eintrag im Bereich Protokoll angelegt.<br />So l&auml;sst sich jederzeit nachpr&uuml;fen, welche Freigaben von welchen Benutzern angefragt wurden und wer die Freigabe erteilt hat.<br /><br />Aufgef&uuml;hrt sind neben der Belegart und der Belegnummern auch die Limits, die hierbei f&uuml;r die Anforderer gegolten hatten.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=extendedapproval&amp;fileid=5" /><br />&nbsp;