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<span style="font-size:28px;"><strong>Zeiterfassung mit Xentral</strong></span><h1><br /><span style="font-size:28px;">Arten der Zeiterfassung</span></h1>Die Zeiterfassung in Xentral kann auf verschiedene Arten und Weisen verwendet werden:<ul><li>Stechuhr</li><li>Zeiterfassung mit SOLL-Vorgabe buchen</li><li>Zeiten ohne SOLL-Vorgabe buchen (Standard)</li></ul> <h2>Stechuhr</h2>Über Mein Bereich → Stechuhr können die Arbeitszeiten per Stechuhr gebucht werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3221" style="width: 1200px; height: 531px;" /><br /><br />Mit der Stechuhr wird die Arbeitszeit um einen Tag herum gebucht. D.h. Kommen, Gehen und Pause Start und Pause Stop. Zudem kann in der Stechuhr Urlaub und Krankheit gepflegt werden. Die Stechuhr kann auch kombiniert mit den nachfolgenden Zeiterfassungen verwendet werden. Damit können die Zeiten tagsüber auf Kunden, Projekte, Produktionen etc. gebucht werden.<br /><br />Die Mitarbeiterzeiterfassung mit Stechuhr ermöglicht eine Buchung auch mit Zeitvorgaben. Geeignet ist diese auch als Zeiterfassung für die Lohnabrechnung sowie ein Verbuchen von Arbeitsschritten in der Produktion.<br />Die Stechuhr kann mit oder ohne Stechkarte genutzt werden und bietet eine detaillierte Stundenerfassung mit Übersicht pro Mitarbeiter.<br /><br />Praxistipp: Die Stechuhr kann mit den Stempelkarten (QR-Code-Karte + QR-Scanner + Tablet) verwendet werden oder über die Software-Oberfläche (vom PC/Laptop aus, mit dem normalen Login).<br /><br /><a href="index.php?module=stechuhrdevice&action=create&cmd=stechuhrdevice" target="_blank">Stechuhr verwenden</a><h2><br />Zeiterfassung mit SOLL-Vorgabe buchen</h2>Als reiner Dienstleister soll aber oft nicht klassisch, wie ein produzierendes Gewerbe, über eine Stechuhr Zeiten gebucht werden. Daher kann in dem Fall das klassische Zeiterfassunsgformular von Xentral genutzt und dort Zeiten von Hand lückenlos auf Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Freizeitausgleich gebucht werden.<br /><br />Um zu sehen wieviel Stunden noch gebucht werden müssen bzw. wieviel Urlaub bereits genommen worden ist gibt es eine App Zeiterfassung Sollstunden. Für jeden Mitarbeiter können für jeden Monat Sollstunden bzw. Überstundentoleranzen eingestellt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3222" style="width: 1200px; height: 266px;" /><br /><br />Folgendes Szenario kann auch sinnvoll sein, z.B. die Stechuhr nur für die Stundenabrechnung/Steuerberater zu gebrauchen. Die reguläre Zeiterfassung wird zusätzlich verwendet, um bei Kunden abzurechnen und die Stunden in Dokumente zu überführen. <br /><br /><a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-zeiterfassung-stundenuebersicht">Zeiterfassung Stundenübersicht</a><h2><br />Zeiten ohne SOLL-Vorgabe buchen (Standard)</h2>Hat die Firma auch keine SOLL Vorgaben können die Zeiten einfach über die Zeiterfassung gebucht werden. Über den Reiter "Zeiterfassung buchen" erscheint eine Wochenansicht in die direkt auf die zu buchende Uhrzeit geklickt werden kann. Es öffnet sich ein neues Dialogfeld, in der Details sowie die Dauer eingetragen werden können. Über "Neue Zeit buchen" öffnet sich das Dialogfeld ebenfalls. Über "Eigene Zeiterfassung Übersicht" können die gebuchten Stunden eingesehen und bearbeitet werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3228" style="width: 1200px; height: 364px;" /><br /><br />Das Buchen auf Kunden, Aufträge, Projekte etc. ermöglicht eine Abrechnung der Zeiten für einen Kunden oder ein Projekt. Hier kann aus den Zeiten ein Auftrag/Rechnung über den Stundensatz erstellt werden.<br />Generell: In der Standard Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter selbstständig seine Stunden eintragen. Dies ist besonders geeignet für Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten oder wenn die Zeiten bei Kunden abgerechnet werden.<h1><br /><br />Einstellungen Zeiterfassung</h1>Es können zum einen systemweite Einstellungen für die Zeiterfassung vorgenommen und zum anderen kann über eine Vorlagen App für mehr Übersicht gesorgt werden.<h2><br />Systemeinstellungen</h2>Es besteht nun die Möglichkeit einige Einstellungen individuell zu variieren. Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System können diese unter dem Bereich "Zeiterfassung" getätigt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3229" style="width: 1200px; height: 223px;" /><ul><li><strong>Buchen auf andere Mitarbeiter </strong>→ Auswahl, dass es Mitarbeitern gestattet sein soll, auch für Kollegen Zeiten zu buchen</li><li><strong>Feld Interner Kommentar sichtbar</strong> → Auswahl, dass das Feld "Interner Kommentar" in der Oberfläche für die Zeiterfassung erscheinen soll</li><li><strong>Feld Ort sichtbar</strong> → Zeigt ein zusätzliches Textfeld für eine Ortsangabe in der Oberfläche an. </li><li>Falls die erfassten Zeiten auch an Kunden abgerechnet werden, ist der letzte Haken zwingend zu setzen, damit Sie stets die erweiterte Oberfläche für die Zeiterfassung erhalten</li><li><strong>Erweiterte Zeitangaben</strong> → Zeigt zusätzliche Optionen in der Oberfläche an, z.B. Kunde, Auftrag, Auftragserfassung. Falls die erfassten Zeiten auch an Kunden abgerechnet werden, ist dieser Haken zwingend zu setzen.</li><li><strong>abrechnen vorausgewählt</strong> → Auswahl, dass der "Abrechnen Haken" in der Oberfläche standardmäßig gesetzt ist</li><li><strong>Zeiterfassung schließen</strong> → Es gibt die Möglichkeit ältere Buchungen zu verbieten. Dazu ist die Option Zeiterfassung schließen auszuwählen. Hier kann eingegeben werden, wie viele Tage eine gebuchte Zeit maximal in der Vergangenheit liegen darf</li><li><strong>Zeiterfassungspflicht</strong> → Ebenfalls ist es möglich Xentral prüfen zu lassen, ob die Mitarbeiter am letzten Werktag Zeiten gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, gelangt der Mitarbeiter automatisch auf das Formular zum Zeiten buchen mit entsprechender Meldung.</li></ul><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3230" style="width: 1200px; height: 244px;" /><br />Im Beispiel oben bedeutet das: Der Mitarbeiter kann höchstens 3 Tage alte Zeitbuchungen nachtragen.<br /><br /><strong>Hinweis:</strong> Um einen Benutzer von dieser Regel auszunehmen, kann diesem im Rechteblock "Zeiterfassung" das Recht "bearbeiten erlauben" gegeben werden.<h1><br />App "Zeiterfassung Vorlagen"</h1>Wenn verschiedene Tätigkeiten über festgelegte Bezeichnungen abgebildet werden sollen, kann das in der Zeiterfassung integriert werden. Unter Administration → AppStore "Zeiterfassung Vorlage", kann die App aufgerufen und eine neue Vorlage erzeugt werden. Über "+NEU" kann in das Feld "Beschreibung" die gewünschte Bezeichnung eingetragen werden.<br /><br />Wenn Mitarbeiter künftig nun Zeiten buchen, werden durch einen Klick auf das Lupensymbol neben dem Beschreibungsfeld alle vorhandenen Vorlagen eingeblendet und können daraufhin ausgewählt werden.<br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3231" style="width: 1200px; height: 571px;" /><h2><br /><br />Abrechnung von Zeiten mit Datum ohne Zeitangabe</h2>Bei der Abrechnung von Zeiten auch die Option "markierte Zeiten mit Datum in Rechnung oder Auftrag überführen" ausgewählt werden, wodurch dann zwar das Datum auf das Dokument abgedruckt wird, nicht jedoch die Zeiten.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3232" style="width: 1200px; height: 469px;" /><h1><br />Erfassung von Zeiten</h1>Mitarbeiter können in Xentral ihre Arbeits- und Pausezeiten unter 'Mein Bereich → Zeiterfassung' registrieren. Für die Zeiterfassung sind folgeden drei Reiter relevant:<ul><li>Zeiterfassung buchen</li><li>Eigene Zeiterfassung Übersicht</li><li>Stundenübersicht</li></ul><h2> </h2><h1>Zeiterfassung buchen</h1><h2>Kalenderansicht</h2>In diesem Tab können Zeiten direkt in den Kalender eingetragen werden. Darüber hinaus wird hier auch das Buchen von negativen Zeiten unterbunden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3335" style="width: 1200px; height: 622px;" /><br /><br />Mit einem Klick in den Kalender öffnet sich ein neues Fenster. Der Tag und die Uhrzeit der Stelle auf die im Kalender geklickt wurde, ist bei der Zeitbuchung vorausgewählt, kann aber beliebig verändert werden.<br />Um einen bereits eingestellten Termin zu bearbeiten ist auf diesen zu Klicken. Das gleiche Fenster, welches bei der Erstellung erscheint, öffnet sich und der Termin kann angepasst werden.<br />Des Weiteren kann die Länge eines Termins über das "=" Symbol schnell geändert werden. Hierzu ist auf das Symbol zu klicken und die Maus gedrückt zu halten, während der Balken des Termins in der Länge angepasst werden kann.<br />Durch Drag&Drop lassen sich gebuchte Zeiten einfach verschieben.<br /><br />In der Übersicht rechts können weitere Einstellungen und Aktionen getätigt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3334" style="width: 1200px; height: 622px;" /><ul><li><strong>Termin aus Kalender</strong> → zeigt alle weiteren Termine aus dem Kalender an</li><li><strong>Stechuhrzeiten einblenden</strong> → zeigt alle Termine an, die über die Stechuhr gebucht wurden</li><li><strong>Neue Zeit buchen </strong>→ einen neuen Termin erstellen</li><li><strong>Formular-Ansicht als Standard</strong> → Auswahl zwischen "normalem" Zeitbuchungsformular und der Kalender-Ansicht als Standard</li></ul> <h2>Formular</h2>Unter dem Reiter "Zeiterfassung buchen" kann im Formular die Arbeitszeit eingetragen werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3234" style="width: 1200px; height: 396px;" /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3337" style="width: 1200px; height: 276px;" /><ul><li><strong>Am</strong> → Angabe von Datum und Uhrzeit von wann bis wann der Termin gebucht werden soll. Für eine schnelle Buchung stehen die grünen Buttons (15 Min, 30 Min,...) zur Verfügung</li><li><strong>Art/Tätigkeit </strong>→ Angabe ob es sich bei dem Termin um Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich oder Feiertag handelt. Im hinteren Feld kann die Tätigkeit spezifiziert werden. Hierbei ist zu beachten, dass Pausen als Art gesondert als Pausen gebucht werden müssen (Also <u>nicht</u> Art: Arbeit, Tätigkeit: Pausen), da sonst die Pausenzeit als Arbeitszeit gezählt wird.</li><li><strong>für andere Mitarbeiter Zeit buchen</strong> → soll für einen anderen Mitarbeiter eine Zeit gebucht werden, so ist dieser Haken zu setzten</li><li><strong>Details</strong> → genauere Angaben des Termins</li><li><strong>Interner Kommenta</strong>r → Kommentar für interne Zwecke</li><li><strong>Ort </strong>→ Angabe eines Ortes. Dies ist vor allem bei externen Terminen von Bedeutung</li><li><strong>GPS Daten laden</strong> → laden von GPS Daten</li><li><strong>Projekt </strong>→ Zuordnung eines Projekts</li><li><strong>Teilprojekt</strong> → Zuordnung zu einem Teilprojekt</li><li><strong>Kunde </strong>→ Zurodnung eines Kunden</li><li><strong>Auftrag </strong>→</li><li><strong>Auftragsposition </strong>→</li><li><strong>Produktion</strong> →</li><li><strong>Serviceauftrag</strong> →</li><li><strong>Abrechnen</strong> → Haken setzen, falls eine erfasste Arbeitszeit später beim Kunden abgerechnet werden soll</li></ul> <ul><li><strong>Buchen</strong> → Zeit in das Fahrtenbuch buchen</li><li><strong>Fahrzeug</strong> → Angabe des Fahrzeugs</li><li><strong>Strecke </strong>→ Angabe der gefahrenen Strecke</li><li><strong>Kilometer</strong> → Angabe der gefahrenen Kilometer</li></ul><br />Die Angabe des Datums und der Zeitspanne sind, ebenso wie eine Kurzbeschreibung, Pflicht. Optional kann eine ausführliche Beschreibung der Tätigkeit und der Ausführungsort ergänzt werden. Für die Bestimmung des Ortes können auch die GPS Daten eines Endgeräts herangezogen werden, sofern diese Funktion unterstützt wird und freigegeben ist. Das Buchen von negativen Zeiten ist nicht möglich.<br /> <p><span style="font-size:16px;"><strong>Buchen von Zeiten auf Auftragspositionen</strong></span><br />Das Buchen von Zeit auf Auftragspositionen ist für Artikel möglich, die als "Dienstleistung" markiert sind. Andere Artikel werden in der Zeiterfassung nicht vorgeschlagen. In der Zeiterfassung wird das Feld "Auftragsposition" verwendet.</p><h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3340" style="width: 1200px; height: 506px;" /></h2><p><span style="font-size:16px;"><strong>Besonderheit abgeschlossene Projekte</strong></span><br />Es kann nicht auf bereits abgeschlossene Projekte gebucht werden. Abgeschlossene Projekte erscheinen deshalb nicht im Dropdown-Menü im Projektfeld.</p><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Übersicht</strong></span><br />Im Bereich "Übersicht" besteht die Möglichkeit das Datum auf vergangene Tage/Wochen zu stellen, um einen Überblick über die dort gearbeitete Studenanzahl zu bekommen. Mit dem zurück/vorwärts Buttons kann tageweise nach vorne/hinten gesprungen werden. Mit dem Datumsfeld kann gleich ein genaues Datum ausgewählt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3339" style="width: 1200px; height: 252px;" /><br /><br />Dadurch ist es komfortabler möglich vergangene Zeiten nachzutragen.<h2> </h2><h1>Eigene Zeiterfassung Übersicht</h1>Unter dem Reiter "Eigene Zeiterfassung Übersicht" befindet sich eine Auflistung der gebuchten Zeiten.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3338" style="width: 1200px; height: 458px;" /><br /><br />Hierbei kann über den Filter der Zeitraum eingegrenzt werden.<br /> <h1><br />Übersicht über erfasste Zeiten</h1>Über "Verwaltung → Zeitkonten" gibt es drei unterschiedliche Übersichten über erfasste Zeiten.<h2><br />Zeitkonto Kunde</h2>Unter dem Reiter 'Zeitkonto Kunden' befindet sich eine Liste aller Kunden, auf die Zeiten zum Abrechnen gebucht wurden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3345" style="width: 1200px; height: 250px;" /><h2><br />Zeitkonto Mitarbeiter</h2>Unter dem Reiter "Zeitkonto Mitarbeiter" werden alle durch Mitarbeiter erfasste Zeiten aufgelistet.<br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3344" style="width: 1200px; height: 438px;" /><h2><br />Zeitkonto Kalenderansicht</h2>Unter dem Reiter "Zeitkonto Kalenderansicht" werden alle gebuchten Zeiten im Kalender ersichtlich.<br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3346" style="width: 1200px; height: 236px;" /><h1><br /><br />Abrechnung von erfassten Zeiten bei Kunden</h1>Über die Ansicht "Verwaltung → Zeitkonten" kann im Reiter "Zeitkonto Kunden" die Abrechnung gebuchter Zeiten angestoßen werden.<br /><br />Hierzu ist auf das Editier-Symbol (Stift) eines Kunden in der Liste zu klicken, um die Detailansicht mit einer Auflistung der auf diesen Kunden gebuchten Zeiten zu öffnen. In dieser Ansicht kann die Rechnungsstellung über die entsprechende Schaltfläche am Ende der Seite angestoßen werden. Zeitbuchungen können in dieser Übersicht als abgerechnet oder nicht abgerechnet markiert werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3347" style="width: 1200px; height: 333px;" /><br /><br />Im nächsten Schritt muss den Zeiten noch einen Artikel zugewiesen werden - das kann z.B. ein Stundensatz sein, der auf dem Beleg für die Zeiten erscheinen soll. Es kann für jede einzelne Zeit, die abgerechnet werden soll, ein eigener Stundensatz definiert werden:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=zeiterfassung&fileid=3348" style="width: 1200px; height: 668px;" /><br /><br />Es kann weiterhin ein allgemeiner Artikel unten angeben werden, der auch verwendet wird solange das Feld "Abweichender Artikel" nicht gefüllt wird. Es ist auch eine Kombination möglich, dass unten ein Stundensatz angegeben wird und z.B. aus 10 Zeiten nur 2 individuell belegt werden - beim Rest wird der allgemeine Artikel gezogen.<br /> <h1> </h1> |