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<strong><span style="font-size:28px;">Verbindlichkeiten erfassen und bezahlen</span></strong><br /><br />Eine Verbindlichkeit ist die Verpflichtung eines Schuldners gegenüber seinem Gläubiger. Einfach ausgedrückt ist das die Rechnung, die der Lieferanten an ein Unternehmen stellt.<p>Das Modul Verbindlichkeiten beinhaltet alle wichtigen Funktionen wie das Ablegen der gescannten Rechnung zur Verbindlichkeit, Verbuchen der unterschiedlichen Steuersätze, Kontrolle der Rechnung über die Rechnungseingangsprüfung und die Wareneingangsprüfung, zusätzliche Vorkontierung für die FIBU sowie die terminierte Ausgabe der Verbindlichkeit als SEPA-Überweisung inkl. Berücksichtigung der Skonto Einstellungen.</p><p>Verbindlichkeiten können über zwei Wege erfasst werden:</p><ul><li>Manuell eine neue Verbindlichkeit anlegen</li><li>Aus einer Bestellung eine oder mehrere Verbindlichkeiten erzeugen</li></ul><p> </p><h1>Übersicht</h1>In der Übersicht sind alle Verbindlichkeiten aufgelistet und können nach bestimmten Kriterien gefiltert werden.<h1><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3517" style="width: 1200px; height: 317px;" /></h1><h2>Filter</h2><ul><li><strong>Zahlbar bis</strong> → bezieht sich auf "Zahlbar bis" Feld in einer Verbindlichkeit</li><li><strong>ab Datum</strong> → zeigt alle Verbindlichkeiten ab dem eingetragenen Datum</li><li><strong>Wareneingang OK fehlt</strong> → Ampelicon für die Wareneingangsprüfung ist orange (Wareneingangsprüfung ist noch nicht bestätigt (Haken))</li><li><strong>Rechnungseingang OK fehlt</strong> → Ampelicon für die Rechnungseingangsprüfung ist orange (Rechnungseingangsprüfung ist noch nicht bestätigt (Haken))</li><li><strong>PDF Anhang fehlt</strong> → Verbindlichkeiten ohne PDF Anhang (wenn eine Verbindlichkeit keine PDF Datei zugewiesen hat)</li><li><strong>Kontoverknüpfung fehlt </strong>→ die Zuordnung zu einer Kontobuchung ist (noch) nicht erfolgt</li><li><strong>Nur stornierte</strong> → auch stornierte Verbindlichkeiten anzeigen</li><li><strong>Alle</strong> → alle Verbindlichkeiten (auch stornierte, gebuchte etc.)</li><li><strong>Archiv</strong> (bezahlte Verbindlichkeiten) → alle gebuchten (oder als erledigt markierten) Verbindlichkeiten</li><li><strong>Klärfälle</strong> → alle Klärfälle</li><li><strong>fehlende Kontierung</strong> → alle Verbindlichkeiten, bei denen die Kontierung fehlt</li><li><strong>RE-Datum und -Eingang verschiedene Monate</strong> → Verbindlichkeiten, bei denen das Rechnungsdatum und das Eingangsdatum verschiedene Monate aufweist</li><li><strong>Zahlung fehlt</strong> → Verbindlichkeiten bei denen die Zahlung fehlt</li></ul><h2><br /><br />Bezahlte Verbindlichkeiten</h2><p>Wird eine Verbindlichkeit bezahlt, landet diese im Archiv (Filter "Archiv"). Das Ampelicon wechselt von orange auf grün. Verknüpfte Zahlungseingänge werden im Mini-Detail der Verbindlichkeit dargestellt:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3518" style="width: 1200px; height: 375px;" /></p><h2><br /><br /><br />Teilbezahlte Verbindlichkeiten</h2><p>Teilbezahlte Verbindlichkeiten werden auch in der Übersicht mit einem neuen Icon gekennzeichnet und die offene Differenz in einer neuen Spalte dargestellt:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3520" style="width: 1200px; height: 372px;" /></p><p><br /><br /> </p><h1>Verbindlichkeiten erfassen</h1><h2>Verbindlichkeiten Felder</h2>Über den Button "+NEU" kann eine neue Vebindlichkeit angelegt werden. Anschließend erscheint folgende Oberfläche:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3521" style="width: 1200px; height: 634px;" /><ul><li><strong>Lieferant</strong> → Auswahl des Lieferanten aus dem Adressstamm → Lieferant "übernehmen" klicken</li><li><strong>Bitte Nummer gut lesbar auf Rechnung notieren "NUMMER"</strong> → die Verbindlichkeitennummer kann zur Zuordnung oben auf dem Beleg notiert werden</li><li><strong>Rechnungs Nr.</strong> → Feld zur Eingabe der Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung</li><li><strong>Bestellung</strong> → optional: Verknüpfung zu einer Bestellung in Xentral (wird bei "Bestellung → Verbindlichkeit anlegen" automatisch gesetzt)</li><li><strong>Rechnungsdatum</strong> → Datum auf der Lieferantenrechnung</li><li><strong>Betrag/Total (Brutto)</strong> → Gesamtbruttobetrag der Lieferantenrechnung</li><li><strong>USt. normal</strong> → in Prozent</li><li><strong>USt. ermässigt</strong> → in Prozent</li><li><strong>Weitere Steuer</strong> → in Prozent</li><li><strong>Weitere Steuer</strong> → in Prozent</li><li><strong>Buchungstext</strong> → Buchungstext für die Banküberweisung und/oder den Buchhaltungsexport</li><li><strong>Projekt</strong> → Projektzuweisung</li><li><strong>Teilprojekt</strong> → Teilprojektzuweisung</li><li><strong>Auftrag</strong> → Auftragszuweisung</li><li><strong>Kostenstelle</strong> → Kostenstellenzuweisung</li><li><strong>Sachkonto</strong> → Kontozuweisung (werden Verbindlichkeiten für die Buchhaltung generell kontiert, so empfiehlt sich das über den Tab "Kontierung"; dieses Feld kann dann leer bleiben)</li><li><strong>Klärfall</strong> → Klärfallmarkierung als Markierung in der Verbindlichkeit oder über die Erstellung über das Bankkonto</li><li><strong>Grund</strong> → Klärfallgrund</li><li><strong>Interne Bemerkung</strong> → interne Bemerkung für sonstige Zwecke</li><li><strong>Eingangsdatum</strong> → Eingang der Lieferantenrechnung</li><li><strong>Zahlweise</strong> → Zahlweise (wird aus der Adresse gezogen, kann aber individuell umgestellt werden; Zahlungsweise Vorkasse oder Rechnung wird mit in den Sepa-Zahlungsverkehr genommen)</li><li><strong>Zahlbar bis</strong> → Fälligkeitsdatum (wenn vorhanden, wird im Sepa-Zahlungsverkehr berücksichtigt)</li><li><strong>Skonto in %</strong> → Skonto (wenn vorhanden, wird im Sepa-Zahlungsverkehr berücksichtigt)</li><li><strong>Skonto festsetzen</strong> → Skontowert individuell festsetzen</li><li><strong>Skonto bis</strong> → Datum bis wann Skonto gezogen werden kann (wenn vorhanden, wird im Sepa-Zahlungsverkehr berücksichtigt)</li><li><strong>Umsatzsteuer</strong> → Inland, EU, Import</li><li><strong>USt-ID</strong> → Umsatzsteuernummer</li><li><strong>Frachtkosten</strong> → optional: Angabe der Frachtkosten zu Informationszwecken</li><li><strong>Freigabe</strong> → Haken zur Ampelschaltung in der Übersicht: Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) / Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung)</li><li><strong>Betrag bezahlt</strong> → Betrag eingeben; als bezahlt markieren (wenn ohne Zahlungseingang kann dies von Hand gesetzt werden)</li><li><strong>Skonto erhalten</strong> → Betrag des Skontos eintragen, welcher erhalten wurde</li><li><strong>bezahlt am</strong> → Datum der Zahlung</li><li><strong>Aktion</strong> → löschen, stornieren, als erledigt markieren</li><li><strong>Status</strong> → Verbindlichkeiten Status z.B. "offen"</li><li><strong>Schreibschutz</strong> → bei Aktivierung kann die Verbindlichkeit nicht mehr bearbeitet werden</li></ul><h2><br /><br />Verbindlichkeiten manuell erfassen</h2><p>Eine neue Verbindlichkeit kann direkt über den Butto "+NEU" angelegt und erfasst werden:</p><ul><li>NEU anlegen</li><li>Lieferant auswählen</li><li>restliche Daten in der Verbindlichkeit angeben</li><li>Beleg hochladen</li><li>speichern</li><li>Verbindlichkeiten "freigeben" → Vergibt der Verbindlichkeit die nächste größere Nummer aus dem Nummernkreis. Der Nummernkreis ist individuell einstellbar und die Freigabe der Verbindlichkeit wie bei allen anderen Belegen möglich</li></ul><p>Die Verbindlichkeit hat noch keine Belegnummer. Diese wird über die "Freigabe" erteilt:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3522" style="width: 1200px; height: 516px;" /></p><p><br />Durch die Freigabe der Verbindlichkeit wird eine Nummer vergeben. Die Verbindlichkeit erhält die nächste Nummer im Nummernkreis (je nach Projekt aus dem zentralen Nummernkreis oder dem Projektnummernkreis):<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3523" style="width: 1200px; height: 553px;" /></p><p><br />Verbindlichkeiten können manuell ohne Verknüpfung zu einer Bestellung erstellt werden. Diese Verknüpfung ist rückwirkend jedoch möglich. Jede gespeicherte Verbindlichkeit erhält eine fortlaufende Nummer, die auf der Rechnung notiert werden kann.<br />Wird eine Lieferantengutschrift erhalten, kann diese mit einer Verbindlichkeit erfasst werden. Dazu ist der Wert der Lieferantengutschrift als negativen Betrag einzutragen und die Vorkontierung durchzuführen.<br />Im Finanzbuchhaltung Export wird dann das entsprechende Kreditorenkonto bebucht und das Minuszeichen vor dem Betrag entfernt.</p><p>In Xentral stornierte Verbindlichkeiten werden beim FiBu Export nicht mit ausgegeben.</p> <p><span style="font-size:16px;"><strong>Negative Verbindlichkeiten</strong></span></p>Lieferanten Gutschriften:<ul><li>Lieferanten Gutschriften können als eigener Beleg als negative Verbindlichkeit angelegt werden. Wenn eine Rückzahlung des Geldbetrags auf dem Bankkonto erfolgt kann diese Zahlung auf die Verbindlichkeit verknüpft werden.</li><li>Alternativ kann die Gutschrift mit einer Rechnung verrechnet werden und in einer Verbindlichkeit angelegt werden. Der Betrag ist dann (Rechnungsbetrag-Gutschriftsbetrag) → dieser Betrag wird an den Lieferanten überwiesen und dann im Zahlungseingang auf diese Verbindlichkeit verknüpft. Somit hätte die Verbindlichkeit 2 PDF Belege und kann beim Verbuchen auch dementsprechend aufgesplittet werden.</li></ul>Preisdifferenzen:<ul><li>Die Verbindlichkeit fällt dann höher oder niedriger als die Bestellung aus. (Die Bestellung kann dann entweder nochmals angepasst werden oder bei der Erstellung einer Verbindlichkeit die Differenz in der Bestellung in das Notizfeld eingetragen werden). Der Betrag für die Verbindlichkeit ist dann niedriger oder höher als der Bestellungsbetrag, passt an dieser Stelle aber zum PDF Beleg des Lieferanten (Lieferantenrechnung und Verbindlichkeit haben den selben Betrag, die Differenz ist nur in Bezug zur Bestellung. Hier kann in der Bestellung auch direkt der Artikelpreis angepasst werden (Edit Icon neben der Position einer Bestellung, wenn man diese vorne in der Bestellungsübersicht mit dem grauen Pfeilchen vorne ausklappt) (Einkaufspreis beim Artikel).</li></ul><p><br /><span style="font-size:16px;"><strong>OCR</strong></span></p>Es gibt die Möglichkeit Verbindlichkeiten auch über OCR zu erfassen, indem eine Lieferanten-Rechnung hochgeladen, dort die Felder automatisch erkannt und den entsprechenden Werten zugeordnet werden.<br />Es können drei Werte erfasst werden:<ul><li>Rechnungsnummer</li><li>Rechnungsdatum</li><li>Betrag/Total (Brutto)</li></ul><br />Im Bereich "Suche nach" wird der Begriff eingegeben, der für den jeweiligen Wert auf der Rechnung steht.<br />Unter "und nimm den Wert" wird definiert wo der Wert des jeweiligen Begriffes steht.<br /><br />In einem Beispiel sieht das wie folgt aus:<ul><li>Hochgeladene Rechnung</li></ul><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=122" /><br />In unserem Fall würde die Einrichtung von OCR so aussehen:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3524" style="width: 1200px; height: 373px;" /><h2><br /><br />Verbindlichkeiten über eine Bestellung erzeugen</h2>Über Einkauf → Bestellungen kann im Minidetail ebenfalls eine Verbindlichkeit erzeugt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3526" style="width: 1200px; height: 557px;" /><br /><br />Eine oder mehrere Verbindlichkeiten können direkt aus einer Bestellung erzeugt werden.<ol><li>Verbindlichkeit anlegen: über den Button "Verbindlichkeit anlegen" kann eine neue Verbbindlichkeit angelegt werden</li><li>Verbindlichkeit ausfüllen: vorgeschlagen wird der Komplettbetrag. Falls nur ein Teilbetrag davon erstellt werden soll, ist das umzuändern und zu speichern.</li><li>Die Verbindlichkeit wird in der Bestellung angezeigt<img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3527" style="width: 1200px; height: 447px;" /></li><li>Weitere Verbindlichkeiten zu dieser Bestellung können erzeugt werden, bis die Differenz 0,00 beträgt</li><li>Komplett gelieferte Bestellungen können über den Button "Bestellung abschließen" abgeschlossen werden</li><li>Artikel aus dieser Bestellung werden im Wareneingang nicht mehr angezeigt (Die Bestellung ist geschlossen)</li></ol> <h2>Mehrere Bestellungen in einer Verbindlichkeit zusammenführen</h2>Zu einer Verbindlichkeit können auch mehrere Bestellungen eines Lieferanten verknüpft werden. Hierbei können in der Verbindlichkeit die Beträge zu den jeweiligen Bestellungen aufgeteilt werden. Die Meldung oben informiert über den aufzuteilenden Betrag. Für die Überweisung via XML ist der Betrag vorne in der Verbindlichkeit ausschlaggebend. Die einzelnen zugeordneten Beträge bei "Zuordnung Bestellungen" sind hier nur zu Informationszwecken und der richtigen Darstellung in der Bestellung.<br /><br />Eine Sammelverbindlichkeit kann direkt über die Verbindlichkeit oder die Bestellung angelegt werden:<ul><li>Buchhaltung → Verbindlichkeiten → NEU</li><li>oder: Einkauf → Bestellung → Button: "Verbindlichkeit anlegen" → Ziel: Neue Verbindlichkeit</li></ul><br />Buchhaltung → Verbindlichkeiten → NEU → Tab: Zuordnung Bestellungen<ul><li>"+ Neuen Eintrag anlegen" → hier können zu einer Verbindlichkeit mehrere Bestellungen angelegt werden</li><li>in die Suche die Bestellnummer oder den Lieferantennamen eingeben</li><li>Bestellung auswählen</li><li>der Betrag der Bestellung wird eingefügt</li><li>wenn alle relevanten Daten eingegeben sind "speichern"</li><li>in der Liste erscheinen die einzelnen Bestellungen</li></ul><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3534" style="width: 1200px; height: 422px;" /><br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3532" style="width: 1200px; height: 312px;" /><br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Die Sammelverbindlichkeit dokumentiert die Zuordnung zu Bestellungen. Für die Überweisung an den Lieferanten über den "Sepa-Zahlungsverkehr" werden die Einzelbeträge nicht automatisch zusammenaddiert. Hier ist das Feld "Betrag/Total (Brutto)" ausschlaggebend:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3531" style="width: 1200px; height: 335px;" /><br /><br />In der Bestellübersicht "Einkauf → Bestellung" wird nun bei beiden Bestellungen die Sammelverbindlichkeit angezeigt. Die Verbindlichkeiten gehen beide genau auf "0,00 EUR" auf.<br /> <p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3533" style="width: 1200px; height: 671px;" /></p><h3> </h3><h2><br /><br />Eine Bestellungen mit mehreren Verbindlichkeiten verknüpfen</h2>Bei größeren oder zeitlich auseinanderliegenden Lieferungen kann eine Bestellung auch mehr als eine Lieferantenrechnung (Verbindlichkeiten) haben. Aus einer Bestellung können mehrere Verbindlichkeiten erstellt werden (zeitlich auseinanderliegend, Teilbeträge der gesamten Bestellung).<br /><br />Mehrere Verbindlichkeiten können folgendermassen angelegt werden:<ul><li>Buchhaltung → Verbindlichkeiten → NEU (Verknüpfung manuell auf die Bestellnummer, wenn vorhanden)</li><li>oder: Einkauf → Bestellung → Button: "Verbindlichkeit anlegen" → Ziel: Neue Verbindlichkeit</li></ul><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3535" style="width: 1200px; height: 482px;" /><br /><br /><strong>Info</strong>: Im Beispiel ist noch ein Restbetrag offen. Diese Verbindlichkeit wird angelegt, sobald die Lieferantenrechnung vorliegt.<br /><br />In der Übersicht "Buchhaltung → Verbindlichkeiten" liegen nun die beiden neuen Verbindlichkeiten einzeln vor:<br /> <h2><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3536" style="width: 1200px; height: 282px;" /><br /><br /><br /><br /><br />Verbindlichkeiten aus einem Zahlungseingang erzeugen</h2>Es ist möglich eine Verbindlichkeit direkt aus einem Zahlungseingang zu erzeugen und direkt zu verknüpfen:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=145" /><br /><br />Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3537" style="width: 1200px; height: 254px;" /><h2><br /><br />Verbindlichkeiten kontieren</h2><p>Verbindlichkeiten können direkt vorkontiert werden:</p><ul><li>Nummer der Kontierung in das Feld eingeben, ggf. mit Steuerschlüssel voranstellen (z.B. 906815 bei 19% Eingangsrechnung Büro- und Geschäftsbedarf oder Automatikkonto 5400 Wareneingang 19%). Im Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV) wird die Vorsteuer nur richtig verbucht, wenn der Steuerschlüssel in Xentral dem Aufwandskonto vorangestellt wird, 90 für 19% und 80 für 7% Vorsteuer)</li><li>anschließend ist zu speichern</li></ul><br />Das Konto wird für den gesamten Betrag verwendet und wird bei "Vorkontierungen" gespeichert. Hier können die Kontierungen auch nachbearbeitet werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3538" style="width: 1200px; height: 463px;" /><br /><br />Soll eine Verbindlichkeit in mehrere Teile aufgesplittet werden, so ist dies über "Vorkontierungen" möglich:<ul><li>Betrag direkt hier in zwei Buchungen splitten und kontieren</li><li>(Alternativ kann auch die Summe vorne auf das erste Konto gebucht und hier nachbearbeitet werden)</li></ul><p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3539" style="width: 1200px; height: 379px;" /></p><h3><br />Kontierung vornehmen</h3><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3540" style="width: 1200px; height: 425px;" /><ul><li><strong>graues "+" </strong> → läd den gesamte Betrag der Verbindlichkeit</li><li><strong>grünes "+"</strong> → schlägt den Steuersatz auf, der unter dem Feld "Steuersatz" eingestellt ist</li><li><strong>grünes "-"</strong> → zieht den Steuersatz ab, der unter dem Feld "Steuersatz" eingestellt ist</li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Nach Kontierungen Filter</strong></span><br />In der Übersicht der Verbindlichkeiten gibt es die Möglichkeit, nach Kontierungen zu filtern. Hierbei ist ein Suchbegriff oder Datum einzutragen (z.B. Kontonummer, Datumsbereich etc.)<p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3541" style="width: 1200px; height: 318px;" /></p><h2><br /><br />Verbindlichkeiten Positionen</h2>Im Tab "Positionen" können Positionen aus der verknüpften Bestellung geladen werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3542" style="width: 1200px; height: 301px;" /><br /><br />Mit dem "Positionen aus Wareneingang neu laden" Button werden die Positionen aus der Bestellung geladen.<br />Dies dient nur der Übersicht - der Wert der Verbindlichkeit ändert sich dadurch nicht.<br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Wird die Verbindlichkeit über eine Bestellung erstellt, deren Wareneingang schon gebucht wurde, werden die Positionen in der Verbindlichkeit automatisch gefüllt.<h2> </h2><h2>Besteuerung der Verbindlichkeiten in Adressen</h2>Mit dem Dropdown in einer Adresse → Details → Zahlungskonditionen / Besteuerungen kann die Besteuerung der Verbindlichkeit direkt in der Lieferanten-Adresse festgelegt werden.<br /> <p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3544" style="width: 1200px; height: 345px;" /></p><h2><br /><br />Verbindlichkeiten kopieren</h2>Es besteht die Möglichkeit eine bereits vorhandene Verbindlichkeit zu kopieren.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3545" style="width: 1200px; height: 253px;" /><br /><br />Dadurch werden folgende Felder übernommen:<ul><li>Lieferant</li><li>Projekt</li><li>Umsatzsteuer</li><li>Kostenstelle</li><li>Zahlungsweise</li><li>UST-ID des Lieferanten</li></ul><h1><br /><br />Regelmäßige Verbindlichkeiten</h1>Im Tab regelmäßige Verbindlichkeiten können via Zahlungseingang für einen bestimmten Tag im Monat Verbindlichkeiten automatisch mit vorgegebenen Daten angelegt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3546" style="width: 1200px; height: 275px;" /><br />Mit dem "neuen Eintrag anlegen" Button kann ein neuer Eintrag hinzugefügt werden.<br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Auswahl</strong></span><ul><li><strong>Auswahl </strong>→ Per Zahlungseingang oder per Datum auswählen</li><li><strong>Art</strong> → Wenn per Zahlungseingang oben ausgewählt wurde, besteht die Möglichkeit zwischen Verbindlichkeit, Kontenrahmen und Importfehler zu wählen. Kontenrahmen bucht die Zeile auf einen bestimmten Kontenrahmen und Importfehler markiert die Zeile als Importfehler</li><li><strong>Aktiv</strong> → Nur aktive Einträge werden für regelmäßige Verbindlichkeiten ausgewertet</li></ul><p> </p><h2>Per Zahlungseingang anlegen</h2>Diese Option funktioniert wenn Xentral anhand der Filter in den regelmäßigen Verbindlichkeiten eine Zahlungseingangs-Zeile entdeckt, die den Anforderungen dieser eingestellten Filter entspricht. Sollte dies der Fall sein, wird automatisch eine Verbindlichkeit angelegt. Neben einer Verbindlichkeit kann diese Zeile auch automatisch auf Importfehler oder auf einen Kontenrahmen gestellt werden.<br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Damit eine Verbindlichkeit automatisch angelegt werden kann, muss das Feld "Lieferant" in der regelmäßigen Verbindlichkeiten-Regel ausgefüllt sein.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3547" style="width: 1200px; height: 550px;" /><br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Filter</strong></span><ul><li><strong>Buchungstext </strong>→ dieser Buchungstext auf dem Bankkonto ist immer gleich und soll erkannt werden (z.B: "Dauermietvertrag 12345X"). Es kann auch mit %Text% nach einem Textbaustein mitten im Buchungstext gefiltert werden. Z.B. %Miete% bei "Das ist die Miete, die fällig wird".</li><li><strong>Soll </strong>→ dieser Betrag in der Spalte SOLL soll erkannt werden</li><li><strong>Haben</strong> → dieser Betrag in der Spalte HABEN soll erkannt werden</li><li><strong>Gebühr</strong> → dieser Betrag in der Spalte GEBÜHR soll erkannt werden</li><li><strong>Währung</strong> → die Buchung hat folgende Währung</li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Verbindlichkeit</strong></span><ul><li><strong>Lieferant</strong> → Pflichtfeld! Die Verbindlichkeit soll auf diesen Lieferanten angelegt werden</li><li><strong>Gegenkonto</strong> → die Verbindlichkeit soll auf dieses Sachkonto/Aufwandskonto angelegt werden (z.B. Bürobedarf: 906815)</li><li><strong>Rechnung Nr</strong> → die Verbindlichkeit soll diese Rechnungsnummer erhalten (z.B. NR. 12345X)</li><li><strong>Verwendungszweck</strong> → die Verbindlichkeit soll diesen Buchungstext erhalten</li><li><strong>Kostenstelle</strong> → die Verbindlichkeit soll diese Kostenstelle erhalten</li><li><strong>Zahlweise</strong> → Hier ist die Zahlunsweise für die Verbindlichkeit auszuwählen</li><li><strong>Freigabe</strong> → Haken setzen in der erstellen Verbindlichkeit für Wareneingangsprüfung / Rechnungseingangsprüfung</li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Kontenrahmen</strong></span><ul><li><strong>Gegenkonto</strong> → Das Sachkonto/Aufwandskonto auf das die Zeile im Zahlungseingang verbucht werden soll</li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Importfehler</strong></span><ul><li><strong>Grund</strong> → Der Grund für den Importfehler, der in der Buchung vermerkt wird</li></ul><p> </p><h2>Automatisch nach Datum</h2>Anders als bei der Option via Zahlungseingang, wird die Verbindlichkeit automatisch angelegt, wenn ein bestimmter Tag im Monat erreicht wurde. Dann reicht es in die Verbindlichkeiten-Übersicht zu klicken um die Verbindlichkeit automatisch anzulegen.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3548" style="width: 1200px; height: 510px;" /><br /><br />Zusätzliche Felder gegenüber der Option via Zahlungseingang:<br /><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Filter</strong></span><ul><li><strong>Tag</strong> → Tag im Monat, an dem die Verbindlichkeit erstellt werden soll</li></ul><br /><span style="font-size:16px;"><strong>Verbindlichkeit</strong></span><ul><li><strong>Betrag</strong> → Dieser Betrag wird für die Verbindlichkeit übernommen</li><li><strong>Währung</strong> → Diese Währung wird für die Verbindlichkeit übernommen</li></ul><p> </p><h1><br />Verbindlichkeiten zur Zahlung freigeben</h1>Zur Zahlung freigegebene Verbindlichkeiten sind grün. Nur diese Verbindlichkeiten können von der Buchhaltung zur Bezahlung geholt werden.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3549" style="width: 1200px; height: 248px;" /><br /><br />Die Schaltung der Ampel wird direkt in der Verbindlichkeit vorgenommen. Zur Verbindlichkeit gelangt man auch direkt über die Bestellung.<br /> <p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3552" style="width: 1200px; height: 421px;" /></p><h2><br /><br />Verschiedene Zahlungsweisen</h2><h3>Vorkasse</h3>Vorkasse Zahlungen werden auch ohne Wareneingangsprüfung in den SEPA-Zahlungsverkehr übernommen. Die Prüfung des Wareneingans kann dann im Nachhinein direkt über das Tab "Archiv" erfolgen. Hier werden die Ampeln weiterhin angezeigt. Gibt es eine zugehörige Bestellung, ist diese ebenso noch nicht abgeschlossen.<p> </p><h1><br />Verbindlichkeiten bezahlen</h1><h2>Manuell ohne Kontoeinbindung</h2>Buchhaltung → Verbindlichkeiten → "grauer Haken" unter Menü<ol><li>Verbindlichkeit bezahlen</li><li>"grauen Haken" klicken (markiert die Verbindlichkeit als bezahlt)</li></ol><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3550" style="width: 1200px; height: 250px;" /><h2><br />Bezahlung über den SEPA-Zahlungsverkehr</h2>Buchhaltung → Zahlungsverkehr → Verbindlichkeiten laden<ol><li>"Verbindlichkeiten laden" holt alle freigegebenen Verbindlichkeiten ab</li><li>Verbindlichkeiten auswählen (Haken setzen oder vorausgewählte fällige verwenden)</li><li>Bankkonto auswählen</li><li>Datei erzeugen "Zahlung zuordnen und freigeben" anklicken </li><li>"SEPA Sammelüberweisungen" anklicken und Datei herunterladen </li><li>Nach der Überweisung (über Bank oder Software) Datei als abgeschlossen markieren </li></ol><p><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3553" style="width: 1200px; height: 539px;" /></p><h2><br /><br />Automatisch Verbindlichkeit auf bezahlt setzen in Zahlungsweise</h2>Es ist möglich eine Verbindlichkeit automatisch auf bezahlt zu setzten. Über Administration → Buchhaltung → Zahlungsweisen ist dafür eine neue Zahlungsweise mit folgender Option zu hinterlegen:<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3554" style="width: 1200px; height: 518px;" /><br /><br />Danach kann diese Zahlungsweise beim entsprechenden Lieferanten unter dem Tab "Zahlungskonditionen/Besteuerung" hinterlegt werden. Alle Verbindlichkeiten auf diesen Lieferanten werden dann automatisch auf bezahlt gesetzt und landen im Archiv.<br /><br /> <h1>Neue Überweisung anlegen (manuell)</h1>Im Zahlungsverkehr können Überweisungen auch ohne Verbindlichkeiten direkt angelegt werden. Auf diese Weise können z.B. Rückerstattungen an Mitarbeiter eingetragen und beim nächsten Überweisungslauf mitgenommen werden:<ul><li>"neue Überweisung" anklicken</li><li>Daten ausfüllen</li><li>speichern</li></ul><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3555" style="width: 1200px; height: 491px;" /><br /><br />Die Überweisung erscheint anschließend in der Liste<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3556" style="width: 1200px; height: 342px;" /><p><br /><strong>Hinweis</strong>: Es gibt zu Lieferanten offene Beträge die abgezogen werden dürfen</p>Sobald negative Verbindlichkeiten angelegt wurden (Lieferanten-Gutschriften) erscheint beim SEPA-Zahlungsverkehr ein Hinweis:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=256" /><br /><br />Hier haben Sie jetzt folgende Möglichkeiten:<ul><li>Edit-Icon: Sie springen in die entsprechende Verbindlichkeit</li><li>Haken-Icon: Die Verbindlichkeit wird auf "bezahlt" gesetzt und landet im Archiv der Verbindlichkeiten. Der Eintrag im Info-Hinweis im Zahlungseingang verschwindet ebenfalls. WICHTIG: Es wird keine automatische Anpassung / Gegenrechnung von anderen offenen Verbindlichkeiten ausgeführt - das müsste manuell durchgeführt werden</li></ul> <h2>Verrechnung von negativen Verbindlichkeiten</h2><br />Wie oben geschrieben dient diese Info-Box nur als reine Information und die Anpassung des Betrags bzw. das Gegenrechnen auf die übrigen Verbindlichkeiten des Lieferanten muss manuell geschehen. Hierzu können Sie auf das Edit-Icon der geladenen Verbindlichkeit klicken um die Informationen der Verbindlichkeit anzupassen:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=259" /><p> </p><h2>Zuweisung im Zahlungseingang</h2>Im Zahlungseingang kann man dann den um die Lieferanten-Gutschrift verminderten Betrag auf die Verbindlichkeit mit den vollen Betrag gebucht werden. Dadurch entsteht automatisch eine zweite Zeile im Zahlungseingang, die man dann auf die Lieferanten-Gutschrift mappen kann.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=262" /><br /> <h1>Dateien zu einer Verbindlichkeit hinzufügen</h1>Über den Reiter "Dateien" können Dateien, wie z.B. eine Rechnung, der Verbindlichkeit hinzugefügt werden. Dies kann entweder per Drag&Drop oder über die Suche passieren.<br /><br /><img alt="" src="./index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=verbindlichkeit&fileid=3558" style="width: 1200px; height: 347px;" /><br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Werden mehr als eine PDF hochgeladen, muss darauf geachtet werden, dass die PDF Formate gleich sind, da sonst eine Fehlermeldung in Xentral erscheint. <br />Bei mehreren PDFs versucht Xentral eine Sammel-PDF zu erstellen und dies dann anzuzeigen, was durch die unterschiedlichen PDF-Formate nicht funktioniert. Eine Lösung wäre, die PDFs in einem PDF-Editor als Sammel-PDF zu speichern und diese dann auch in die Verbindlichkeit als Datei hochladen. |