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<h1 class="page-header ph550 row column">E-Mail Accounts verwenden</h1><div class="clear">&nbsp;</div><div class="component">
<article class="content-page helpdeskarticle-page row column offset-bottom2 "><div class="content"><div class="text text-container offset-bottom2"><span class="wiki-text"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts werden an verschiedenen Stellen im System verwendet: </span><ul><li>Versenden von Angeboten, Auftr&auml;gen, Rechnungen etc. (einzeln oder in Stapelverarbeitung)</li><li>Versenden von Korrespondenzen (aus Adresse)</li><li>Holen von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s in das zentrale Ticketsystem (Kundenanfragen)</li><li>Beantworten von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im zentralen Ticketsystem (Kundensupport)</li><li>Sicherung und Archivierung der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s von Mitarbeiter-Accounts</li></ul><h3 id="versenden-von-dokumenten--grundeinstellung-und-einfache-l-sung-">Versenden von Dokumenten (Grundeinstellung und einfache L&ouml;sung)</h3> <span class="wiki-text">Abgeschickt werden kann die Vorlage &uuml;ber die Aktion &quot;abschicken: </span> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Dokumente k&ouml;nnen per Drucker, Fax, <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>, Telefongespr&auml;ch oder Sonstiges verschickt werden:</span> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Standardm&auml;&szlig;ig werden alle <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s mit der Standard <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Einstellung versendet, die hier einzurichten ist: </span> <span class="wiki-text">Administration &rarr; Einstellungen &rarr; Grundeinstellungen &rarr; <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span></span> <span class="wiki-text">Dort kann eingestellt werden, dass der Webserver entweder </span><ul><li>mit der von PHP mitgelieferten Funktion mail()</li><li>oder mit dem angegeben SMTP Account versendet</li></ul><h3 id="versenden-von-e-mails">Versenden von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s</h3><h3 id="versenden-von-tickets-im-ticketsystem">Versenden von Tickets im Ticketsystem</h3> <span class="wiki-text">siehe Beschreibung &quot;Ticket-System&quot;</span><h3 id="e-mail-account-neu-anlegen"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account neu anlegen</h3> <span class="wiki-text">Beim Versenden von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s kann in Xentral gew&auml;hlt werden, ob mit der eigenen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse (Benutzer) oder der <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse der Firma <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s versendet werden sollen. Im Ticketsystem wird automatisch die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse als ausgehende verwendet, auf welche die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> eingegangen ist. </span> <span class="wiki-text">Hinweis: Meist gen&uuml;gt es, hierf&uuml;r nur einen SMTP Account anzugeben, da es viele <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>-Server zulassen auch mit anderen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen der gleichen Domain (&uuml;ber einen Zugang) <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s zu versenden. Erlaubt dies der Server nicht, muss ein extra SMTP Account f&uuml;r jede ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse angelegt werden, unter:</span> <span class="wiki-text">Administration &rarr; Einstellungen &rarr; <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts &rarr; <img alt=":wawision:icon_neu.png?35" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/icon_neu.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/icon_neu.png" style="cursor: pointer;" width="35" /></span><h4 id="anlegen-von-e-mail-accounts">Anlegen von <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts</h4> <span class="wiki-text">Administration &rarr; Einstellungen &rarr; <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts &rarr; <img alt=":wawision:icon_neu.png?35" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/icon_neu.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/icon_neu.png" style="cursor: pointer;" width="35" /></span> <span class="wiki-text"><img alt=":entwickler:entwickler_emailaccounts_anlegen.jpg" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/entwickler/entwickler_emailaccounts_anlegen.jpg" src="https://xentral.com/images/wiki-import/entwickler/entwickler_emailaccounts_anlegen.jpg" style="cursor: pointer;" /></span><h5 id="e-mail-account-f-r-einen-mitarbeiter"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account f&uuml;r einen Mitarbeiter</h5><h5 id="e-mail-account-f-r-das-ticket-system"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account f&uuml;r das Ticket-System</h5> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_ticketsystem.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_ticketsystem.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_ticketsystem.png" style="cursor: pointer;" /></span>
<hr /><h3 id="e-mail-account-einstellungen"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account Einstellungen</h3>
<h4 id="einstellungen-imap">Einstellungen IMAP</h4> <span class="wiki-text">Anleitung folgt. </span>
<h4 id="einstellungen-smtp--optional-">Einstellungen SMTP (Optional)</h4> <span class="wiki-text">Anleitung folgt. </span>

<hr /><h4 id="ticketsystem">Ticketsystem</h4>
<ul><li>Auswahl &rarr; deaktiviert: f&uuml;r diesen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account wird kein Xentral Ticket-System verwendet; Ticket System aktivieren: diese <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse wird im Ticketsystem verwendet.</li><li>Standard-Projekte: Standard-Projekt, dem die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s zugewiesen werden sollen.</li><li>Standard-Warteschlange: <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden automatisch der Warteschlange zugeordnet.</li><li>Ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse: Immer die eingehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse als ausgehende verwenden</li><li><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s auf Server l&ouml;schen: <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s werden unwiderruflich nach Empfang vom Server gel&ouml;scht. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, werden die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s nicht durch Xentral gel&ouml;scht.</li></ul>

<hr /><h4 id="e-mail-archiv"><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Archiv</h4>
<ul><li><strong>Auswahl</strong> &rarr; deaktiviert: ; Archivierung aktivieren: ;</li><li><strong><span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s l&ouml;schen</strong> &rarr; Nach Anzahl Tage &rarr; Wert 0 oder leer bedeutet nie l&ouml;schen; <strong>Hinweis</strong>: Die <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s entweder nie l&ouml;schen, oder vorher f&uuml;r die Archivierung an ein Postfach weiterleiten, so dass die gesetzliche Archivierung vollst&auml;ndig im Webmail Postfach parallel vorgenommen wurde.</li></ul> <span class="wiki-text">Hinweis: Bitte beachten Sie, wenn Sie Nachrichten im <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Archiv l&ouml;schen, diese nur in Xentral gel&ouml;scht werden. Die Nachrichten bleiben weiterhin im <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account bestehen. </span>

<hr /><h4 id="mitarbeiter">Mitarbeiter</h4>
<ul><li><strong>Mitarbeiter</strong> &rarr; hier kann der Mitarbeiter ausgew&auml;hlt werden, der diesem Mail Account zugeordnet ist</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png" style="cursor: pointer;" /></span>

<hr /><h4 id="autoresponder">Autoresponder</h4> <span class="wiki-text">F&uuml;r <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen kann ein Autoresponder eingeschaltet werden. Der Autoresponder kann z.B. genutzt werden, um Kunden eine R&uuml;ckmeldung zur Anfrage &uuml;ber ein Kontaktformular auf der Webseite zu geben. Sofern dies &uuml;ber den online Shop geschieht, kann auch der Autoresponder vom Shop verwendet werden. Diese <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adressen k&ouml;nnen in Xentral im Ticketsystem zentral in einen Pool abgeholt werden. Je nach <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse kann der Autoresponder aktiviert werden. Praxistip: Sie sollten den Autoresponder auf &quot;nur eine <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> pro Tag&quot; einstellen, um zu verhindern, dass andere Autoresponder auf Ihre Mail antwortet.</span>
<ul><li><strong>Auto-Responder</strong> &rarr; der Autoresponder kann hier aktiviert werden</li><li><strong>nur eine Mail pro Tag</strong> &rarr; idealerweise hier auf &quot;nur einmal pro Tag einstellen, dann geht an diese Adresse auch nur eine Mail raus, auch bei erneuter Antwort</li><li><strong>Betreff</strong> &rarr; Betreff der Autoresponder Mail</li><li><strong>Text</strong> &rarr; Text der Autoresponder Mail</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_autoresponder.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_autoresponder.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_autoresponder.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text">Folgende Variablen k&ouml;nnen im Autoresponder Text verwendet werden:</span>
<ul><li>{TICKET} = Ticketnummer (in Betreff und Text)</li><li>{BETREFF} = Betreff der eingehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span></li></ul>

<hr /><h4 id="eigene-signatur">Eigene Signatur</h4> <span class="wiki-text">Eigene Signaturen k&ouml;nnen f&uuml;r jede Mail Adresse oder auch f&uuml;r ein Projekt eingestellt werden. Ist in diesen beiden Bereichen keine Signatur eingestellt, so wird die zentrale Signatur aus den Grundeinstellungen gezogen. Hier k&ouml;nnen auch Footer mit Bild und HTML Elementen eingef&uuml;gt werden.</span>
<ul><li><strong>aktivieren</strong> &rarr; die eigene Signatur kann hier aktiviert werden (Info: die Signatur kann auch im Projekt bei den Logistikeinstellungen f&uuml;r ein Projekt aktiviert werden (Logistikeinstellungen ganz unten))</li><li><strong>Signatur</strong> &rarr; Textfeld, um die eigene Signatur einzustellen</li></ul> <span class="wiki-text"><img alt=":wawision:email_accounts_einrichten_signatur.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_signatur.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/email_accounts_einrichten_signatur.png" style="cursor: pointer;" /></span> <span class="wiki-text"><strong>Info</strong>: Signaturen sollten zentral oder &uuml;ber die Mail Adresse festgelegt werden. (Eine Signatur direkt in der Gesch&auml;ftsbriefvorlage (z.B. Text Vorlage beim Absenden einer Rechnung) ist zwar m&ouml;glich. Allerdings muss dann jeweils die einzelne Vorlage bei &Auml;nderungen bearbeitet werden und die Formatierungsm&ouml;glichkeiten f&uuml;r die Signatur sind hier nur im Textformat m&ouml;glich)</span> <span class="wiki-text">In der Signatur k&ouml;nnen die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden. </span>

<hr /><h3 id="mit-verschiedenen-ausgehenden-e-mailadressen-arbeiten">Mit verschiedenen ausgehenden <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adressen arbeiten</h3> <span class="wiki-text">und mit jeder beliebigen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Adresse versenden darf. </span> <span class="wiki-text">D.h. ich melde mic​​​​​​h mit dem SMTP Account muster.max@domain.de an und kann mit meier@domain.deoder sogar meier@anderedomain.de <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s versenden. Sobald ich einen g&uuml;ltigen SMTP Account habe geht das z.T. </span> <span class="wiki-text">Es gibt aber auch die SMTP Server bei der ich genau f&uuml;r jede <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> mit der ich schicken m&ouml;chte einen eigenen SMTP Account ben&ouml;tige.Dann muss man in Xentral f&uuml;r jede potentiell ausgehende <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>adresse einen SMTP Account hinterlegen. </span> <span class="wiki-text">Das macht man unter Administration / <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts. Pro Account muss man dann die SMTP Daten angeben und die Option Extra SMTP Account verwenden.Xentral nutzt dann beim Versenden automatisch die korrekten SMTP Accounts. ​ ​ </span>
<h3 id="gesendete-e-mails-im-gesendet-ordner-anzeigen">Gesendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s im Gesendet Ordner anzeigen</h3> <span class="wiki-text">&Uuml;ber Xentral versendete <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span>s k&ouml;nnen im &quot;Versendet&quot; Ordner des <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Programms angezeigt werden.Hierzu im jeweiligen <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Account den Ordner einstellen: </span>
<ul><li>IMAP Gesendet Ordner</li><li>Haken setzen: &quot;aktiv&quot;</li></ul> <span class="wiki-text">Administration &rarr; Einstellungen &rarr; <span class="highlight" rel="E-Mail">E-Mail</span> Accounts &rarr; <img alt=":wawision:icon_edit.png?20" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/wawision/icon_edit.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/wawision/icon_edit.png" style="cursor: pointer;" width="20" /></span> <span class="wiki-text"><img alt=":entwickler:administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" class="wiki-image" data-mfp-src="/images/wiki-import/entwickler/administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" src="https://xentral.com/images/wiki-import/entwickler/administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png" style="cursor: pointer;" /></span></div></div></article>
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