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<span style="font-size:28px;">Zapier: Task-Automatisierung ohne Programmierung</span><h2>Brauchen Sie mehr Zeit f&uuml;r sich und ihre Business?</h2> Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben: Die Vorgehensweise ist vergleichbar mit der Einrichtung einer E-Mail-Regel bei einem Webmailer. So k&ouml;nnte eine Folge von Schritten der Automatisierung aussehen:<ul><li>Wenn (dies oder jenes)</li><li>nehme die Daten und verarbeite (in dieser Form).</li><li>Dann sende die Daten / die Datei an (einen Dienst) und</li><li>an (einen zweiten Dienst).</li></ul>Die versendeten Daten k&ouml;nnen Sie sich dabei als Excel-Dateien vorstellen, die aus vielen Spalten bestehen und alle Informationen beinhalten k&ouml;nnen, die Sie auch Ihrem Xentral kennen.<br />Die meisten Tools bringen dar&uuml;berhinaus f&uuml;r den Testzeitraum (oder auch l&auml;ngerfristig kostenlos) fertige Beispiele mit, die oftmals mit wenigen Klicks einzurichten sind.<br /><br /><strong>Es ist wirklich einfach - probieren Sie es einfach mal aus!</strong><br />Dabei brauchen Sie Xentral noch nicht technisch perfekt anzubinden. Es gen&uuml;gt f&uuml;r den Anfang einen Datenexport einiger Auftr&auml;ge &uuml;ber die Export-Funktion in Xentral zu verwenden oder ein paar vorhanden Adressdaten zum Test zu verwenden.<h2>Flexibel durch externe Dienste</h2> Als Key User haben Sie Ihren Prozess im Kopf und wollen vielleicht auch einmal die Anbindung an neue Plattformen ausprobieren, wollen Daten mit externen Datenquellen anreichern oder ver&auml;ndern. Xentrals M&ouml;glichkeiten zur Anbindung solcher Tools werden in diesem Artikel beschrieben.<br /><br />Auch die Ausgabe von Xentral Daten in Schaubildern oder die Analyse durch Business-Intelligence-Tools (sog. BI-Tools) ist sicher f&uuml;r viele Gesch&auml;ftsinhaber von Interesse. Diesem Thema widmen wir uns in einem anderen Artikel: <a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-tableau" target="_blank">Individuelle Statistiken: Tableau &amp; Co.</a><br />Xentral aggregiert die Daten des gesamten Unternehmens, vom Vertrieb, den Umsatzzahlen und CRM-Daten wie z.B. Touchpoints, bis hin zur Auftragsbearbeitung, Lager und Logistik. Dar&uuml;berhinaus werden durch die Buchhaltungsvorbereitung auch Verbindlichkeiten oder laufende Kosten erfasst. Zahlungseing&auml;nge und Gutschriften vervollst&auml;ndigen den Datenbestand und bieten so eine hervorragende Grundlage zur Analyse und zur Anbindung externer Tools.<h2>Was bedeutet Automatisierung?</h2> Im Grunde arbeiten die hier beschriebenen Tools alle &auml;hnlich: In einzelnen Schritten werden eingehende Daten verarbeitet und an den n&auml;chsten Prozessschritt weitergereicht.<br />Jeder, der mit Excel Daten bearbeiten kann, kann mit diesen Programmen bereits umgehen. Es lohnt also, sich einmal ein paar Stunden mit dem Thema zu besch&auml;ftigen.<h3>Beispiel</h3>Zur Anschauung ein kleines Beispiel: Ein neuer Auftrag ist in Xentral eingegangen, das &Uuml;bertragen-Modul schreibt die Auftragsdaten als CSV-Datei per FTP auf einen Server.<br />Damit beginnt eine Kette der Automatisierung und Verteilung. Die Datei wird vom Dienst eingelesen und die folgenden hinterlegten Schritte bearbeitet:<ul><li>Schreibe die Kundendaten in ein Google Spreadsheet f&uuml;r den Vertrieb</li><li>Melde Name und E-Mail-Adresse an das Newsletter-Tool sofern der Nutzer zugestimmt hat.</li><li>Erg&auml;nze die Gesamtsumme in der eigenen Umsatzstatistik auf dem Google-Drive.</li><li>Bei bestimmten Artikeln, schicke eine E-Mail an einen Lieferanten.</li><li>Schicke die wichtigsten Kontaktdaten in einem Slack-Kanal zu CustomerCare.</li></ul><br /><strong>Wichtig zu wissen:</strong><br />Alle hier beschriebenen Tools stehen beispielhaft f&uuml;r viele verf&uuml;gbare Dienste und Programme. Diese variieren nach Funktionsumfang, Komplexit&auml;t, Betriebssystem, Preismodellen und sind u.a. Cloud- oder OnPremises betriebene Systeme bzw. die zugeh&ouml;rigen Clients.<h2>Verf&uuml;gbare Tools</h2>Beispielhaft sind im Folgenden einige der bekanntesten Tools gelistet (Stand: 02/2020):<ul><li>Parabola:<a href="http://https://parabola.io/sources" target="_blank"> https://parabola.io/sources</a></li><li>Synesty: <a href="https://synesty.com/" target="_blank">https://synesty.com/</a></li><li>Integromat: <a href="https://www.integromat.com/en/" target="_blank">https://www.integromat.com/en/</a></li><li>Zapier: <a href="https://zapier.com/app/dashboard" target="_blank">https://zapier.com/app/dashboard</a></li><li>IFTTT <a href="https://ifttt.com/" target="_blank">https://ifttt.com/</a> bzw. IFTTT for business <a href="https://platform.ifttt.com" target="_blank">https://platform.ifttt.com</a></li></ul>Diese Tools wurden nicht alle im Zusammenspiel mit Xentral getestet sondern stellen vielmehr einen Startpunkt f&uuml;r eigene Recherchen dar.