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<p><strong><span style="font-size:28px;">Geschäftsbriefvorlagen anpassen</span></strong></p><br />In den Geschäftsbriefvorlagen können die Texte der E-Mails konfiguriert werden, die beim Versand von Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) verschickt werden.<br /><br />Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden:<ul><li>Angebot</li><li>Auftrag</li><li>Gutschrift / Stornorechnung</li><li>Lieferschein</li><li>Mahnungen</li><li>Rechnung</li><li>Versandbestätigung</li></ul> <h1>Geschäftsbriefvorlage verwenden</h1>Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.<br /> <h2>Übersicht</h2><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=1" /><br /><br /><br />Mit dem Kopieren-Icon, können Sie bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopieren und anschließend anpassen.Vorlage manuell abschicken (einzelne Verarbeitung).<br />Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument):<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=2" /><br /><br />Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=3" /><br /><br /><br />Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:<ul><li>Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument</li><li>Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter</li><li>Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde</li><li>Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)</li></ul><br />Um Vorlagen neu zu laden, wenn sie geändert wurden, während man einen Beleg verschickt, gibt es einen Button im Abschicken-Dialog. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie den Beleg schon einmal verschickt haben und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage laden wollen oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung laden wollen (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=4" /><br /> <h1>Geschäftsbriefvorlage erstellen</h1>Wird eine Geschäftsbriefvorlage neu angelegt oder editiert, öffnet sich folgendes Dialogfeld.<br /><br />Im Feld "Typ" wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter Anderem:<ul><li>Angebot</li><li>Auftrag</li><li>Lieferschein</li><li>Rechnung</li><li>Gutschrift</li><li>Bestellung</li><li>Arbeitsnachweis</li><li>Korrespondenz</li><li>ZahlungOK</li><li>ZahlungDiff</li><li>Stornierung</li><li>ZahlungMiss</li><li>Versand</li><li>VersandMailDokumente</li><li>Selbstabholer</li></ul><br /><span style="color:#e74c3c;"><strong>Wichtig</strong></span>: Diese Bezeichnung (<strong>Typ</strong>) muss unbedingt genau so gewählt werden wie im Standard vorhanden, z.B. nur "Versand". Die Typbezeichnungen können auch für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden, dürfen aber nicht um Ziffern, Bezeichnungen usw. erweitert werden. Andernfalls ist die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar sein und wird somit nicht funktionieren.<br /><br />In das Feld "Projekt" wird entweder
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