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<p><strong><span style="font-size:28px;">Geschäftsbriefvorlagen anpassen</span></strong></p><br />In den Geschäftsbriefvorlagen können die Texte der E-Mails konfiguriert werden, die beim Versand von Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) verschickt werden.<br /><br />Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden:<ul><li>Angebot</li><li>Auftrag</li><li>Gutschrift / Stornorechnung</li><li>Lieferschein</li><li>Mahnungen</li><li>Rechnung</li><li>Versandbestätigung</li></ul> <h1>Geschäftsbriefvorlage verwenden</h1>Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.<br /> <h2>Übersicht</h2><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=1" /><br /><br /><br />Mit dem Kopieren-Icon, können Sie bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopieren und anschließend anpassen.Vorlage manuell abschicken (einzelne Verarbeitung).<br />Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument):<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=2" /><br /><br />Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=3" /><br /><br /><br />Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:<ul><li>Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument</li><li>Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter</li><li>Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde</li><li>Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)</li></ul><br />Um Vorlagen neu zu laden, wenn sie geändert wurden, während man einen Beleg verschickt, gibt es einen Button im Abschicken-Dialog. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie den Beleg schon einmal verschickt haben und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage laden wollen oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung laden wollen (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=4" /><br /> <h1>Geschäftsbriefvorlage erstellen</h1>Wird eine Geschäftsbriefvorlage neu angelegt oder editiert, öffnet sich folgendes Dialogfeld.<br /><br />Im Feld "Typ" wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter Anderem:<ul><li>Angebot</li><li>Auftrag</li><li>Lieferschein</li><li>Rechnung</li><li>Gutschrift</li><li>Bestellung</li><li>Arbeitsnachweis</li><li>Korrespondenz</li><li>ZahlungOK</li><li>ZahlungDiff</li><li>Stornierung</li><li>ZahlungMiss</li><li>Versand</li><li>VersandMailDokumente</li><li>Selbstabholer</li></ul><br /><span style="color:#e74c3c;"><strong>Wichtig</strong></span>: Diese Bezeichnung (<strong>Typ</strong>) muss unbedingt genau so gewählt werden wie im Standard vorhanden, z.B. nur "Versand". Die Typbezeichnungen können auch für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden, dürfen aber nicht um Ziffern, Bezeichnungen usw. erweitert werden. Andernfalls ist die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar sein und wird somit nicht funktionieren.<br /><br />In das Feld "Projekt" wird entweder nichts eingegeben (leer = Vorlage gilt für alle Projekte), oder das jeweilige Projekt, für das der Text geladen werden soll.<br />Im Feld "Betreff" und "Text" können auch Variablen verwendet werden.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=11" /><br /><br /> <h2>Sprachen auswählen</h2>Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet. Es stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die man unter Administration → AppStore → Sprachenliste auf aktiv gesetzt hat.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=12" /><br /> <h2>Personalisierte Anrede für Geschäftsbriefvorlagen</h2>In den Stammdaten einer Adresse kann eine personalisierte Anrede eingetragen werden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=14" /><br /><br />Eingefügt wird diese Anrede mit der Variablen: {ANSCHREIBEN}<br /><br />Ist das Anschreiben Feld nicht gefüllt in der Adresse und die Variable wird trotzdem verwendet, dann wird als default <strong>"Sehr geehrte Damen und Herren"</strong> eingefügt.<br /> <h3>Ändern der Default-Anrede</h3>Unter Administration → Einstellungen → Übersetzungen kann man diesen Default-Wert <strong>"Sehr geehrte Damen und Herren"</strong> auch übersetzen bzw. ändern mit der Variable <strong>dokument_anschreiben</strong>. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=15" /><h2><br />Typen von Vorlagen</h2><ul><li>Angebot → Typbezeichnung: Angebot</li><li>Auftrag → Typbezeichnung: Auftrag</li><li>Bestellung → Typbezeichnung: Bestellung</li><li>Preisanfrage → Typbezeichnung: Preisanfrage</li><li>Lieferschein → Typbezeichnung: Lieferschein</li><li>Rechnung → Typbezeichnung: Rechnung</li><li>Gutschrift → Typbezeichnung: Gutschrift</li><li>Selbstabholer → Typbezeichnung: Selbstabholer</li><li>Versandbenachrichtigung → Typbezeichnung: Versand</li><li>Ausstehende Zahlung → Typbezeichnung: ZahlungMiss</li><li>Zahlungsdifferenz → Typbezeichnung: ZahlungDiff</li><li>Zahlungseingang → Typbezeichnung: ZahlungOK</li><li>Stornierung → Typbezeichnung: Stornierung</li></ul><br />Abweichende Bezeichnung von BelegenFür Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung), kann auch eine eigene Geschäftsbriefvorlage eingestellt werden.<br /><br />Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + <strong>_Abweichend</strong>.<br />Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=16" /><br /><br /><br />Mit dem Haken "Alternative Beschriftung" können Sie dann im Beleg festlegen, dass er die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Beleg-Vorschau zu sehen.<br /><br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=17" /><br /> <h2>Verfügbare Variablen in Geschäftsbriefvorlagen</h2>Variablen für Auftrag:<ul><li>{ABWEICHENDELIEFERADRESSE} → Abweichende Lieferadresse in einer Zeile</li><li>{LIEFERNAME} → Lieferadresse Name</li><li>{LIEFERABTEILUNG} → Lieferadresse Abteilung</li><li>{LIEFERUNTERABTEILUNG} → Lieferadresse Unterabteilung</li><li>{LIEFERADRESSZUSATZ} → Lieferadresse Adresszusatz</li><li>{LIEFERANSPRECHPARTNER} → Ansprechpartner aus Lieferadresse</li><li>{LIEFERSTRASSE} → Straße aus Lieferadresse</li><li>{LIEFERPLZ} → Postleitzahl aus Lieferadresse</li><li>{LIEFERLAND} → Land aus Lieferadresse</li><li>{LIEFERORT} → Lieferort</li><li>{TRANSAKTIONSNUMMER} → Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen; geht auch für LS,GS,RE)</li><li>{PROJEKT} → Projekt</li><li>{PROJEKTNAME} → Projektname{ADRESSE_NAME} → Adresse Name{KUNDENNUMMER} → Kundennummer</li><li>{ADRESSE} → Adress ID</li><li>{INTERNEBEZEICHNUNG} → Interne Bezeichnung</li><li>{IHREBESTELLNUMMER} → Ihre Bestellnummer / Kommission</li><li>{INTERNET} → Internet Bestelnmmer (z.B. Shop-Bestellnummer; geht auch für LS, RE, GS)</li></ul><br />Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:<ul><li>SOLL</li><li>SOLLMITSKONTO</li><li>SKONTOBETRAG</li></ul><br />Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:<ul><li>ZAHLUNGSZIELTAGE</li><li>ZAHLUNGBISDATUM</li><li>ZAHLUNGSZIELTAGE</li><li>ZAHLUNGBISDATUM</li></ul><br />Variablen für Lieferschein:<ul><li>RECHNUNGSADRESSE</li></ul><br />Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:<ul><li>NETTOGEWICHT</li><li>BELEGNR</li><li>ZAHLUNGSWEISE</li></ul><br />Variablen für Auftrag<ul><li>LIEFERTERMIN</li><li>LIEFERWOCHE</li><li>GUELTIGBIS</li><li>GUELTIGBISWOCHE</li><li>ZAHLUNGSWEISE</li></ul><br />Variablen aus "Adresse" für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:<ul><li>FREIFELD1</li><li>FREIFELD2</li><li>FREIFELD3</li><li>ANSCHREIBEN</li></ul>Zudem alle Felder aus dem Adressstamm:<ul><li>ADRESSE_KUNDENNUMMER</li><li>ADRESSE_TELEFON</li><li>ADRESSE_EMAILANSCHREIBEN</li></ul>usw...<br /><br />Sonstige Variablen:<ul><li>VERBANDSNUMMER</li><li>VERBAND</li></ul><h2><br />Dateien anhängen</h2>An eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage können auch Dateien angehängt werden. Der Typ der Datei muss Anhang sein.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=18" /><br /><br />Die Anhänge werden dann automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber auch abgewählt werden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=19" /><h1><br />Geschäftsbrief - Mustervorlagen</h1>Im Folgenden befinden sich einige Beispielvorlagen für verschiedene Dokumententypen.<h3><br />Angebot</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrter Herr {NAME},<br /><br />anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.<br /><br />Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.<h3><br />Auftrag</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br />anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.<br /><br />Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. <h3>Bestellung</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br />anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.<br /><br />Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.<br /><br />Vielen Dank<h3><br />Lieferschein</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein. <h3>Rechnung</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},<br /><br />anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.<br /><br />Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden. <h3>Selbstabholer</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.<br /><br />{VERSAND}<br /><br />Ihr XXX-Team <h3>Stornierung</h3>Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.<br /><br />Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.<br /><br />Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.<br /><br />Vielen Dank.<br /><br />Ihr XXX Team<br /> <h3>Versandbestätigung (Tracking-Mail/Versand-Mail)</h3>Typ: Versand<br /><br />Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.<br /><br />{VERSAND}<br /><br />Ihr XXXX Team<br />Variablen:<ul><li>{VERSAND} → gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück</li><li>{VERSANDTYPE} → gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück</li><li>{VERSANDBEZEICHNUNG} → gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück</li><li>{TRACKINGNUMMER} → gibt Trackingnummer zurück</li><li>{NAME}</li><li>{ANSCHREIBEN}</li><li>{BELEGNR}{IHREBESTELLNUMMER}</li><li>{INTERNET}</li><li>{AUFTRAGDATUM}</li><li>{LIEFERADRESSE}</li><li>{LIEFERADRESSELANG}</li></ul> <h3>Versandbestätigung mit IF-Verzweigung</h3>Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:Hallo {NAME},<br /><br />es dauert nicht mehr lange, Deine Bestellung wurde heute versendet und ist unterwegs!<br /><br />{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte, dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannt Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt.Du kannt Deine Sendung hier direkt verfolgen:<br /><br />https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF} <h3>Zahlungsdifferenz</h3><p>Typ: ZahlungDiff</p>Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.<br /><br />Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:<br /><br />Verwendungszweck: {AUFTRAG}<br /><br />XXXXIBAN: DEXXXXBIC: DEUXXXX<br /><br />Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.<br /><br />Ihr XXXX Team <h3>Zahlung fehlt (Vorkasse)</h3><p>Typ: ZahlungMiss</p>Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu.Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.<br /><br />Bitte überweisen Sie den Betrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:<br /><br />Verwendungszweck: {AUFTRAG}Betrag: {REST}<br /><br />XXXXXBank: XXXXXXBIC: XXXIBAN: DEXXXXX<br /><br />Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.<br /><br />Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.<br /><br />Ihr XXXXX Team<br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in Xentral importiert wurde. Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus Xentral verwendet.<br /><br /><strong>Wichtig</strong>: Für den Versand automatischer Zahlungserinnerungen ist der Prozessstarter <strong>zahlungsmail</strong> notwendig. Der Prozessstarter versendet die Zahlungserinnerung nach der eingestellte Anzahl Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen → Einstellungen. Im Projekt muss der Haken "Zahlungsmail" aktiviert sein (siehe Screenshot).<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&action=getfile&workspacefolder=XentralHandbuch&article=geschaeftsbrief_vorlagen&fileid=21" /><h3><br />Zahlungseingang</h3>Typ: ZahlungOK<br /><br />Beispielvorlage:Sehr geehrter Kunde,<br /><br />Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte zugeordnet werden.<br /><br />Vielen Dank.<br /><br />Ihr XXXXX Team<br /><br /><br /><strong>Hinweis</strong>: Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. Im Projekt muss die Option "Zahlungsmail" aktiviert sein. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein. |